Funcțiile secretarului șefului. Fişa postului secretarului Funcţiile secretarului

Postat la 09.12.2017

Acasă / Fișele postului

Descărcați descrierea postului
secretarul șefului (.doc, 90KB)

I. Prevederi generale

1. Secretarul șefului aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.
2. În funcția de secretar al șefului este numită persoana care are studii profesionale superioare fără a prezenta cerințe de experiență în muncă sau studii medii profesionale și experiență de muncă în specialitate de cel puțin 2 ani.
3. Numirea în funcția de secretar și demiterea din aceasta se efectuează prin ordin al directorului întreprinderii la prezentare
4. Secretarul managerului trebuie să știe:
   1. 4.1. Decrete, ordine, ordine, alte acte de conducere și de reglementare ale organelor superioare și ale altor organe referitoare la activitățile întreprinderii.
   2. 4.2. Reglementări, instrucțiuni, alte documente de reglementare pentru păstrarea evidenței.
   3. 4.3. Structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia.
   4. 4.4. Organizație de afaceri.
   5. 4.5. Modalitati de inregistrare si prelucrare a documentelor.
   6. 4.6. Afaceri de arhivă.
   7. 4.7. Dactilografiat.
   8. 4.8.

      Descrierea postului

      Reguli de utilizare a dispozitivelor de recepție și comunicare.

   9. 4.9. Standarde ale sistemului unificat de documentație organizatorică și administrativă.
   10. 4.10. Reguli pentru tipărirea scrisorilor de afaceri folosind formulare standard.
   11. 4.11. Fundamentele eticii și esteticii.
   12. 4.12. Reguli de comunicare în afaceri.
   13. 4.13. Reguli de funcționare a tehnologiei computerului.
   14. 4.15. Fundamentele dreptului administrativ și legislației muncii.
   15. 4.16. Reglementări interne de muncă.
   16. 4.17. Reguli si norme de protectia muncii, masuri de siguranta, salubritate industriala si protectie impotriva incendiilor.
5. În absența secretarului șefului (boală, concediu de odihnă etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată în modul prescris, care dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care îi sunt atribuite.

II. Responsabilitatile locului de munca

Secretar:

1. Desfășoară lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului.
2. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către diviziile structurale sau către un antreprenor specific pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
3. Desfășoară activități de birou, efectuează diverse operațiuni folosind tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și luarea deciziilor.
4. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului.
5. Întocmește documentele și materialele necesare muncii șefului.
6. Monitorizează luarea în considerare și transmiterea la timp de către unitățile structurale și executorii specifici a documentelor depuse șefului spre semnare, asigură editarea lor de înaltă calitate.
7. Organizează desfășurarea convorbirilor telefonice ale șefului, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul acestora, transmite și primește informații prin intermediul dispozitivelor de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și a mesajelor telefonice, aduce informațiile în atenția sa primite în timp util prin canalele de comunicare.
8. În numele șefului, întocmește scrisori, solicitări, alte documente, întocmește răspunsuri către autorii scrisorilor.
9. Efectuează lucrări la pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șef (strângerea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
10. Efectuează controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de punere în aplicare a instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului luate sub control.
11. Menține un dosar de control și înregistrare.
12. Oferă locului de muncă al șefului mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, creează condiții propice pentru munca eficientă a șefului.
13. Tipărește, la indicația șefului, materiale de birou necesare activității sale sau introduce informații curente în banca de date.
14. Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.
15. Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în timp util.
16. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale supervizorului său imediat.

III. Drepturile

Secretarul are dreptul:

1. Familiarizați-vă cu proiectele de decizii ale conducerii întreprinderii referitoare la activitățile acesteia.
2. Faceți sugestii pentru îmbunătățirea activității legate de responsabilitățile prevăzute în această instrucțiune.
3. În limitele competenței sale, raportează supervizorului imediat toate deficiențele identificate în exercitarea atribuțiilor lor și face propuneri pentru eliminarea acestora.
4. Solicitați personal sau în numele conducerii întreprinderii de la direcțiile întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
5. Solicitați conducerii întreprinderii să asiste în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor lor.

