Vadītāja sekretāra funkcijas. Sekretāra amata apraksts Sekretāra funkcijas

Ievietots 09.12.2017

Sākums / Darba apraksti

Lejupielādēt darba aprakstu
vadītāja sekretāre (.doc, 90KB)

I. Vispārīgi noteikumi

1. Vadītāja sekretāre pieder tehnisko izpildītāju kategorijai.
2. Vadītāja sekretāra amatā tiek iecelta persona, kurai ir augstākā profesionālā izglītība, neuzrādot prasības pēc darba pieredzes vai vidējās profesionālās izglītības un darba pieredze specialitātē vismaz 2 gadi.
3. Iecelšana sekretāra amatā un atbrīvošana no tā tiek veikta ar uzņēmuma direktora rīkojumu, uzrādot
4. Vadītāja sekretārei jāzina:
   1. 4.1. Augstāku un citu institūciju dekrēti, rīkojumi, rīkojumi, citi reglamentējošie un normatīvie dokumenti, kas attiecas uz uzņēmuma darbību.
   2. 4.2. Noteikumi, instrukcijas, citi normatīvie dokumenti lietvedību.
   3. 4.3. Uzņēmuma un tā struktūrvienību struktūra un vadība.
   4. 4.4. Uzņēmējdarbības organizācija.
   5. 4.5. Dokumentu reģistrācijas un apstrādes metodes.
   6. 4.6. Arhīvu bizness.
   7. 4.7. Mašīnraksts.
   8. 4.8.

      Darba apraksti

      Uzņemšanas un sakaru līdzekļu lietošanas noteikumi.

   9. 4.9. Organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas vienotās sistēmas standarti.
   10. 4.10. Noteikumi biznesa vēstuļu drukāšanai, izmantojot standarta veidlapas.
   11. 4.11. Ētikas un estētikas pamati.
   12. 4.12. Lietišķās komunikācijas noteikumi.
   13. 4.13. Datortehnoloģiju darbības noteikumi.
   14. 4.15. Administratīvo tiesību un darba likumdošanas pamati.
   15. 4.16. Iekšējie darba noteikumi.
   16. 4.17. Darba aizsardzības noteikumi un normas, drošības pasākumi, rūpnieciskā sanitārija un ugunsdrošība.
5. Vadītāja sekretāra prombūtnes laikā (slimība, atvaļinājums u.c.) viņa pienākumus pilda noteiktajā kārtībā iecelta persona, kura iegūst attiecīgas tiesības un ir atbildīga par tai uzticēto pienākumu pienācīgu izpildi.

II. Darba pienākumi

Sekretārs:

1. Veic darbu pie vadītāja administratīvo un administratīvo darbību organizatoriskā un tehniskā nodrošinājuma.
2. Pieņem ienākošo korespondenci izskatīšanai vadītājam, saskaņā ar pieņemto lēmumu nodod struktūrvienībām vai konkrētam izpildītājam izmantošanai darba vai atbilžu sagatavošanas procesā.
3. Veic biroja darbu, veic dažādas operācijas, izmantojot datortehnoloģijas, kas paredzētas informācijas apkopošanai, apstrādei un prezentēšanai sagatavošanā un lēmumu pieņemšanā.
4. Pieņem dokumentus un personas apliecinājumus vadītāja parakstam.
5. Sagatavo vadītāja darbam nepieciešamos dokumentus un materiālus.
6. Uzrauga vadītājam parakstīšanai iesniegto dokumentu savlaicīgu izskatīšanu un iesniegšanu no struktūrvienību un konkrēto izpildītāju puses, nodrošina to kvalitatīvu rediģēšanu.
7. Organizē vadītāja telefonsarunu vadīšanu, fiksē viņa prombūtnes laikā saņemto informāciju un vērš viņa uzmanību uz tās saturu, pārraida un saņem informāciju, izmantojot uztveršanas un domofonu ierīces (telefakss, telekss u.c.), kā arī telefona ziņas, atnes informāciju, kas saņemta pa saziņas kanāliem.
8. Vadītāja uzdevumā noformē vēstules, pieprasījumus, citus dokumentus, sagatavo atbildes vēstuļu autoriem.
9. Veic darbu pie vadītāja rīkoto sēžu un sapulču sagatavošanas (nepieciešamo materiālu vākšana, dalībnieku paziņošana par sanāksmes laiku un vietu, darba kārtību, viņu reģistrācija), uztur un sastāda sēžu un sapulču protokolus.
10. Kontrolē, kā uzņēmuma darbinieki izpilda izdotos rīkojumus un instrukcijas, kā arī kontrolē pārņemto vadītāja norādījumu un norādījumu izpildes termiņus.
11. Uztur kontroles un reģistrācijas failu.
12. Nodrošina vadītāja darba vietu ar nepieciešamajiem organizatorisko tehnoloģiju līdzekļiem, kancelejas precēm, rada efektīvam vadītāja darbam labvēlīgus apstākļus.
13. Pēc vadītāja norādījuma izdrukā savam darbam nepieciešamos biroja materiālus vai ievada aktuālo informāciju datu bankā.
14. Organizē apmeklētāju pieņemšanu, palīdz operatīvi izskatīt darbinieku pieprasījumus un priekšlikumus.
15. Veido lietas atbilstoši apstiprinātajai nomenklatūrai, nodrošina to drošību un savlaicīgi iesniedz arhīvā.
16. Veic sava tiešā vadītāja individuālos oficiālos uzdevumus.

