وظایف منشی رئیس. شرح وظایف منشی وظایف منشی

ارسال شده در 2017/09/12

صفحه اصلی / شرح شغل

دانلود شرح شغل
منشی رئیس (.doc, 90KB)

I. مقررات عمومی

1. منشی رئیس متعلق به دسته مجریان فنی است.
2. فردی که دارای تحصیلات عالی حرفه ای بدون ارائه شرایط سابقه کار یا تحصیلات متوسطه حرفه ای و سابقه کار در تخصص به مدت حداقل 2 سال باشد به سمت دبیر منصوب می شود.
3. انتصاب به سمت منشی و برکناری از آن به دستور مدیر شرکت با ارائه انجام می شود.
4. منشی مدیر باید بداند:
   1. 4.1. فرامین، دستورات، دستورات، سایر اسناد حاکمیتی و نظارتی بالاتر و سایر ارگانهای مربوط به فعالیتهای مؤسسه.
   2. 4.2. مقررات، دستورالعمل ها، سایر اسناد نظارتی برای نگهداری سوابق.
   3. 4.3. ساختار و مدیریت شرکت و بخش های آن.
   4. 4.4. سازمان تجاری.
   5. 4.5. روش های ثبت و پردازش اسناد.
   6. 4.6. کسب و کار بایگانی
   7. 4.7. تایپ اسکریپت.
   8. 4.8.

      شرح شغل

      قوانین استفاده از دستگاه های دریافت و ارتباط.

   9. 4.9. استانداردهای سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری.
   10. 4.10. قوانین چاپ نامه های تجاری با استفاده از فرم های استاندارد.
   11. 4.11. مبانی اخلاق و زیبایی شناسی.
   12. 4.12. قوانین ارتباطات تجاری
   13. 4.13. قوانین عملکرد فناوری رایانه.
   14. 4.15. مبانی حقوق اداری و قانون کار.
   15. 4.16. مقررات داخلی کار.
   16. 4.17. قوانین و هنجارهای حفاظت از کار، اقدامات ایمنی، بهداشت صنعتی و حفاظت از آتش.
5. در زمان غیبت منشی رئیس (بیماری، مرخصی و ...) وظایف وی توسط شخصی منصوب شده به نحو مقرر انجام می شود که حقوق مقتضی را کسب کرده و مسئولیت حسن انجام وظایف محوله را بر عهده دارد.

II. وظایف شغلی

دبیر، منشی:

1. انجام کار در زمینه پشتیبانی سازمانی و فنی از فعالیت های اداری و اداری رئیس.
2. مکاتبات دریافتی را برای بررسی توسط رئیس می پذیرد، آن را مطابق تصمیم اتخاذ شده به بخش های ساختاری یا یک پیمانکار خاص برای استفاده در فرآیند کار یا تهیه پاسخ ها منتقل می کند.
3. کارهای اداری را انجام می دهد، عملیات مختلفی را با استفاده از فناوری رایانه ای که برای جمع آوری، پردازش و ارائه اطلاعات در آماده سازی و تصمیم گیری طراحی شده است، انجام می دهد.
4. اسناد و اظهارات شخصی را برای امضای رئیس می پذیرد.
5. اسناد و مواد لازم برای کار رئیس را تهیه می کند.
6. نظارت بر رسیدگی و ارسال به موقع توسط واحدهای سازه ای و مجریان خاص اسنادی که برای امضاء به رئیس ارائه می شود، از ویرایش با کیفیت آنها اطمینان حاصل می کند.
7. انجام مکالمات تلفنی رئیس را سازماندهی می کند، اطلاعات دریافتی را در غیاب وی ضبط می کند و محتوای آن را به اطلاع وی می رساند، اطلاعات را از طریق دستگاه های دریافت و اینترکام (تلفاکس، تلکس و غیره) مخابره و دریافت می کند و همچنین پیام های تلفنی را به ارمغان می آورد. اطلاعاتی که به موقع از طریق کانال های ارتباطی به او توجه می شود.
8. او از طرف رئیس نامه ها، درخواست ها، اسناد دیگر را تنظیم می کند، پاسخ هایی را برای نویسندگان نامه ها آماده می کند.
9. انجام کار در زمینه آماده سازی جلسات و جلسات برگزار شده توسط رئیس (جمع آوری مطالب لازم، اطلاع به شرکت کنندگان از زمان و مکان جلسه، دستور جلسه، ثبت نام آنها)، نگهداری و تنظیم صورتجلسات و جلسات.
10. نظارت بر اجرای دستورات و دستورالعمل های صادر شده توسط کارکنان شرکت و همچنین رعایت مهلت های اجرای دستورالعمل ها و دستورالعمل های رئیس تحت کنترل را انجام می دهد.
11. فایل کنترل و ثبت را نگهداری می کند.
12. محل کار سر را با وسایل لازم از فناوری سازمانی، لوازم التحریر فراهم می کند، شرایطی را برای کار مؤثر رئیس ایجاد می کند.
13. به دستور رئیس، مواد اداری لازم برای کار خود را چاپ می کند یا اطلاعات فعلی را در بانک اطلاعات وارد می کند.
14. پذیرایی از بازدیدکنندگان را سازماندهی می کند، به بررسی سریع درخواست ها و پیشنهادات کارمندان کمک می کند.
15. پرونده ها را مطابق با نامگذاری مصوب تشکیل می دهد، ایمنی آنها را تضمین می کند و در موعد مقرر به بایگانی ارائه می کند.
16. وظایف رسمی انفرادی سرپرست بلافصل خود را انجام می دهد.