IV. Responsabilitate

Secretarul este responsabil:

1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor oficiale prevăzute de această fișă a postului - în măsura stabilită de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.
2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.
3. Pentru cauzarea de daune materiale - în limitele determinate de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse.

Înapoi la Responsabilitățile de conducere

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții:

Desfășoară lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului.

Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către diviziile structurale sau către un antreprenor specific pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.

Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului.

Răspunde la apeluri telefonice, înregistrează și transmite șefului informații oficiale, organizează convorbiri telefonice ale șefului.

Fișa postului secretarului șefului

În numele șefului, el întocmește scrisori, cereri și alte documente.

Efectuează lucrări la pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șef (strângerea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.

Efectuează controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de punere în aplicare a instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului luate sub control.

Oferă locului de muncă al șefului mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, creează condiții propice pentru munca eficientă a șefului.

Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.

Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în timp util.

Organizează călătorii de afaceri ale șefului: comandă bilete de avion și de cale ferată, rezervă hoteluri.

Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale supervizorului său imediat.

Secretarul are dreptul:

Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru rezolvarea sarcinilor atribuite.

Oferiți managementului sugestii pentru îmbunătățirea activității lor și a activității companiei.

Solicitați personal sau în numele șefului de la direcțiile întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.

Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor rezultate din activitățile companiei.

©2009-2018 Centrul de management financiar. Toate drepturile rezervate. Publicarea materialelor
permis cu indicarea obligatorie a unui link către site.

Secretarii sunt angajați, fără a căror participare, cunoștințe și aptitudini este dificil să se asigure munca coordonată a unei entități economice. Gama de sarcini ale unui secretar este destul de mare. Merită să vă familiarizați cu ele pentru a vă face o idee despre semnificația acestei profesii în realitatea modernă.

Caracteristicile profesiei de secretar și cerințe pentru un angajat

Acest job nu necesită doar ca o persoană să fie organizată, comunicativă și colectată, dar îi poate și promite perspective excelente de carieră. De exemplu, în viitor, el poate conta pe postul de manager de birou al unui angajat al departamentului etc.

Principalele cerințe pentru acest specialist sunt următoarele:

1. studii medii, superioare;
2. Experiență de muncă;
3. Cunostinte PC si capacitatea de a lucra cu echipamente de birou;
4. Cunoașterea elementelor de bază ale muncii de birou;
5. Cunoașterea unei limbi străine (deseori engleză).

De asemenea, mulți angajatori se concentrează pe calitățile personale ale unei persoane (bună-voință, receptivitate, punctualitate), atitudinea sa față de cele mai mici detalii, capacitatea de a face față unei game largi de sarcini și sarcini și aspectul bun.

Salariul unui specialist variază de la 15.000 de ruble la 40.000 de ruble. Depinde de volumul de muncă și de situația financiară a organizației în sine.

Există mai multe specializări principale ale unui secretar:

• Asistent manager;

Responsabilitatile Secretarului Executiv

Numirea și eliberarea din funcție a acestui salariat poate avea loc numai prin ordin al conducătorului în subordinea căruia se află. Ordinul mai prevede și funcționarul căruia îi sunt delegate atribuțiile de secretar al șefului pe perioada absenței acestuia de la serviciu.

În munca sa, acest angajat este ghidat de:

• acte juridice de reglementare la nivel federal și regional;
• Carta si regulamentele interne locale;
• prevederile fisei postului.

Responsabilitățile secretarului executiv includ:

• asigurarea activităților administrative și administrative ale șefului (sistematizarea și structurarea tuturor materialelor necesare pentru aceasta);
• asigurarea șefului cu tot ceea ce este necesar pentru lucru - echipamente organizaționale funcționale, papetărie;
• pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șef;
• organizarea unei călătorii de afaceri pentru șef (comandarea biletelor și rezervarea unui hotel);
• redactarea cererilor si scrisorilor in numele superiorilor;
• organizarea primirii vizitatorilor (dacă este necesar - întâlnirea și cazarea oaspeților);
• preluarea apelurilor primite, remedierea informațiilor primite și transferarea acestora către manager;
• acceptarea cererilor și trecerea acestora la semnătura șefului;
• transferul de informații de la management la utilizatorii finali (contractanți specifici, parteneri, clienți);
• controlul asupra calendarului și calității executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor conducerii;
• efectuarea de copiere și duplicare a lucrărilor de orice complexitate și volum;
• menținerea comunicării operaționale cu alte companii (atât de stat, cât și comerciale), persoane fizice pe probleme legate de activitățile directe ale întreprinderii.
• eliberarea certificatelor necesare privind vechimea în muncă a salariaților, precum și asupra salariului acestora.