III. Tiesības

Sekretāram ir tiesības:

1. Iepazīstieties ar uzņēmuma vadības lēmumu projektiem saistībā ar tā darbību.
2. Izteikt priekšlikumus ar šajā instrukcijā paredzētajiem pienākumiem saistītā darba pilnveidošanai.
3. Savas kompetences ietvaros ziņot tiešajam vadītājam par visiem, pildot pienākumus, konstatētajiem trūkumiem un izteikt priekšlikumus to novēršanai.
4. Pieprasīt personīgi vai uzņēmuma vadības vārdā no uzņēmuma struktūrvienībām un citiem speciālistiem informāciju un dokumentus, kas nepieciešami viņa pienākumu veikšanai.
5. Pieprasīt, lai uzņēmuma vadība palīdzētu pildīt savus pienākumus un tiesības.

IV. Atbildība

Sekretārs ir atbildīgs:

1. Par šajā amata aprakstā paredzēto dienesta pienākumu nepienācīgu pildīšanu vai nepildīšanu - tādā apjomā, kādu nosaka spēkā esošie Krievijas Federācijas darba tiesību akti.
2. Par noziedzīgiem nodarījumiem, kas izdarīti, veicot savas darbības - robežās, kas noteiktas spēkā esošajos Krievijas Federācijas administratīvajos, krimināltiesību un civillikumos.
3. Par materiālā kaitējuma nodarīšanu - robežās, ko nosaka spēkā esošie Krievijas Federācijas darba un civillikumi.

Atgriezties pie vadības pienākumiem

Sekretārs veic šādus pienākumus:

Veic darbu pie vadītāja administratīvo un administratīvo darbību organizatoriskā un tehniskā nodrošinājuma.

Pieņem ienākošo korespondenci izskatīšanai vadītājam, saskaņā ar pieņemto lēmumu nodod struktūrvienībām vai konkrētam izpildītājam izmantošanai darba vai atbilžu sagatavošanas procesā.

Pieņem dokumentus un personas apliecinājumus vadītāja parakstam.

Atbild uz telefona zvaniem, ieraksta un nodod vadītājam oficiālu informāciju, organizē vadītāja telefonsarunas.

Vadītāja sekretāres amata apraksts

Vadītāja vārdā viņš sastāda vēstules, lūgumus un citus dokumentus.

Veic darbu pie vadītāja rīkoto sēžu un sapulču sagatavošanas (nepieciešamo materiālu vākšana, dalībnieku paziņošana par sanāksmes laiku un vietu, darba kārtību, viņu reģistrācija), uztur un sastāda sēžu un sapulču protokolus.

Kontrolē, kā uzņēmuma darbinieki izpilda izdotos rīkojumus un instrukcijas, kā arī kontrolē pārņemto vadītāja norādījumu un norādījumu izpildes termiņus.

Nodrošina vadītāja darba vietu ar nepieciešamajiem organizatorisko tehnoloģiju līdzekļiem, kancelejas precēm, rada efektīvam vadītāja darbam labvēlīgus apstākļus.

Organizē apmeklētāju pieņemšanu, palīdz operatīvi izskatīt darbinieku pieprasījumus un priekšlikumus.

Veido lietas atbilstoši apstiprinātajai nomenklatūrai, nodrošina to drošību un savlaicīgi iesniedz arhīvā.

Organizē vadītāja komandējumus: pasūta avio un dzelzceļa biļetes, rezervē viesnīcas.

Veic sava tiešā vadītāja individuālos oficiālos uzdevumus.

Sekretāram ir tiesības:

Saņemt informāciju, tajā skaitā konfidenciālu informāciju, tādā apjomā, kāds nepieciešams uzdoto uzdevumu risināšanai.

Sniegt vadībai ieteikumus sava un uzņēmuma darba uzlabošanai.

Pieprasīt personīgi vai vadītāja vārdā no uzņēmuma struktūrvienībām un citiem speciālistiem informāciju un dokumentus, kas nepieciešami viņa pienākumu veikšanai.

Pieprasīt vadībai radīt normālus apstākļus dienesta pienākumu veikšanai un visu uzņēmuma darbības rezultātā radušos dokumentu drošībai.

©2009-2018 Finanšu vadības centrs. Visas tiesības aizsargātas. Materiālu publicēšana
atļauts, obligāti norādot saiti uz vietni.

Sekretāri ir darbinieki, bez kuru līdzdalības, zināšanām un prasmēm ir grūti nodrošināt saimnieciskās vienības koordinētu darbu. Sekretāra pienākumu loks ir diezgan liels. Ir vērts ar tiem iepazīties, lai gūtu priekšstatu par šīs profesijas nozīmi mūsdienu realitātē.

Sekretāra profesijas iezīmes un prasības darbiniekam

Šis darbs ne tikai prasa no cilvēka organizētību, komunikabilitāti un savācību, bet arī var solīt viņam lieliskas karjeras izredzes. Piemēram, turpmāk viņš var rēķināties ar nodaļas darbinieka biroja vadītāja amatu utt.

Galvenās prasības šim speciālistam ir šādas:

1. Vidējā, augstākā izglītība;
2. Darba pieredze;
3. PC prasme un prasme strādāt ar biroja tehniku;
4. Biroja darba pamatu zināšanas;
5. Svešvalodas (bieži angļu) zināšanas.

