Оформление сличительной ведомости при инвентаризации. Образец сличительной ведомости результатов инвентаризации тмц
Любой работник, который имеет непосредственное отношение к материальным ценностям, может рассказать, что такое сличительная ведомость. Он также в состоянии объяснить важность составления этого документа.
Основные понятия
Работа с материальными ценностями проста только на первый взгляд. В ней есть много особенностей и подводных камней. Вот их и пытается обнаружить документ под названием сличительная ведомость. Что он собой представляет и почему его значение оценивается так высоко? Для начала следует отметить, что на любом предприятии постоянно ведется учет всех имеющихся видов ценностей. К ним, как правило, относятся:
- основные средства;
- товарно-материальные ценности;
- готовая продукция;
- нематериальные активы.
Каждый из этих видов по-своему влияет на производственный процесс. Поэтому для правильной организации работы необходимо иметь четкое представление об их фактическом наличии. Для этих целей постоянно проводятся инвентаризации, по результатам которых затем и формируется сличительная ведомость.
Зачем это делается и что позволяет увидеть такой документ? Практически сличительная ведомость позволяет зафиксировать факт возможного расхождения между реальным наличием конкретных ценностей, полученным в результате проведения инвентаризации, и их количественным показателем по данным бухгалтерского учета.
Правильность оформления
Еще в 1998 году Госкомстат России издал постановление № 88, в котором после внесения некоторых изменений утвердил несколько унифицированных форм. Они должны были облегчить процесс ведения первичного учета и повысить контроль производства на каждом его этапе. В этом документе форма сличительной ведомости представлена двумя разными видами:
- ИНВ-18. Она составляется по конечным результатам предварительно проведенной инвентаризации основных средств данного предприятия и имеющихся у него нематериальных активов.
- ИНВ-19. По ней ведется сравнительный учет всех товарно-материальных ценностей.
Порядок формирования обеих форм практически одинаковый. Сначала ответственный работник в присутствии специально созданной для этого комиссии проводит инвентаризацию. Потом ее результаты сверяются с теми данными, которые имеются на данный момент в бухгалтерии. В результате формируется новый документ.
Он содержит в себе подробное описание всех выявленных несоответствий. Причем каждая позиция расписывается подробно с указанием причины расхождения. Формы составляются сразу в 2 экземплярах. Один, как правило, остается у бухгалтера, а второй забирает материально-ответственное лицо.
Проведение проверки основных средств
Инвентаризации на предприятиях должны проводиться постоянно. Это дает возможность следить за состоянием каждого показателя и быть в курсе реального положения дел. Для проведения проверки основных средств и нематериальных активов используются утвержденные тем же постановлением формы № ИНВ-1 и № ИНВ-1а соответственно. После окончания работы оформляется сличительная ведомость. Образец представляет собой бланк, размещенный на стандартных листах формата А4.
На первой странице указываются все данные о предприятии:
- название данной организации и того структурного подразделения, где проходит проверка;
- коды (ОКУД и ОКПО), а также вид его деятельности.
Далее отмечается основание проведения данного мероприятия (распоряжение или приказ) с указанием его номера и даты. Здесь же фиксируется начало и окончание работ. После этого следует название, дата и номер самого документа. Под ним указывается, по состоянию на какое число проводится проверка, а также материально ответственное лицо (Ф. И. О. и должность). После этого идет таблица, которая размещается с обеих сторон ведомости. Она включает в себя одиннадцать граф, которые полностью описывают каждую проверяемую позицию объекта. На каждой странице подбивается результат инвентаризации путем расчета выявленных излишков и недостатков. Ведомость подписывается обоими сотрудниками, каждый из которых берет себе по одному экземпляру составленного бланка.
Проверка наличия материалов
Аналогичным образом составляется и сличительная ведомость результатов инвентаризации имеющихся товарно-материальных ценностей. Предварительно проводится инвентаризация, по результатам которой потом формируются следующие документы:
- ИНВ-3, где видно общее наличие ТМЦ.
- ИНВ-4, которая показывает отгруженные материалы.
- ИНВ-5 фиксирует ценности, принятые на ответственное хранение.
Суммируя все полученные данные, формируется ведомость по форме ИНВ-19.
«Шапка», в которой указываются основные сведения о предприятия, заполняется аналогично предыдущей форме. Далее следует таблица, в которой должно быть тридцать две графы. Каждый материал (товар) расписывается по всем имеющимся показателям:
- С 1 по 7 графы содержат его описание (наименование, коды, единицу измерения, инвентарный номер и данные технического паспорта).