III. حقوق

منشی حق دارد:

1. با پیش نویس تصمیمات مدیریت شرکت مربوط به فعالیت های آن آشنا شوید.
2. پیشنهاداتی برای بهبود کار مرتبط با مسئولیت های پیش بینی شده در این دستورالعمل ارائه دهید.
3. در حدود صلاحیت خود، کلیه کاستی های شناسایی شده در انجام وظایف خود را به ناظر فوری گزارش و برای رفع آنها پیشنهاداتی ارائه دهد.
4. اطلاعات و مدارک لازم برای انجام وظایف خود را شخصاً یا از طرف مدیریت شرکت از بخش های شرکت و سایر متخصصان درخواست کند.
5. از مدیریت شرکت بخواهید که در انجام وظایف و حقوق خود کمک کند.

IV. مسئوليت

منشی مسئولیت دارد:

1. برای عملکرد نامناسب یا عدم انجام وظایف رسمی آنها که در این شرح شغل تعیین شده است - تا حدی که توسط قانون کار فعلی فدراسیون روسیه تعیین شده است.
2. برای جرائمی که در حین انجام فعالیت های خود مرتکب شده اند - در حدود تعیین شده توسط قوانین اداری، کیفری و مدنی فعلی فدراسیون روسیه.
3. برای ایجاد خسارت مادی - در محدوده تعیین شده توسط قانون فعلی کار و مدنی فدراسیون روسیه.

بازگشت به مسئولیت های رهبری

منشی وظایف زیر را انجام می دهد:

انجام کار در زمینه پشتیبانی سازمانی و فنی از فعالیت های اداری و اداری رئیس.

مکاتبات دریافتی را برای بررسی توسط رئیس می پذیرد، آن را مطابق تصمیم اتخاذ شده به بخش های ساختاری یا یک پیمانکار خاص برای استفاده در فرآیند کار یا تهیه پاسخ ها منتقل می کند.

اسناد و اظهارات شخصی را برای امضای رئیس می پذیرد.

به تماس های تلفنی پاسخ می دهد، اطلاعات رسمی را ضبط و به رئیس منتقل می کند، مکالمات تلفنی رئیس را سازماندهی می کند.

شرح وظایف منشی رئیس

او از طرف رئیس نامه ها، درخواست ها و سایر اسناد را تنظیم می کند.

انجام کار در زمینه آماده سازی جلسات و جلسات برگزار شده توسط رئیس (جمع آوری مطالب لازم، اطلاع به شرکت کنندگان از زمان و مکان جلسه، دستور جلسه، ثبت نام آنها)، نگهداری و تنظیم صورتجلسات و جلسات.

نظارت بر اجرای دستورات و دستورالعمل های صادر شده توسط کارکنان شرکت و همچنین رعایت مهلت های اجرای دستورالعمل ها و دستورالعمل های رئیس تحت کنترل را انجام می دهد.

محل کار سر را با وسایل لازم از فناوری سازمانی، لوازم التحریر فراهم می کند، شرایطی را برای کار مؤثر رئیس ایجاد می کند.

پذیرایی از بازدیدکنندگان را سازماندهی می کند، به بررسی سریع درخواست ها و پیشنهادات کارمندان کمک می کند.

پرونده ها را مطابق با نامگذاری مصوب تشکیل می دهد، ایمنی آنها را تضمین می کند و در موعد مقرر به بایگانی ارائه می کند.

سفرهای کاری رئیس را سازماندهی می کند: سفارش بلیط هواپیما و راه آهن، رزرو هتل.

وظایف رسمی انفرادی سرپرست بلافصل خود را انجام می دهد.

منشی حق دارد:

دریافت اطلاعات، از جمله اطلاعات محرمانه، تا حدی که برای حل وظایف محول شده لازم است.

ارائه پیشنهاداتی به مدیریت برای بهبود کار خود و کار شرکت.

اطلاعات و مدارک لازم برای انجام وظایف خود را شخصاً یا از طرف رئیس از بخش های شرکت و سایر متخصصان درخواست کنید.

الزام مدیریت به ایجاد شرایط عادی برای انجام وظایف رسمی و ایمنی کلیه اسناد ناشی از فعالیت های شرکت.

©2009-2018 مرکز مدیریت مالی. تمامی حقوق محفوظ است. انتشار مطالب
با ذکر اجباری پیوند به سایت مجاز است.

منشی ها کارمندانی هستند که بدون مشارکت، دانش و مهارت آنها اطمینان از هماهنگی کار یک واحد اقتصادی دشوار است. دامنه وظایف یک منشی بسیار زیاد است. ارزش آشنایی با آنها را دارد تا ایده ای از اهمیت این حرفه در واقعیت مدرن داشته باشید.

ویژگی های حرفه منشی و الزامات یک کارمند

این شغل نه تنها مستلزم سازماندهی، ارتباط و جمع‌آوری یک فرد است، بلکه می‌تواند امیدهای شغلی عالی را نیز به او نوید دهد. به عنوان مثال، در آینده می تواند روی موقعیت مدیر دفتر کارمند بخش و غیره حساب کند.

الزامات اصلی این متخصص به شرح زیر است:

1. متوسطه، آموزش عالی؛
2. تجربه کاری؛
3. تسلط به کامپیوتر و توانایی کار با تجهیزات اداری؛
4. آشنایی با اصول اولیه کار اداری؛
5. دانش یک زبان خارجی (اغلب انگلیسی).

