Numeración en el inserto en el libro de trabajo. Rellenar un inserto en el libro de trabajo
Cuando no queden páginas en blanco en la hoja de trabajo, un inserto vendrá al rescate. Este es un formulario legalizado oficialmente que le permite continuar trabajando sin reemplazarlo por uno nuevo.
La actividad laboral de casi cualquier persona es bastante larga en el tiempo hasta que llega el momento de la jubilación. Al mismo tiempo, la ruta laboral de un ciudadano individual puede ir acompañada de una cantidad tan grande de entradas en el "trabajo" que pueden agotar el suministro de hojas libres con la suficiente rapidez. Si ocurre este evento, no hay necesidad de un nuevo documento, ya que se proporciona un inserto correspondiente para esto.
Con la ayuda de dicho inserto, las posibilidades de "trabajo" se amplían en términos de la aparición de nuevas hojas, pero aquí es necesario comprender la corrección de su uso, que es relevante no solo para los oficiales de personal, sino también para empleados. Este último debería estar interesado en observar la corrección de completar el "trabajo", ya que no solo depende la posibilidad de recibir una pensión, sino también su tamaño.
Incluso el error más pequeño por parte de los oficiales de personal puede generar problemas que lo harán pasar mucho tiempo y recopilar varios certificados para restaurar la antigüedad. Para excluir tal situación, uno no solo debe tener cierto conocimiento en el marco del tema en consideración, sino también verificar periódicamente el estado del libro de trabajo.
Qué se entiende por inserción
Una adenda en forma de inserto es un documento que permite seguir contabilizando la antigüedad. Esto sucede cuando se realiza la última entrada y no queda más espacio en la columna destinada a ingresar información. En este caso, está prohibido utilizar métodos alternativos para extender la "vida" del libro de trabajo:
- hacer entradas en la columna, que refleja información sobre premios y varios incentivos, renombrándola;
- pegar hojas adicionales de otros formularios;
- institución de un nuevo "trabajo".
La única forma aceptable de garantizar la continuación de los registros en un documento que se ha "agotado" es la presentación de un inserto. Cualquier otra acción puede considerarse una falsificación de un documento, lo que puede tener ciertas consecuencias legales.
Se puede dar por sentada la presencia de un inserto, al que no se le da mucha importancia. Y su ausencia puede tener consecuencias desagradables..
Apariencia y descripción:
- El formulario tiene 36 páginas.
- Cubierta de cartón;
- Formato 88x125 mm;
- Con elementos de protección.
- La carátula se asemeja a la del título laboral, y en el interior todas las columnas coinciden completamente con las columnas del Código del Trabajo.
Se proporcionan las mismas secciones, es decir, información sobre el trabajo y los premios, pero en menor número, a saber, para información sobre el trabajo: 9 diferenciales y para premios: 8.
Cada inserto no solo tiene columnas para ingresar el apellido y el nombre del empleado, sino que también tiene una serie y un número que se le asigna a cada copia, lo que implica que los insertos pertenecen a formularios de informes estrictos, según consta en el numeral 42 de la Resolución N° 225.
En consecuencia, cada copia del encarte comprada por la empresa o entregada al empleado está sujeta a registro en un diario especial que refleja el movimiento de libros y encartes hacia ellos y el cumplimiento de ciertos requisitos de almacenamiento.
¿Necesito un holograma en el inserto?
De acuerdo con la Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa No. 117n, tanto el libro como sus insertos tienen un grado especial de protección, es decir, un holograma, pero al mismo tiempo, ni el procedimiento para emitir el especificado documentos, ni la ubicación de la protección a nivel legislativo han sido aprobados, además en ninguna parte del marco legislativo se indica que el libro sobre el trabajo y sus adiciones se consideran inválidas sin un holograma.
Como consecuencia, la cuestión de aplicar un holograma a los documentos acordados se decide a discreción del empleador.
Además, se debe tener en cuenta el hecho de que el holograma no se vende libremente, sino que se entrega a los empleadores junto con los formularios de libros comprados y los insertos para que los peguen posteriormente en los formularios para evitar la falsificación de datos sobre el empleo o el despido.