Secretarul trebuie să îndeplinească, de asemenea, sarcini separate de natură oficială ale supervizorului său imediat.

Pe lângă îndatoriri, acest specialist are și drepturi. El poate:

Secretarul executiv este responsabil pentru:

• încălcări ale reglementărilor interne ale muncii și ale normelor de siguranță;
• nerespectarea ordinelor, instrucțiunilor și altor acte locale;
• neîndeplinirea atribuțiilor prevăzute în fișa postului;
• executarea actelor care se depun la semnare conducătorului;
• dezvăluirea informațiilor care i-au fost încredințate.

Responsabilitățile postului de secretar

Grefierul se află cu un pas mai jos decât referentul. Dar asta nu îi reduce cu nimic gama de responsabilități.

Deci, atribuțiile secretarului-grefier includ:

Multe dintre sarcinile care sunt atribuite grefierului pot fi îndeplinite și de secretarul șefului, dar merită să lămurim că funcționalitatea acestuia este vizibil mai largă. Acest lucru se datorează, în primul rând, necesității de a asigura activitățile de management ale autorităților.

Grefierul, ca orice alt specialist, are o serie de drepturi, în special:

• dreptul de acces la informațiile necesare activităților sale;
• dreptul de a certifica anumite documente cu propria semnătură;
• dreptul de a se familiariza cu documentele, precum și cu deciziile pe care le ia conducerea, cu privire la gama de atribuții de serviciu;
• dreptul de a-și apăra interesele.

Pentru angajarea ca secretară trebuie să redactezi corect un CV. Este important să indicați toate avantajele dumneavoastră profesionale principale, calitățile personale și, bineînțeles, experiența profesională de profil. De asemenea, puteți descărca un CV adecvat de pe Internet, îl puteți completa și trimite unui potențial angajator pentru a fi luat în considerare.

Descrierea postului de secretar

Această fișă a postului a fost elaborată și aprobată pe baza unui contract de muncă cu Natalya Vladimirovna Ivanova și în conformitate cu
prevederile Codului Muncii al Federației Ruse și alte reglementări
acte de reglementare a relațiilor de muncă în Federația Rusă.

1. Dispoziții generale

1.1. Secretarul aparține categoriei executorilor tehnici, este angajat și eliberat din funcție prin ordin al directorului întreprinderii.
1.2. În funcția de secretar este numită o persoană cu studii profesionale superioare, fără a prezenta cerințe de experiență în muncă, sau cu studii medii profesionale și experiență de muncă în specialitatea de cel puțin 2 ani.
1.3. Secretarul șefului raportează direct șefului întreprinderii.
1.4. În activitățile sale, secretarul șefului este condus de:
documente normative privind munca prestata;
materiale metodologice legate de aspecte relevante;
statutul întreprinderii;
reglementările muncii;
ordinele și ordinele directorului întreprinderii (supervizorul imediat);
această fișă a postului.

1.5. Secretarul managerului trebuie să știe:
rezoluții, ordine, ordine și alte materiale de orientare și documente de reglementare referitoare la activitățile întreprinderii și păstrarea evidenței;
structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia;
organizarea muncii de birou;
metode de înregistrare și prelucrare a documentelor;
afaceri de arhivare;
dactilografiat;
reguli de utilizare a dispozitivelor de recepție și interfon;
standardele sistemului unificat de documentație organizatorică și administrativă;
reguli pentru tipărirea scrisorilor de afaceri folosind formulare standard;
fundamente ale eticii și esteticii;
reguli de comunicare în afaceri;
bazele organizării și managementului muncii;
reguli de funcționare a tehnologiei informatice;
fundamentele dreptului administrativ și ale legislației muncii;
regulamentul intern al muncii;
regulile și reglementările privind protecția muncii.
1.6. În absența secretarului șefului, atribuțiile acestuia sunt îndeplinite în modul prescris de către adjunctul desemnat, care este pe deplin responsabil pentru îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care îi sunt încredințate.

