Koncept back-office sustava čvrsto je ukorijenjen u maloprodajnoj industriji. Ovo je alat koji vam omogućuje konsolidaciju i koordinaciju svih poslovnih procesa. U borbi za novčanike kupaca blagajna – front-office – prva je linija. Stražnji dio koji naredba pruža je back office - trgovački sustav poduzeća, koji pokriva sve procese koji se odvijaju u trgovini - od osiguranja prodaje do analitičkog izvještavanja. Hoće li vlasnik trgovine biti pobjednik u ovoj borbi ovisi o tome koliko dobro odgovara na izazove s kojima se suočava određeno poduzeće i koliko učinkovito radi.

Sustavi su različiti

Mora se reći da je danas sam pojam back office pomalo nejasan. Na zapadu to znači i upravljačku komponentu softvera i računovodstvenu komponentu. U Rusiji su se zbog specifičnosti “nacionalnog računovodstva” dobavljači softvera za trgovine pokušali odmaknuti od njega, a back office često znači samo dio koji je odgovoran za upravljanje poslovnim procesima. Osim toga, postoji podjela na back-office i head-office, prvi je trgovački program instaliran na prodajnom mjestu, drugi je glavni uredski sustav lanca trgovina koji upravlja trgovačkim programima pojedinačnih objekata. U međuvremenu, mnogi sustavi pretpostavljaju da je glavni ured ujedno i pozadinski ured, odnosno program za trgovanje instaliran u glavnom uredu mreže izravno kontrolira procese koji se odvijaju u trgovinama. A nekada davno ovaj izraz je jednostavno označavao program za obračun robe. Međutim, ti su dani davno prošli.

Kao što je primijetio Mikhail Orlov, voditelj proizvoda odjela softvera za klasu pozadinskih ureda u ATOL Grupi, moderni pozadinski ured više se ne može nazvati samo sustavom robnog računovodstva:

Danas je pozadinski ured punopravan, odgovoran za sve glavne poslovne procese u trgovačkom poduzeću. Sustav pozadinskog ureda trebao bi uključivati ​​računovodstvo skladišta, upravljanje interakcijom s dobavljačima, određivanje cijena, pripremu robe za prodaju, diskontiranje, interakciju s, implementaciju mrežne razmjene, proizvodnju, upravljanje osobljem i još mnogo toga. Istovremeno, unatoč cjelovitosti funkcionalnog dijela, back office mora biti jednostavan za razumijevanje i upravljanje, imati veliku brzinu implementacije u maloprodajnom objektu te imati stabilnost i učinkovitost u obradi različitih informacija. Važan kriterij za dobro back-office rješenje je podrška za veliki popis maloprodajne opreme.

Unatoč raznolikosti zadataka, funkcije pozadinskog ureda svode se na nekoliko važnih točaka. Evo mišljenja Antona Murzina, direktora konzultantske agencije GKTs:

Prije svega, back office mora podijeliti poslovne procese poduzeća u nekoliko zasebnih procesa, od kojih svaki obavljaju različiti zaposlenici s različitim pravima pristupa informacijama. To nam omogućuje smanjenje zahtjeva za kvalifikacijama zaposlenika i rješava problem osiguranja sigurnosti rada s informacijama. Glavna prednost ovog pristupa je mogućnost da se sustav učini što je moguće fleksibilnijim. Na primjer, najvažnija funkcija back-office programa je upravljanje maloprodajnim cijenama. Ovo nije tako jednostavan zadatak kao što se može činiti. Cijena artikla koji se prodaje zasebno može se razlikovati od cijene artikla koji se prodaje u malom pakiranju. Cijena proizvoda također može ovisiti o tome koji su drugi proizvodi kupljeni uz njega. Konačno, cijena se može promijeniti prilikom kupnje proizvoda korištenjem diskontne kartice i tijekom raznih marketinških promocija. Sustav trgovanja mora uzeti u obzir sve te točke. I ne samo uzeti u obzir, već dopustiti promjene cijena za optimizaciju dobiti. A to je također jedan od ciljeva razdvajanja procesa. Ponekad je cijena proizvoda s njegovim opisom i šifrom uključena u samu registracijsku karticu proizvoda, ali program trgovanja gubi fleksibilnost pri radu s troškom proizvoda. Određivanje cijene proizvoda zaseban je poslovni proces, a kako bi se osigurale sve navedene mogućnosti, mora biti odvojen od procesa računovodstva proizvoda. Također je važno odvojiti definiranje politike upravljanja od postupaka za njezino neposredno provođenje. Određivanje politike nabave je odgovorna stvar koju u trgovačkoj organizaciji provodi menadžment uz sudjelovanje kvalificiranih stručnjaka. Manje kvalificirani menadžeri ga mogu i provoditi, odnosno primjenjivati ​​utvrđena pravila. Na isti način, politika popusta trebala bi biti postavljena u centru i automatski izvršena izravno na blagajni.