همچنین، بسیاری از کارفرمایان بر ویژگی های شخصی یک فرد (خوب نیت، پاسخگویی، وقت شناسی)، نگرش او به کوچکترین جزئیات، توانایی مقابله با طیف گسترده ای از وظایف و تکالیف و ظاهر خوب تمرکز می کنند.

حقوق یک متخصص از 15000 روبل تا 40000 روبل متغیر است. بستگی به حجم کار و وضعیت مالی خود سازمان دارد.

چندین تخصص اصلی برای یک منشی وجود دارد:

• دستیار مدیر؛

مسئولیت های دبیر اجرایی

انتصاب و عزل این کارمند فقط با دستور مدیری که وی در زیرمجموعه آن قرار دارد صورت می گیرد. در این دستور همچنین مقامی که وظایف دبیری رئیس در زمان غیبت از کار به او تفویض شده است، مشخص شده است.

در کار خود، این کارمند توسط:

• قوانین قانونی نظارتی در سطوح فدرال و منطقه ای؛
• منشور و مقررات داخلی محلی؛
• مفاد شرح شغل

مسئولیت های دبیر اجرایی عبارتند از:

• حصول اطمینان از فعالیتهای اداری و اداری رئیس (سیستم سازی و ساختاربندی کلیه مواد لازم برای این امر)؛
• تهیه سر همه چیز لازم برای کار - تجهیزات سازمانی قابل سرویس، لوازم التحریر.
• آماده سازی جلسات و جلسات برگزار شده توسط رئیس؛
• سازماندهی یک سفر کاری برای سر (سفارش بلیط و رزرو هتل)؛
• تهیه پیش نویس درخواست ها و نامه ها از طرف مافوق؛
• سازماندهی پذیرایی از بازدیدکنندگان (در صورت لزوم - ملاقات و اسکان مهمانان)؛
• پاسخگویی به تماس های دریافتی، رفع اطلاعات دریافتی و انتقال آن به مدیر؛
• پذیرش درخواست ها و انتقال آنها به امضای رئیس.
• انتقال اطلاعات از مدیریت به کاربران نهایی (پیمانکاران خاص، شرکا، مشتریان)؛
• کنترل زمان و کیفیت اجرای دستورات و دستورالعمل های مدیریت توسط کارکنان شرکت.
• اجرای کپی و تکثیر آثار با هر پیچیدگی و حجم.
• حفظ ارتباط عملیاتی با سایر شرکت ها (اعم از دولتی و تجاری) ، افراد در مورد مسائل مربوط به فعالیت های مستقیم شرکت.
• صدور گواهینامه های لازم در مورد سابقه خدمت کارکنان و همچنین دستمزد آنها.

منشی همچنین باید وظایف جداگانه‌ای با ماهیت رسمی سرپرست بلافصل خود انجام دهد.

این متخصص علاوه بر وظایف، حقوقی نیز دارد. او می تواند:

دبیر اجرایی مسئول موارد زیر است:

• نقض مقررات داخلی کار و مقررات ایمنی؛
• عدم رعایت دستورات، دستورالعمل ها و سایر اقدامات محلی؛
• عدم انجام وظایف مقرر در شرح شغل؛
• اجرای اسنادی که برای امضا به رئیس ارائه می شود.
• افشای اطلاعاتی که به او سپرده شده است.

مسئولیت های شغلی یک منشی

منشی یک پله پایین تر از مرجع است. اما این باعث نمی شود که دامنه مسئولیت های او کمتر شود.

بنابراین وظایف دبیرخانه عبارتند از:

بسیاری از وظایفی که به منشی محول می شود توسط منشی رئیس نیز قابل انجام است، اما شایان ذکر است که عملکرد وی به طور قابل توجهی گسترده تر است. این امر قبل از هر چیز به دلیل نیاز به اطمینان از فعالیت های مدیریتی مقامات است.

منشی مانند هر متخصص دیگری دارای حقوق متعددی است، به ویژه:

• حق دسترسی به اطلاعات لازم برای فعالیت های آن؛
• حق تأیید اسناد خاص با امضای خود؛
• حق آشنایی با اسناد و مدارک و همچنین تصمیماتی که مدیریت در مورد محدوده وظایف شغلی خود می گیرد.
• حق دفاع از منافع خود

برای استخدام به عنوان منشی باید به درستی رزومه تهیه کنید. مهم است که تمام مزایای اصلی حرفه ای، ویژگی های شخصی و البته تجربه کاری خود را مشخص کنید. همچنین می توانید یک رزومه مناسب را از اینترنت دانلود کنید، آن را پر کنید و برای بررسی برای کارفرمای احتمالی ارسال کنید.

شرح وظایف منشی

این شرح شغل بر اساس قرارداد کاری با ناتالیا ولادیمیروفنا ایوانووا و مطابق با
مفاد قانون کار فدراسیون روسیه و سایر مقررات
قوانین تنظیم روابط کار در فدراسیون روسیه.