2. FUNCȚII

Secretarul executiv este responsabil pentru următoarele:
2.1. Implementarea lucrărilor privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului întreprinderii.
2.2. Păstrarea înregistrărilor.
2.3. Organizarea primirii vizitatorilor.

3. RESPONSABILITĂȚI POSTULUI

Pentru a îndeplini funcțiile care îi sunt atribuite, secretarul șefului întreprinderii trebuie:
3.1. Să efectueze lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului întreprinderii.
3.2. Acceptați corespondența pentru a fi luată în considerare de către șef, transferați-o în conformitate cu decizia luată către divizii structurale sau executanți specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
3.3. Efectuează lucrări de birou, efectuează diverse operațiuni folosind tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și luarea deciziilor.
3.4. Acceptați documente și declarații personale pentru semnătura șefului întreprinderii.
3.5. Pregătiți documentele și materialele necesare pentru munca șefului.
3.6. Monitorizează luarea în considerare și transmiterea la timp de către unitățile structurale și executorii specifici a documentelor primite în vederea executării, verifică corectitudinea întocmirii proiectelor de documente transmise șefului spre semnare și asigură editarea lor de înaltă calitate.
3.7. Să organizeze desfășurarea convorbirilor telefonice ale șefului, să înregistreze informațiile primite în lipsa acestuia și să îi aducă la cunoștință conținutul, să transmită și să primească informații prin dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, să aducă în atenția acestuia în timp util informațiile primite prin canalele de comunicare.
3.8. În numele șefului, scrieți scrisori, solicitări, alte documente, pregătiți răspunsuri pentru autorii scrisorilor.
3.9. Efectuează lucrări privind pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șeful (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ținerea și întocmirea proceselor-verbale ale ședințelor și ședințelor.
3.10. Să exercite controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și ordinelor emise, precum și asupra respectării termenelor de punere în aplicare a instrucțiunilor și instrucțiunilor conducătorului întreprinderii luate sub control.
3.11. Menține un dosar de control și înregistrare.
3.12. Oferiți locului de muncă al șefului mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, creați condiții favorabile muncii sale eficiente.
3.13. Tipăriți, la indicația șefului, materialele de birou necesare activității sale sau introduceți informațiile curente în banca de date.
3.14. Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.
3.15. Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și trimite-le la arhivă în termenele stabilite.
3.16. Copiați documente pe un copiator personal.

Secretarul are dreptul:
4.1. Familiarizați-vă cu proiectele de decizii ale conducerii întreprinderii referitoare la activitățile acesteia.
4.2. Trimite propuneri de îmbunătățire a lucrărilor legate de responsabilitățile prevăzute în prezenta instrucțiune spre luare în considerare de către conducere.
4.3. Primește de la șefii de divizii structurale, specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor ce le revin.
4.4. Solicitați conducerii întreprinderii să asiste în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor lor.

5. RESPONSABILITATE

Secretarul este responsabil:

5.1. Pentru neîndeplinirea (îndeplinirea necorespunzătoare) a atribuțiilor de serviciu prevăzute de prezenta fișă a postului, în măsura stabilită de legislația muncii în vigoare.
5.2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele determinate de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare.
5.3. Pentru producerea de prejudicii materiale - in limitele determinate de legislatia muncii, penala si civila in vigoare.

Familiarizat cu această fișă a postului: Data. Semnătură.

Atribuțiile secretarului managerului sunt foarte diverse: planificarea zilei de lucru a șefului, organizarea activității biroului, negocierea cu clienții și partenerii la instrucțiunile șefului, găsirea și furnizarea de vehicule pentru manager și alți angajați și servicii, organizarea de întâlniri , atât la birou, cât și în afara serviciului, păstrarea evidenței și multe alte chestiuni oficiale. În plus, șeful poate încredința probleme personale asistentului său, de exemplu, trimite felicitări (cadouri, flori) de sărbători nu doar organizațiilor cu care compania cooperează, ci și rudelor. Deoarece ziua de lucru a managerului este de obicei neregulată, secretara trebuie adesea să stea trează până târziu la serviciu.