Drugi najvažniji zadatak back office programa je odražavanje onoga što se događa u trgovini s inventarom. Na zalihe utječe nekoliko procesa: isporuke proizvoda, prodaja, povrat nekvalitetne i neprodane robe. Točan odraz situacije u trgovini stvara se konsolidacijom u trgovačkom programu informacija o robi primljenoj iz nekoliko izvora: iz blagajni, terminala za prikupljanje podataka u skladištu itd. Osim toga, sustav mora uzeti u obzir kretanje robe unutar poduzeća, na primjer, prisutnost vlastite proizvodnje. Nadalje, postoje i neobjavljene "transakcije" kao što je krađa. Odnosno, sustav mora uzeti u obzir realnost i omogućiti prilagodbu podataka tijekom inventure.

Potrebno je ne samo utvrditi koja je roba prodana tijekom razdoblja - to mogu učiniti svi programi za robno računovodstvo, pojašnjava Anton Murzin. - Važna karakteristika sustava automatizacije je mogućnost provođenja analitike bubrega - a u tom se pokazatelju različiti sustavi značajno razlikuju. Govorimo li o jednokratnoj velikoj kupnji ili stalnoj potražnji za ovim proizvodom? Je li potražnja rasla ili padala tijekom dana? Veličina narudžbe ovisi o odgovoru na ova pitanja. Pruža li vaš sustav mogućnosti analitike bubrega, i ako da, koliko se potpuno koristi? Odgovor na ovo pitanje važan je za pravilnu organizaciju protoka robe.

Sve navedene funkcije standardne su za back-office sustave, međutim svaki sustav ima svoje karakteristike u implementaciji koje određuju njegovu usklađenost sa zadacima koji stoje pred određenom trgovinom ili lancem.

Bez sumnje, s prilično formaliziranim općim operacijama, svaki maloprodajni format ima svoje zahtjeve za back office, kaže Mikhail Orlov. - Recimo da je za cash-&-carry format vrlo važna ovisnost cjenovne kategorije o broju kupljene robe za butike odjeće, mogućnost vođenja evidencije zaliha s tzv. karakteristikama proizvoda (veličine, boje; ) vrlo je važno. Osim toga, primjerice, politika popusta vrlo je važna za ove formate. Dobar back-office sustav trebao bi uzeti u obzir sve te zahtjeve.

Trgovački lanci također imaju posebne zahtjeve za sustav. Konkretno, takvi zahtjevi uključuju: sposobnost sustava da radi u stvarnom vremenu s udaljenim objektima (ili sposobnost provođenja prilično česte sinkronizacije), sposobnost da trgovine rade autonomno u nedostatku komunikacije sa središnjim uredom i povećani zahtjevi za osiguranjem sigurnosti razmjene podataka. Primjerice, u tu svrhu koristi se rješenje kao što je jedinstveni back office trgovačkog lanca koji pohranjuje bazu podataka svih maloprodajnih mjesta. To vam omogućuje uklanjanje jedne veze u programu za trgovanje, pojednostavljuje i ubrzava vaš rad. Smanjuje se obujam prenesenih informacija jer podaci dolaze samo s blagajni, a baza podataka na serveru trgovine radi autonomno. Povećava se sigurnost i nestaju gotovo sve mogućnosti da se bilo što promijeni u središnjoj bazi podataka. No, naravno, ovaj pristup ima i svoje nedostatke, koji uključuju nešto manju fleksibilnost.