Tāpat daudzi darba devēji koncentrējas uz cilvēka personiskajām īpašībām (laba griba, atsaucība, punktualitāte), viņa attieksmi pret vissīkākajām detaļām, spēju tikt galā ar visdažādākajiem pienākumiem un uzdevumiem, kā arī labu izskatu.

Speciālista alga svārstās no 15 000 līdz 40 000 rubļu. Tas ir atkarīgs no darba apjoma un pašas organizācijas finansiālā stāvokļa.

Ir vairākas galvenās sekretāra specializācijas:

• Vadītāja palīgs;

Izpildsekretāra pienākumi

Šī darbinieka iecelšana un atlaišana var notikt tikai ar vadītāja rīkojumu, kura pakļautībā viņš ir. Rīkojumā ir noteikta arī amatpersona, kurai deleģēti vadītāja sekretāra pienākumi viņa prombūtnes laikā no darba.

Savā darbā šis darbinieks vadās pēc:

• federālā un reģionālā līmeņa normatīvie tiesību akti;
• Harta un vietējie iekšējie noteikumi;
• amata apraksta noteikumiem.

Izpildsekretāra pienākumos ietilpst:

• vadītāja administratīvās un administratīvās darbības nodrošināšana (visu tam nepieciešamo materiālu sistematizācija un strukturēšana);
• nodrošināt vadītāju ar visu darbam nepieciešamo - apkalpojamu organizatorisko aprīkojumu, kancelejas preces;
• vadītāja rīkoto sanāksmju un sanāksmju sagatavošana;
• komandējuma organizēšana vadītājam (biļešu pasūtīšana un viesnīcas rezervēšana);
• lūgumu un vēstuļu sastādīšana priekšnieku vārdā;
• apmeklētāju pieņemšanas organizēšana (ja nepieciešams - viesu sagaidīšana un izmitināšana);
• atbildēt uz ienākošajiem zvaniem, fiksēt saņemto informāciju un nodot to vadītājam;
• pieteikumu pieņemšana un nodošana vadītāja parakstam;
• informācijas nodošana no vadības gala lietotājiem (konkrēti līgumslēdzēji, partneri, klienti);
• kontrolēt uzņēmuma darbinieku rīkojumu un vadības norādījumu izpildes laiku un kvalitāti;
• jebkuras sarežģītības un apjoma kopēšanas un pavairošanas darbu veikšana;
• operatīvās komunikācijas uzturēšana ar citiem uzņēmumiem (gan valsts, gan komercsabiedrībām), privātpersonām jautājumos, kas saistīti ar uzņēmuma tiešo darbību.
• nepieciešamo izziņu izsniegšana par darbinieku darba stāžu, kā arī par darba samaksu.

Sekretāram jāpilda arī atsevišķi sava tiešā priekšnieka oficiāli uzdevumi.

Papildus pienākumiem šim speciālistam ir arī tiesības. Viņš var:

Izpildsekretārs ir atbildīgs par:

• iekšējo darba noteikumu un drošības noteikumu pārkāpumi;
• rīkojumu, instrukciju un citu vietējo aktu neievērošana;
• amata aprakstā noteikto pienākumu nepildīšana;
• to dokumentu noformēšana, kuri tiek iesniegti parakstīšanai vadītājam;
• viņam uzticētās informācijas izpaušanu.

Sekretāra darba pienākumi

Sekretārs ierēdnis ir vienu pakāpi zemāk par referentu. Taču tas nemazina viņa pienākumu loku.

Tātad sekretāra-lietveža pienākumos ietilpst:

Daudzus pienākumus, kas tiek uzticēti lietvedei, var veikt arī vadītāja sekretārs, taču der precizēt, ka viņa funkcionalitāte ir manāmi plašāka. Tas, pirmkārt, ir saistīts ar nepieciešamību nodrošināt iestāžu vadības darbības.

Ierēdnim, tāpat kā jebkuram citam speciālistam, ir vairākas tiesības, jo īpaši:

• tiesības piekļūt savai darbībai nepieciešamajai informācijai;
• tiesības atsevišķus dokumentus apliecināt ar savu parakstu;
• tiesības iepazīties ar dokumentiem, kā arī vadības pieņemtajiem lēmumiem par savu darba pienākumu loku;
• tiesības aizstāvēt savas intereses.

Lai strādātu par sekretāru, jums pareizi jāsastāda CV. Ir svarīgi norādīt visas savas galvenās profesionālās priekšrocības, personiskās īpašības un, protams, profila darba pieredzi. Varat arī lejupielādēt piemērotu CV no interneta, aizpildīt to un nosūtīt potenciālajam darba devējam izskatīšanai.

Sekretāra amata apraksts

Šis amata apraksts tika izstrādāts un apstiprināts, pamatojoties uz darba līgumu ar Natāliju Vladimirovnu Ivanovu un saskaņā ar
Krievijas Federācijas Darba kodeksa un citu normatīvo aktu noteikumi
akti, kas regulē darba attiecības Krievijas Federācijā.

1. Vispārīgie noteikumi

1.1. Sekretārs ietilpst tehnisko izpildītāju kategorijā, tiek pieņemts darbā un atbrīvots no darba ar uzņēmuma direktora rīkojumu.
1.2. Sekretāra amatā ieceļ personu ar augstāko profesionālo izglītību, neuzrādot prasības pēc darba pieredzes, vai vidējo profesionālo izglītību un darba pieredzi specialitātē vismaz 2 gadi.
1.3. Vadītāja sekretārs ir tieši pakļauts uzņēmuma vadītājam.
1.4. Savā darbībā vadītāja sekretārs vadās pēc:
normatīvie dokumenti par veikto darbu;
metodiskie materiāli, kas saistīti ar aktuāliem jautājumiem;
uzņēmuma statūtus;
darba noteikumi;
uzņēmuma direktora (tiešā darba vadītāja) rīkojumi un rīkojumi;
šis darba apraksts.