1. مقررات عمومی

1.1. منشی متعلق به گروه مجریان فنی است که با حکم مدیر شرکت استخدام و عزل می شود.
1.2. فردی که دارای تحصیلات عالی حرفه ای بدون ارائه شرایط سابقه کار یا تحصیلات متوسطه حرفه ای و سابقه کار در تخصص حداقل 2 سال باشد به سمت منشی منصوب می شود.
1.3. منشی رئیس مستقیماً به رئیس شرکت گزارش می دهد.
1.4. در فعالیت های خود، دبیر رئیس توسط:
اسناد نظارتی در مورد کار انجام شده؛
مواد روش شناختی مرتبط با موضوعات مرتبط؛
اساسنامه شرکت؛
مقررات کار؛
دستورات و دستورات مدیر شرکت (ناظر فوری)؛
این شرح شغل

1.5. منشی مدیر باید بداند:
قطعنامه ها، دستورات، دستورات و سایر مواد راهنمایی و اسناد نظارتی مربوط به فعالیت های شرکت و نگهداری سوابق.
ساختار و مدیریت شرکت و بخش های آن؛
سازماندهی کار اداری؛
روشهای ثبت و پردازش اسناد؛
کسب و کار بایگانی؛
تایپی;
قوانین استفاده از دستگاه های گیرنده و اینترکام؛
استانداردهای سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری؛
قوانین چاپ نامه های تجاری با استفاده از فرم های استاندارد؛
مبانی اخلاق و زیبایی شناسی؛
قوانین ارتباطات تجاری؛
مبانی سازماندهی و مدیریت کار؛
قوانین عملکرد فناوری رایانه؛
مبانی حقوق اداری و قانون کار؛
مقررات داخلی کار؛
قوانین و مقررات حمایت از کار.
1.6. در زمان غیبت دبیر، وظایف وی به ترتیب مقرر توسط معاون منصوب انجام می شود که مسئولیت کامل حسن انجام وظایف محوله را بر عهده دارد.

2. توابع

دبیر اجرایی مسئولیت موارد زیر را بر عهده دارد:
2.1. اجرای کار در زمینه پشتیبانی سازمانی و فنی از فعالیت های اداری و اداری رئیس شرکت.
2.2. نگهداری سوابق.
2.3. سازماندهی پذیرایی از بازدیدکنندگان.

3. مسئولیت های شغلی

برای انجام وظایف محول شده به وی، منشی رئیس شرکت باید:
3.1. انجام کار در زمینه پشتیبانی سازمانی و فنی از فعالیت های اداری و اداری رئیس شرکت.
3.2. مکاتبات را برای بررسی توسط رئیس بپذیرید، آن را مطابق تصمیم اتخاذ شده به بخش های ساختاری یا مجریان خاص برای استفاده در فرآیند کار یا تهیه پاسخ منتقل کنید.
3.3. انجام کارهای اداری، انجام عملیات های مختلف با استفاده از فناوری رایانه ای که برای جمع آوری، پردازش و ارائه اطلاعات در آماده سازی و تصمیم گیری طراحی شده است.
3.4. اسناد و اظهارات شخصی را برای امضای رئیس شرکت بپذیرید.
3.5. اسناد و مواد لازم برای کار رئیس را آماده کنید.
3.6. نظارت بر رسیدگی و ارسال به موقع توسط واحدهای ساختاری و مجریان خاص اسناد دریافتی برای اجرا، بررسی صحت تنظیم پیش نویس اسناد ارسالی به رئیس جهت امضا و اطمینان از ویرایش با کیفیت آنها.
3.7. سازماندهی انجام مکالمات تلفنی رئیس، ضبط اطلاعات دریافتی در غیاب وی و رساندن محتوای آن به اطلاع وی، انتقال و دریافت اطلاعات از طریق دستگاه های گیرنده و اینترکام (تلفاکس، تلکس و ...) و همچنین پیام های تلفنی، آوردن اطلاعات دریافتی به موقع از طریق کانال های ارتباطی مورد توجه وی قرار گیرد.
3.8. از طرف رئیس، نامه ها، درخواست ها، سایر اسناد را بنویسید، پاسخ هایی را برای نویسندگان نامه ها آماده کنید.
3.9. انجام کار در زمینه آماده سازی جلسات و جلسات برگزار شده توسط رئیس (جمع آوری مطالب لازم، اطلاع به شرکت کنندگان از زمان و مکان جلسه، دستور جلسه، ثبت آنها)، نگهداری و تنظیم صورتجلسات و جلسات.
3.10. اعمال کنترل بر اجرای دستورات و دستورات صادره توسط کارکنان مؤسسه و همچنین رعایت مهلت‌های اجرای دستورالعمل‌ها و دستورالعمل‌های رئیس مؤسسه تحت کنترل.
3.11. یک فایل کنترل و ثبت را حفظ کنید.
3.12. محل کار رئیس را با وسایل لازم از فناوری سازمانی، لوازم التحریر فراهم کنید، شرایطی را برای کار مؤثر او ایجاد کنید.
3.13. به دستور رئیس، مواد اداری لازم برای کار او را چاپ کنید یا اطلاعات فعلی را در بانک اطلاعات وارد کنید.
3.14. پذیرایی از بازدیدکنندگان را سازماندهی کنید، به بررسی سریع درخواست ها و پیشنهادات کارمندان کمک کنید.
3.15. پرونده ها را مطابق با نامگذاری مصوب تشکیل دهید، از ایمنی آنها اطمینان حاصل کنید و در مدت زمان تعیین شده به بایگانی تحویل دهید.
3.16. اسناد را روی دستگاه کپی شخصی کپی کنید.

منشی حق دارد:
4.1. با پیش نویس تصمیمات مدیریت شرکت مرتبط با فعالیت های آن آشنا شوید.
4.2. ارائه پیشنهادات برای بهبود کار مرتبط با مسئولیت های پیش بینی شده در این دستورالعمل برای بررسی توسط مدیریت.
4.3. دریافت اطلاعات و مدارک لازم برای انجام وظایف از روسای بخش‌های ساختاری، متخصصان.
4.4. از مدیریت شرکت بخواهید که در انجام وظایف و حقوق خود کمک کند.