Tržišni trendovi

Danas je glavni smjer razvoja na tržištu back-office sustava proširenje funkcija trgovačkog programa kako bi se osigurala potpuna automatizacija širokog spektra trgovačkih poduzeća. Primjerice, sada postoji trend višeformatnih trgovačkih lanaca, a proizvođači programa su odgovorili na tu potrebu. Konkretno, ova se mogućnost postiže korištenjem modularne strukture kompleksa. Štoviše, svaki modul implementira vlastitu visoko specijaliziranu funkciju, a kupac sam odabire skup potrebnih modula. Ako je potrebno proširiti mogućnosti sustava trgovanja, jednostavno kupite dodatne module. Drugi smjer razvoja je potreba uzimanja u obzir pojave novih tehnologija. Konkretno, barkodiranje se danas široko koristi, ali RFID tehnologija - radio oznake - već je na putu.

Glavni trendovi na maloprodajnom tržištu mogu se podijeliti u dvije komponente, objašnjava Mikhail Orlov. Prvi je razumijevanje da je automatizacija potrebna svima, čak i najmanjim maloprodajnim poduzećima, drugi su veći zahtjevi za back-office funkcionalnosti velikih trgovačkih lanaca. Govoreći o prvom trendu, vrijedi napomenuti da vlasnik male trgovine ima mnogo više operativnog posla, a cijena greške je vrlo visoka, a ponekad i kritična za cjelokupno poslovanje. Ako je za vlasnika velikog trgovačkog poduzeća glavni zadatak strateško upravljanje i kompetentno delegiranje ovlasti, tada vlasnik male trgovine većinu posla mora obaviti samostalno. Stoga dolazi do razumijevanja da će visokokvalitetni sustav upravljanja biti vjeran sluga i pomoćnik. Upravo zahvaljujući ovom trendu gotovo svaki back office developer razvio je rješenja za male maloprodaje. Što se tiče drugog trenda, više nema dovoljno standardnih pozadinskih funkcija za voditelja velike tvrtke. Postoji potreba za rješavanjem mnogih problema u stvarnom vremenu. Stoga postoji velika potreba za optimizacijom mrežnih komunikacijskih tehnologija i naprednom analizom podataka. Uzimajući u obzir ove zahtjeve, programeri nude nove tehnologije koje nastoje učiniti proces rješavanja mnogih problema što učinkovitijim, na primjer, ITida NetHive tehnologije, URDB iz 1C i druge. Što se tiče našeg razvoja, posebnu riječ treba reći o ITida NetHive tehnologiji. Ova tehnologija omogućuje značajno ubrzanje procesa razmjene podataka u lancu trgovina i značajno uštedu na ulaganjima u automatizaciju za bilo koje poduzeće maloprodajnog lanca. Mnogi lanci trgovina zainteresirani su za implementaciju ove tehnologije.

Zaključno, postoji još nekoliko točaka koje su važne pri odabiru back office sustava.

Morate shvatiti glavnu stvar: nikakva automatizacija visoke tehnologije neće pomoći ako nema jasne organizacijske strukture i sustavnog pristupa provedbi poslovnih procesa, savjetuje Mikhail Orlov. - I kada birate back-office sustav, pokušajte ga instalirati i obavljati standardne operacije (prijem, revalorizacija, istovar u blagajnu). Već u ovoj fazi može postati jasno koliko je sustav prikladan za vas.

Prema riječima Antona Murzina, sustav mora biti moderan i osigurati funkcioniranje poslovanja u sljedećih 7-10 godina: to je njegov minimalni vijek trajanja. Stoga ne biste trebali riskirati svoje poslovanje odabirom rješenja koje se bliži kraju svog životnog ciklusa. Lako skalabilan i proširiv - te su kvalitete također neophodne za sustav usmjeren na poslovni razvoj.

Kriza koja je otežala dobivanje kredita mogla bi postati pokretač razvoja informacijskih rješenja u trgovini. Trenutna situacija tjera poduzeća na razmišljanje o učinkovitosti korištenja obrtnog kapitala. Pitanje povećanja učinkovitosti nemoguće je riješiti bez cjelovitog informacijskog sustava.

"Komercijalna oprema na Uralu" br. 3/2009

Financije

Definicija pojmova front, middle i back office. Kako je raditi u back officeu banke?

