Funzioni del segretario del capo. Descrizione del lavoro del segretario Funzioni del segretario

Inserito il 09.12.2017

Home / Descrizione lavoro

Scarica descrizione lavoro
segretario del capo (.doc, 90KB)

I. Disposizioni generali

1. Il segretario del capo appartiene alla categoria degli esecutori tecnici.
2. Alla carica di segretario del capo è nominata una persona che ha un'istruzione professionale superiore senza presentare requisiti per l'esperienza lavorativa o l'istruzione professionale secondaria e un'esperienza lavorativa nella specialità per almeno 2 anni.
3. La nomina alla carica di segretario e la revoca da essa avviene per ordine del direttore dell'impresa su presentazione
4. Il segretario del gestore deve sapere:
   1. 4.1. Decreti, ordini, ordinanze, altri atti normativi e regolamentari di organi superiori e altri relativi alle attività dell'impresa.
   2. 4.2. Regolamenti, istruzioni, altri documenti normativi per la tenuta dei registri.
   3. 4.3. La struttura e la gestione dell'impresa e delle sue divisioni.
   4. 4.4. Organizzazione d'affari.
   5. 4.5. Modalità di registrazione ed elaborazione dei documenti.
   6. 4.6. Affari archivistici.
   7. 4.7. Dattiloscritto.
   8. 4.8.

      Descrizione del lavoro

      Regole per l'uso dei dispositivi di ricezione e comunicazione.

   9. 4.9. Norme del sistema unificato della documentazione organizzativa e amministrativa.
   10. 4.10. Regole per la stampa di lettere commerciali utilizzando moduli standard.
   11. 4.11. Fondamenti di etica ed estetica.
   12. 4.12. Regole di comunicazione aziendale.
   13. 4.13. Regole per il funzionamento della tecnologia informatica.
   14. 4.15. Fondamenti di diritto amministrativo e diritto del lavoro.
   15. 4.16. Regolamentazione interna del lavoro.
   16. 4.17. Regole e norme di protezione del lavoro, misure di sicurezza, igiene industriale e protezione antincendio.
5. Durante l'assenza del segretario del capo (malattia, ferie, ecc.), le sue funzioni sono svolte da persona designata secondo le modalità prescritte, che acquisisce gli opportuni diritti ed è responsabile del corretto svolgimento delle funzioni a lui assegnate.

II. Responsabilità lavorative

Segretario:

1. Svolge attività di supporto organizzativo e tecnico delle attività amministrative e amministrative del capo.
2. Accetta la corrispondenza in arrivo affinché venga presa in considerazione dal capo, la trasferisce in base alla decisione presa a divisioni strutturali oa un appaltatore specifico per l'utilizzo nel processo di lavoro o nella preparazione delle risposte.
3. Svolge il lavoro d'ufficio, esegue varie operazioni utilizzando la tecnologia informatica progettata per raccogliere, elaborare e presentare le informazioni nella preparazione e nel processo decisionale.
4. Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma del capo.
5. Prepara documenti e materiali necessari per il lavoro del capo.
6. Controlla il tempestivo esame e la presentazione da parte delle unità strutturali e degli esecutori specifici dei documenti sottoposti al responsabile per la firma, garantendone l'elevata qualità dell'editing.
7. Organizza lo svolgimento delle conversazioni telefoniche del capo, registra le informazioni ricevute in sua assenza e porta alla sua attenzione il loro contenuto, trasmette e riceve informazioni tramite dispositivi riceventi e intercomunicanti (telefax, telex, ecc.), nonché messaggi telefonici, porta informazioni alla sua attenzione tempestivamente ricevute attraverso i canali di comunicazione.
8. A nome del capo, redige lettere, richieste, altri documenti, prepara risposte agli autori delle lettere.
9. Svolge attività di preparazione di riunioni e riunioni tenute dal capo (raccogliendo i materiali necessari, notificando ai partecipanti l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro registrazione), mantiene e redige verbali di riunioni e riunioni.
10. Svolge il controllo sull'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa di ordini e istruzioni emessi, nonché sul rispetto dei termini per l'attuazione delle istruzioni e delle istruzioni del capo preso sotto controllo.
11. Mantiene un file di controllo e registrazione.
12. Fornisce al posto di lavoro del capo i mezzi necessari di tecnologia organizzativa, cancelleria, crea condizioni favorevoli al lavoro efficace del capo.
13. Stampa, su indicazione della sede, i materiali d'ufficio necessari al proprio lavoro o inserisce le informazioni aggiornate nella banca dati.
14. Organizza l'accoglienza dei visitatori, contribuisce alla pronta considerazione delle richieste e delle proposte dei dipendenti.
15. Forma i casi secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce l'incolumità e li sottopone all'archivio in tempo utile.
16. Svolge gli incarichi ufficiali individuali del suo diretto superiore.