5. مسئولیت پذیری

منشی مسئولیت دارد:

5.1. برای عدم انجام (انجام نادرست) وظایف رسمی خود که در این شرح شغلی پیش بینی شده است، تا حدی که توسط قانون کار فعلی تعیین شده است.
5.2. برای جرائمی که در حین انجام فعالیت های خود مرتکب شده اند - در حدود تعیین شده توسط قوانین اداری، کیفری و مدنی فعلی.
5.3. برای ایجاد خسارت مادی - در محدوده تعیین شده توسط قانون فعلی کار، جنایی و مدنی.

من با این شرح شغل آشنا هستم: تاریخ. امضا.

وظایف منشی مدیر بسیار متنوع است: برنامه ریزی روز کاری رئیس، سازماندهی کار دفتر، مذاکره با مشتریان و شرکا به دستور رئیس، یافتن و تهیه وسایل نقلیه برای مدیر و سایر کارکنان و خدمات، ترتیب جلسات. ، چه در دفتر و چه در محیط خارج از وظیفه، ثبت سوابق و بسیاری از امور رسمی دیگر. علاوه بر این، رئیس می تواند مشکلات شخصی را به دستیار خود بسپارد، به عنوان مثال، برای تعطیلات تبریک (هدایا، گل) نه تنها به سازمان هایی که شرکت با آنها همکاری می کند، بلکه برای بستگان نیز ارسال کند. از آنجایی که روز کاری مدیر معمولاً نامنظم است، منشی اغلب مجبور است تا دیروقت سر کار بیدار بماند.

برای تبدیل شدن به یک دستیار ضروری برای رئیس، منشی باید دارای ویژگی های شخصی مانند آمادگی برای کار، سخت کوشی، دقت، مسئولیت پذیری، ظرافت، فروتنی، ابتکار متوسط، توانایی به خاطر سپردن و نتیجه گیری باشد. داشتن این موقعیت بدون داشتن مهارت تایپ (200 ضربه در دقیقه)، کار اداری، تندنویسی، دانش خوب کامپیوتر غیرممکن است. همه این مهارت ها به طور مستقل از کتاب ها و آموزش ها (تعداد زیادی از آنها وجود دارد)، در فرآیند کار قبلی یا در دوره ها به دست می آیند. مهارت های حرفه ای همچنین مستلزم توانایی مذاکره، سواد و تسلط خوب بر گفتار شفاهی و کتبی است، زیرا منشی رئیس باید دستورات را ثبت کند، مکاتبات کاری و غیره را انجام دهد.

اگر وظایف عمدتاً تحت سلطه کار منشی-کارمند باشد، تحصیلات عالی زبانی لازم است، اما در صورت نیاز به دستیار، اولویت با آموزش عالی در صنعت تخصص شرکت است.

سازگاری روانی، شباهت شخصیت ها و همچنین توانایی منشی برای ماندن در پس زمینه نقش بسیار مهمی دارد. کسانی که از سمت دستیاری کاملا راضی هستند، به سمت این حرفه می روند. گاهی اوقات، رهبر نسبت به منشی خود بی انصافی می کند، زیرا او بیشتر از دیگران زیر دست گرم قرار می گیرد.

با این حال، یک رئیس خوب و یک منشی باهوش و با تجربه به عنوان یک مکانیسم خوب عمل می کند. نمونه های زیادی از این دست وجود دارد، مخصوصاً دبیران دانشمندان یا نویسندگان. بسیاری از افراد مشهور به عنوان منشی شروع به کار کردند.

یک موضوع ظریف دیگر را نمی توان نادیده گرفت: رابطه غیر کاری رئیس و منشی او. برای اینکه وارد یک موقعیت مبهم نشوید، باید فوراً به یک رئیس بالقوه نگاهی دقیق بیندازید و با رفتن به مصاحبه، طوری لباس بپوشید که بر ویژگی های تجاری شما تأکید کند و نه شأن خارجی. اگر این موقعیت را به دست نیاوردید، رئیس به چیزی کاملاً متفاوت از منشی نیاز داشت و شما با موفقیت از مشکلات جلوگیری کردید.

برای گرفتن شغل، باید مسئولیت های خود را با جزئیات صحبت کنید، و حتی بهتر از آن - شرح شغل را بخواهید. غالباً ساده لوحی منشی ها که بیشتر آنها دختران جوانی هستند که به مردم و زندگی اشراف ندارند، یکی از علل عواقب ناخوشایند می شود. پذیرش و تشویق هدایا، پاسخ به خواستگاری، حفظ گفتگوهای بازیگوش و شوخی های مبهم، پوشیدن لباس های آشکار یا تحریک آمیز، یک دختر اغلب ناخودآگاه این تصور را از در دسترس بودن خود ایجاد می کند. بنابراین، بدون کوچک شمردن گناه کسانی که دوست دارند از موقعیت رسمی خود سوء استفاده کنند، هنوز هم ارزش دارد که آنها را نسبت به اقدامات اشتباه هشدار دهیم.

اگرچه منشی نزدیکترین فرد به رهبر است، رشد شغلی او محدود است. البته، برای هر قاعده ای استثنا وجود دارد، اما به خصوص نباید خودتان را فریب دهید.