Pentru a deveni un asistent indispensabil șefului, secretarul trebuie să aibă calități personale precum disponibilitatea pentru muncă, diligența, acuratețea, responsabilitatea, delicatețea, modestia, inițiativa moderată, capacitatea de a memora și de a trage concluzii. Este imposibil să ocupi această poziție fără a avea abilități de tastare (200 de bătăi pe minut), muncă de birou, stenografie, cunoștințe bune de calculator. Toate aceste abilități sunt dobândite independent de cărți și tutoriale (există foarte multe), în procesul de lucru anterior sau în cursuri. Abilitățile profesionale necesită, de asemenea, capacitatea de negociere, alfabetizare și bună stăpânire a vorbirii orale și scrise, deoarece secretarul șefului trebuie să înregistreze comenzile, să conducă corespondența de afaceri etc.

Dacă atribuțiile sunt dominate în principal de munca unui secretar-grefier, atunci este necesară o educație lingvistică superioară, dar dacă este nevoie de un asistent, atunci se preferă studiile superioare în industria de specializare a companiei.

Un rol foarte important îl joacă compatibilitatea psihologică, asemănarea personajelor, precum și capacitatea secretarului de a rămâne în plan secund. Cei care sunt destul de mulțumiți de postul de asistent, mâna dreaptă, intră în această meserie. Uneori, liderul este nedrept cu secretara lui, deoarece el mai des decât alții cade sub o mână fierbinte.

Cu toate acestea, un șef bun și o secretară inteligentă și experimentată funcționează ca un mecanism bine uns. Există multe exemple în acest sens, în special secretarii oamenilor de știință sau scriitorilor. Mulți oameni celebri au început ca secretari.

O altă problemă delicată nu poate fi ignorată: relația nefuncțională dintre șef și secretara acestuia. Pentru a nu intra într-o situație ambiguă, ar trebui să aruncați imediat o privire mai atentă la un potențial șef și, mergând la un interviu, să vă îmbrăcați în așa fel încât să vă subliniați calitățile de afaceri, și nu demnitatea externă. Dacă nu obții această funcție, atunci șeful avea nevoie de ceva complet diferit de secretar, iar tu ai evitat cu succes problemele.

Pentru a obține un loc de muncă, trebuie să discutați în detaliu responsabilitățile dvs. și chiar mai bine - cereți o descriere a postului. Adesea, naivitatea secretarelor, dintre care majoritatea sunt fete tinere care sunt slab versate în oameni și în viață, devine una dintre cauzele consecințelor neplăcute. Acceptând și încurajând cadourile, răspunzând la curte, menținând conversații jucăușe și glume ambigue, îmbrăcându-se în ținute revelatoare sau provocatoare, o fată creează adesea inconștient impresia disponibilității ei. Prin urmare, fără a slăbi vinovăția celor cărora le place să profite de poziția lor oficială, merită totuși să-i avertizezi împotriva pașilor eronați.

Deși secretarul este cel mai apropiat de lider, creșterea lui în carieră este limitată. Desigur, există excepții de la fiecare regulă, dar nu ar trebui să vă amăgiți în mod special.

În funcție de setul de cerințe, utilizarea cunoștințelor de limbi străine, experiența de muncă și sarcinile funcționale, salariul variază și el: de la 200 la 800 USD. e. Rețineți dacă în postul vacant de „asistent personal” este indicat salariul mai mare de 1000 u.c. Adică, cu un grad ridicat de probabilitate se poate presupune că acesta este marketing de rețea.

Principalele funcții includ:

implementarea lucrărilor privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului întreprinderii;

păstrarea evidenței;

organizarea primirii vizitatorilor Zinoviev NB Documentaţie: suport didactic. - P.75..