„Sva su zanimanja potrebna, sva su zanimanja važna“ - to svi znamo od djetinjstva. Činjenica je da je u suvremenom svijetu sve međusobno povezano pa su se pojavili mnogi pojmovi stranog podrijetla čije je značenje većini građana nepoznato. Trgovci nekretninama, stvaratelji slika, autori tekstova, geodeti - ne možete odmah reći što točno ti ljudi rade. Isto se može reći i za back and front office stručnjake. Tko su oni, gdje rade, koje su njihove izravne odgovornosti?

Definicija front officea financijske institucije

Ovaj se pojam odnosi na skupinu odjela u organizacijama odgovornih za rad s kupcima ili klijentima. Front office stručnjaci su na prvoj liniji, oni su lice tvrtke. O njihovoj stručnosti, stručnosti i susretljivosti ovisi uspjeh cijele ustanove. U bankarskoj industriji takvi zaposlenici obrađuju zahtjeve za otvaranje depozita ili dobivanje kredita, savjetuju o svim pitanjima, distribuiraju bankarske proizvode itd. To jest, stručnjaci neprestano prate klijenta od trenutka kada stigne u poslovnicu banke do zaključenja transakcija.

Što je back office?

Ovo je operativno-računovodstveni odjel koji osigurava rad odjela koji upravljaju imovinom i obvezama društva. Pozadinski ured je eminencija u sivoj boji. Klijenti i kupci ne mogu ocijeniti rad svojih stručnjaka, iako ulažu puno truda u prosperitet poslovanja. Takvi odjeli postoje u bankama, investicijskim društvima i organizacijama koje obavljaju transakcije na tržištima vrijednosnih papira. Zapošljavaju od 3 do 15 djelatnika, a broj djelatnika ovisi o veličini ustanove.

Rad u back officeu banke uključuje pripremu izvješća menadžmenta, obavljanje vrijednosnih papira i gotovinskih poravnanja za transakcije koje sklapa front office. Njegovi zaposlenici također su odgovorni za praćenje usklađenosti s ograničenjima, održavanje internih izvješća i pružanje informacija za računovodstvo. Specijalist za back office radi samo s ugovornim stranama; on ne surađuje s klijentima.

Video na temu

Što radi srednji ured?

Ovaj odjel može se nazvati vezom između prednjeg i stražnjeg ureda. Njegove su funkcije prilično nejasne. Stručnjaci banke uglavnom su uključeni u sastavljanje i potpisivanje ugovora, pružanje različitih vrsta izvješća klijentima, prihvaćanje naloga za isplate, kupnju i prodaju itd. Srednji ured je također odgovoran za koordinaciju standardnih obrazaca i regulatornih dokumenata s drugim odjelima, razvoj metodologija izvođenja novih operacija. Njegovi stručnjaci u većini slučajeva rade na zadacima radnika na prvoj liniji.

Koje su odgovornosti stručnjaka iz pozadinskog ureda?

Zaposlenici financijskih institucija moraju sastaviti ugovore o kupoprodaji vrijednosnih papira i voditi dnevnik transakcija. Specijalist prati ponovni upis vrijednosnih papira, budući da se mora izvršiti prijenos prava vlasništva na kupca od prodavatelja. Pozadinska služba provodi ovaj postupak na temelju naloga za prijenos sadržanog u registru imatelja vrijednosnih papira.

Novi vlasnik mora dobiti sve potrebne dokumente, a stručnjak zauzvrat kontrolira proces nagodbe između tvrtki prodavatelja i kupca. Zaposlenik u pozadinskom uredu ima veliku odgovornost, jer i najmanja pogreška, koja se na prvi pogled čini kao manja netočnost, može dovesti do problema velikih razmjera. U najgorem slučaju tvrtka trpi značajne gubitke zbog proglašenja posla nevaljanim.

Usporedba front i back officea

Ove dvije podjele su suprotne jedna drugoj. Front office je rad s klijentima, lice tvrtke. Stručnjaci su uvijek vidljivi, o njihovoj stručnosti i snalažljivosti ovisi budućnost organizacije. Back office je rad u sjeni. Ne poznaju svi zaposlenike odjela iz viđenja, ali oni su poput užurbanih pčela koje lopatom prebacuju mnoge važne stvari. Svi stručnjaci rade za dobrobit tvrtke, ali ipak je važno povući crtu između različitih odjela kako se odgovornosti jednih ne bi prebacile na ramena drugih.