III. I diritti

Il segretario ha diritto:

1. Conoscere i progetti di decisione della direzione dell'impresa relativi alle sue attività.
2. Dare suggerimenti per migliorare il lavoro relativo alle responsabilità previste in questa istruzione.
3. Nei limiti di propria competenza, riferire al superiore responsabile di tutte le carenze riscontrate nell'esercizio delle proprie funzioni, e formulare proposte per la loro eliminazione.
4. Richiedere personalmente o per conto della direzione dell'impresa dalle divisioni dell'impresa e da altri specialisti informazioni e documenti necessari per l'esercizio delle sue funzioni.
5. Richiedere che la direzione dell'impresa assista nell'adempimento dei propri doveri e diritti.

IV. Responsabilità

Il segretario è responsabile:

1. Per l'esecuzione impropria o il mancato adempimento dei propri doveri ufficiali previsti da questa descrizione del lavoro - nella misura determinata dall'attuale legislazione sul lavoro della Federazione Russa.
2. Per i reati commessi nel corso dello svolgimento delle proprie attività - nei limiti determinati dall'attuale legislazione amministrativa, penale e civile della Federazione Russa.
3. Per aver causato danni materiali - entro i limiti determinati dall'attuale legislazione sul lavoro e civile della Federazione Russa.

Torna a Responsabilità di leadership

Il Segretario svolge le seguenti funzioni:

Svolge attività di supporto organizzativo e tecnico delle attività amministrative e amministrative del capo.

Accetta la corrispondenza in arrivo affinché venga presa in considerazione dal capo, la trasferisce in base alla decisione presa a divisioni strutturali oa un appaltatore specifico per l'utilizzo nel processo di lavoro o nella preparazione delle risposte.

Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma del capo.

Risponde alle telefonate, registra e trasmette le informazioni ufficiali al capo, organizza le conversazioni telefoniche del capo.

Descrizione del lavoro del segretario del capo

Per conto del capo, redige lettere, richieste e altri documenti.

Svolge attività di preparazione di riunioni e riunioni tenute dal capo (raccogliendo i materiali necessari, notificando ai partecipanti l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro registrazione), mantiene e redige verbali di riunioni e riunioni.

Svolge il controllo sull'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa di ordini e istruzioni emessi, nonché sul rispetto dei termini per l'attuazione delle istruzioni e delle istruzioni del capo preso sotto controllo.

Fornisce al posto di lavoro del capo i mezzi necessari di tecnologia organizzativa, cancelleria, crea condizioni favorevoli al lavoro efficace del capo.

Organizza l'accoglienza dei visitatori, contribuisce alla pronta considerazione delle richieste e delle proposte dei dipendenti.

Forma i casi secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce l'incolumità e li sottopone all'archivio in tempo utile.

Organizza viaggi di lavoro del capo: ordina biglietti aerei e ferroviari, prenota alberghi.

Svolge gli incarichi ufficiali individuali del suo diretto superiore.

Il segretario ha diritto:

Ricevere informazioni, anche riservate, nella misura necessaria per risolvere i compiti assegnati.

Fornire alla direzione suggerimenti per migliorare il proprio lavoro e il lavoro dell'azienda.

Richiedere personalmente o per conto del capo dalle divisioni dell'impresa e da altri specialisti informazioni e documenti necessari per l'esercizio delle sue funzioni.

Richiedere alla direzione di creare condizioni normali per l'esercizio delle funzioni ufficiali e la sicurezza di tutti i documenti risultanti dalle attività dell'azienda.

©2009-2018 Centro di gestione finanziaria. Tutti i diritti riservati. Pubblicazione dei materiali
consentito con l'indicazione obbligatoria di un link al sito.

I segretari sono dipendenti, senza la cui partecipazione, conoscenze e competenze è difficile garantire il lavoro coordinato di un'entità economica. La gamma di funzioni di un segretario è piuttosto ampia. Vale la pena familiarizzare con loro per avere un'idea del significato di questa professione nella realtà moderna.

Caratteristiche della professione di segretario e requisiti per un dipendente

Questo lavoro non solo richiede una persona organizzata, comunicativa e raccolta, ma può anche promettergli ottime prospettive di carriera. Ad esempio, in futuro, potrà contare sulla posizione di capo ufficio di un impiegato di reparto, ecc.

I requisiti principali per questo specialista sono i seguenti:

1. Istruzione secondaria, superiore;
2. Esperienza lavorativa;
3. Conoscenza del PC e capacità di lavorare con le apparecchiature per ufficio;
4. Conoscenza delle basi del lavoro d'ufficio;
5. Conoscenza di una lingua straniera (spesso inglese).

Inoltre, molti datori di lavoro si concentrano sulle qualità personali di una persona (buona volontà, reattività, puntualità), sul suo atteggiamento nei confronti dei più piccoli dettagli, sulla capacità di far fronte a un'ampia gamma di compiti e incarichi e sul bell'aspetto.