1.5. Vadītāja sekretārei jāzina:
rezolūcijas, rīkojumi, rīkojumi un citi norādījumu materiāli un normatīvie dokumenti, kas attiecas uz uzņēmuma darbību un lietvedību;
uzņēmuma un tā nodaļu struktūra un vadība;
biroja darba organizēšana;
dokumentu reģistrācijas un apstrādes metodes;
arhīvu bizness;
mašīnrakstā;
uztveršanas un domofonu ierīču lietošanas noteikumi;
vienotās organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēmas standarti;
biznesa vēstuļu drukāšanas noteikumi, izmantojot standarta veidlapas;
ētikas un estētikas pamati;
lietišķās komunikācijas noteikumi;
darba organizācijas un vadīšanas pamati;
datortehnoloģiju darbības noteikumi;
administratīvo tiesību un darba likumdošanas pamati;
iekšējie darba noteikumi;
darba aizsardzības noteikumi un noteikumi.
1.6. Vadītāja sekretāra prombūtnes laikā viņa pienākumus noteiktajā kārtībā pilda ieceltais vietnieks, kurš ir pilnībā atbildīgs par viņam uzticēto pienākumu pienācīgu izpildi.

2. FUNKCIJAS

Izpildsekretārs ir atbildīgs par:
2.1. Uzņēmuma vadītāja administratīvo un administratīvo darbību organizatoriskā un tehniskā nodrošinājuma darba īstenošana.
2.2. Lietvedība.
2.3. Apmeklētāju uzņemšanas organizēšana.

3. DARBA PIENĀKUMI

Uzņēmuma vadītāja sekretāram, lai veiktu viņam uzticētās funkcijas, ir:
3.1. Veikt darbu pie uzņēmuma vadītāja administratīvās un administratīvās darbības organizatoriskā un tehniskā nodrošinājuma.
3.2. Pieņemt korespondenci izskatīšanai vadītājam, nodot to saskaņā ar pieņemto lēmumu struktūrvienībām vai konkrētiem izpildītājiem izmantošanai darba vai atbilžu sagatavošanas procesā.
3.3. Veikt biroja darbu, veikt dažādas operācijas, izmantojot datortehnoloģijas, kas paredzētas informācijas apkopošanai, apstrādei un prezentēšanai lēmumu sagatavošanā un pieņemšanā.
3.4. Pieņemt dokumentus un personas izziņas uzņēmuma vadītāja parakstam.
3.5. Sagatavot vadītāja darbam nepieciešamos dokumentus un materiālus.
3.6. Uzrauga izpildei saņemto dokumentu savlaicīgu izskatīšanu un iesniegšanu struktūrvienībās un konkrētos izpildītājus, pārbauda vadītājam parakstīšanai iesniegto dokumentu projektu sagatavošanas pareizību un nodrošina to kvalitatīvu rediģēšanu.
3.7. Organizēt vadītāja telefonsarunas, ierakstīt viņa prombūtnes laikā saņemto informāciju un pievērst viņa uzmanību tās saturam, pārraidīt un saņemt informāciju, izmantojot uztveršanas un domofonu ierīces (telefakss, telekss u.c.), kā arī telefona ziņojumus, nest. laicīgi pievērstu viņa uzmanību informācijai, kas saņemta pa saziņas kanāliem.
3.8. Vadītāja vārdā rakstīt vēstules, pieprasījumus, citus dokumentus, sagatavot atbildes vēstuļu autoriem.
3.9. Veikt darbu pie vadītāja vadīto sēžu un sapulču sagatavošanas (nepieciešamo materiālu vākšana, dalībnieku paziņošana par sanāksmes laiku un vietu, darba kārtību, to reģistrēšana), sēžu un sapulču protokolēšanas un sastādīšanas.
3.10. Veikt kontroli pār uzņēmuma darbinieku izdoto rīkojumu un norādījumu izpildi, kā arī pārņemto uzņēmuma vadītāja norādījumu un norādījumu izpildes termiņu ievērošanu.
3.11. Saglabājiet kontroles un reģistrācijas failu.
3.12. Nodrošiniet vadītāja darba vietu ar nepieciešamajiem organizācijas tehnoloģiju līdzekļiem, kancelejas precēm, radīt apstākļus, kas veicina viņa efektīvu darbu.
3.13. Izdrukājiet pēc vadītāja norādījuma viņa darbam nepieciešamos biroja materiālus vai ievadiet aktuālo informāciju datu bankā.
3.14. Organizēt apmeklētāju pieņemšanu, veicināt darbinieku pieprasījumu un priekšlikumu operatīvu izskatīšanu.
3.15. Noformēt lietas atbilstoši apstiprinātajai nomenklatūrai, nodrošināt to drošību un noteiktajos termiņos iesniegt arhīvā.
3.16. Kopēt dokumentus uz personīgā kopētāja.

