Funkcije tajnika pročelnika. Opis poslova tajnika Funkcije tajnika

Objavljeno 09.12.2017

Početna / Opisi poslova

Preuzmite opis posla
tajnik pročelnika (.doc, 90KB)

I. Opće odredbe

1. Tajnik pročelnika spada u kategoriju tehničkih izvođača.
2. Na mjesto tajnika pročelnika imenuje se osoba koja ima višu stručnu spremu bez ispunjavanja uvjeta za radno iskustvo ili srednju stručnu spremu i radno iskustvo u struci u trajanju od najmanje 2 godine.
3. Imenovanje na mjesto tajnika i razrješenje s njega vrši se nalogom direktora poduzeća uz predočenje
4. Upraviteljeva tajnica mora znati:
   1. 4.1. Uredbe, naredbe, naredbe, drugi upravni i podzakonski akti viših i drugih tijela koji se odnose na djelatnost poduzeća.
   2. 4.2. Propisi, upute, drugi regulatorni dokumenti za vođenje evidencije.
   3. 4.3. Struktura i upravljanje poduzećem i njegovim odjelima.
   4. 4.4. Poslovna organizacija.
   5. 4.5. Načini registracije i obrade dokumenata.
   6. 4.6. Arhivsko poslovanje.
   7. 4.7. Tipkopis.
   8. 4.8.

      Opis posla

      Pravila korištenja prijemnih i komunikacijskih uređaja.

   9. 4.9. Standardi jedinstvenog sustava organizacijske i administrativne dokumentacije.
   10. 4.10. Pravila za ispis poslovnih pisama standardnim obrascima.
   11. 4.11. Osnove etike i estetike.
   12. 4.12. Pravila poslovne komunikacije.
   13. 4.13. Pravila za rad računalne tehnike.
   14. 4.15. Osnove upravnog prava i radno zakonodavstvo.
   15. 4.16. Interni propisi o radu.
   16. 4.17. Pravila i norme zaštite rada, sigurnosnih mjera, industrijskih sanitarija i zaštite od požara.
5. Za vrijeme odsutnosti tajnika pročelnika (bolest, godišnji odmor i sl.), njegove poslove obavlja na propisan način imenovana osoba, koja stječe odgovarajuća prava i odgovorna je za uredno obavljanje poslova koji su mu dodijeljeni.

II. Odgovornosti na poslu

Tajnica:

1. Obavlja poslove na organizacijskoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnih poslova pročelnika.
2. Prihvaća dolaznu korespondenciju na razmatranje voditelju, prenosi je u skladu s donesenom odlukom strukturnim odjelima ili određenom izvođaču za korištenje u procesu rada ili pripreme odgovora.
3. Obavlja uredske poslove, obavlja razne poslove korištenjem računalne tehnologije namijenjene prikupljanju, obradi i prezentiranju informacija u pripremi i donošenju odluka.
4. Prihvaća dokumente i osobne izjave na potpis voditelja.
5. Priprema dokumente i materijale potrebne za rad voditelja.
6. Prati pravovremeno razmatranje i dostavljanje od strane strukturnih jedinica i pojedinih izvršitelja dokumenata koji se dostavljaju voditelju na potpis, osigurava njihovo kvalitetno uređivanje.
7. Organizira vođenje telefonskih razgovora voditelja, bilježi primljene informacije u njegovoj odsutnosti i saopštava mu njihov sadržaj, prenosi i prima informacije putem prijamnih i interfonskih uređaja (telefaks, teleks i sl.), kao i telefonske poruke, donosi obavijestiti njegovu pozornost na vrijeme primljene putem komunikacijskih kanala.
8. U ime voditelja sastavlja pisma, zahtjeve, druge dokumente, priprema odgovore autorima pisama.
9. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava voditelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu održavanja sastanka, dnevnom redu, njihovoj registraciji), vodi i sastavlja zapisnike sastanaka i sastanaka.
10. Obavlja kontrolu nad izvršavanjem od strane djelatnika poduzeća izdanih naredbi i uputa, kao i poštivanje rokova za provedbu uputa i uputa voditelja uzetih pod kontrolu.
11. Održava kontrolnu i registracijsku datoteku.
12. Osigurava radno mjesto voditelja potrebnim sredstvima organizacijske tehnologije, priborom, stvara uvjete pogodne za učinkovit rad voditelja.
13. Ispisuje, po nalogu voditelja, uredske materijale potrebne za njegov rad ili unosi aktualne podatke u banku podataka.
14. Organizira prijem posjetitelja, doprinosi brzom razmatranju zahtjeva i prijedloga zaposlenika.
15. Formira predmete u skladu s odobrenom nomenklaturom, osigurava njihovu sigurnost i pravovremeno ih dostavlja u arhiv.
16. Obavlja pojedinačne službene poslove svog neposrednog rukovoditelja.