Lo stipendio di uno specialista varia da 15.000 rubli a 40.000 rubli. Dipende dal volume di lavoro e dalla situazione finanziaria dell'organizzazione stessa.

Ci sono diverse specializzazioni principali di un segretario:

• Assistant Manager;

Responsabilità del Segretario Esecutivo

La nomina e il licenziamento di tale dipendente possono avvenire solo per ordine del dirigente alla cui subordinazione si trova. L'ordinanza prevede anche il funzionario al quale sono delegate le funzioni di segretario del capo durante la sua assenza dal lavoro.

Nel suo lavoro, questo dipendente è guidato da:

• atti normativi a livello federale e regionale;
• Carta e regolamenti interni locali;
• le disposizioni della descrizione del lavoro.

Le responsabilità del Segretario Esecutivo comprendono:

• garantire le attività amministrative e amministrative del capo (sistematizzazione e strutturazione di tutti i materiali necessari a questo);
• fornire alla testa tutto il necessario per il lavoro: attrezzature organizzative riparabili, cancelleria;
• preparazione di riunioni e riunioni tenute dal responsabile;
• organizzazione di un viaggio d'affari per la testa (ordinazione dei biglietti e prenotazione di un hotel);
• redazione di istanze e lettere per conto dei superiori;
• organizzazione dell'accoglienza dei visitatori (se necessario - incontro e sistemazione degli ospiti);
• rispondere alle chiamate in arrivo, correggere le informazioni ricevute e trasferirle al gestore;
• accettazione delle domande e loro trasferimento alla firma del responsabile;
• trasferimento di informazioni dal management agli utenti finali (appaltatori specifici, partner, clienti);
• controllo sui tempi e sulla qualità dell'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa degli ordini e delle istruzioni della direzione;
• esecuzione di copie e duplicazioni di opere di qualsiasi complessità e volume;
• mantenere la comunicazione operativa con altre società (sia statali che commerciali), persone fisiche su questioni relative alle attività dirette dell'impresa.
• rilascio dei certificati necessari sull'anzianità di servizio dei dipendenti, nonché sulla loro retribuzione.

Il segretario deve anche svolgere distinti incarichi di natura ufficiale dal suo diretto superiore.

Oltre ai doveri, questo specialista ha anche dei diritti. Lui può:

Il Segretario Esecutivo ha il compito di:

• violazioni delle normative interne sul lavoro e sulla sicurezza;
• inosservanza di ordini, istruzioni e altri atti locali;
• mancato adempimento degli obblighi previsti nella descrizione dell'incarico;
• esecuzione di documenti che vengono sottoposti alla firma al capo;
• divulgazione delle informazioni a lui affidate.

Responsabilità lavorative di una segretaria

L'impiegato di segreteria è un gradino più basso del referente. Ma questo non riduce la sua gamma di responsabilità.

Quindi, i compiti del segretario-impiegato includono:

Molte delle funzioni che vengono assegnate all'impiegato possono essere svolte anche dal segretario del capo, ma vale la pena chiarire che la sua funzionalità è notevolmente più ampia. Ciò è dovuto, in primo luogo, alla necessità di garantire l'attività di gestione delle autorità.

L'impiegato, come ogni altro specialista, ha una serie di diritti, in particolare:

• il diritto di accedere alle informazioni necessarie per le proprie attività;
• il diritto di certificare determinati documenti con la propria firma;
• il diritto di prendere dimestichezza con i documenti, nonché con le decisioni che la direzione prende, in merito all'ambito delle proprie mansioni lavorative;
• il diritto di difendere i propri interessi.

Per l'impiego come segretaria, è necessario comporre correttamente un curriculum. È importante indicare tutti i principali vantaggi professionali, le qualità personali e, naturalmente, l'esperienza lavorativa del profilo. Puoi anche scaricare un curriculum adatto da Internet, compilarlo e inviarlo a un potenziale datore di lavoro affinché lo prenda in considerazione.

Descrizione del lavoro di segretario

Questa descrizione del lavoro è stata sviluppata e approvata sulla base di un contratto di lavoro con Natalya Vladimirovna Ivanova e in conformità con
le disposizioni del Codice del lavoro della Federazione Russa e altre normative
atti che regolano i rapporti di lavoro nella Federazione Russa.

1. Disposizioni generali

1.1. Il segretario appartiene alla categoria degli esecutori tecnici, viene assunto e revocato per ordine del direttore dell'impresa.
1.2. Alla carica di segretario è nominata una persona con un'istruzione professionale superiore, senza presentare requisiti per un'esperienza lavorativa, o un'istruzione professionale secondaria e un'esperienza lavorativa nella specialità di almeno 2 anni.
1.3. Il segretario del capo riporta direttamente al capo dell'impresa.
1.4. Nella sua attività, il segretario del capo è guidato da:
documenti normativi sul lavoro svolto;
materiali metodologici relativi a questioni rilevanti;
lo statuto dell'impresa;
regolamenti del lavoro;
ordini e ordini del direttore dell'impresa (supervisore diretto);
questa descrizione del lavoro.