- В графах с 8 по 11 содержится информация о недостатках и излишках в количественном и денежном выражении.
- С 12 по 23 графы показывают результат регулирования отклонений и данные о пересортице.
- С 24 по 32 графы фиксируются окончательные недостатки и излишки по проверяемым материалам.
Ведомость подписывают оба участника проверки, каждый из которых оставляет у себя копию сформированного документа.
Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами. Поэтому задача инвентаризационной комиссии на этом этапе -- наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом наличии имущества. Только при этом условии можно правильно и своевременно оформить результаты инвентаризации.
Для отражения данных фактического наличия материальных запасов в организации действует инвентаризационная опись (форма № ИНВ-3).
После взаимной сверки всех экземпляров описи, которые велись членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами, на каждой ее странице подсчитывают итоги по количеству и сумме и указывают прописью, какими порядковыми номерами начата и окончена страница описи. Число порядковых номеров материальных запасов и общий итог количества в натуральных показателях всех запасов, записанных на данной странице, независимо в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) они учитывались.
По завершении инвентаризации полностью в конце описи указанные данные следует привести отдельно по последней странице и в целом по всей описи.
Каждую страницу всех экземпляров инвентаризационной описи и опись в целом подписывают материально ответственные лица, при бригадной материальной ответственности - бригадир и все участвующие в инвентаризации члены бригады и все члены инвентаризационной комиссии. Такой порядок оформления инвентаризационных описей предотвращает ошибки, исключает возможность внесения в последующем в описи каких-либо дополнений.
При смене материально ответственного лица расписываются в описях оба работника: лицо, принявшее запасы - в их получении, а лицо, передавшая запасы - в их сдаче.
Результаты инвентаризации записываются в инвентаризационные описи, которые, как правило, заранее подготавливаются. В условиях автоматизированного учета делаются заготовки описи на ЭВМ с заполнением всех постоянных реквизитов: кодов запасов, наименований и др. Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.
Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач материальных запасов в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Инвентаризационные комиссии проставляют в описи только фактические остатки, подписывают и передают в бухгалтерию для составления сличительных ведомостей. В сличительных ведомостях на основе сопоставления учетных остатков с данными инвентаризационных описей выявляют по каждой позиции запасов и в целом излишки или недостачи. Далее комиссия устанавливает причины их образования и виновников, а также определяет порядок регулирования разниц.
Организации любого типа должны проводить процедуру инвентаризации на регулярной основе для того, чтобы следить за наличием и состоянием ТМЦ, основных средств и НМА (нематериальных активов). В тех случаях, когда проверка выявляет наличие несоответствия в ходе проведенных мероприятий, установить несовпадение помогает сличительная ведомость .
Необходимость
Уполномоченное лицо, прежде чем составлять такой документ, должно очень внимательно проверить все данные и расчеты, которые были собраны и высчитаны, после чего созванная комиссия подводит итоги и завершает процесс инвентаризации.
Ведомость такого характера нужна для того, чтобы выявить и отобразить те несовпадения, которые существуют между бухгалтерскими документами, отчетностью и реальным состоянием имущества предприятия (наличие, отсутствие ресурсов и т.д.).
Даже небольшие различия в составе ТМЦ или ОС подлежат отображению в сличительном акте в обязательном порядке. В качестве пояснения составляют специальные справки бухгалтерского характера, в которых говорится о причинах возникновения нестыковки, потому что это важно для проведения процедуры по списанию этих объектов.
Причины :
- Хищение в незначительных и значительных размерах.
- Недостача материально-производственных запасов, оборудования или товаров.
- Потери, понесенные из-за возникновения ЧП или бедствия стихийного характера.
- Ущерб, нанесенный имуществу лицами, ответственными за их эксплуатацию.
Не все должностные лица обладают знаниями для заполнения ведомости, которые устанавливаются соответственными требованиями. Однако, следует помнить об основных факторах :
- Разнице, которая была выявлена в суммах в ходе проверки.
- , которая появилась в ТМЦ.
Пересортица – это ошибка при классификации товара или материала, по причине которой он был отнесен к неверной группе.
После того как сличительная ведомость будет составлена, необходимо все убытки списать в пределах, предусмотренных учетной политикой организации. Если в ходе проверки была выявлена а или обнаружен излишек, то их отображают в ведомости, так как они указывались и рассчитывались в бухгалтерской отчетности.