III. Prava

Tajnik ima pravo:

1. Upoznati se s nacrtima odluka uprave poduzeća koje se odnose na njegovu djelatnost.
2. Dajte prijedloge za unaprjeđenje rada u vezi s odgovornostima predviđenim ovim uputom.
3. U granicama svoje nadležnosti izvještavati neposrednog rukovoditelja o svim nedostacima uočenim u obavljanju dužnosti i davati prijedloge za njihovo otklanjanje.
4. Zatražiti osobno ili u ime uprave poduzeća od odjela poduzeća i drugih stručnjaka podatke i dokumente potrebne za obavljanje njegovih dužnosti.
5. Zahtijevati od uprave poduzeća pomoć u obavljanju njihovih dužnosti i prava.

IV. Odgovornost

Tajnik je odgovoran:

1. Za nepravilno obavljanje ili neizvršavanje svojih službenih dužnosti predviđenih ovim opisom posla - u mjeri u kojoj je to određeno važećim zakonodavstvom o radu Ruske Federacije.
2. Za kaznena djela počinjena tijekom obavljanja svoje djelatnosti - u granicama utvrđenim važećim upravnim, kaznenim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.
3. Za nanošenje materijalne štete - u granicama utvrđenim važećim radnim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.

Natrag na odgovornosti vodstva

Tajnik obavlja sljedeće poslove:

Obavlja poslove na organizacijskoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnih poslova pročelnika.

Prihvaća dolaznu korespondenciju na razmatranje voditelju, prenosi je u skladu s donesenom odlukom strukturnim odjelima ili određenom izvođaču za korištenje u procesu rada ili pripreme odgovora.

Prihvaća dokumente i osobne izjave na potpis voditelja.

Odgovara na telefonske pozive, snima i prenosi službene informacije pročelniku, organizira telefonske razgovore pročelnika.

Opis poslova tajnika pročelnika

U ime voditelja sastavlja pisma, zahtjeve i druge dokumente.

Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava voditelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu održavanja sastanka, dnevnom redu, njihovoj registraciji), vodi i sastavlja zapisnike sastanaka i sastanaka.

Obavlja kontrolu nad izvršavanjem od strane djelatnika poduzeća izdanih naredbi i uputa, kao i poštivanje rokova za provedbu uputa i uputa voditelja uzetih pod kontrolu.

Osigurava radno mjesto voditelja potrebnim sredstvima organizacijske tehnologije, priborom, stvara uvjete pogodne za učinkovit rad voditelja.

Organizira prijem posjetitelja, doprinosi brzom razmatranju zahtjeva i prijedloga zaposlenika.

Formira predmete u skladu s odobrenom nomenklaturom, osigurava njihovu sigurnost i pravovremeno ih dostavlja u arhiv.

Organizira poslovna putovanja voditelja: naručuje zrakoplovne i željezničke karte, rezervira hotele.

Obavlja pojedinačne službene poslove svog neposrednog rukovoditelja.

Tajnik ima pravo:

Primati informacije, uključujući i povjerljive informacije, u mjeri potrebnoj za rješavanje dodijeljenih zadataka.

Upravi davati prijedloge za poboljšanje njihovog rada i rada poduzeća.

Zatražite osobno ili u ime čelnika od odjela poduzeća i drugih stručnjaka informacije i dokumente potrebne za obavljanje njegovih dužnosti.

Zahtijevati od uprave stvaranje normalnih uvjeta za obavljanje službenih dužnosti i sigurnost svih dokumenata koji proizlaze iz aktivnosti tvrtke.

©2009-2018 Centar za financijsko upravljanje. Sva prava pridržana. Objavljivanje materijala
dopušteno uz obaveznu naznaku poveznice na stranicu.

Tajnici su zaposlenici, bez čijeg sudjelovanja, znanja i vještina je teško osigurati usklađen rad gospodarskog subjekta. Raspon dužnosti tajnika je prilično velik. Vrijedi se upoznati s njima kako biste stekli predodžbu o značaju ove profesije u suvremenoj stvarnosti.

Značajke zvanja tajnika i uvjeti za zaposlenika

Ovaj posao ne zahtijeva samo da osoba bude organizirana, komunikativna i sabrana, već joj može obećati i izvrsne izglede za karijeru. Na primjer, u budućnosti može računati na poziciju voditelja ureda zaposlenika odjela itd.

Glavni zahtjevi za ovog stručnjaka su sljedeći:

1. Srednje, visoko obrazovanje;
2. Radno iskustvo;
3. Poznavanje računala i sposobnost rada s uredskom opremom;
4. Poznavanje osnova uredskog rada;
5. Poznavanje stranog jezika (često engleskog).

Također, mnogi poslodavci se usredotočuju na osobne kvalitete osobe (dobroljublje, odzivnost, točnost), njegov odnos do najsitnijih detalja, sposobnost da se nosi sa širokim spektrom dužnosti i zadataka te dobar izgled.