Sekretāram ir tiesības:
4.1. Iepazīstieties ar uzņēmuma vadības lēmumu projektiem saistībā ar tā darbību.
4.2. Priekšlikumus ar šajā instrukcijā paredzētajiem pienākumiem saistītā darba pilnveidošanai iesniegt izskatīšanai vadībā.
4.3. Saņemt no struktūrvienību vadītājiem, speciālistiem informāciju un dokumentus, kas nepieciešami viņu pienākumu veikšanai.
4.4. Pieprasīt, lai uzņēmuma vadība palīdzētu pildīt savus pienākumus un tiesības.

5. ATBILDĪBA

Sekretārs ir atbildīgs:

5.1. Par šajā amata aprakstā paredzēto amata pienākumu nepildīšanu (nepareizu pildīšanu) spēkā esošās darba likumdošanas noteiktajā apjomā.
5.2. Par noziedzīgiem nodarījumiem, kas izdarīti, veicot savas darbības - spēkā esošo administratīvo, krimināltiesisko un civiltiesisko likumdošanu noteiktajās robežās.
5.3. Par materiālā kaitējuma nodarīšanu - spēkā esošo darba, krimināltiesību un civillikumu noteiktajās robežās.

Iepazans ar o darba aprakstu: Datums. Paraksts.

Vadītāja sekretāres pienākumi ir ļoti dažādi: priekšnieka darba dienas plānošana, biroja darba organizēšana, pārrunas ar klientiem un partneriem pēc priekšnieka norādījumiem, transportlīdzekļu atrašana un nodrošināšana vadītājam un citiem darbiniekiem un dienestiem, tikšanos organizēšana. , gan birojā, gan ārpus dienesta, lietvedības un daudzām citām oficiālām lietām. Turklāt personīgās problēmas priekšnieks var uzticēt savam palīgam, piemēram, sūtīt apsveikumus (dāvanas, ziedus) svētkos ne tikai organizācijām, ar kurām uzņēmums sadarbojas, bet arī tuviniekiem. Tā kā vadītāja darba diena parasti ir neregulāra, sekretārei darbā bieži nākas gulēt vēlu.

Lai kļūtu par neaizvietojamu priekšnieka palīgu, sekretārei jāpiemīt tādām personiskajām īpašībām kā gatavība darbam, centība, precizitāte, atbildība, smalkjūtība, pieticība, mērena iniciatīva, spēja iegaumēt un izdarīt secinājumus. Šo amatu nav iespējams ieņemt bez mašīnrakstīšanas (200 sitieni minūtē), biroja darba, stenogrāfijas, labām datora zināšanām. Visas šīs prasmes tiek apgūtas neatkarīgi no grāmatām un pamācībām (tādu ir ļoti daudz), iepriekšējā darba procesā vai kursos. Profesionālajām iemaņām ir nepieciešamas arī sarunu prasmes, lasītprasme un laba mutvārdu un rakstveida runas prasme, jo vadītāja sekretāram ir jāreģistrē rīkojumi, jāveic lietišķā sarakste utt.

Ja pienākumos galvenokārt dominē sekretāres-lietvedes darbs, tad nepieciešama augstākā lingvistiskā izglītība, bet, ja nepieciešams asistents, tad priekšroka tiek dota augstākajai izglītībai uzņēmuma specializācijas nozarē.

Ļoti svarīga loma ir psiholoģiskajai saderībai, raksturu līdzībai, kā arī sekretāres spējai palikt otrajā plānā. Tie, kuri ir diezgan apmierināti ar asistenta vietu, labā roka, dodas šajā profesijā. Reizēm vadītājs ir negodīgs pret savu sekretāri, jo viņš biežāk nekā citi nonāk karstā rokās.

Tomēr labs priekšnieks un gudra, pieredzējusi sekretāre darbojas kā viens labi ieeļļots mehānisms. Tam ir daudz piemēru, īpaši zinātnieku vai rakstnieku sekretāri. Daudzi slaveni cilvēki sāka strādāt kā sekretāri.

Nevar ignorēt vēl vienu delikātu jautājumu: nedarbīgās attiecības starp priekšnieku un viņa sekretāri. Lai nenonāktu neviennozīmīgā situācijā, nekavējoties tuvāk jāaplūko potenciālais priekšnieks un, dodoties uz interviju, jāģērbjas tā, lai izceltu savas lietišķās īpašības, nevis ārējo cieņu. Ja tu neiegūsti šo amatu, tad priekšniekam vajadzēja pavisam ko citu no sekretāres, un tu veiksmīgi izvairies no problēmām.

Iegūstot darbu, jums ir nepieciešams detalizēti apspriest savus pienākumus un vēl labāk - lūgt darba aprakstu. Bieži vien sekretāru naivums, no kurām lielākā daļa ir jaunas meitenes, kas slikti pārzina cilvēkus un dzīvi, kļūst par vienu no nepatīkamo seku cēloņiem. Pieņemot un uzmundrinot dāvanas, reaģējot uz pieklājību, uzturot rotaļīgas sarunas un divdomīgus jokus, ģērbjoties atklātos vai izaicinošos tērpos, meitene bieži neapzināti rada iespaidu par savu pieejamību. Tāpēc, nemazinot vainas apziņu tiem, kam patīk izmantot dienesta stāvokli, tomēr ir vērts viņus brīdināt no kļūdainiem soļiem.

Lai gan sekretārs ir vistuvāk līderim, viņa karjeras izaugsme ir ierobežota. Protams, katram noteikumam ir izņēmumi, taču jums nevajadzētu sevi īpaši maldināt.