Es decir, el empleador es libre de elegir el grado de confianza en sus empleados y decidir si incluye un holograma solo en un libro sobre trabajo o también en un inserto para el mismo.
¿Es válido sin el libro principal de trabajo (solo)?
El Párrafo 38 del Decreto N° 225 establece que el inserto es válido únicamente con la presentación del documento principal, es decir, un libro de trabajo, a pesar de que el inserto tiene una carátula con los datos personales del trabajador y registros laborales cronológicos.
Esta regla se introdujo únicamente con el fin no solo de evitar la falsificación de los datos de la experiencia, sino también de permitir tener en cuenta toda la experiencia, y no solo la reflejada en el suplemento.
Documento reglamentario
En particular, el procedimiento para emitir y mantener un inserto de libro de trabajo está regulado por la sección No. 5 del Decreto del Gobierno de la Federación Rusa No. 255, que establece un procedimiento unificado para mantener un documento específico, que, de hecho, es no muy diferente del procedimiento para mantener los libros de trabajo.
Es decir, el inserto, al igual que el documento principal, tiene una forma establecida y se mantiene de acuerdo con el acto reglamentario acordado por analogía.
Insertar diseño
El inserto se emite solo si el documento principal está completo, y tanto las secciones sobre el trabajo como la información sobre los premios pueden terminar.
Procedimiento de emisión
Cada formulario del libro de trabajo y su inserto comprado por la empresa se registra en un diario especial, respectivamente, cuando el formulario se entrega al empleado, se realiza una entrada en el diario acordado, cuyo formulario está aprobado por la Resolución No. 69.
Si bien el propio empleado puede comprar el inserto, este formulario aún estará sujeto a registro en el diario.
Normas de registro y mantenimiento
El párrafo 38 de la Resolución No. 225 dice que el inserto se lleva de acuerdo con las mismas reglas que se establecen cuando se lleva un libro de trabajo, pero, sin embargo, dados algunos de los matices, así como la falta de reglas desarrolladas por separado, muchas preguntas surgen al ingresar esos otros datos.
Sello “inserto emitido”
En particular, el párrafo 39 del Decreto N° 225 establece la regla para la introducción obligatoria de un sello en la inserción de un inserto, pero al mismo tiempo, no se especifica el lugar del sello, por lo que, de acuerdo con la práctica establecida, se ingresa una marca en el establecimiento de un documento específico en la esquina superior derecha del título.
También en ninguna parte está el hecho de que la empresa no puede tener un sello en el establecimiento del inserto, y al mismo tiempo, la normativa no establece una prohibición directa de realizar un asiento sobre el establecimiento de un inserto a mano.
Es decir, en ausencia de un sello, es bastante aceptable hacer una entrada manual de que se emite el inserto, con la fecha de establecimiento, el número y la serie del documento especificado.
Un registro de inserción de muestra tiene este aspecto: Insertar emitido: Serie. Número. Fecha de.
Pagina del titulo
El diseño de la página de título del inserto no es muy diferente de un procedimiento similar cuando se llena un libro sobre trabajo.
Se ingresan casi los mismos datos, a saber:
- apellido, nombre, patronímico del empleado;
- Fecha de nacimiento;
- educación;
- especialidad.
Figura 1: una muestra de cómo completar la página de título del inserto
Pero, sin embargo, hay algunas diferencias.
En particular, está en el inserto que los datos son válidos en el momento del establecimiento documento especificado, y no un libro de trabajo.
Es decir, si hubo un cambio de apellido anteriormente, ya se indican nuevos datos en el inserto, lo mismo se aplica a la educación recién recibida, si está disponible y especialización.
Toda la información debe ser ingresada correctamente, de acuerdo con las Normas, Instrucciones y documentos de nomenclatura que definen las reglas generales para el mantenimiento del centro comercial. Es necesario hacer hincapié en que todos los requisitos establecidos para el mantenimiento de libros son plenamente aplicables al mantenimiento de encartes. A continuación puedes ver un ejemplo.