Организация может использовать единые регистры , в которых параметры проведенной инвентаризации и данные из сличительной ведомости объединены. Это происходит тогда, когда объекты процедуры не принадлежат по праву собственности предприятию, но отображаются в БУ.
Такими объектами могут стать:
- Вещи ценного характера, которые были переданы на хранение.
- Ценности, находящиеся в аренде.
- , товары, которые были отданы предприятию на переработки и использование.
В процессе инвентаризации происходит составление справочного документа для передачи его владельцам имущества.
Для грамотного составления сличительной ведомости ответственное лицо, уполномоченное ее составлять, должно иметь представление об основной терминологии процесса.
Основные понятия :
- Инвентаризация – проверка и учет находящегося в пользовании организации имущества и финансовых обязательств.
- Имуществом компании называется то, что находится в собственности фирмы, не зависимо от участия в производственном процессе или хозяйственной жизни.
- Основные средства – это имущество, непосредственно задействованное в производственном процессе, направленное на выпуск ценных товаров и приносящее организации экономическую выгоду. На законодательном уровне закреплена обязанность фирм проверять состояние ОС путем проведения регулярных, прописанных учетной политикой проверок.
- Активы нематериального типа – права на интеллектуальную собственность, на которую имеется лицензия, а также права и достижения на какое-либо изобретение или открытие. Также сюда относятся вложения денежного характера – инвестиции. Проверка НМА закреплена законодательством РФ и является обязательной.
- ТМЦ – имущество предприятия, целью эксплуатации которого становится получение прибыли.
- Расчеты с контрагентами – отчисления любого типа.
- Резервы, которые появятся в связи с предстоящими расходами предприятия – это определенная сумма денежных средств, которая представляет собой резервный фонд в случаях, когда это станет необходимо.
Цели заполнения и составления сличительной ведомости :
- Она не позволит допустить ошибок при проведении процедуры и других ресурсов предприятия.
- Это отличный способ собрать точные сведения и систематизировать имеющуюся информацию об ОС и другой собственности, которые принадлежат организации.
Основываясь на полученных данных, фирма может разработать стратегический план по совершенствованию системы хозяйствования, производства и экономической политики. Полученные в ходе проверок данные могут использоваться не только во внутренних делах предприятия и камеральных проверках, но и для предоставления с целью ознакомления инвесторам и учредителям.
При помощи сличительной ведомости получают максимально достоверные и наиболее точные сведения о финансовом состоянии организации.
Составление документации об инвентаризации регулируется законодательными актами РФ. Наиболее важным из них является Приказ Минфина РФ №49 от 13.06.1995. Он состоит из:
- Основных положений и понятий.
- Правил, которыми нужно руководствоваться при проведении процедуры.
- Свода правил для осуществления инвентаризации некоторых отдельных типов деятельности организации или при оценке имущества (ОС, НМА и материальных активов, сельскохозяйственного назначения, животные и т.д.).
- Последовательность заполнения сличительной ведомости.
- Как правильно выполнять инвентаризационную процедуру и корректно заполнить всю документацию.
В состав акта входит обширный список приложений , который необходимо знать. Список:
- требования к формату составления ;
- порядок заполнения книги регулирования о соблюдении приказов, касающихся проведения инвентаризации;
- утверждается форма бланка акта ведомости;
- сведения о содержании книги контроля;
- ведомость, заполненная сведениями, полученными в результате проведения процедуры;
- процесс проведения оценки и учета ОС;
- опись ТМЦ;
- порядок составления акта об учете уже отгруженных товаров;
- механизм проверки состояния ценного имущества, которое было передано в организацию на хранение временного характера;
- правила составления отчета о товарах, которые находятся в пути;
- форма предоставления отчетности об осуществляемых, но еще не оконченных работах;
- формирование акта, в котором указывается информация о предстоящих расходах;
- акт о пересчете денежных средств предприятия;
- документ об учете и описи ценных бумаг;
- ведомость расчетов с покупателями и клиентами;
- определение сличительной стоимости, высчитанной на основе данных и ценностей материального характера.
Ведомость подлежит заполнению в двух экземплярах – один отдается материально-ответственному лицу (МО), другой предназначается для бухгалтерии. Заполнением и формированием документа занимается бухгалтер.
Страница 1
- В строке «Организация» прописывается полное наименование фирмы, где проводится проверка.
- В следующей указывается название отдела, где проходит процедура.