Front office i back office imaju različite funkcije. Prvi radi na povećanju brzine korisničke usluge, održavanju pouzdanosti primljenih informacija i promptnom evidentiranju prodaje. Drugi je usmjeren na analizu prodaje, izradu kartoteke robe s cijenama, sustav određivanja cijena te praćenje kretanja proizvoda u skladištima.

Razdvajanje podjela može se dogoditi i na softverskoj i na hardverskoj razini. Ne postoji očita granica između njih, to je samo sustav pojmova. Razdvajanje back i front officea je neophodno na psihološkoj razini. Čelnik tvrtke mora shvatiti da je za rad u prvom podsustavu potrebno više stručnih i iskusnih stručnjaka nego u drugom, budući da imaju veću odgovornost i složeniji posao.

Nova engleska riječ "back office" pojavila se u ruskom svakodnevnom životu. Što je to? Koje funkcije obavlja? U kojim tvrtkama postoji? Pokušajmo to detaljnije shvatiti.

Pozadinski ured. Što je to?

Ove jedinice postoje u mnogim organizacijama. Back office je odjel ili odjel tvrtke koji ima određene funkcije. Riječ je o rutinskim, administrativnim i uslužnim. Tradicionalno, funkcije također uključuju informacijsku tehnologiju (administracija i help desk), ljudske resurse i računovodstvo.

Neke organizacije posebno određuju dodatna područja rada koje back office mora obavljati. sta je ovo Često su zaposlenici ovog odjela uključeni u statističko i analitičko knjigovodstvo prodaje, nabave, skladišnih stanja i održavanja arhive.

Ako je ovaj back office odjel banke, tada funkcije uključuju klirinške operacije, tekuće namire i gotovinske usluge itd.

Povijest back officea

U početnim fazama razvoja poslovanja, raspored prostorija svake tvrtke bio je poseban. Prvi plan zauzimao je tzv. front office. To je učinjeno kako bi klijenti imali priliku brzo i jednostavno pronaći pravog zaposlenika. Naravno, uprava je puno uložila u ovaj prostor, skupe popravke, čišćenje i opremanje. Front office je morao ostaviti najbolji dojam, jer je to “lice” svake tvrtke.

Njegovi zaposlenici također moraju biti usklađeni u stilu odijevanja i ponašanja. Ovo je javna strana svake tvrtke.

Stražnji ured tradicionalno je bio smješten u pozadini. Ovo je mjesto gdje se odvijala sama proizvodnja, postojao je sustav administrativnih prostorija, raznih odjela, skladišta itd.

Stoga su ti teritoriji tradicionalno bili prljavi, tmurni i ne baš dobro njegovani. Prezentabilnost ovih prostorija nije se pomno pratila, jer se klijenti nikad nisu pojavili u njima. Naravno, nema posebnih zahtjeva za izgled zaposlenika. Više pažnje pridavalo se stručnim vještinama i sposobnostima.

Ova podjela ureda na dva velika odjela koji obavljaju različite funkcije dobro je funkcionirala i postoji do danas.

Zaposlenici u prednjem uredu stvaraju prekrasnu "sliku" za tvrtku. U isto vrijeme, upravo zahvaljujući pozadinskom osoblju tvrtka se razvija i napreduje. Zašto? Idemo pogledati.

Značaj i važnost back officea za razvoj poduzeća

Praksa pokazuje koliko je uloga ove jedinice važna za organizaciju.

Prvo, back office pomaže u održavanju reputacije tvrtke u visoko konkurentnom okruženju. Naravno, ako zaposlenici dobro i točno obavljaju svoje dužnosti. Uostalom, za svakog klijenta glavni kriterij dobre tvrtke je kvalitetna usluga. Zahvaljujući pozadinskim zaposlenicima, kompletan ciklus pojedine operacije je završen.

Drugo, upravljanje rizicima također provodi pozadinski ured. Što to donosi tvrtki? Djelatnici ovog odjela su ti koji sastavljaju izvješća, odabiru podatke, faktore i rade izračune na temelju kojih se donose upravljačke odluke. Stoga je njihova ispravnost i točnost vrlo važna za budućnost poduzeća. Zaposlenici obavljaju izuzetno odgovoran posao, značajno smanjujući rizike.