Plaća stručnjaka varira od 15.000 rubalja do 40.000 rubalja. Ovisi o obimu posla i financijskoj situaciji same organizacije.

Postoji nekoliko glavnih specijalizacija tajnika:

• Pomoćnik upravitelja;

Odgovornosti izvršnog tajnika

Imenovanje i razrješenje ovog djelatnika može se izvršiti samo po nalogu rukovoditelja u čijoj je podređenosti. Naredbom je propisana i službena osoba na koju se povjeravaju poslovi tajnika pročelnika za vrijeme njegove odsutnosti s posla.

U svom radu ovaj zaposlenik se rukovodi:

• regulatorni pravni akti federalne i regionalne razine;
• Povelja i lokalni interni propisi;
• odredbe opisa poslova.

Odgovornosti izvršnog tajnika uključuju:

• osiguravanje administrativnih i administrativnih poslova pročelnika (sistematizacija i strukturiranje svih potrebnih materijala za to);
• osigurati voditelju sve što je potrebno za rad - uslužnu organizacijsku opremu, tiskanice;
• priprema sastanaka i sastanaka koje održava pročelnik;
• organizacija poslovnog putovanja za voditelja (naručivanje karata i rezervacija hotela);
• sastavljanje zahtjeva i pisama u ime nadređenih;
• organizacija prijema posjetitelja (po potrebi - susret i smještaj gostiju);
• odgovaranje na dolazne pozive, popravljanje primljenih informacija i njihovo prijenos upravitelju;
• prihvaćanje zahtjeva i njihovo prenošenje na potpis voditelja;
• prijenos informacija od menadžmenta do krajnjih korisnika (konkretnih izvođača, partnera, kupaca);
• kontrola vremena i kvalitete izvršenja od strane zaposlenika poduzeća naloga i uputa uprave;
• izvođenje kopiranja i umnožavanja radova bilo koje složenosti i obujma;
• održavanje operativne komunikacije s drugim tvrtkama (državnim i komercijalnim), pojedincima o pitanjima vezanim uz izravnu djelatnost poduzeća.
• izdavanje potrebnih potvrda o radnom stažu zaposlenika, kao i njihovim plaćama.

Tajnik također mora obavljati posebne zadatke službene prirode svog neposrednog rukovoditelja.

Osim dužnosti, ovaj stručnjak ima i prava. On može:

Izvršni tajnik odgovoran je za:

• kršenja internih propisa o radu i sigurnosnih propisa;
• nepoštivanje naredbi, uputa i drugih lokalnih akata;
• neizvršavanje poslova propisanih opisom poslova;
• izvršenje dokumenata koji se podnose na potpis voditelju;
• otkrivanje informacija koje su mu povjerene.

Poslovna zaduženja tajnika

Tajnik je jedan korak niži od referenta. Ali to ne umanjuje njegov raspon odgovornosti.

Dakle, dužnosti tajnika-službenika uključuju:

Mnoge poslove koje su dodijeljene referentu može obavljati i tajnik pročelnika, no valja pojasniti da je njegova funkcionalnost osjetno šira. To je prije svega zbog potrebe da se osiguraju aktivnosti upravljanja vlastima.

Službenik, kao i svaki drugi stručnjak, ima niz prava, posebice:

• pravo na pristup informacijama potrebnim za njegovo djelovanje;
• pravo na ovjeru određenih dokumenata vlastitim potpisom;
• pravo upoznavanja s dokumentacijom, kao i odlukama koje uprava donosi u pogledu obima svojih radnih obveza;
• pravo da brane svoje interese.

Za zapošljavanje kao tajnica morate ispravno sastaviti životopis. Važno je navesti sve svoje glavne profesionalne prednosti, osobne kvalitete i, naravno, profilno radno iskustvo. Također možete preuzeti odgovarajući životopis s interneta, ispuniti ga i poslati potencijalnom poslodavcu na razmatranje.

Opis poslova sekretara

Ovaj opis posla razvijen je i odobren na temelju ugovora o radu s Natalijom Vladimirovnom Ivanovom i u skladu s
odredbe Zakona o radu Ruske Federacije i drugih propisa
akti koji reguliraju radne odnose u Ruskoj Federaciji.

1. Opće odredbe

1.1. Tajnik pripada kategoriji tehničkih izvršitelja, prima se i razrješava po nalogu direktora poduzeća.
1.2. Na mjesto tajnika imenuje se osoba s višom stručnom spremom, bez preduvjeta za radno iskustvo, odnosno srednje stručne spreme i radnog iskustva u specijalnosti od najmanje 2 godine.
1.3. Tajnik voditelja odgovara izravno čelniku poduzeća.
1.4. U svojim aktivnostima tajnik pročelnika vodi:
regulatorni dokumenti o obavljenom radu;
metodološki materijali koji se odnose na relevantna pitanja;
statut poduzeća;
propisi o radu;
nalozi i nalozi direktora poduzeća (neposrednog rukovoditelja);
ovaj opis posla.