- Правая часть страницы содержит сведения о форме ОКУД, ОКПО, а также в графе с названием «Вид деятельности» проставляется код, установленный для соответствующего типа отрасли народного хозяйства – ОКОНХ (он присваивается Госкомстатом РФ). Затем стоит прописать дату и порядковый номер документа, который регламентирует причину, из-за которой проводится инвентаризация. Далее вписывается дата начала и дата окончания проверки. Если фирма придерживается системы кодирования, то заполняется строка «Код операции».
- В соответствующих строках необходимо отобразить номер, присвоенный сличительной ведомости, и дату формирования.
- В нижней части бланка указывается дата проведения переучета и подпись МО лица или нескольких уполномоченных сотрудников с полной расшифровкой ФИО.
Страница 2
Графа 1 – Присвоенный порядковый номер ТМЦ.
Графа 2 – Полная информация о назначении и названии ТМЦ, краткая характеристика свойств и возможностей.
Графа 3 – Номер по номенклатуре, назначенный товару в фирме.
Графа 4 – код, который соответствует единице измерения товара в классификаторе ОКЕИ.
Графа 5 – Название меры измерения ТМЦ.
Графа 6 – Номер, назначенный в ходе инвентаризации.
Графа 7 – Если у ТМЦ есть паспорт, то сюда вписывается его порядковый номер.
Графа 8-11 – количество и цена излишков и недостачи товаров.
Графа 12-17 – пояснения, касающиеся объяснения причин появления излишков и недостачи.
Страница 3
Графа 18-23 – итоговые результаты, выявленные в процессе переучета пересортицы.
Графа 27-32 – окончательные результаты об объемах недостачи – в количественном и денежном выражении. Столбцы повторяются попарно, для заполнения в случае определения виновных лиц (не больше 3 человек).
Пустые, незаполненные графы следует отчеркнуть. Сличительная ведомость заверяется подписью главного бухгалтера и после тщательного прочтения – материально-ответственным лицом.
ИНВ-18 и ИНВ-19
Ведомость ИНВ-18 – это документ сличительного типа, которая составляется при проведении инвентаризационных мероприятий ОС и . Она предназначена для отображения состояния основных средств и нематериальных активов. В ней указываются данные о проведенной процедуре переучета и выявленном количестве и сумме излишков или недостач.
Ведомость ИНВ-19 – это акт, выписывающийся при проведении проверки состояния ТМЦ. Он нужен для составления реальной картины о наличии и состоянии ТМЦ. В нем фиксируются отличия в результатах проведенного переучета и информации, содержащейся в документах бухгалтерии. Заполнять ведомости можно при помощи компьютерных технологий или ручным способом.
В соответствии со статьей 9 №402-ФЗ от 06.12.2011., использование унифицированных форм не является обязательным условием – организация вправе сама составить бланк и даже добавить аналитических аспектов. Стандарт составленной и утвержденной сличительной ведомости можно использовать применительно ко всей фирме либо позволить каждому подразделению разработать свой образец – с учетом особенностей отделов.
Пример оборотно-сальдовой ведомости представлен в данном видео.
Бланк сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ оформляется после проверки склада и обнаружения пересортицы или иных несовпадений с остатком по бухучету и описям. Документ заполняет комиссия, в состав которой входят, как правило, начальник отдела, бухгалтер и старший кассир (или иное ответственное лицо).
Одна из задач формы — донести до материально ответственного лица факт несоответствия склада. Поэтому форму, как правило, дополняет объяснительная о причинах нарушения в учете. Подпись директора на документе не обязательна.
Образец и пустой бланк формы ИНВ-19
ФАЙЛЫ
ИНВ-19 охватывает как материальные, так и нематериальные ценности, а также сырье. Предметы на ответственном хранении вносятся в другой формуляр — ИНВ-5. Для основных средств предназначена ведомость ИНВ-18. Не входят в бланк и позиции, взятые в аренду.
ВАЖНО!
Форма ИНВ-19 предполагает двустороннюю печать в 2 экземплярах. В нашем примере страница №1 — это лицевая сторона, а страница №2 — обратная. Заполнять формуляр можно либо вручную, либо в электронном виде. Одна из заверенных копий передается в бухгалтерию, а вторая — хранится на той торговой точке или складе, где обнаружены недостача, пересортица или излишек.
Заполнение полей формы ИНВ-19
Как и во многих других актах, в шапке указывается полное название предприятия и конкретной торговой точки, форма по ОКУД, ОКПО, вид деятельности. Спецификой документа является то, что зачеркиваются ненужные варианты, а не подчеркивается нужный.