Treće, pozadinska služba također je uključena u razvoj novih metoda štednje i prijedloga inovacija. Naravno, zaposlenici ne zarađuju izravno za tvrtku. Ali oni mogu neizravno utjecati na ovaj proces.

Back office u banci

To je operativno-računovodstveni odjel. Zahvaljujući njegovom radu osigurana je djelatnost glavnih odjela.

Back office se bavi računovodstvom i registracijom transakcija vrijednosnim papirima, upravljanjem obvezama i imovinom te obračunima s klijentima. Ali ovo je samo vrh sante leda.

Pozadinski ured obavlja poslove obrade kredita. Osim toga, zaposlenici su često uključeni u otvaranje računa, obavljanje računovodstvenih transakcija i upravljanje rizicima.

Pozadinski ured. Dokumentarno izvršenje i podrška poslovima na tržištu vrijednosnih papira

U bankama se back office često sastoji od nekoliko odjela. Pogotovo ako organizacija obavlja veliki broj transakcija na tržištu vrijednosnih papira. Obveze zaposlenika uključuju elektroničku i dokumentarnu registraciju te njihovu podršku. Pogledajmo ovo detaljnije.

Najprije službenik back officea vodi dnevnik transakcija i sastavlja ugovor o kupoprodaji vrijednosnih papira određenog izdavatelja.

Slijedi postupak preregistracije vrijednosnih papira. Riječ je o prijenosu prava vlasništva. Da bi "pokrenuo" ovaj proces, zaposlenik pozadinskog ureda treba izdati nalog za prijenos i legitimirati trenutnu transakciju.

Nakon izvršene preregistracije i primitka potvrdnog dokumenta, zaposlenik kontrolira konačni proces plaćanja.

Zaposlenik u pozadinskom uredu ima veliku odgovornost. Ako postoji i najmanja netočnost u procesu pripreme dokumenta, transakcija se smatra nevažećom. Kao rezultat toga, klijent će patiti, a tvrtka će pretrpjeti ozbiljne gubitke.

Osim toga, back office se bavi analitičkim (internim) transakcijama između odjela u organizaciji u sustavu financijske redistribucije.

U sektoru trgovine posljednjih godina često se koriste različiti back-office programi za automatizaciju.

Područni ured u maloprodaji

Prilikom organiziranja posla menadžer se suočava s brojnim problemima. Potrebno je osigurati prodajno mjesto robom, automatizirati skladišno računovodstvo u poduzeću, upravljati cijenama i komunicirati s dobavljačima i podružnicama.

Kako bi se riješili ovi i mnogi drugi problemi, kao što je navedeno, postoje posebni programi za back office.

U sustavu trgovine na malo djelatnici takve jedinice pomoći će u kontroli prispjeća i puštanja robe, otpisu i selidbi, revalorizaciji, povratu, blagajničkom i bankarskom poslovanju te radu s maloprodajnom opremom.

Programski paket može imati različite konfiguracije: maloprodaja neprehrambenih proizvoda, trgovina, mini-market ili supermarket. U današnje vrijeme postoji izbor.

Back office u mrežnom trgovanju

Glavna područja rada u mrežnom trgovanju su:

• izmjene i dopune velikog asortimana proizvoda;
• razmjena podataka između odjela;
• održavanje centraliziranih evidencija;
• primanje operativnih izvješća o radu podružnica i dr.

Kako bi se olakšao rad i osigurala interakcija između ureda i mreže prodajnih mjesta, često se koristi automatizirana back-office opcija. Ovi programi omogućuju organizaciji da radi učinkovitije i brže.

Back office u ugostiteljskim objektima

Posao pozadinskih djelatnika ugostiteljskog poduzeća uglavnom je vezan uz tekuće poslovanje. Tradicionalno uključuju sljedeće:

• obavljanje rutinskih obveznih operacija;
• vođenje robne i skladišne ​​evidencije;
• proces kontrole proizvodnje hrane;
• prikupljanje i analiza podataka;
• priprema izvješća.