Atkarībā no prasību kopuma, svešvalodu zināšanu pielietojuma, darba pieredzes un funkcionālajiem pienākumiem, arī alga atšķiras: no 200 līdz 800 USD. e. Ņemiet vērā, ja vakancē “personīgais asistents” norādīta alga lielāka par 1000 k.u. Tas ir, ar lielu varbūtības pakāpi var pieņemt, ka tas ir tīkla mārketings.

Galvenās funkcijas ietver:

uzņēmuma vadītāja administratīvo un administratīvo darbību organizatoriskā un tehniskā nodrošinājuma darba īstenošana;

Lietvedība;

apmeklētāju pieņemšanas organizēšana Zinovjevs NB Dokumentācija: mācību līdzeklis. - 75. lpp.

Vadītāja sekretāram savas darbības laikā ir:

veikt darbu pie uzņēmuma vadītāja administratīvās un administratīvās darbības organizatoriskā un tehniskā nodrošinājuma;

saņemto korespondenci pieņem izskatīšanai vadītājam, nodod to saskaņā ar pieņemto lēmumu struktūrvienībām vai konkrētiem izpildītājiem izmantošanai darba vai atbilžu sagatavošanas procesā;

veikt biroja darbu, veikt dažādas darbības, izmantojot datortehnoloģijas, kas paredzētas informācijas apkopošanai, apstrādei un prezentēšanai lēmumu sagatavošanā un pieņemšanā;

pieņem dokumentus un personas izziņas uzņēmuma vadītāja parakstam;

sagatavot vadītāja darbam nepieciešamos dokumentus un materiālus;

uzrauga izpildei saņemto dokumentu savlaicīgu izskatīšanu un iesniegšanu struktūrvienībās un konkrētos izpildītājus, pārbauda vadītājam parakstīšanai iesniegto sagatavoto dokumentu projektu noformēšanas pareizību, nodrošina to kvalitatīvu rediģēšanu;

organizēt vadītāja telefonsarunas, ierakstīt viņa prombūtnes laikā saņemto informāciju un pievērst viņa uzmanību tās saturam, pārraidīt un saņemt informāciju, izmantojot uztveršanas un domofonu ierīces (telefakss, telekss u.c.), kā arī telefona ziņojumus, vērst viņa uzmanību savlaicīgi pa saziņas kanāliem saņemto informāciju;

vadītāja vārdā noformē vēstules, pieprasījumus, citus dokumentus, sagatavo atbildes vēstuļu autoriem;

veic darbu pie vadītāja rīkoto sēžu un sapulču sagatavošanas (nepieciešamo materiālu vākšana, dalībnieku paziņošana par sanāksmes laiku un vietu, darba kārtību, viņu reģistrācija), sēžu un sapulču protokolu kārtošanu un sastādīšanu;

kontrolēt, kā uzņēmuma darbinieki izpilda izdotos rīkojumus un norādījumus, kā arī kontrolē pārņemto uzņēmuma vadītāja norādījumu un norādījumu izpildes termiņus;

uzturēt kontroles un reģistrācijas lietu;

nodrošināt vadītāja darba vietu ar nepieciešamajiem organizācijas tehnoloģiju līdzekļiem, kancelejas precēm, radīt apstākļus, kas veicina viņa efektīvu darbu;

pēc vadītāja norādījuma izdrukā viņa darbam nepieciešamos biroja materiālus vai ievada aktuālo informāciju datu bankā;

organizēt apmeklētāju pieņemšanu, veicināt darbinieku pieprasījumu un priekšlikumu operatīvu izskatīšanu;

veido lietas atbilstoši apstiprinātajai nomenklatūrai, nodrošina to drošību un noteiktajos termiņos iesniedz tās arhīvā;

kopēt dokumentus uz personīgā kopētāja Vadītāja sekretāra standarta instrukcija. Darba aprakstu banka.=http//www/kadrovik.ru/.

Katrs uzņēmums savu darbību veic, pamatojoties uz vietējiem normatīvajiem aktiem, kas ir izstrādāti saskaņā ar spēkā esošās likumdošanas normām. Un tā kā katrs uzņēmums ir atsevišķs organisms, tam jāstrādā harmoniski.

Viens no svarīgākajiem dokumentiem, uz kuriem balstās uzņēmuma speciālistu darbība, ir amata apraksts. Šis ir dokuments, kurā ir noteikti viena vai otra virziena, specialitātes darbinieka funkcionālie pienākumi. Ir nepieciešams rūpīgi iepazīstināt darbiniekus ne tikai ar viņu pienākumiem, bet arī ar viņu tiesībām, pilnvarām un funkcijām.

Amata apraksts ir lokāls dokuments, kurā noteiktas katra darbinieka tiesības un pienākumi atkarībā no ieņemamā amata un veiktās darba funkcijas.
Šo dokumentu izstrādā personāla daļas speciālisti kopā ar juristiem. Instrukciju apstiprina darba devējs vai pieņemtais vadītājs, ja viņam ir šādas pilnvaras.

Darba devējam ir pienākums pirms darba līguma parakstīšanas iepazīstināt pretendentu ar amata aprakstu. Ja tas netiks izdarīts, darba devējs nevarēs saukt darbinieku pie disciplināratbildības par dienesta pienākumu nepildīšanu.

Dokumentā detalizēti jāapraksta sekretāra pienākumi atkarībā no darba specifikas. Jo detalizētāki būs šie pienākumi, jo vieglāk būs atrisināt pirmstiesas un tiesas konfliktus starp darbinieku un darba devēju.