بسته به مجموعه الزامات، استفاده از دانش زبان های خارجی، تجربه کاری و وظایف عملکردی، حقوق نیز متفاوت است: از 200 تا 800 دلار. ه) در نظر داشته باشید که حقوق بیش از 1000 C.u در جای خالی "دستیار شخصی" ذکر شده است. یعنی با درجه احتمال بالایی می توان فرض کرد که این بازاریابی شبکه ای است.

توابع اصلی عبارتند از:

اجرای کار در زمینه پشتیبانی سازمانی و فنی از فعالیت های اداری و اداری رئیس شرکت؛

نگهداری سوابق؛

سازمان پذیرایی از بازدیدکنندگان Zinovieva N. B. مستندات: کمک آموزشی. - ص 75..

منشی رئیس باید در جریان فعالیت خود:

انجام کار بر روی پشتیبانی سازمانی و فنی از فعالیت های اداری و اداری رئیس شرکت.

مکاتبات دریافت شده را برای بررسی توسط رئیس بپذیرید، آن را مطابق تصمیم اتخاذ شده به بخش های ساختاری یا مجریان خاص برای استفاده در فرآیند کار یا تهیه پاسخ ها منتقل کنید.

انجام کارهای اداری، انجام عملیات های مختلف با استفاده از فناوری رایانه ای که برای جمع آوری، پردازش و ارائه اطلاعات در آماده سازی و تصمیم گیری طراحی شده است.

پذیرش اسناد و اظهارات شخصی برای امضای رئیس شرکت؛

تهیه اسناد و مواد لازم برای کار رئیس؛

نظارت بر رسیدگی و ارسال به موقع توسط بخش های ساختاری و مجریان خاص اسناد دریافتی برای اجرا، بررسی صحت اجرای پیش نویس اسناد آماده شده که برای امضا به رئیس ارسال شده است، از ویرایش با کیفیت آنها اطمینان حاصل شود.

مکالمات تلفنی رئیس را سازماندهی کند، اطلاعات دریافتی را در غیاب او ضبط کند و محتویات آن را به اطلاع وی برساند، اطلاعات را از طریق دستگاه های گیرنده و اینترکام (تلفاکس، تلکس و ...) مخابره و دریافت کند و همچنین پیام های تلفنی را به اطلاع وی برساند. اطلاعات دریافتی به موقع از طریق کانال های ارتباطی؛

از طرف رئیس، نامه ها، درخواست ها، سایر اسناد را تنظیم کنید، پاسخ هایی را برای نویسندگان نامه ها آماده کنید.

انجام کار در زمینه آماده سازی جلسات و جلسات برگزار شده توسط رئیس (جمع آوری مواد لازم، اطلاع به شرکت کنندگان از زمان و مکان جلسه، دستور کار، ثبت نام آنها)، نگهداری و تنظیم صورتجلسات و جلسات.

اعمال کنترل بر اجرای دستورات و دستورالعمل های صادر شده توسط کارکنان شرکت و همچنین رعایت مهلت های اجرای دستورالعمل ها و دستورالعمل های رئیس شرکت تحت کنترل.

نگهداری پرونده کنترل و ثبت نام؛

محل کار رئیس را با وسایل لازم از فناوری سازمانی، لوازم التحریر فراهم کنید، شرایطی را برای کار مؤثر او ایجاد کنید.

به دستور رئیس، مطالب رسمی لازم برای کار او را چاپ کنید یا اطلاعات فعلی را در بانک داده وارد کنید.

سازماندهی پذیرایی از بازدیدکنندگان، کمک به بررسی سریع درخواست ها و پیشنهادات کارکنان.

پرونده ها را مطابق با نامگذاری تأیید شده تشکیل دهید ، از ایمنی آنها اطمینان حاصل کنید و آنها را در مدت زمان تعیین شده به بایگانی ارسال کنید.

کپی اسناد در دستگاه فتوکپی شخصی دستورالعمل استاندارد منشی رئیس. بانک شرح وظایف.=http//www/kadrovik.ru/.

هر شرکت فعالیت های خود را بر اساس مقررات محلی انجام می دهد که مطابق با هنجارهای قانون فعلی تنظیم شده است. و از آنجایی که هر شرکت یک ارگانیسم جداگانه است، باید هماهنگ کار کند.

یکی از اسناد مهمی که فعالیت متخصصان بنگاه بر آن استوار است شرح وظایف است. این سندی است که وظایف عملکردی یک کارمند در یک جهت یا تخصص دیگر را بیان می کند. لازم است کارکنان نه تنها با وظایف خود، بلکه با حقوق، اختیارات و وظایف آنها نیز به طور کامل آشنا شوند.

شرح شغل یک سند محلی است که حقوق و تعهدات هر کارمند را بسته به موقعیت شغلی و عملکرد کاری انجام شده مشخص می کند.
این سند توسط متخصصان بخش پرسنل همراه با وکلا تهیه شده است. این دستورالعمل توسط کارفرما یا مدیر استخدامی در صورت داشتن چنین اختیاراتی تأیید می شود.

کارفرما موظف است قبل از امضای قرارداد کار، متقاضی را با شرح وظایف آشنا کند. اگر این کار انجام نشود، کارفرما نمی تواند کارمند را به دلیل عدم انجام وظایف رسمی خود به مسئولیت انضباطی برساند.

در این سند بسته به ویژگی های کار، باید وظایف منشی به تفصیل بیان شود. هرچه جزئیات این وظایف بیشتر باشد، حل و فصل تعارضات پیش از محاکمه و قضایی بین کارمند و کارفرما آسان تر خواهد بود.