В первую очередь выбираем основание для инвентаризации (приказ):
Поле «Вид операции», как правило, оставляют пустым. Если же ваше предприятие кодирует виды операций, то помните, что в июле 2016 года список кодов претерпел изменения и стал существенно короче.
ФИО ответственных лиц следует указывать полностью. А вот должности можно сокращать.
Вторая страница формы
Основная информация содержится на второй странице. Здесь указываются товары, по которым обнаружено несовпадение, тип несовпадения, порядок учета. Единицы измерения товаров следует указывать как в привычных обозначениях (шт, г, ед), так и в коде ОКЕИ. Для нематериальных ценностей эти колонки можно пропустить.
Если имел место зачет излишков, в обязательном порядке комиссия должны указать порядковые номера позиций по излишкам, а также дату конечного оприходования (колонки 24-26).
На внесение информации о товарах отведена практически целая страница. Однако, если почти все сошлось и пустыми осталось много рядов, их следует отчеркнуть.
Обратите внимание! В нашем примере ведомость составлялась за сентябрь. Однако, если бы опись происходила в конце предыдущего месяца (например, 30.08), то и датой заполнения следовало бы указать последнее число августа.
Как правило, ИНВ-19 оформляется один раз в месяц. Затем, на базе форм за год, бухгалтерия формирует годовой отчет. Вот почему важно хранить заполненные формуляры.
Сличительная ведомость — документ, который следует заполнять при наличии любых отклонений, обнаруженных в процессе инвентаризации. О том, какие бывают сличительные ведомости и как их оформлять, расскажем в нашей статье.
Какие существуют сличительные ведомости по инвентаризации ф. 0504092, ИНВ-18 или ИНВ-19?
Сличительную ведомость необходимо заполнять, если по окончании процедуры инвентаризации обнаружилось большее или меньшее число инвентаризируемых объектов.
Сличительная ведомость для коммерческих структур бывает 2 видов:
- ведомость результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов (ИНВ-18);
- ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ИНВ-19).
ВАЖНО! Компания вправе использовать самостоятельно разработанные бланки сличительных ведомостей с учетом требований оформления первичных документов согласно .
В бюджетных учреждениях используется форма 0504092.
О процедуре проведения инвентаризации читайте в материале .
Какой бланк используется для заполнения сличительной ведомости?
Бланки сличительных ведомостей приведены в постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, их можно скачать на нашем сайте:
Бланк сличительной ведомости для бюджетных учреждений по форме 0504092 утвержден приказом Минфина от 30.03.2015 № 52.
Образец сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств и НМА
Ведомость выявленных отклонений по ОС и НМА оформляется в виде 2 одинаковых копий (одна будет находиться у сотрудника бухгалтерии, другая — у материально-ответственного лица). На арендованные объекты составляется отдельный документ.
Образец заполнения сличительной ведомости по форме ИНВ-18 вы можете скачать на нашем сайте:
Форма ведомости состоит из следующих частей:
- «Шапки», в которой указываются:
- общие сведения о компании, проводящей ревизию: наименование, основной тип деятельности и другие данные;
- сведения об инвентаризации — основание для ее проведения, а также даты начала и окончания;
- номер и дата составления ведомости.
- вид операции, который проставляется, если организация использует коды для отражения операций в учете; в противном случае ставится прочерк.
- Табличной части, в которой указываются данные «нестыковок» по количеству.
Заполненная сличительная ведомость визируется сотрудником бухгалтерии и сотрудником, отвечающим за сохранность инвентаризируемого имущества.
ВАЖНО! По имеющимся отклонениям объектов НМА в графах 3, 8, 10 проставляется прочерк.
Об особенностях проведения проверки наличия основных средств читайте в статье .
Образец заполнения ведомости расхождений по результатам инвентаризации ТМЦ
Сличительная ведомость по результатам ревизии ТМЦ (форма ИНВ-19) также заполняется в 2 экземплярах. Его структура и правила заполнения аналогичны рассмотренному выше примеру. После оформления ведомости она визируется теми же лицами, что и предыдущая.
Образец заполненной формы ИНВ-19 вы также можете скачать на нашем сайте:
О том, что отличает процесс проведения инвентаризации ТМЦ, читайте в материале .
Итоги
Инвентаризация — непростая процедура в деятельности любой организации. Важно не только провести ее правильно, но и ответственно подойти к документальному оформлению результатов, в т. ч. сличительных ведомостей, в которых фиксируются выявленные при инвентаризации отклонения в наличии имущества.