1.5. Il segretario del gestore deve sapere:
risoluzioni, ordini, ordini e altri materiali di orientamento e documenti normativi relativi alle attività dell'impresa e alla tenuta dei registri;
la struttura e la gestione dell'impresa e delle sue divisioni;
organizzazione del lavoro d'ufficio;
modalità di registrazione e trattamento dei documenti;
attività di archivio;
dattiloscritto;
regole per l'uso dei dispositivi di ricezione e citofonia;
standard del sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa;
regole per la stampa di lettere commerciali utilizzando moduli standard;
fondamenti di etica ed estetica;
regole di comunicazione aziendale;
nozioni di base di organizzazione e gestione del lavoro;
regole per il funzionamento della tecnologia informatica;
fondamenti di diritto amministrativo e diritto del lavoro;
regolamenti interni del lavoro;
norme e regolamenti per la tutela del lavoro.
1.6. Durante l'assenza del segretario del capo, le sue funzioni sono svolte secondo le modalità prescritte dal sostituto designato, il quale è pienamente responsabile del corretto svolgimento dei compiti a lui affidati.

2. FUNZIONI

Il Segretario Esecutivo ha il compito di:
2.1. Attuazione del lavoro sul supporto organizzativo e tecnico delle attività amministrative e amministrative del capo dell'impresa.
2.2. Tenuta dei registri.
2.3. Organizzazione dell'accoglienza dei visitatori.

3. RESPONSABILITÀ LAVORATIVE

Per svolgere le funzioni a lui assegnate, il segretario del capo dell'impresa deve:
3.1. Svolgere lavori sul supporto organizzativo e tecnico delle attività amministrative e amministrative del capo dell'impresa.
3.2. Accettare la corrispondenza per l'esame del capo, trasferirla secondo la decisione presa a divisioni strutturali o esecutori specifici da utilizzare nel processo di lavoro o preparazione delle risposte.
3.3. Condurre il lavoro d'ufficio, eseguire varie operazioni utilizzando la tecnologia informatica progettata per raccogliere, elaborare e presentare le informazioni nella preparazione e nel processo decisionale.
3.4. Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma del capo dell'impresa.
3.5. Preparare documenti e materiali necessari per il lavoro del capo.
3.6. Monitorare la tempestiva considerazione e presentazione da parte delle unità strutturali e degli esecutori specifici dei documenti ricevuti per l'esecuzione, verificare la correttezza della preparazione delle bozze dei documenti sottoposti al capo per la firma e garantire la loro alta qualità di editing.
3.7. Organizzare lo svolgimento delle conversazioni telefoniche del capo, registrare le informazioni ricevute in sua assenza e portarne a conoscenza il contenuto, trasmettere e ricevere informazioni tramite apparati riceventi e intercomunicanti (telefax, telex, ecc.), nonché messaggi telefonici, portare alla sua attenzione in modo tempestivo le informazioni ricevute attraverso i canali di comunicazione.
3.8. A nome del capo, scrivere lettere, richieste, altri documenti, preparare risposte agli autori delle lettere.
3.9. Svolgere lavori sulla preparazione di riunioni e riunioni tenute dal capo (raccolta del materiale necessario, notifica ai partecipanti dell'ora e del luogo della riunione, ordine del giorno, registrazione), tenuta e redazione di verbali di riunioni e riunioni.
3.10. Esercitare il controllo sull'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa di ordini e ordini emessi, nonché sul rispetto dei termini per l'attuazione delle istruzioni e delle istruzioni del capo dell'impresa presa sotto controllo.
3.11. Mantenere un file di controllo e registrazione.
3.12. Fornire al posto di lavoro del capo i mezzi necessari di tecnologia organizzativa, cancelleria, creare condizioni favorevoli al suo lavoro efficace.
3.13. Stampare, su indicazione della sede, i materiali d'ufficio necessari al proprio operato o inserire le informazioni aggiornate nella banca dati.
3.14. Organizzare l'accoglienza dei visitatori, contribuire alla tempestiva considerazione delle richieste e delle proposte dei dipendenti.
3.15. Formare casi secondo la nomenclatura approvata, garantirne l'incolumità e presentarli all'archivio entro i termini stabiliti.
3.16. Copia i documenti su una fotocopiatrice personale.