Figura 2: una muestra de cómo completar un inserto (páginas de detalles sobre el trabajo)
Fecha de realización
Después de completar las columnas anteriores, ya se indica la fecha de llenado del inserto, que, en consecuencia, también está indicada por la real, y no la indicada en el libro de trabajo.
Es decir, la fecha de inserción del inserto corresponderá a la fecha de la primera entrada que se hizo específicamente en el inserto.
Estampado
En consecuencia, después de ingresar la fecha, el empleado del personal que completa el inserto debe poner su firma, así como poner el sello de la empresa, por analogía con completar el documento principal: el libro de trabajo, es decir, no hay distintivos. características en este aspecto.
Numeración de registros
Después de completar la página de título, ya se realiza una entrada, cuya numeración no corresponderá al número 1, dado el comienzo del nuevo documento, sino todo lo contrario, porque el inserto es una continuación del libro de trabajo, respectivamente. , y la numeración continúa desde el siguiente número que se indicó en el libro de trabajo.
Además, la unidad asociativa y jurídica del documento se crea de manera especial, al realizar un inserto en el libro de trabajo. Sin una entrada de registro, el inserto cosido no es válido.
Se hace de dos formas:
- Mediante la colocación de un sello: “insertar emitido”.
- Dejando constancia de que se ha emitido el inserto.
Ambos métodos son idénticos. El empleador, en ausencia de la oportunidad de poner un sello, realiza una entrada manualmente. Tanto el sello como la entrada se colocan en el mismo lugar: en la esquina superior derecha de la portada de la obra. En general, el diseño se ve así:
- Se estampa un sello o se hace el asiento “insertar emitido”.
- La serie y el número de inserción se indican a continuación.
- Al final del trabajo, se cose un inserto entre la última página y la cubierta.
El número de inserción es su identificador, es decir, necesariamente debe coincidir con el ingresado en la carátula del centro comercial. Por lo tanto, debe transferirlo con mucho cuidado, verificando cuidadosamente cada letra y número. El número de insertos que se pueden emitir a un empleado no está limitado. En consecuencia, si ya hay una marca en la emisión del inserto en el lugar designado, haga una nueva marca un poco más abajo.
De coser
En particular, en algunos casos, simplemente usan un clip de papel grande para sujetarlo o incluso almacenarlo, aunque todavía se recomienda coser el inserto, por supuesto, después de completar este documento.
Para coser un inserto en un libro de trabajo, primero debe expandir el libro en la última hoja, luego perfore el inserto con un punzón en varios lugares y la tapa del libro, preferiblemente tanto desde arriba como desde abajo, y luego cosa con un hilo doble grueso con varias puntadas, y luego sujete los extremos del hilo.
Este procedimiento debe llevarse a cabo para que el inserto no se pierda, porque el clip puede salirse y entonces la confusión en los documentos será inevitable.
Insertar errores y otras sutilezas
entrada invalida
- Si la siguiente entrada en el inserto fue ingresada erróneamente, con borrones o faltas de ortografía, es inaceptable corregirlo tachándolo o borrándolo.
- Déjalo en la misma forma, con el error cometido y sin corregir.
- Debajo del siguiente número de serie, haga una entrada: "considere que la entrada para el número (especifique) no es válida".
- Siguiendo esta redacción, sin un nuevo número de serie, ingrese la información de manera correcta y precisa.
Liner terminado
Por ejemplo, si la primera línea ha terminado, surge la pregunta de si es posible comenzar la segunda línea.
Teniendo en cuenta que a nivel legislativo no existe una prohibición o una cantidad específica del documento especificado, es posible redactar y archivar el inserto posterior en consecuencia.
Insertar perdido
Teniendo en cuenta que el inserto se adjunta en la mayoría de los casos al documento principal, la pérdida del suplemento es rara, pero, sin embargo, ocurren incidentes similares.
En tal situación el oficial de personal está obligado a emitir un inserto duplicado, que está redactado por analogía con un duplicado de un libro sobre el trabajo.
Es decir, se ingresa la duración total del servicio o el propio empleado puede visitar a los empleadores anteriores y hacer entradas sobre la base de órdenes de admisión y despido, restableciendo así la cronología.
El inserto está dañado, ¿conseguir uno nuevo?