1.5. Upraviteljeva tajnica mora znati:
rješenja, naredbe, naredbe i drugi materijali smjernica i regulatorni dokumenti koji se odnose na djelatnost poduzeća i vođenje evidencije;
strukturu i upravljanje poduzećem i njegovim odjelima;
organizacija uredskog rada;
metode registracije i obrade dokumenata;
arhivsko poslovanje;
strojopis;
pravila za korištenje prijamnih i interfonskih uređaja;
standarde jedinstvenog sustava organizacijske i administrativne dokumentacije;
pravila za tiskanje poslovnih pisama standardnim obrascima;
temelji etike i estetike;
pravila poslovne komunikacije;
osnove organizacije rada i upravljanja;
pravila za rad računalne tehnologije;
osnove upravnog prava i radnog zakonodavstva;
interni propisi o radu;
pravila i propise o zaštiti rada.
1.6. Za vrijeme odsutnosti tajnika pročelnika njegove poslove na propisan način obavlja imenovani zamjenik, koji je u potpunosti odgovoran za uredno obavljanje poslova koji su mu dodijeljeni.

2. FUNKCIJE

Izvršni tajnik odgovoran je za sljedeće:
2.1. Provedba poslova na organizacijskoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnih poslova čelnika poduzeća.
2.2. Vođenje evidencije.
2.3. Organizacija prijema posjetitelja.

3. POSLNE ODGOVORNOSTI

Za obavljanje funkcija koje su mu dodijeljene, tajnik čelnika poduzeća mora:
3.1. Obavljati poslove na organizacijskoj i tehničkoj podršci administrativnih i administrativnih poslova čelnika poduzeća.
3.2. Prihvatiti korespondenciju na razmatranje od strane voditelja, prenijeti je u skladu s donesenom odlukom strukturnim odjelima ili određenim izvođačima za korištenje u procesu rada ili pripreme odgovora.
3.3. Obavljati uredske poslove, obavljati razne operacije korištenjem računalne tehnologije namijenjene prikupljanju, obradi i prezentiranju informacija u pripremi i donošenju odluka.
3.4. Prihvatite dokumente i osobne izjave za potpis voditelja poduzeća.
3.5. Pripremiti dokumente i materijale potrebne za rad voditelja.
3.6. Pratiti pravovremeno razmatranje i dostavljanje od strane strukturnih jedinica i pojedinih izvršitelja dokumenata zaprimljenih na izvršenje, provjeravati ispravnost pripreme nacrta dokumenata koji se dostavljaju voditelju na potpis, te osigurati njihovo kvalitetno uređivanje.
3.7. Organizirati vođenje telefonskih razgovora voditelja, evidentirati primljene informacije u njegovoj odsutnosti i upoznati njegov sadržaj, prenositi i primati informacije putem prijamnih i interfonskih uređaja (telefaks, teleks i sl.), kao i telefonske poruke, donositi njegovoj pozornosti pravodobno primljene informacije putem komunikacijskih kanala.
3.8. U ime voditelja pišite pisma, zahtjeve, druge dokumente, pripremite odgovore autorima pisama.
3.9. Obavljati poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava voditelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu održavanja sjednice, dnevni red, evidentiranje), vođenje i sastavljanje zapisnika sjednica i sastanaka.
3.10. Obavljati kontrolu nad izvršavanjem od strane djelatnika poduzeća izdanih naredbi i naloga, kao i poštivanje rokova za provedbu uputa i uputa čelnika poduzeća uzetih pod kontrolu.
3.11. Održavajte kontrolnu i registracijsku datoteku.
3.12. Osigurajte radno mjesto voditelja potrebnim sredstvima organizacijske tehnologije, priborom, stvorite uvjete pogodne za njegov učinkovit rad.
3.13. Ispisati, prema uputama voditelja, uredske materijale potrebne za njegov rad ili unijeti aktualne podatke u banku podataka.
3.14. Organizirati prijem posjetitelja, doprinijeti brzom razmatranju zahtjeva i prijedloga zaposlenika.
3.15. Predmete formirati u skladu s odobrenom nomenklaturom, osigurati njihovu sigurnost i dostaviti ih u arhiv u utvrđenim rokovima.
3.16. Kopirajte dokumente na osobni fotokopirni uređaj.

Tajnik ima pravo:
4.1. Upoznajte se s nacrtima odluka uprave poduzeća koje se odnose na njegovu djelatnost.
4.2. Prijedloge za unaprjeđenje rada u vezi s odgovornostima predviđenim ovim uputstvom dostaviti na razmatranje upravi.
4.3. Primati od čelnika strukturnih odjela, stručnjaka informacije i dokumente potrebne za obavljanje njihovih dužnosti.
4.4. Zahtijevati od uprave poduzeća pomoć u obavljanju njihovih dužnosti i prava.