Il segretario ha diritto:
4.1. Conoscere i progetti di decisione della direzione dell'impresa relativi alle sue attività.
4.2. Presentare proposte di miglioramento del lavoro relative alle responsabilità previste in questa istruzione all'esame della direzione.
4.3. Ricevi dai capi delle divisioni strutturali, dagli specialisti informazioni e documenti necessari per lo svolgimento delle loro funzioni.
4.4. Richiedere che la direzione dell'impresa assista nell'adempimento dei propri doveri e diritti.

5. RESPONSABILITÀ

Il segretario è responsabile:

5.1. Per inadempimento (improprio adempimento) dei propri doveri d'ufficio previsti dal presente job description, nella misura determinata dalla vigente normativa del lavoro.
5.2. Per i reati commessi nell'esercizio della propria attività - nei limiti determinati dalla vigente normativa amministrativa, penale e civile.
5.3. Per aver cagionato danno materiale - nei limiti determinati dalla vigente normativa del lavoro, penale e civile.

Conoscenza di questa descrizione del lavoro: Data. Firma.

I compiti della segretaria del manager sono molto diversi: pianificare la giornata lavorativa del capo, organizzare il lavoro dell'ufficio, negoziare con clienti e partner su istruzioni del capo, trovare e fornire veicoli per il manager e altri dipendenti e servizi, organizzare riunioni , sia in ufficio che fuori servizio, tenuta dei registri e molte altre questioni ufficiali. Inoltre, il capo può affidare problemi personali al suo assistente, ad esempio inviare congratulazioni (regali, fiori) per le vacanze non solo alle organizzazioni con cui l'azienda collabora, ma anche ai parenti. Poiché la giornata lavorativa del manager è solitamente irregolare, la segretaria spesso deve rimanere alzata fino a tardi al lavoro.

Per diventare un assistente indispensabile del capo, il segretario deve possedere qualità personali come disponibilità al lavoro, diligenza, precisione, responsabilità, delicatezza, modestia, iniziativa moderata, capacità di memorizzare e trarre conclusioni. È impossibile ricoprire questa posizione senza avere le capacità di dattilografia (200 battiti al minuto), lavoro d'ufficio, stenografia, buona conoscenza del PC. Tutte queste abilità vengono acquisite indipendentemente da libri e tutorial (ce ne sono moltissimi), nel processo di lavoro precedente o nei corsi. Le capacità professionali richiedono anche la capacità di negoziare, l'alfabetizzazione e una buona padronanza del parlato orale e scritto, perché il segretario del capo deve registrare gli ordini, condurre la corrispondenza commerciale, ecc.

Se le mansioni sono prevalentemente dominate dal lavoro di segretario-impiegato, è necessaria un'istruzione linguistica superiore, ma se è necessaria un assistente, viene data preferenza all'istruzione superiore nel settore di specializzazione dell'azienda.

Un ruolo molto importante è svolto dalla compatibilità psicologica, dalla somiglianza dei personaggi e dalla capacità della segretaria di rimanere in background. Coloro che sono abbastanza soddisfatti della posizione di assistente, la mano destra, si dedicano a questa professione. A volte, il leader è ingiusto nei confronti del suo segretario, poiché più spesso di altri cade sotto una mano calda.

Tuttavia, un buon capo e una segretaria intelligente ed esperta funzionano come un meccanismo ben oliato. Ci sono molti esempi di questo, specialmente i segretari di scienziati o scrittori. Molti personaggi famosi hanno iniziato come segretari.

Un altro tema delicato non può essere ignorato: il rapporto non lavorativo tra il boss e la sua segretaria. Per non entrare in una situazione ambigua, dovresti immediatamente dare un'occhiata più da vicino a un potenziale capo e, andando a un colloquio, vestirti in modo tale da sottolineare le tue qualità aziendali e non la dignità esterna. Se non ottieni questa posizione, il capo aveva bisogno di qualcosa di completamente diverso dalla segretaria e hai evitato con successo i problemi.

Per ottenere un lavoro, devi discutere le tue responsabilità in dettaglio e, ancora meglio, chiedere una descrizione del lavoro. Spesso l'ingenuità delle segretarie, la maggior parte delle quali sono ragazze poco esperte nelle persone e nella vita, diventa una delle cause di spiacevoli conseguenze. Accettando e incoraggiando doni, rispondendo al corteggiamento, mantenendo conversazioni giocose e battute ambigue, vestendosi con abiti rivelatori o provocatori, una ragazza spesso crea inconsciamente l'impressione della sua disponibilità. Pertanto, senza sminuire la colpa di coloro che amano approfittare della loro posizione ufficiale, vale comunque la pena metterli in guardia da passi errati.

Sebbene il segretario sia il più vicino al leader, la sua crescita professionale è limitata. Certo, ci sono eccezioni a ogni regola, ma non dovresti illuderti in particolare.