چرا به شرح شغل نیاز دارید؟

هنگام تنظیم این سند، شخص مسئول باید به هنجارهای سطوح فعلی فدرال، منطقه ای و محلی تکیه کند. رئیس شرکت به عنوان مسئول مدیریت صحیح اسناد، باید این انطباق را بررسی کند. علاوه بر این، مدیر پرسنل باید از انطباق دستورالعمل با قوانین جاری نیز آگاه باشد.

این یا برای گروهی از موقعیت های یکسان یا برای یک موقعیت فردی خاص جمع آوری شده است. کارمند باید با سند در مقابل امضا آشنا باشد. هنگام درخواست کار باید این کار را انجام دهید. اگر به درستی تدوین نشود، مطمئناً کارمند و مدیر در مورد تقسیم کار و وظایفی که کارمند انجام می دهد اختلاف نظر و موقعیت های درگیری خواهند داشت.

با تهیه صحیح شرح وظایف، مدیریت باید اهداف خاصی را دنبال کرده و وظایف زیر را حل کند:

• به درستی مسئولیت های کاری را بین کارکنان پست های مشابه تقسیم کنید. برای دستیابی به مفیدترین نتیجه، لازم است اقدامات آنها به وضوح هماهنگ شود.
• بهبود جو روانی در تیم، بهبود وضعیت. لازم است درصد احتمال درگیری به حداقل برسد.
• حقوق و تعهدات متخصصان هم سطح را به وضوح مشخص کنید ، در مورد اختیارات آنها توضیحاتی ارائه دهید ، مسئولیت هر یک را به وضوح مشخص کنید. در صورت لزوم، می توان به طور جداگانه بر مجازات های انضباطی تمرکز کرد که می تواند برای یک متخصص در قالب مسئولیت بی توجهی به وظایف خود اعمال شود.
• برای انجام تخلیه روانی و رسمی کارکنانی که مجبور به ترکیب چندین موقعیت هستند. تنها تخلیه آنها کافی نیست، این بار باید به طور صحیح و یکنواخت توزیع شود.
• ایجاد سیستمی از انگیزه ها و انگیزه های روانی و مالی؛
• توزیع مناسب مسئولیت ها بین مدیران

با کمک شرح وظایف، مدیریت شرکت تمام جنبه های تعامل بین دستگاه مدیریت و پرسنل را اجرا می کند. اما دستیابی به حداکثر نتیجه ممکن همیشه امکان پذیر نیست. بنابراین لازم است فردی که مسئولیت تنظیم شرح وظایف را به عهده خواهد داشت به درستی انتخاب و تعیین شود.

بسته به اندازه شرکت و تعداد کارکنان، یک دستورالعمل استاندارد برای گروهی از موقعیت های یکسان تهیه می شود. در صورت لزوم، می توانید تنظیمات را برای یک موقعیت خاص انجام دهید. اگر شرکت کوچک است، فقط 25-50 نفر دارد، پس سند برای هر موقعیت به طور جداگانه تنظیم می شود. مسئول یکی از اعضای گروه منابع انسانی است.

قوانین اساسی برای تدوین شرح وظایف منشی

برای پستی مانند منشی (این می تواند چند سطحی باشد، از منشی رئیس یک واحد ساختاری گرفته تا منشی رئیس یک هلدینگ یا کنسرت)، هیچ شکل یکپارچه توسعه یافته شرح شغل وجود ندارد. بنابراین، هر شرکتی حق انتخاب نحوه تنظیم سند را دارد.

هنگام تنظیم سند، افسر مسئول باید به یاد داشته باشد که باید ویژگی های فعالیت های یک شرکت خاص را در نظر گرفت. در شرکت های مختلف، منشی ها می توانند وظایف و وظایف مختلفی را انجام دهند. این باید در هنگام تهیه پیش نویس در نظر گرفته شود.

می توانید به یک الگوی پذیرفته شده کلی تکیه کنید. هر شرح شغل باید شامل موارد زیر باشد:

در صورت لزوم می توان بخش های دیگری را به شرح وظایف منشی اضافه کرد:

• "شرایط کاری". در اینجا می توانید برای تعیین نحوه عملکرد منشی به آیین نامه داخلی استناد کنید. اگر نیاز به همراهی مدیر در سفرهای کاری وجود داشته باشد، این تفاوت ظریف نیز می تواند در اینجا منعکس شود.
• "حق امضا". منشی می تواند در حدود اختیارات خود اسنادی را امضا کند.

شرح شغلی که توسط کارمند مسئول بخش پرسنل تهیه می شود باید مراحل هماهنگی با رئیس خدمات پرسنل را طی کند. ضمناً خود منشی باید در مقابل امضا با آن آشنا باشد.

تهیه پیش نویس شرح وظایف منشی

سند در یک نسخه تنظیم می شود. پس از مطالعه و مطالعه دقیق توسط خود منشی امضا می شود. اگر شرکت دارای چندین منشی توسط ایالت باشد، می توانید چندین نسخه را چاپ کنید، بسته به موقعیت رئیسی که منشی به آن "ضمیمه" شده است، تغییرات مناسب را برای هر یک به طور جداگانه ایجاد کنید.

اگر خود منشی به یک نسخه اضافی برای استفاده شخصی نیاز داشته باشد، می تواند یک کپی از شرح شغلی که قبلاً توسط او امضا شده است تهیه کند. ممنوع نیست!