5. ODGOVORNOST

Tajnik je odgovoran:

5.1. Za neispunjavanje (nepravilno ispunjavanje) službenih dužnosti predviđenih ovim opisom poslova, u obimu utvrđenom važećim zakonodavstvom o radu.
5.2. Za prekršaje počinjene u obavljanju svoje djelatnosti - u granicama utvrđenim važećim upravnim, kaznenim i građanskim zakonodavstvom.
5.3. Za nanošenje materijalne štete - u granicama utvrđenim važećim radnim, kaznenim i građanskim zakonodavstvom.

Upoznat sam s ovim opisom posla: Datum. Potpis.

Poslovi tajnika voditelja vrlo su raznoliki: planiranje radnog dana šefa, organizacija rada ureda, pregovaranje s klijentima i partnerima po uputama šefa, pronalaženje i osiguravanje vozila za voditelja i ostale zaposlenike i usluge, dogovaranje sastanaka , kako u uredu tako i izvan radnog mjesta, vođenje evidencije i mnoge druge službene poslove. Osim toga, šef može povjeriti osobne probleme svom pomoćniku, na primjer, poslati čestitke (darove, cvijeće) za blagdane ne samo organizacijama s kojima tvrtka surađuje, već i rodbini. Budući da je radni dan voditelja obično neredovit, tajnica često mora ostati budna do kasno na poslu.

Da bi postao nezamjenjiv pomoćnik šefa, tajnik mora imati takve osobne kvalitete kao što su spremnost za rad, marljivost, točnost, odgovornost, delikatnost, skromnost, umjerena inicijativa, sposobnost pamćenja i donošenja zaključaka. Nemoguće je zadržati ovu poziciju bez vještina tipkanja (200 otkucaja u minuti), uredskog rada, stenografije, dobrog poznavanja računala. Sve ove vještine stječu se samostalno iz knjiga i tutorijala (ima ih jako puno), u procesu prethodnog rada ili na tečajevima. Profesionalne vještine zahtijevaju i sposobnost pregovaranja, pismenost i dobro vladanje usmenim i pisanim govorom, jer tajnik pročelnika mora snimati naloge, voditi poslovnu korespondenciju itd.

Ako poslovima uglavnom dominira rad tajnika-činovnika, tada je potrebna viša jezična naobrazba, a ako je potreban pomoćnik, prednost se daje visokom obrazovanju u djelatnosti specijalizacije tvrtke.

Vrlo važnu ulogu igra psihološka kompatibilnost, sličnost likova, kao i sposobnost tajnice da ostane u pozadini. Oni koji su sasvim zadovoljni pozicijom asistenta, desne ruke, idu u ovo zanimanje. Ponekad je vođa nepravedan prema svojoj tajnici, jer on češće od drugih pada pod vruće ruke.

Međutim, dobar šef i inteligentna, iskusna tajnica funkcioniraju kao jedan dobro podmazan mehanizam. Primjera za to ima mnogo, posebice tajnika znanstvenika ili književnika. Mnogi poznati ljudi počeli su kao tajnice.

Ne može se zanemariti još jedno delikatno pitanje: neradni odnos između šefa i njegove tajnice. Kako ne biste došli u dvosmislenu situaciju, trebali biste odmah pomnije pogledati potencijalnog šefa i, odlazeći na razgovor, odjenuti se tako da naglasite svoje poslovne kvalitete, a ne vanjsko dostojanstvo. Ako ne dobijete ovu poziciju, onda je šefu trebalo nešto sasvim drugo od tajnice, a vi ste uspješno izbjegli probleme.

Dobivajući posao, morate detaljno razgovarati o svojim obvezama, a još bolje - zatražiti opis posla. Često naivnost tajnica, od kojih su većina mlade djevojke koje su slabo upućene u ljude i život, postaje jedan od uzroka neugodnih posljedica. Prihvaćajući i ohrabrujući darove, reagirajući na udvaranje, održavajući zaigrane razgovore i dvosmislene šale, oblačeći se u otkrivajuću ili provokativnu odjeću, djevojka često nesvjesno stvara dojam svoje dostupnosti. Stoga, bez omalovažavanja krivnje onih koji vole iskorištavati svoj službeni položaj, ipak ih vrijedi upozoriti na pogrešne korake.

Iako je tajnica najbliža vođi, njegov je rast u karijeri ograničen. Naravno, od svakog pravila postoje iznimke, ali ne treba se posebno zavaravati.