Secretarul șefului trebuie, în cursul activității sale:

să efectueze lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului întreprinderii;

acceptă corespondența primită în vederea examinării de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către divizii structurale sau executanți specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor;

desfășoară activități de birou, efectuează diverse operațiuni folosind tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și luarea deciziilor;

accepta documente si declaratii personale pentru semnatura conducatorului intreprinderii;

întocmește documentele și materialele necesare muncii șefului;

monitorizează luarea în considerare și transmiterea la timp de către direcțiile structurale și executorii specifici a documentelor primite în vederea executării, verifică corectitudinea executării proiectelor de documente întocmite transmise șefului spre semnare, asigură editarea lor de înaltă calitate;

organizează convorbiri telefonice ale șefului, înregistrează informațiile primite în absența acestuia și îi aduc la cunoștință conținutul, transmit și primesc informații prin dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, să îi aducă la cunoștință. în timp util informațiile primite prin canalele de comunicare;

în numele șefului, întocmește scrisori, cereri, alte documente, întocmește răspunsuri către autorii scrisorilor;

efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șef (strângerea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ținerea și întocmirea proceselor-verbale ale ședințelor și ședințelor;

să exercite controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și asupra respectării termenelor de punere în aplicare a instrucțiunilor și instrucțiunilor conducătorului întreprinderii luate sub control;

menține un dosar de control și înregistrare;

să ofere locului de muncă al șefului mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, să creeze condiții favorabile muncii sale eficiente;

tipăriți, la îndrumarea șefului, materiale de birou necesare activității sale sau introduceți informațiile curente în banca de date;

organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților;

formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în termenele stabilite;

copiați documentele pe un fotocopiator personal Instrucțiuni standard ale secretarului șefului. Banca de fișe de post.=http//www/kadrovik.ru/.

Fiecare întreprindere își desfășoară activitățile în baza reglementărilor locale, care sunt întocmite în conformitate cu normele legislației în vigoare. Și întrucât fiecare companie este un organism separat, trebuie să funcționeze armonios.

Unul dintre documentele importante pe care se bazează activitățile specialiștilor întreprinderii este fișa postului. Acesta este un document care precizează îndatoririle funcționale ale unui angajat dintr-o direcție sau alta, specialitate. Este necesar să se familiarizeze temeinic angajații nu numai cu îndatoririle lor, ci și cu drepturile, puterile și funcțiile lor.

Fișa postului este un document local care precizează drepturile și obligațiile fiecărui angajat, în funcție de funcția deținută și de funcția de muncă îndeplinită.
Acest document este elaborat de specialiști ai departamentului de personal împreună cu avocați. Instrucțiunea se aprobă de către angajator sau managerul angajat, dacă are această autoritate.

Angajatorul este obligat să familiarizeze solicitantul cu fișa postului înainte de semnarea contractului de muncă. Dacă acest lucru nu se face, atunci angajatorul nu va putea atrage salariatul la răspundere disciplinară pentru neîndeplinirea atribuțiilor sale oficiale.

Documentul trebuie să descrie în detaliu atribuțiile secretarului, în funcție de specificul lucrării. Cu cât aceste atribuții sunt mai detaliate, cu atât va fi mai ușor să se rezolve conflictele prejudiciare și judiciare dintre angajat și angajator.

De ce ai nevoie de o fișă a postului

La alcătuirea acestui document, persoana responsabilă trebuie să se bazeze pe normele actualelor niveluri federale, regionale și locale. Șeful întreprinderii, în calitate de persoană responsabilă cu gestionarea corectă a documentelor, trebuie să verifice această conformitate. În plus, managerul de personal trebuie să fie conștient și de conformitatea instrucțiunii cu legislația în vigoare.

Este compilat fie pentru un grup de posturi identice, fie pentru o anumită poziție individuală. Angajatul trebuie să fie familiarizat cu documentul împotriva semnăturii. Trebuie să faci asta atunci când aplici pentru un loc de muncă. Dacă nu este întocmit corect, atunci angajatul și managerul vor avea cu siguranță neînțelegeri și situații conflictuale privind diviziunea muncii și funcțiile îndeplinite de angajat.

Odată cu pregătirea corectă a fișelor de post, conducerea trebuie să urmărească obiective specifice și să rezolve următoarele sarcini:

• împărțiți în mod corespunzător responsabilitățile de muncă între angajații cu posturi similare. Este necesar să-și coordoneze clar acțiunile pentru a obține cel mai util rezultat;
• îmbunătățirea climatului psihologic în echipă, îmbunătățirea situației. Este necesar să se minimizeze procentul de probabilitate a conflictelor;
• delimitează clar drepturile și obligațiile specialiștilor de același nivel, detaliază competențele lor, definesc în mod clar responsabilitatea fiecăruia. Dacă este necesar, se poate concentra separat pe sancțiuni disciplinare care pot fi aplicate unui specialist sub forma răspunderii pentru neglijarea atribuțiilor de serviciu;
• sa efectueze descarcarea psihologica si oficiala a salariatilor care sunt nevoiti sa combine mai multe posturi. Nu este suficient doar să le descărcați, această încărcătură trebuie să fie distribuită corect și uniform;
• stabilirea unui sistem de stimulente și motivații psihologice și financiare;
• repartizarea adecvată a responsabilităţilor între manageri.