La analogía con el libro de trabajo se aplica a la hoja suelta y cuando se hace un asiento incorrecto.
En particular, si se comete un error en la portada, el inserto se retira y cancela, y luego se agrega uno nuevo.
Al cambiar el nombre de un empleado
Si el empleado cambia su apellido, se ingresa una nota sobre el cambio de datos del pasaporte en ambos documentos, en el libro de trabajo y en el inserto, a pesar de que el inserto no es válido sin el documento principal.
Después de todo, los datos contables se utilizan tanto del documento principal como del adicional, por lo que el apellido debe ser el mismo en ambos casos.
Errores típicos
El error más común al completar el inserto, por supuesto, es la entrada incorrecta de datos de pasaporte o educación, en este caso, como se mencionó anteriormente, el inserto se considera dañado y se inicia un nuevo formulario.
También es un error bastante común. cuando los datos se ingresan de oído, es decir, sin verificar con un pasaporte o documentos de educación, lo que conduce a datos incorrectos.
También se producen errores al ingresar la firma de un oficial de personal en el título. Después de todo, en la parte inferior de una línea separada dice que la firma debe ser legible y, sin embargo, se ignora esta regla, lo que lleva a un trabajo adicional sobre el establecimiento de un nuevo formulario.
Muy a menudo, se comete otro error.
El sello de la empresa se superpone a la firma del propio empleado., aunque esto se considera una violación, porque el empleado asigna un lugar separado para imprimir y pintar.
Otro error es hacer una entrada sobre la corrección o el cambio de apellido sin certificar la entrada con un sello, lo que nuevamente es una violación, porque sin un sello esa entrada no es válida.
Quién y dónde compra un inserto en el trabajo.
El numeral 46 del Decreto N° 225 establece que tanto los cuadernos de trabajo como los encartes son adquiridos por el patrón a cargo de la empresa en una imprenta especializada, aunque se permite adquirir los formularios convenidos a cargo del trabajador, porque los formularios están en venta general en las mismas papelerías.
¿Hay una deducción del empleado?
A diferencia de un libro de trabajo, que siempre se emite de forma gratuita en el primer empleo, la tarifa por el formulario de inserción aún se le cobra al empleado, excepto en los casos en que la forma de este documento se dañe por culpa de un trabajador del personal, y se inicie un nuevo inserto, que ya está pagado por el empleador.
¿Cuál es el precio?
Cabe señalar que con fundamento en el inciso 47 del Decreto N° 225, se cobra al trabajador el costo del costo de compra de los insertos, y no el valor nominal del documento pactado, dado que la empresa corre con el costo del mismo. gasolina por entregar formularios a la empresa, pagando el trabajo de contabilidad al redactar contratos y recibos.
Es decir, en una empresa, el formulario en sí puede costar 500 rublos, pero en venta libre, el precio puede variar según la región de venta, aproximadamente en el rango de 200 a 400 rublos.
contabilidad
El Decreto N° 69 aprobó el formulario del libro de ingresos y gastos, que refleja los datos de los formularios adquiridos de libros y encartes.
Este libro lo lleva un contador, pero el oficial de personal responsable de mantener y almacenar los formularios acordados presenta mensualmente un informe al departamento de contabilidad sobre el procedimiento para gastar los formularios, así como sobre la necesidad de comprarlos.
Breve resumen:
Sin el TC, la hoja de inserción en sí misma, incluso con firmas y sellos, no es válida.
La numeración en el inserto en el libro de trabajo (muestra a continuación) no comienza desde la primera página, sino que continúa lo que ya se inició en el Código del Trabajo.
Puede transferir el registro del TC a la hoja pegada desde el lugar donde se rompió.
Se debe realizar un cambio en los datos del empleado en todas las páginas del centro comercial, incluidas las pegadas.
El documento deberá inscribirse obligatoriamente en el libro de contabilidad para el movimiento de libros de trabajo, indicando su serie y número.