Ovisno o skupu zahtjeva, korištenju znanja stranih jezika, radnom iskustvu i funkcionalnim dužnostima, plaća također varira: od 200 do 800 USD. e. Imajte na umu ako je plaća veća od 1000 c.u. navedena u slobodnom radnom mjestu "osobni asistent". Odnosno, s velikim stupnjem vjerojatnosti može se pretpostaviti da je riječ o mrežnom marketingu.

Glavne funkcije uključuju:

provođenje poslova na organizacijskoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnih poslova čelnika poduzeća;

vođenje evidencije;

organizacija prijema posjetitelja Zinovieva N. B. Dokumentacija: nastavno pomagalo. - str.75..

Tajnik pročelnika treba u okviru svoje djelatnosti:

obavlja poslove na organizacijskoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnih poslova čelnika poduzeća;

prihvatiti korespondenciju zaprimljenu na razmatranje od strane voditelja, prenijeti je u skladu s donesenom odlukom strukturnim odjelima ili određenim izvođačima za korištenje u procesu rada ili pripreme odgovora;

obavljati uredske poslove, obavljati različite poslove korištenjem računalne tehnologije namijenjene prikupljanju, obradi i prezentiranju informacija u pripremi i donošenju odluka;

prihvatiti dokumente i osobne izjave na potpis čelnika poduzeća;

priprema dokumente i materijale potrebne za rad voditelja;

prati pravovremeno razmatranje i dostavljanje od strane strukturnih odjela i pojedinih izvršitelja dokumenata primljenih na izvršenje, provjerava ispravnost izvršenja pripremljenih nacrta dokumenata dostavljenih voditelju na potpis, osigurava njihovo kvalitetno uređivanje;

organizirati telefonske razgovore voditelja, snimati informacije primljene u njegovoj odsutnosti i saopćavati mu njihov sadržaj, odašiljati i primati informacije putem prijamnih i interfonskih uređaja (telefaks, teleks i sl.), kao i telefonske poruke, upozoriti ga pravodobno primljene informacije putem komunikacijskih kanala;

u ime voditelja sastavlja pisma, zahtjeve, druge dokumente, priprema odgovore autorima pisama;

obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava voditelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu održavanja sastanka, dnevnog reda, njihova prijava), vođenje i sastavljanje zapisnika sa sastanaka i sastanaka;

vrši kontrolu nad izvršavanjem od strane djelatnika poduzeća izdanih naredbi i uputa, kao i poštivanje rokova za provedbu uputa i uputa čelnika poduzeća uzetih pod kontrolu;

voditi kontrolnu i registracijsku datoteku;

osigurati radno mjesto voditelja potrebnim sredstvima organizacijske tehnologije, tiskanice, stvoriti uvjete pogodne za njegov učinkovit rad;

tiskati, po nalogu voditelja, službene materijale potrebne za njegov rad ili unositi aktualne podatke u banku podataka;

organizirati prihvat posjetitelja, pridonijeti brzom razmatranju zahtjeva i prijedloga zaposlenika;

formira predmete u skladu s odobrenom nomenklaturom, osigurava njihovu sigurnost i dostavlja ih u arhiv u utvrđenim rokovima;

kopirati dokumente na osobnoj fotokopirnoj mašini Standardna uputa tajnika pročelnika. Banka opisa poslova.=http//www/kadrovik.ru/.

Svako poduzeće obavlja svoju djelatnost na temelju lokalnih propisa, koji su sastavljeni u skladu s normama važećeg zakonodavstva. A budući da je svaka tvrtka zaseban organizam, mora raditi skladno.

Jedan od važnih dokumenata na kojima se temelje aktivnosti stručnjaka poduzeća je opis posla. Ovo je dokument koji opisuje funkcionalne dužnosti zaposlenika jednog ili drugog smjera, specijalnosti. Potrebno je temeljito upoznati zaposlenike ne samo s njihovim dužnostima, već i s njihovim pravima, ovlastima i funkcijama.

Opis radnog mjesta je lokalni dokument kojim se utvrđuju prava i obveze svakog zaposlenika, ovisno o radnom mjestu i radnoj funkciji koju obavlja.
Ovaj dokument razvijaju stručnjaci kadrovskog odjela zajedno s odvjetnicima. Uputu odobrava poslodavac ili zaposleni rukovoditelj, ako ima takva ovlaštenja.

Poslodavac je dužan prije potpisivanja ugovora o radu upoznati kandidata s opisom posla. Ako se to ne učini, poslodavac neće moći privesti radnika stegovnoj odgovornosti za neispunjavanje službene dužnosti.

Dokument mora detaljno opisati dužnosti tajnika, ovisno o specifičnostima posla. Što su te obveze detaljnije, lakše će se rješavati pretkrivični i sudski sukobi između zaposlenika i poslodavca.

Zašto vam je potreban opis posla

Prilikom sastavljanja ovog dokumenta odgovorna osoba se mora osloniti na norme aktualne federalne, regionalne i lokalne razine. Voditelj poduzeća, kao osoba odgovorna za ispravno upravljanje dokumentima, mora provjeriti tu usklađenost. Osim toga, voditelj osoblja također mora biti svjestan usklađenosti upute s važećim zakonodavstvom.