Cu ajutorul fișei postului, conducerea întreprinderii implementează toate aspectele interacțiunii dintre aparatul de conducere și personal. Dar nu este întotdeauna posibil să se obțină rezultatul maxim posibil. Prin urmare, este necesar să selectați și să numiți corect o persoană care va fi responsabilă cu compilarea fișelor postului.

În funcție de mărimea companiei și de numărul de angajați, se întocmește o instrucțiune standard pentru un grup de posturi identice. Dacă este necesar, puteți face ajustări pentru o anumită poziție. Daca firma este mica, are doar 25-50 de persoane, atunci documentul se intocmeste pentru fiecare post separat. Responsabilul este membru al Departamentului de Resurse Umane.

Reguli de bază pentru întocmirea fișei postului de secretar

Pentru un post precum secretar (poate fi pe mai multe niveluri, de la secretarul șefului unei unități structurale la secretarul șefului unei exploatații sau al unei întreprinderi), nu există o formă unificată dezvoltată de fișă a postului. Prin urmare, fiecare întreprindere are dreptul de a alege cum să întocmească un document.

La compilarea documentului, ofițerul responsabil trebuie să-și amintească că este necesar să se țină cont de specificul activităților unei anumite întreprinderi. În firme de direcții diferite, secretarii pot îndeplini diverse funcții și sarcini. Acest lucru trebuie luat în considerare la redactare.

Vă puteți baza pe un model general acceptat. Fiecare fișă de post trebuie să includă următoarele:

Dacă este necesar, la fișa postului a secretarului pot fi adăugate secțiuni suplimentare:

• "conditii de munca". Aici puteți face o referire la regulamentul intern pentru a stabili modul de funcționare al secretarei. Dacă este nevoie de a însoți managerul în călătoriile de afaceri, această nuanță poate fi reflectată și aici;
• „dreptul de a semna”. Secretarul poate semna documente în sfera atribuțiilor sale.

Fisa postului, intocmita de angajatul responsabil al departamentului de personal, trebuie sa treaca prin procedura de coordonare cu seful serviciului de personal. În plus, secretarul însuși trebuie să fie familiarizat cu acesta împotriva semnăturii.

Redactarea unei fișe de post pentru o secretară

Documentul este întocmit într-un singur exemplar. Este semnat de însuși secretar după ce îl citește și îl studiază cu atenție. Dacă întreprinderea are mai mulți secretari de stat, atunci puteți tipări mai multe exemplare, făcând modificările corespunzătoare pentru fiecare separat, în funcție de poziția șefului la care este „atașat” secretarul.

Dacă secretarul însuși are nevoie de un exemplar suplimentar pentru uz personal, poate face o copie a fișei postului deja semnată de el. Nu este interzis!

Pentru a compune corect un document, trebuie să urmați câteva reguli. În special, un „antet” ar trebui să fie proiectat în colțul din dreapta sus. Acesta este locul pentru aprobarea instrucțiunilor de către conducătorul întregii întreprinderi. Aici trebuie să completați câteva rânduri:

• trebuie să fie cuvântul „aprob”;
• urmată de poziția de lider. De exemplu, „director general” sau „director”;
• Numele complet al capului;
• semnătura liderului.

Apoi, în mijlocul foii, trebuie să specificați numele documentului. Aceasta este fișa postului de secretar. Abia după aceea sunt înregistrate toate punctele principale.

Secțiunile din care ar trebui să conțină instrucțiunea secretarului au fost menționate mai sus. Acestea sunt prescrise în conformitate cu reglementările îndatoririlor îndeplinite. De exemplu, îndatoririle funcționale ale secretarului șefului de departament pot fi oarecum „mai înguste” decât îndatoririle asistentului la șeful întregii întreprinderi.