Basado en los resultados de sus propios desarrollos y colegas de kadriruem.ru
Un libro de trabajo es el documento más importante de los empleados de cualquier organización o empresa. Su mantenimiento y llenado debe ser preciso y cumplir con las Instrucciones aprobadas por decreto gubernamental. Además, algunos datos deben cotejarse con el Reglamento, que fue aprobado de manera similar. Cuestiones como la numeración en un inserto en un libro de trabajo deben resolverse de conformidad con los actos legislativos.
Reglas para el almacenamiento y mantenimiento de documentos laborales.
De acuerdo con el Decreto N° 225, el mantenimiento y almacenamiento de los libros de trabajo, la producción de formularios se realiza sobre la base de las Reglas. El apartado 5 de este Reglamento proporciona información en la forma de los artículos 38 y 39 sobre la inserción en el libro de trabajo.
El artículo 38 establece que si se completan todas las páginas de una sección del libro, se debe coser un inserto especial. Es redactado por el empleador de la misma manera que el libro de trabajo. El artículo también contiene una indicación de que sin el documento principal, un inserto separado no es válido y no puede presentarse al Fondo de Pensiones u otras organizaciones como parte de un libro de trabajo específico.
Por lo tanto, si su inserto del libro de trabajo se desprendió accidentalmente, debe actuar de inmediato para no probar en el tribunal su derecho a experimentar sobre la base del inserto en el futuro.
Al llenar un encarte en el libro, la numeración va secuencialmente desde las entradas en el trabajo: al hacer una entrada, se debe indicar el siguiente número en orden desde la última entrada.
El artículo 39 se refiere a que al emitir cada inserto en el libro, se hace una nota en forma de sello con la inscripción “Encarte emitido”. En este caso, se indica la serie y número de este documento. Esta información es individual, como la serie y el número del pasaporte de un ciudadano de la Federación Rusa.
Insertar
Al emitir un inserto en el libro de trabajo, se pone un sello y se hace una numeración. Esto se debe a que algunos trabajadores a menudo cambian de trabajo. En este caso, llega un momento en el que es imposible añadir otra entrada a la sección "Información sobre el trabajo" por falta de espacio libre. ¿Qué se debe y no se debe hacer en tal situación?
No puede hacer lo siguiente:
- cambie el título de la primera página de "Detalles del premio" a "Detalles del trabajo" y continúe manteniendo registros)
- doblar o pegar sábanas limpias)
- para arrancar páginas en blanco de libros vacíos para hacer una inserción en el libro de trabajo; en este caso, se invalidará la numeración posterior.
El Ministerio de Trabajo de la Federación Rusa emitió el Decreto No. 69 de fecha 10.10.2003, según el cual se aprobó la Instrucción. Sobre esta base, se lleva a cabo el almacenamiento y llenado de libros e inserciones laborales. Dice que en caso de finalización de una sección del libro en el departamento de personal de la empresa, se redacta un inserto en el formulario de acuerdo con las Reglas aprobadas por ley. Durante la emisión del inserto, se coloca un sello en el título del libro de trabajo de acuerdo con la cláusula 3.2 de la Instrucción.
El título del inserto se emite sobre la base del pasaporte y el documento sobre la educación del empleado. La siguiente es la fecha real en que se llenó el inserto. Antes de poner un sello, debe completar el inserto. Cuando una inserción está doblada en un libro de trabajo, se pueden cometer errores. La numeración debe ocurrir de manera oportuna para que se puedan indicar los datos correctos en el sello.
Numeración de registros en un inserto de archivo
La numeración en el inserto se realiza de acuerdo con las entradas en el libro de trabajo. En este caso, se coloca un número de serie a continuación del que se indicó cuando se realizó la última entrada en el libro. El párrafo 27 de las Reglas prevé la corrección en el inserto en caso de ingresar datos inexactos o incorrectos. Esto debe hacerse en el lugar de trabajo.
No se permite tachar ni tomar una entrada incorrecta entre paréntesis. Si se ingresa un número de serie incorrecto, se deben realizar los ajustes permitidos por la Instrucción: debe hacer un registro de que cierto artículo no es válido e ingresar los datos correctos en una nueva línea.