Sastavlja se ili za grupu identičnih pozicija ili za određenu pojedinačnu poziciju. Zaposlenik mora biti upoznat s dokumentom uz potpis. To morate učiniti kada se prijavljujete za posao. Ako nije ispravno sastavljen, onda će zaposlenik i rukovoditelj sigurno imati nesuglasice i konfliktne situacije oko podjele rada i funkcija koje obavlja zaposlenik.

Pravilnom izradom opisa poslova menadžment mora slijediti određene ciljeve i rješavati sljedeće zadatke:

• pravilno podijeliti radne odgovornosti između zaposlenika na sličnim pozicijama. Potrebno je jasno koordinirati njihove akcije kako bi se postigao najkorisniji rezultat;
• poboljšanje psihološke klime u timu, poboljšanje situacije. Potrebno je minimizirati postotak vjerojatnosti sukoba;
• jasno razgraničiti prava i obveze stručnjaka iste razine, dati pojedinosti o njihovim ovlastima, jasno definirati odgovornost svakog od njih. Ako je potrebno, može se posebno usredotočiti na disciplinske sankcije koje se mogu primijeniti na stručnjaka u obliku odgovornosti za zanemarivanje svojih dužnosti;
• provoditi psihološki i službeni rasterećenje zaposlenika koji su prisiljeni kombinirati više radnih mjesta. Nije ih dovoljno samo istovariti, ovo opterećenje mora biti pravilno i ravnomjerno raspoređeno;
• uspostaviti sustav psiholoških i financijskih poticaja i motivacije;
• odgovarajuća raspodjela odgovornosti među menadžerima.

Uz pomoć opisa poslova, menadžment poduzeća provodi sve aspekte interakcije između upravljačkog aparata i osoblja. Ali nije uvijek moguće postići maksimalni mogući rezultat. Stoga je potrebno pravilno odabrati i imenovati osobu koja će biti odgovorna za sastavljanje opisa poslova.

Ovisno o veličini poduzeća i broju zaposlenika izrađuje se standardni naputak za grupu identičnih radnih mjesta. Ako je potrebno, možete izvršiti prilagodbe za određeni položaj. Ako je tvrtka mala, ima samo 25-50 ljudi, tada se dokument sastavlja za svaku poziciju zasebno. Odgovorni je član Odjela za ljudske potencijale.

Osnovna pravila za sastavljanje opisa poslova tajnika

Za radno mjesto kao što je tajnik (može biti na više razina, od tajnika čelnika strukturne jedinice do tajnika čelnika gospodarstva ili koncerna) ne postoji razvijen jedinstveni oblik opisa poslova. Stoga svako poduzeće ima pravo birati kako će sastaviti dokument.

Prilikom sastavljanja dokumenta, odgovorni službenik mora imati na umu da je potrebno uzeti u obzir specifičnosti djelatnosti određenog poduzeća. U tvrtkama različitih smjerova tajnici mogu obavljati različite funkcije i dužnosti. To se mora uzeti u obzir pri izradi nacrta.

Možete se osloniti na općeprihvaćeni obrazac. Svaki opis posla trebao bi sadržavati sljedeće:

Ako je potrebno, opisu poslova tajnice mogu se dodati i dodatni dijelovi:

• "radni uvjeti". Ovdje možete napraviti referencu na interni pravilnik kako biste odredili način rada tajnice. Ako postoji potreba za pratnjom upravitelja na poslovnim putovanjima, ova se nijansa također može odraziti ovdje;
• "pravo na potpis". Tajnik može potpisivati ​​dokumente u okviru svojih ovlasti.

Opis posla, koji sastavlja odgovorni djelatnik kadrovske službe, mora proći proceduru usklađivanja s voditeljem kadrovske službe. Osim toga, uz potpis mora biti upoznat i sam tajnik.

Izrada opisa poslova za tajnicu

Dokument je sastavljen u jednom primjerku. Potpisuje ga sam tajnik nakon što ga pažljivo pročita i prouči. Ako poduzeće ima nekoliko tajnika po državi, tada možete ispisati nekoliko primjeraka, unoseći odgovarajuće izmjene za svaku zasebno, ovisno o položaju čelnika kojem je tajnik „vezan“.

Ako tajnik sam treba dodatni primjerak za osobne potrebe, može napraviti kopiju opisa posla koji je već potpisao. Nije zabranjeno!

Da biste pravilno sastavili dokument, morate slijediti neka pravila. Konkretno, "zaglavlje" treba biti dizajnirano u gornjem desnom kutu. Ovo je mjesto za odobrenje uputa od strane čelnika cijelog poduzeća. Ovdje morate ispuniti nekoliko redaka:

• mora biti riječ "odobravam";
• slijedi pozicija vođe. Na primjer, "generalni direktor" ili "direktor";
• Puno ime voditelja;
• potpis voditelja.