A seconda dell'insieme dei requisiti, dell'utilizzo della conoscenza delle lingue straniere, dell'esperienza lavorativa e delle mansioni funzionali, varia anche la retribuzione: da 200 a 800 euro. e. Tenere presente se nella posizione vacante “assistente personale” è indicato lo stipendio superiore a 1000 c.u. Cioè, con un alto grado di probabilità si può presumere che si tratti di network marketing.

Le funzioni principali includono:

attuazione del lavoro sul supporto organizzativo e tecnico delle attività amministrative e amministrative del capo dell'impresa;

tenuta dei registri;

organizzazione dell'accoglienza dei visitatori Zinoviev NB Documentazione: sussidio didattico. - P.75..

Il segretario del capo, nello svolgimento della sua attività:

svolgere lavori sul supporto organizzativo e tecnico delle attività amministrative e amministrative del capo dell'impresa;

accettare la corrispondenza ricevuta per l'esame del responsabile, trasferirla secondo la decisione presa a divisioni strutturali o esecutori specifici per l'utilizzo nel processo di lavoro o preparazione delle risposte;

svolgere lavori d'ufficio, svolgere varie operazioni utilizzando tecnologie informatiche atte a raccogliere, elaborare e presentare informazioni nella preparazione e nel processo decisionale;

accettare documenti e dichiarazioni personali per la firma del capo dell'impresa;

preparare documenti e materiali necessari per il lavoro del capo;

monitorare l'esame e la presentazione tempestivi da parte delle divisioni strutturali e degli esecutori specifici dei documenti ricevuti per l'esecuzione, verificare la correttezza dell'esecuzione delle bozze di documenti predisposte sottoposte al capo per la firma, assicurarne l'elaborazione di alta qualità;

organizzare conversazioni telefoniche del capo, registrare le informazioni ricevute in sua assenza e portarne a conoscenza il contenuto, trasmettere e ricevere informazioni tramite dispositivi riceventi e intercomunicanti (telefax, telex, ecc.), nonché messaggi telefonici, portare alla sua attenzione tempestivamente le informazioni ricevute attraverso i canali di comunicazione;

per conto del capo, redigere lettere, richieste, altri documenti, preparare risposte agli autori delle lettere;

svolgere i lavori di preparazione delle riunioni e delle riunioni tenute dal responsabile (raccolta del materiale necessario, comunicazione ai partecipanti dell'ora e del luogo della riunione, dell'ordine del giorno, della loro registrazione), tenuta e redazione di verbali di riunioni e riunioni;

esercitare il controllo sull'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa di ordini e istruzioni emessi, nonché sul rispetto dei termini per l'attuazione delle istruzioni e delle istruzioni del capo dell'impresa presa sotto controllo;

mantenere un file di controllo e registrazione;

fornire al posto di lavoro del capo i mezzi necessari di tecnologia organizzativa, cancelleria, creare condizioni favorevoli al suo lavoro efficace;

stampare, su indicazione della sede, il materiale d'ufficio necessario al proprio operato o inserire le informazioni aggiornate nella banca dati;

organizzare l'accoglienza dei visitatori, contribuire alla tempestiva considerazione delle richieste e delle proposte dei dipendenti;

formare casi secondo la nomenclatura approvata, garantirne l'incolumità e trasmetterli all'archivio entro i termini stabiliti;

copiare i documenti su una fotocopiatrice personale Istruzioni standard del segretario del capo. Banca delle descrizioni dei lavori.=http//www/kadrovik.ru/.

Ciascuna impresa svolge le proprie attività sulla base delle normative locali, redatte secondo le norme della normativa vigente. E poiché ogni azienda è un organismo separato, deve funzionare in armonia.

Uno dei documenti importanti su cui si basano le attività degli specialisti dell'impresa è la descrizione del lavoro. Questo è un documento che esplicita i doveri funzionali di un dipendente di una direzione o dell'altra, specialità. È necessario familiarizzare a fondo i dipendenti non solo con i loro doveri, ma anche con i loro diritti, poteri e funzioni.

La descrizione del lavoro è un documento locale che specifica i diritti e gli obblighi di ciascun dipendente, a seconda della posizione ricoperta e della funzione lavorativa svolta.
Questo documento è sviluppato da specialisti del dipartimento del personale insieme ad avvocati. L'istruzione è approvata dal datore di lavoro o dal dirigente assunto, se dispone di tale autorità.

Il datore di lavoro è obbligato a familiarizzare il richiedente con la descrizione del lavoro prima di firmare il contratto di lavoro. In caso contrario, il datore di lavoro non sarà in grado di portare il dipendente a responsabilità disciplinare per il mancato adempimento dei suoi doveri d'ufficio.

Il documento deve descrivere in dettaglio i compiti del segretario, a seconda delle specificità del lavoro. Quanto più dettagliati sono questi doveri, tanto più facile sarà risolvere i conflitti pre-processuali e giudiziari tra il dipendente e il datore di lavoro.