Kāpēc jums ir nepieciešams darba apraksts

Sastādot šo dokumentu, atbildīgajai personai ir jāpaļaujas uz pašreizējā federālā, reģionālā un vietējā līmeņa normām. Uzņēmuma vadītājam kā atbildīgajai personai par pareizu dokumentu pārvaldību ir jāpārbauda šī atbilstība. Turklāt personāla vadītājam ir jāapzinās arī instrukcijas atbilstība spēkā esošajiem tiesību aktiem.

Tas tiek sastādīts vai nu identisku pozīciju grupai, vai noteiktai atsevišķai pozīcijai. Darbiniekam ir jāiepazīstas ar dokumentu pret parakstu. Tas jādara, piesakoties darbam. Ja tas nav pareizi sastādīts, tad darbiniekam un vadītājam noteikti radīsies domstarpības un konfliktsituācijas par darba sadali un darbinieka veiktajām funkcijām.

Pareizi sagatavojot amata aprakstus, vadībai ir jāsasniedz konkrēti mērķi un jāatrisina šādi uzdevumi:

• pareizi sadalīt darba pienākumus starp līdzīgu amatu darbiniekiem. Ir nepieciešams skaidri saskaņot savas darbības, lai sasniegtu visnoderīgāko rezultātu;
• psiholoģiskā klimata uzlabošana komandā, situācijas uzlabošana. Ir jāsamazina konfliktu iespējamības procentuālā daļa;
• skaidri iezīmē viena līmeņa speciālistu tiesības un pienākumus, precizē viņu pilnvaras, skaidri nosaka katra atbildību. Nepieciešamības gadījumā atsevišķi var pievērsties disciplinārsodiem, ko var piemērot speciālistam atbildības veidā par pienākumu nepildīšanu;
• veikt darbinieku psiholoģisko un oficiālo atslogošanu, kuri ir spiesti apvienot vairākus amatus. Nepietiek tikai ar to izkraušanu, šai slodzei jābūt pareizi un vienmērīgi sadalītai;
• izveidot psiholoģisko un finansiālo stimulu un motivācijas sistēmu;
• atbilstošu pienākumu sadali starp vadītājiem.

Ar amata apraksta palīdzību uzņēmuma vadība realizē visus vadības aparāta un personāla mijiedarbības aspektus. Bet ne vienmēr ir iespējams sasniegt maksimālo iespējamo rezultātu. Tāpēc ir pareizi jāizvēlas un jāieceļ amatā persona, kura būs atbildīga par amata aprakstu sastādīšanu.

Atkarībā no uzņēmuma lieluma un darbinieku skaita identisku amatu grupai tiek sastādīta standarta instrukcija. Ja nepieciešams, varat veikt pielāgojumus konkrētai pozīcijai. Ja uzņēmums ir neliels, tajā strādā tikai 25-50 cilvēki, tad dokuments tiek sastādīts par katru amatu atsevišķi. Atbildīgais ir Cilvēkresursu nodaļas loceklis.

Sekretāra amata apraksta sastādīšanas pamatnoteikumi

Tādam amatam kā sekretārs (tas var būt vairāku līmeņu, sākot no struktūrvienības vadītāja sekretāra līdz saimniecības vai koncerna vadītāja sekretāram) nav izstrādāta vienota amata apraksta forma. Tāpēc katram uzņēmumam ir tiesības izvēlēties, kā noformēt dokumentu.

Sastādot dokumentu, atbildīgajam darbiniekam jāatceras, ka ir jāņem vērā konkrētā uzņēmuma darbības specifika. Dažādu virzienu firmās sekretāri var veikt dažādas funkcijas un pienākumus. Tas jāņem vērā, izstrādājot projektu.

Jūs varat paļauties uz vispārpieņemtu modeli. Katrā amata aprakstā jāiekļauj:

Ja nepieciešams, sekretāra amata aprakstam var pievienot papildu sadaļas:

• "darba apstākļi". Šeit var izdarīt atsauci uz iekšējiem noteikumiem, lai noteiktu sekretāra darbības režīmu. Ja ir nepieciešamība pavadīt vadītāju komandējumos, šo niansi var atspoguļot arī šeit;
• "paraksta tiesības". Sekretārs savu pilnvaru ietvaros var parakstīt dokumentus.

Amata apraksts, kuru sastāda personāla daļas atbildīgais darbinieks, ir jāsaskaņo ar personāla dienesta vadītāju. Turklāt pret parakstu ar to jāiepazīstas arī pats sekretārs.

Sekretāra amata apraksta sastādīšana

Dokuments ir sastādīts vienā eksemplārā. To paraksta pats sekretārs, rūpīgi izlasījis un izpētījis. Ja uzņēmumā ir vairāki sekretāri pēc valsts, tad var izdrukāt vairākus eksemplārus, katram veicot attiecīgas izmaiņas atsevišķi atkarībā no vadītāja amata, kuram sekretāre ir “piesaistīta”.

Ja sekretāram pašam nepieciešams papildu eksemplārs personīgai lietošanai, viņš var izgatavot viņa jau parakstītu amata apraksta kopiju. Tas nav aizliegts!

Lai pareizi sastādītu dokumentu, jums jāievēro daži noteikumi. Jo īpaši augšējā labajā stūrī ir jāveido “galvene”. Šī ir vieta, kur instrukcijas apstiprina visa uzņēmuma vadītājs. Šeit jums jāaizpilda dažas rindiņas:

• jābūt vārdam "Es apstiprinu";
• seko līdera pozīcija. Piemēram, "ģenerāldirektors" vai "direktors";
• Pilns galvas vārds;
• vadītāja paraksts.