După întocmirea instrucțiunii, aceasta trebuie convenită cu angajatul care răspunde de secretariat. Acesta poate fi șeful unității structurale relevante. Dacă nu există o astfel de persoană în stat, atunci cu șeful serviciului de personal sau alt angajat ale cărui atribuții includ o astfel de coordonare.

Marca de omologare este plasată la sfârșitul documentului. Trebuie să completați câteva rânduri:

• asigurați-vă că indicați cuvântul „de acord”;
• responsabilitatea de pozitie a persoanei;
• numele companiei într-o versiune prescurtată;
• Numele acestui angajat;
• data calendaristică pentru aprobare;
• semnătura persoanei care a aprobat instrucțiunea.

După aceea, trebuie să dați documentul spre revizuire secretarului însuși. De asemenea, trebuie să completați câteva rânduri:

• este obligatoriu să se indice expresia „Sunt familiarizat cu instrucțiunile”;
• funcția de secretar așa cum este indicată în statul de personal;
• numele companiei într-o versiune prescurtată;
• Numele acestui angajat;
• detaliile pașaportului. Dacă este necesar, puteți face o copie a paginii pașaportului unde sunt indicate datele personale ale secretarei. Atașați o copie la instrucțiuni ca confirmare a datelor specificate;
• data calendaristică pentru aprobare;
• semnătura angajatului, care confirmă că acesta a citit cu adevărat fișa postului.

Nu „mutați” documentul fără a-l citi cu atenție. Familiarizarea atentă este o garanție că își va îndeplini cu fidelitate îndatoririle și nu va lucra pentru alți angajați. Daca secretarul se abate de la atributiile sale functionale sau nu le indeplineste, va fi tras la raspundere.

Dimpotrivă, dacă este tras la răspundere pentru presupusa neexecuție, poate oricând să se refere la instrucțiuni și să conteste ordinul conducerii de aplicare a unei sancțiuni disciplinare. De asemenea, va ajuta la depunerea unei plângeri la inspectoratul de muncă sau la introducerea unui proces în instanță. Prin urmare, trebuie să fii atent!

Atribuțiile de serviciu ale secretarului

Fiecare organizație are nevoie de un secretar. Prin urmare, fișa postului unui astfel de angajat este utilă fiecărei companii. Secretarul poate fi atât șeful întreprinderii, cât și șeful unității structurale. Aceasta este funcția secretarului.

Atribuțiile secretarului includ:

• acceptarea și sortarea corespondenței primite pentru șef;
• desfășurarea lucrărilor de birou în cadrul activităților unui departament sau unități structurale;
• acceptarea declarațiilor personale ale angajaților pentru semnătura șefului;
• intocmirea documentelor si materialelor necesare pentru ca seful sa lucreze;
• lucrul cu computer, copiator și alte echipamente de birou;
• mentinerea unui dosar de control si inregistrare;
• tipărirea documentelor care sunt necesare pentru ca șeful să lucreze;
• efectuarea lucrărilor de pregătire a diferitelor întâlniri, întâlniri și alte întâlniri;
• pregătirea și tipărirea documentelor necesare unor astfel de întâlniri;
• organizarea primirii vizitatorilor;
• ținerea unui registru al documentelor de intrare și de ieșire;
• comunicare politicoasă la telefon;
• alte atributii care depind de specificul activitatilor departamentului sau unitatii structurale.

Fișa postului secretarului șefului

Secretarul executiv are și o fișă a postului. Responsabilitățile secretarului executiv includ:

• efectuează lucrări de organizare a suportului tehnic pentru activitățile șefului;
• acceptați și sortați toată corespondența care vine în numele șefului;
• dacă există o astfel de nevoie, atunci sortați toată corespondența pe diviziuni structurale și organizați livrarea acestei corespondențe către diviziunile structurale relevante;
• organizarea convorbirilor telefonice ale șefului;
• recepția și înregistrarea informațiilor primite în timpul absenței șefului;
• lucrul cu echipamente de birou;
• organizare de intalniri, intalniri si intalniri;
• pregatirea si tiparirea materialelor necesare intalnirilor;
• executarea instrucțiunilor individuale ale șefului.

Descarca

Puteți descărca un exemplu de descriere a postului de secretar în format .doc