Ovisno o obimu i prometu organizacije back office u trgovini obično broji od tri do trinaest do petnaest ljudi.

Trenutno, kao što je navedeno, postoje automatizirani sustavi za olakšavanje operacija koje zaposlenici moraju obavljati. To je naravno pozitivan trenutak za čelnika organizacije. Ali ne uvijek za zaposlenike. Praksa pokazuje da nabava automatiziranih sustava koji obavljaju većinu pozadinskih poslova dovodi do smanjenja osoblja.

Što je back office i front office? Koje su njihove funkcije i razlike?

Prednji ured(engleski front office) je strukturni odjel tvrtke, čija nadležnost uključuje, prije svega, rad sa i za klijente, a ne obavljanje sekundarnih, kao što su servisna podrška, upravljanje rizicima, prihvaćanje reklamacija i obavljanje drugih redovnih operativnih procesima.

Naziv ovog odjela tvrtke je zbog činjenice da je osoblje front officea uvijek ispred, naočigled kupaca, dok je uslužno osoblje potrošačima „nevidljivo“ i oni možda nisu ni svjesni njihovog postojanja .

U poduzećima različitih profila front office uključuje različite vrste aktivnosti. Na primjer, u financijskim korporacijama, front office je odgovoran za područja kao što su prodaja, trgovanje, spajanja i akvizicije (M&A).

Front office menadžeri su oni koji izravno osiguravaju profit tvrtke. Neki ljudi dovode u pitanje funkciju istraživanja kapitala jer... takvi analitičari ne obavljaju izravno posao koji donosi novac, kao npr. zaposlenici odjela prodaje. Međutim, to nije točno, budući da oni koji se bave analizom imovine moraju vidjeti klijente licem u lice gotovo češće nego bilo tko drugi. U međuvremenu, trgovci gotovo nikada ne vide svoje klijente osobno, ali ipak rade u prednjem uredu.

Tradicionalno su pozicije u front officeu prestižnije i bolje plaćene nego u back officeu. U investicijskim bankama i drugim financijskim institucijama najteži je posao dobiti posao u front officeu. Postoje vrlo visoki zahtjevi za formalno obrazovanje i osobne kvalitete.

Pozadinski ured(engleski back office) su odjeli korporacije koji obavljaju rutinske, administrativne, uslužne funkcije poslovnog upravljanja kao takvog. Funkcije pozadinskog ureda također uključuju IT (administracija baze podataka, služba podrške), računovodstvo i odjel ljudskih resursa. Statističko i analitičko knjigovodstvo prodaje, nabave, skladišnih stanja, arhiviranje - sve to također može biti u nadležnosti pozadinskog ureda. U bankarskim institucijama zadaci pozadinskog ureda uključuju klirinške operacije, rutinske usluge upravljanja gotovinom itd.

Pojam back office potječe iz vremena kada je raspored prostorija poduzeća bio takav da je front office bio vidljiv u prvom planu (kako bi klijenti mogli jednostavno i brzo ući u tvrtku i pronaći željenog zaposlenika s kojim su imali posla), dok je u “zadnje dvorište” tu je bila sama proizvodnja, administrativni uredi, odjeli za razvoj i testiranje proizvoda, skladišta itd. Nepotrebno je reći da je menadžment tvrtke uvijek nastojao osigurati da front office ostavi najbolji dojam. Da bi to učinili, napravili su skupe renovacije i uložili novac u dizajn interijera.

Područje pozadinskog ureda često je bilo prljavo, tmurno i ne baš dobro održavano. Na njezinu se prezentaciju nije posebno pazilo, jer... klijenti se još nisu pojavili tamo. Ipak, back office osoblje u većini slučajeva daje najveći doprinos razvoju tvrtke. Danas pozadinski ured nije nužno zemljopisno smješten u blizini sjedišta. Naprotiv, pokušavaju ga preseliti tamo gdje su troškovi niži (primjerice, u zemlje jugoistočne Azije). I danas se funkcije koje obavlja pozadinski ured često povjeravaju vanjskim izvođačima.