Pēc tam lapas vidū jānorāda dokumenta nosaukums. Šis ir sekretāra darba apraksts. Tikai pēc tam tiek reģistrēti visi galvenie punkti.

Iepriekš tika minētas sadaļas, no kurām jāsastāv sekretāra norādījumiem. Tie ir noteikti saskaņā ar veicamo pienākumu nolikumu. Piemēram, nodaļas vadītāja sekretāra funkcionālie pienākumi var būt nedaudz "šaurāki" nekā visa uzņēmuma vadītāja palīga pienākumi.

Pēc instrukcijas sastādīšanas tas jāsaskaņo ar darbinieku, kurš ir atbildīgs par sekretariātu. Tas var būt attiecīgās struktūrvienības vadītājs. Ja valstī šādas personas nav, tad ar personāla dienesta vadītāju vai citu darbinieku, kura pienākumos ietilpst šāda saskaņošana.

Apstiprinājuma zīmi ievieto dokumenta beigās. Jums jāaizpilda dažas rindiņas:

• noteikti norādiet vārdu "vienojās";
• personas amata atbildība;
• uzņēmuma nosaukums saīsinātā versijā;
• šī darbinieka vārds;
• apstiprināšanas kalendārais datums;
• tās personas paraksts, kura apstiprinājusi instrukciju.

Pēc tam dokuments jānodod izskatīšanai pašam sekretāram. Jums arī jāaizpilda dažas rindiņas:

• obligāti jānorāda frāze “Esmu iepazinies ar instrukciju”;
• sekretāra amatu, kas norādīts štatu sarakstā;
• uzņēmuma nosaukums saīsinātā versijā;
• šī darbinieka vārds;
• pases dati. Ja nepieciešams, varat nokopēt pases lapu, kurā norādīti sekretāra personas dati. Instrukcijai pievienot kopiju kā norādīto datu apstiprinājumu;
• apstiprināšanas kalendārais datums;
• darbinieka paraksts, kas apliecina, ka viņš tiešām iepazinies ar savu amata aprakstu.

Nepārvietojiet dokumentu, to rūpīgi neizlasot. Rūpīga iepazīšanās ir garantija, ka viņš godprātīgi pildīs savus pienākumus un nestrādās citu darbinieku labā. Ja sekretārs novirzās no saviem funkcionālajiem pienākumiem vai tos nepilda, viņš tiks saukts pie atbildības.

Gluži pretēji, ja viņš tiek saukts pie atbildības par iespējamu pienākumu nepildīšanu, viņš vienmēr var atsaukties uz instrukcijām un apstrīdēt vadības rīkojumu par disciplinārsodu. Tas palīdzēs arī, iesniedzot sūdzību darba inspekcijā vai iesniedzot prasību tiesā. Tāpēc jums jābūt uzmanīgiem!

Sekretāra darba pienākumi

Katrai organizācijai ir nepieciešams sekretārs. Tāpēc šāda darbinieka amata apraksts ir noderīgs ikvienam uzņēmumam. Sekretārs var būt gan uzņēmuma vadītājs, gan struktūrvienības vadītājs. Tā ir sekretāra funkcija.

Sekretāra pienākumos ietilpst:

• par vadītāju saņemtās korespondences pieņemšana un šķirošana;
• biroja darba veikšana nodaļas vai struktūrvienības darbības ietvaros;
• personīgo izziņu pieņemšana no darbiniekiem vadītāja parakstam;
• dokumentu un materiālu sagatavošana, kas nepieciešami priekšnieka darbam;
• darbs ar datoru, kopētāju un citu biroja tehniku;
• kontroles un reģistrācijas lietas uzturēšana;
• drukāt dokumentus, kas nepieciešami priekšnieka darbam;
• dažādu sanāksmju, sanāksmju un citu sanāksmju sagatavošanas darbu veikšana;
• šādām sanāksmēm nepieciešamo dokumentu sagatavošana un izdrukāšana;
• apmeklētāju pieņemšanas organizēšana;
• ienākošo un izejošo dokumentu reģistra kārtošana;
• pieklājīga komunikācija pa telefonu;
• citi pienākumi, kas atkarīgi no nodaļas vai struktūrvienības darbības specifikas.

Vadītāja sekretāres amata apraksts

Vadītāja sekretārei ir arī amata apraksts. Izpildsekretāra pienākumos ietilpst:

• veic darbu pie vadītāja darbības tehniskā nodrošinājuma organizēšanas;
• pieņemt un kārtot visu korespondenci, kas nāk uz galvas vārda;
• ja ir tāda nepieciešamība, tad sašķiro visu korespondenci pa struktūrvienībām un organizē šīs korespondences piegādi attiecīgajām struktūrvienībām;
• vadītāja telefonsarunu organizēšana;
• ienākošās informācijas saņemšana un reģistrēšana vadītāja prombūtnes laikā;
• darbs ar biroja tehniku;
• sapulču, sanāksmju un sanāksmju organizēšana;
• nepieciešamo materiālu sagatavošana un drukāšana sanāksmēm;
• vadītāja individuālu norādījumu izpilde.

Lejupielādēt

Sekretāra amata apraksta paraugu varat lejupielādēt .doc formātā