Perché hai bisogno di una descrizione del lavoro

Nella compilazione di questo documento, la persona responsabile deve fare affidamento sulle norme degli attuali livelli federale, regionale e locale. Il responsabile dell'impresa, in quanto responsabile della corretta gestione dei documenti, deve verificare tale conformità. Inoltre, il responsabile del personale deve anche essere consapevole della conformità dell'istruzione alla normativa vigente.

Viene compilato per un gruppo di posizioni identiche o per una specifica posizione individuale. Il dipendente deve essere a conoscenza del documento contro firma. Devi farlo quando fai domanda per un lavoro. Se non è compilato correttamente, il dipendente e il manager avranno sicuramente disaccordi e situazioni di conflitto in merito alla divisione del lavoro e alle funzioni svolte dal dipendente.

Con la corretta preparazione delle job description, il management deve perseguire obiettivi specifici e risolvere i seguenti compiti:

• ripartire adeguatamente le responsabilità lavorative tra dipendenti con posizioni simili. È necessario coordinare chiaramente le loro azioni per ottenere il risultato più utile;
• miglioramento del clima psicologico nella squadra, miglioramento della situazione. È necessario ridurre al minimo la percentuale di probabilità di conflitti;
• delineare chiaramente i diritti e gli obblighi degli specialisti dello stesso livello, fornire specifiche sui loro poteri, definire chiaramente la responsabilità di ciascuno. Se necessario, ci si può concentrare separatamente sulle sanzioni disciplinari applicabili allo specialista sotto forma di responsabilità per negligenza ai propri doveri;
• effettuare lo scarico psicologico e ufficiale dei dipendenti che sono costretti a combinare più posizioni. Non basta solo scaricarli, questo carico deve essere distribuito correttamente e uniformemente;
• stabilire un sistema di incentivi e motivazioni psicologiche e finanziarie;
• un'adeguata distribuzione delle responsabilità tra i dirigenti.

Con l'aiuto della descrizione del lavoro, la direzione dell'impresa implementa tutti gli aspetti dell'interazione tra l'apparato di gestione e il personale. Ma non è sempre possibile ottenere il massimo risultato possibile. Pertanto, è necessario selezionare e nominare correttamente una persona che sarà responsabile della compilazione delle descrizioni dei lavori.

A seconda delle dimensioni dell'azienda e del numero di dipendenti, viene redatta un'istruzione standard per un gruppo di posizioni identiche. Se necessario, è possibile apportare modifiche per una posizione specifica. Se l'azienda è piccola, ha solo 25-50 persone, il documento viene redatto separatamente per ciascuna posizione. Responsabile è un membro della Direzione Risorse Umane.

Regole di base per la compilazione della descrizione del lavoro di una segretaria

Per una posizione come quella di segretario (può essere multilivello, dal segretario del capo di un'unità strutturale al segretario del capo di un'azienda o di un'impresa), non esiste una forma unificata sviluppata di descrizione del lavoro. Pertanto, ogni impresa ha il diritto di scegliere come redigere un documento.

Durante la compilazione del documento, l'ufficiale responsabile deve ricordare che è necessario tenere conto delle specificità delle attività di una particolare impresa. In aziende di diverse direzioni, i segretari possono svolgere varie funzioni e compiti. Questo deve essere preso in considerazione durante la stesura.

Puoi fare affidamento su uno schema generalmente accettato. Ogni descrizione del lavoro dovrebbe includere quanto segue:

Se necessario, ulteriori sezioni possono essere aggiunte alla descrizione del lavoro della segretaria:

• "condizioni di lavoro". Qui si può fare riferimento al regolamento interno per determinare le modalità di funzionamento della segreteria. Se è necessario accompagnare il gestore nei viaggi di lavoro, questa sfumatura può riflettersi anche qui;
• "diritto di firma". Il segretario può firmare atti nell'ambito delle sue attribuzioni.

La descrizione del lavoro, redatta dal dipendente responsabile del dipartimento del personale, deve passare attraverso la procedura di coordinamento con il responsabile del servizio del personale. Inoltre, lo stesso segretario deve prenderne visione contro firma.

Redigere una descrizione del lavoro per una segretaria

Il documento è redatto in un'unica copia. Viene firmato dallo stesso segretario dopo averlo letto e studiato attentamente. Se l'impresa ha più segretari per stato, è possibile stampare più copie, apportando le modifiche appropriate per ciascuna separatamente, a seconda della posizione del capo a cui è "attaccato" il segretario.

Se lo stesso segretario ha bisogno di una copia aggiuntiva per uso personale, può fare una copia della descrizione del lavoro da lui già firmata. Non è vietato!