Važnost i značaj pozadinskog ureda često se podcjenjuje. Međutim, njegova je uloga vrijedna za uspjeh poslovanja iz najmanje tri razloga:

1. Održavanje ugleda tvrtke. U visoko konkurentnom okruženju, reputacija tvrtke je izuzetno važna. Zaposlenici u back officeu, radeći svoj posao, podržavaju i ime svoje tvrtke. Na primjer, stručnjaci pozivnog centra, servisna podrška i servisno osoblje u komunikaciji s klijentom ostavljaju povoljan dojam i nastoje u potpunosti zadovoljiti njegove želje.
2. Upravljanje rizikom. U pravilu, vrhunski menadžeri lijeno čitaju gotove financijske ili druge izvještaje, ne razmišljajući zapravo o tome koliko rada i truda košta obične radnike. Budući da se upravljačke odluke donose na temelju podataka, činjenica, izračuna i brojki, njihova točnost i ispravnost je iznimno važna. Sukladno tome, oni koji unose ulazne podatke i izrađuju izračune obavljaju vrlo odgovoran posao i smanjuju rizik da viši menadžment donese neučinkovitu odluku.
3. Nagrada. Iako zaposlenici u pozadinskom uredu ne stvaraju izravno novac za tvrtku kao što to čine radnici u prednjem uredu, oni mogu potkopati napore svojih kolega neučinkovitim aktivnostima i odlukama. Osim toga, nove metode uštede ili prijedlozi inovacija koje predlaže pozadinski ured mogu izravno ili neizravno povećati profit tvrtke.

Ako se odmaknemo od menadžerske terminologije i govorimo pomalo cinično, onda su front office cool tipovi u skupim odijelima, pomalo bahati i pretjerano samouvjereni. Front office ima vidljiviji i reprezentativniji izgled od back officea. Front office zaposlenici uvjereni su da su oni najvažniji, a back office je periferija, siva zona, mjesto za tupe, osrednje pojedince. Plaća i bonusi variraju u skladu s tim.

Danas se termini back office i front office najčešće koriste u kontekstu investicijskog bankarstva, gdje je ova podjela najjasnije izražena.

Front office je tehnologija za brzo bilježenje svih prodaja, čime se osigurava točnost pristiglih podataka i povećava brzina usluge kupcima. Funkcionalni sustav ove divizije također uključuje pripremne radnje za formiranje cijena, sustav robnog knjigovodstva, kontrolu prometa, analitiku cijena i raspoloživost robe u skladištima. Stručnjaci ove ordinacije, kako kažu, na prvoj su liniji. Oni predstavljaju lice tvrtke i o njima ovisi uspjeh cijelog poduzeća.

Prednji ured suprotstavljen je još jednom konceptu – pozadinskom uredu. Fragmentacija ureda može se dogoditi na softverskoj ili hardverskoj razini. Jednom riječju, odvajanje se događa na jednom od uređaja koji ima različite načine rada ili na računalima. Back office može obavljati svoj posao bez davanja potpunih informacija klijentu, dok front office podržava postavke, na primjer, diskontne kartice, uzima u obzir promet i određivanje cijena.

Svaka baza informacija ima svoju posebnu strukturu i položaj terminala koji organiziraju informacije. U ovom slučaju, sam terminal može se nalaziti na bilo kojoj udaljenosti ili, obrnuto, prilično blizu stražnjeg ureda. Iz toga slijedi da se između uređaja uspostavlja veza s pravim medijem za pohranu podataka ili korištenjem internetskog sustava.

Interakcija

Vrijedno je reći da front office, koji se nalazi na daljinu, nema stabilnu vezu između front officea i back officea. Njihova suradnja odvija se uz pomoć online verifikatora ili putem vanjskih datoteka. Drugim riječima, nema potrebe za kontinuiranom komunikacijom između ureda, budući da se obračunavanje cijena za maloprodajnu robu događa na početku dana. Zatim se bilježi promet za radni dan, a prodaja se bilježi sljedeći dan.

Posebno treba spomenuti da formiranje stabilne veze između ureda uključuje korištenje skupih programskih rješenja koja omogućuju obavljanje poslova više korisnika. Privremena veza ne omogućuje pravovremeno povezivanje, na primjer, cijena s kartotekom ili primanje izvješća o prometu za prošli dan. Izbor front officea izravno ovisi o ciljevima uvođenja automatiziranog sustava i potrebama klijenta.