برای تنظیم صحیح یک سند، باید قوانینی را رعایت کنید. به طور خاص، یک "هدر" باید در گوشه سمت راست بالا طراحی شود. این محل برای تصویب دستورالعمل توسط رئیس کل شرکت است. در اینجا باید چند خط را پر کنید:

• باید کلمه "من تایید می کنم" باشد.
• به دنبال آن مقام رهبری. مثلاً «مدیر کل» یا «مدیر»؛
• نام کامل سر؛
• امضای رهبر

سپس در وسط برگه باید نام سند را مشخص کنید. این شرح وظایف منشی است. فقط پس از آن تمام نکات اصلی ثبت می شود.

بخش هایی که دستورالعمل دبیر باید شامل آنها باشد در بالا ذکر شده است. آنها مطابق مقررات وظایف انجام شده تجویز می شوند. به عنوان مثال، وظایف عملکردی منشی رئیس بخش ممکن است تا حدودی "محدود" از وظایف دستیار رئیس کل شرکت باشد.

پس از تنظیم دستورالعمل، باید با کارمندی که مسئولیت دبیرخانه را بر عهده دارد، توافق شود. این ممکن است رئیس واحد ساختاری مربوطه باشد. اگر چنین شخصی در ایالت وجود نداشته باشد، با رئیس خدمات پرسنلی یا کارمند دیگری که وظایف آنها شامل چنین هماهنگی است.

علامت تایید در انتهای سند قرار می گیرد. باید چند خط را پر کنید:

• حتماً کلمه "موافق" را مشخص کنید.
• مسئولیت موقعیت فرد؛
• نام شرکت به صورت خلاصه شده؛
• نام این کارمند؛
• تاریخ تقویم برای تصویب؛
• امضای شخصی که دستورالعمل را تایید کرده است.

پس از آن باید سند را برای بررسی به خود منشی بدهید. همچنین باید چند خط را پر کنید:

• ذکر عبارت "من با دستورات آشنا هستم" واجب است.
• موقعیت منشی همانطور که در لیست کارکنان ذکر شده است.
• نام شرکت به صورت خلاصه شده؛
• نام این کارمند؛
• جزئیات گذرنامه در صورت لزوم، می توانید یک کپی از صفحه گذرنامه که در آن اطلاعات شخصی منشی نشان داده شده است تهیه کنید. یک کپی را به عنوان تأیید داده های مشخص شده به دستورالعمل ها ضمیمه کنید.
• تاریخ تقویم برای تصویب؛
• امضای کارمند، که تأیید می کند که او واقعاً شرح شغل خود را خوانده است.

سند را بدون مطالعه دقیق «جابجایی» نکنید. آشنایی دقیق تضمینی است که او صادقانه وظایف خود را انجام می دهد و برای سایر کارمندان کار نمی کند. در صورتی که منشی از وظایف وظیفه ای خود عدول کند یا به آنها عمل نکند، پاسخگو خواهد بود.

در مقابل، در صورتی که وی در قبال عدم انجام کار مسئول شناخته شود، همواره می تواند به دستورالعمل ها رجوع کند و حکم مدیریت را مبنی بر اعمال مجازات انضباطی به چالش بکشد. همچنین هنگام ثبت شکایت در بازرسی کار یا هنگام طرح دعوی در دادگاه کمک خواهد کرد. بنابراین، شما باید مراقب باشید!

وظایف شغلی منشی

هر سازمانی به یک منشی نیاز دارد. بنابراین شرح شغل چنین کارمندی برای هر شرکتی مفید است. منشی می تواند هم رئیس بنگاه و هم رئیس واحد ساختاری باشد. این وظیفه منشی است.

وظایف منشی عبارتند از:

• پذیرش و مرتب سازی مکاتبات دریافت شده برای رئیس؛
• انجام کارهای اداری در چارچوب فعالیت های یک بخش یا واحد ساختاری.
• پذیرش اظهارات شخصی از کارکنان برای امضای رئیس.
• تهیه اسناد و موادی که برای کار رئیس لازم است.
• کار با کامپیوتر، دستگاه کپی و سایر تجهیزات اداری؛
• نگهداری پرونده کنترل و ثبت نام؛
• چاپ اسنادی که برای کار رئیس لازم است؛
• انجام کار برای آماده سازی جلسات مختلف، جلسات و سایر جلسات؛
• تهیه و چاپ اسناد لازم برای چنین جلساتی؛
• سازماندهی پذیرایی از بازدیدکنندگان؛
• ثبت اسناد ورودی و خروجی؛
• ارتباط مودبانه تلفنی؛
• سایر وظایفی که به ویژگی های فعالیت بخش یا واحد ساختاری بستگی دارد.

شرح وظایف منشی رئیس

منشی مدیر هم شرح وظایف دارد. مسئولیت های دبیر اجرایی عبارتند از:

• انجام کار بر روی سازماندهی پشتیبانی فنی برای فعالیت های رئیس.
• تمام مکاتباتی را که به نام رئیس می آید را بپذیرید و مرتب کنید.
• در صورت وجود چنین نیازی، کلیه مکاتبات را بر اساس بخش های ساختاری مرتب کنید و تحویل این مکاتبات را به بخش های ساختاری مربوطه سازماندهی کنید.
• سازماندهی مکالمات تلفنی رئیس؛
• دریافت و ضبط اطلاعات دریافتی در زمان غیبت رئیس؛
• کار با تجهیزات اداری؛
• سازماندهی جلسات، جلسات و جلسات؛
• تهیه و چاپ مواد لازم برای جلسات؛
• اجرای دستورالعمل های فردی رئیس.

دانلود

نمونه شرح وظایف منشی را می توانید با فرمت doc دانلود کنید