Zatim u sredini lista trebate navesti naziv dokumenta. Ovo je opis poslova tajnice. Tek nakon toga se registriraju sve glavne točke.

Gore su spomenuti dijelovi iz kojih bi se trebao sastojati tajnikov uputa. Propisuju se u skladu s propisima o obavljanju poslova. Primjerice, funkcionalne dužnosti tajnika voditelja odjela mogu biti nešto "uže" od dužnosti pomoćnika voditelja cijelog poduzeća.

Nakon sastavljanja uputa, mora se dogovoriti s djelatnikom koji je odgovoran za tajništvo. To može biti voditelj relevantne strukturne jedinice. Ako takva osoba ne postoji u državi, onda s voditeljem kadrovske službe ili drugim zaposlenikom čije dužnosti uključuju takvu koordinaciju.

Oznaka odobrenja nalazi se na kraju dokumenta. Morate ispuniti nekoliko redaka:

• obavezno naznačite riječ "dogovoreno";
• odgovornost za položaj osobe;
• naziv tvrtke u skraćenoj verziji;
• Ime ovog zaposlenika;
• kalendarski datum za odobrenje;
• potpis osobe koja je odobrila uputu.

Nakon toga, morate dati dokument na pregled samom tajniku. Također morate ispuniti nekoliko redaka:

• obavezno je navesti izraz “upoznat sam s uputama”;
• mjesto tajnika kako je navedeno u popisu osoblja;
• naziv tvrtke u skraćenoj verziji;
• Ime ovog zaposlenika;
• podaci o putovnici. Ako je potrebno, možete napraviti kopiju stranice putovnice na kojoj su navedeni osobni podaci tajnice. Priložite kopiju uputama kao potvrdu navedenih podataka;
• kalendarski datum za odobrenje;
• potpis zaposlenika koji potvrđuje da je stvarno pročitao opis svog radnog mjesta.

Nemojte "premještati" dokument bez pažljivog čitanja. Pažljivo upoznavanje je jamstvo da će vjerno izvršavati svoje dužnosti i da neće raditi posao za druge zaposlenike. Ako tajnik odstupi od svojih funkcionalnih dužnosti ili ih ne ispunjava, odgovarat će.

Naprotiv, ako se smatra odgovornim za navodno neizvršenje, uvijek se može pozvati na upute i osporiti nalog uprave o izricanju stegovne sankcije. Pomoći će i kod podnošenja pritužbe inspekciji rada ili kod podnošenja tužbe na sudu. Stoga, morate biti oprezni!

Radno mjesto tajnika

Svaka organizacija treba tajnika. Stoga je opis posla takvog zaposlenika koristan svakoj tvrtki. Tajnik može biti i čelnik poduzeća i voditelj strukturne jedinice. To je funkcija tajnika.

Dužnosti tajnika uključuju:

• prihvaćanje i razvrstavanje primljene korespondencije za voditelja;
• obavljanje uredskog rada u okviru djelatnosti odjela ili strukturne jedinice;
• prihvaćanje osobnih izjava zaposlenika na potpis voditelja;
• priprema dokumenata i materijala koji su potrebni šefu za rad;
• rad s računalom, fotokopirnom i drugom uredskom opremom;
• vođenje kontrolne i registracijske datoteke;
• ispis dokumenata koji su potrebni šefu za rad;
• obavljanje poslova na pripremi raznih sastanaka, sjednica i drugih sastanaka;
• priprema i tiskanje dokumenata potrebnih za takve sastanke;
• organiziranje prijema posjetitelja;
• vođenje registra ulaznih i odlaznih dokumenata;
• uljudna komunikacija na telefonu;
• druge dužnosti koje ovise o specifičnostima djelatnosti odjela ili strukturne jedinice.

Opis poslova tajnika pročelnika

Tajnica upravitelja također ima opis posla. Odgovornosti izvršnog tajnika uključuju:

• obavljati poslove na organizaciji tehničke podrške za poslove voditelja;
• prihvatiti i razvrstati svu korespondenciju koja dolazi na ime voditelja;
• ako postoji takva potreba, razvrstati svu korespondenciju po strukturnim odjelima i organizirati dostavu te korespondencije relevantnim strukturnim odjelima;
• organizacija telefonskih razgovora voditelja;
• primanje i snimanje dolaznih informacija tijekom odsutnosti voditelja;
• rad s uredskom opremom;
• organizacija sastanaka, sastanaka i sastanaka;
• priprema i tiskanje potrebnih materijala za sastanke;
• izvršavanje pojedinačnih uputa voditelja.

preuzimanje datoteka

Uzorak opisa posla tajnice možete preuzeti u .doc formatu