Per comporre correttamente un documento, è necessario seguire alcune regole. In particolare, un "header" dovrebbe essere progettato nell'angolo in alto a destra. Questo è il luogo per l'approvazione delle istruzioni da parte del capo dell'intera impresa. Qui è necessario compilare alcune righe:

• deve essere la parola "approvo";
• seguito dalla posizione del leader. Ad esempio, "direttore generale" o "direttore";
• Nome completo del capo;
• firma del leader.

Quindi al centro del foglio, devi specificare il nome del documento. Questa è la descrizione del lavoro del segretario. Solo dopo vengono registrati tutti i punti principali.

Le sezioni in cui dovrebbe consistere l'istruzione del segretario sono state menzionate sopra. Sono prescritti secondo le regole delle funzioni svolte. Ad esempio, i compiti funzionali del segretario del capo dipartimento possono essere in qualche modo "più ristretti" dei compiti dell'assistente del capo dell'intera impresa.

Dopo che l'istruzione è stata redatta, deve essere concordata con il dipendente responsabile della segreteria. Questo può essere il capo dell'unità strutturale pertinente. Se non esiste una persona del genere nello stato, allora con il capo del servizio del personale o un altro dipendente i cui compiti includono tale coordinamento.

Il marchio di approvazione è apposto alla fine del documento. Devi compilare alcune righe:

• assicurati di indicare la parola "concordato";
• responsabilità di posizione della persona;
• il nome della società in versione abbreviata;
• Nome di questo dipendente;
• data di calendario per l'approvazione;
• firma della persona che ha approvato l'istruzione.

Successivamente, è necessario consegnare il documento per la revisione al segretario stesso. Devi anche compilare alcune righe:

• è obbligatorio indicare la frase “Ho familiarità con le istruzioni”;
• la posizione del segretario così come indicata nell'elenco del personale;
• il nome della società in versione abbreviata;
• Nome di questo dipendente;
• Dettagli del passaporto. Se necessario, puoi fare copia della pagina del passaporto dove sono indicati i dati anagrafici della segreteria. Allegare una copia alle istruzioni a conferma dei dati specificati;
• data di calendario per l'approvazione;
• la firma del dipendente, che conferma che ha davvero letto la descrizione del suo lavoro.

Non "spostare" il documento senza averlo letto attentamente. Un'attenta familiarizzazione è una garanzia che adempirà fedelmente ai suoi doveri e non lavorerà per altri dipendenti. Se il segretario si discosta dai suoi doveri funzionali o non li adempie, sarà ritenuto responsabile.

Al contrario, se ritenuto responsabile per presunta inadempimento, può sempre fare riferimento alle istruzioni e impugnare l'ordinanza della direzione di irrogare una sanzione disciplinare. Aiuterà anche quando si presenta un reclamo all'ispettorato del lavoro o quando si intenta una causa in tribunale. Pertanto, devi stare attento!

Compiti del segretario

Ogni organizzazione ha bisogno di una segretaria. Pertanto, la descrizione del lavoro di un tale dipendente è utile per ogni azienda. Il segretario può essere sia il capo dell'impresa che il capo dell'unità strutturale. Questa è la funzione del segretario.

I compiti del segretario comprendono:

• accettazione e smistamento della corrispondenza ricevuta per il capo;
• svolgere lavori d'ufficio nell'ambito delle attività di un dipartimento o di un'unità strutturale;
• accettazione delle dichiarazioni personali dei dipendenti per la firma del capo;
• preparazione di documenti e materiali necessari per il lavoro del capo;
• lavorare con computer, fotocopiatrici e altre apparecchiature per ufficio;
• mantenere un file di controllo e registrazione;
• stampare i documenti necessari per il lavoro del capo;
• svolgimento del lavoro sulla preparazione di vari incontri, incontri e altri incontri;
• preparazione e stampa dei documenti necessari per tali incontri;
• organizzazione dell'accoglienza di visitatori;
• tenere un registro dei documenti in entrata e in uscita;
• comunicazione educata al telefono;
• altri compiti che dipendono dalle specificità delle attività del dipartimento o dell'unità strutturale.

Descrizione del lavoro del segretario del capo

La segretaria del manager ha anche una descrizione del lavoro. Le responsabilità del Segretario Esecutivo comprendono:

• svolgere lavori sull'organizzazione del supporto tecnico per le attività del capo;
• accettare e smistare tutta la corrispondenza che arriva a nome del capo;
• se è necessario, ordinare tutta la corrispondenza per divisioni strutturali e organizzare la consegna di questa corrispondenza alle divisioni strutturali pertinenti;
• organizzazione di conversazioni telefoniche del capo;
• ricezione e registrazione delle informazioni in arrivo durante l'assenza del capo;
• lavorare con apparecchiature per ufficio;
• organizzazione di meeting, meeting e meeting;
• preparazione e stampa del materiale necessario per le riunioni;
• esecuzione delle singole istruzioni del capo.

Scaricamento

Puoi scaricare un esempio di descrizione del lavoro di una segretaria in formato .doc