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Un libro de trabajo es el documento más importante de los empleados de cualquier organización o empresa. Su mantenimiento y llenado debe ser preciso y cumplir con las Instrucciones aprobadas por decreto gubernamental. Además, algunos datos deben cotejarse con el Reglamento, que fue aprobado de manera similar. Cuestiones como la numeración en un inserto en un libro de trabajo deben resolverse de conformidad con los actos legislativos.
Reglas para el almacenamiento y mantenimiento de documentos laborales.
De acuerdo con el Decreto N° 225, el mantenimiento y almacenamiento de los libros de trabajo, la producción de formularios se realiza sobre la base de las Reglas. El apartado 5 de este Reglamento proporciona información en la forma de los artículos 38 y 39 sobre la inserción en el libro de trabajo.
El artículo 38 establece que si se completan todas las páginas de una sección del libro, se debe coser un inserto especial. Es redactado por el empleador de la misma manera que el libro de trabajo. El artículo también contiene una indicación de que sin el documento principal, un inserto separado no es válido y no puede presentarse al Fondo de Pensiones u otras organizaciones como parte de un libro de trabajo específico.
Por lo tanto, si su inserto del libro de trabajo se desprendió accidentalmente, debe actuar de inmediato para no probar en el tribunal su derecho a experimentar sobre la base del inserto en el futuro.
Al llenar un encarte en el libro, la numeración va secuencialmente desde las entradas en el trabajo: al hacer una entrada, se debe indicar el siguiente número en orden desde la última entrada.
El artículo 39 se refiere a que al emitir cada inserto en el libro, se hace una nota en forma de sello con la inscripción “Encarte emitido”. En este caso, se indica la serie y número de este documento. Esta información es individual, como la serie y el número del pasaporte de un ciudadano de la Federación Rusa.
Insertar
Al emitir un inserto en el libro de trabajo, se pone un sello y se hace una numeración. Esto se debe a que algunos trabajadores a menudo cambian de trabajo. En este caso, llega un momento en el que es imposible añadir otra entrada a la sección "Información sobre el trabajo" por falta de espacio libre. ¿Qué se debe y no se debe hacer en tal situación?
No puede hacer lo siguiente:
- cambiar el título de la primera página de "Detalles del premio" a "Detalles del trabajo" y continuar manteniendo registros;
- doblar o pegar sábanas limpias;
- para arrancar páginas en blanco de libros vacíos para hacer una inserción en el libro de trabajo; en este caso, se invalidará la numeración posterior.
El Ministerio de Trabajo de la Federación Rusa emitió el Decreto No. 69 de fecha 10.10.2003, según el cual se aprobó la Instrucción. Sobre esta base, se lleva a cabo el almacenamiento y llenado de libros e inserciones laborales. Dice que en caso de finalización de una sección del libro en el departamento de personal de la empresa, se redacta un inserto en el formulario de acuerdo con las Reglas aprobadas por ley. Durante la emisión del inserto, se coloca un sello en el título del libro de trabajo de acuerdo con la cláusula 3.2 de la Instrucción.
El título del inserto se emite sobre la base del pasaporte y el documento sobre la educación del empleado. La siguiente es la fecha real en que se llenó el inserto. Antes de poner un sello, debe completar el inserto. Cuando una inserción está doblada en un libro de trabajo, se pueden cometer errores. La numeración debe ocurrir de manera oportuna para que se puedan indicar los datos correctos en el sello.
Numeración de registros en un inserto de archivo
La numeración en el inserto se realiza de acuerdo con las entradas en el libro de trabajo. En este caso, se coloca un número de serie a continuación del que se indicó cuando se realizó la última entrada en el libro. El párrafo 27 de las Reglas prevé la corrección en el inserto en caso de ingresar datos inexactos o incorrectos. Esto debe hacerse en el lugar de trabajo.
No se permite tachar ni tomar una entrada incorrecta entre paréntesis. Si se ingresa un número de serie incorrecto, se deben realizar los ajustes permitidos por la Instrucción: debe hacer un registro de que cierto artículo no es válido e ingresar los datos correctos en una nueva línea.
Cómo coser un inserto en un libro de trabajo: Video
Las personas con una larga experiencia laboral, que se desarrollan activamente en el campo profesional, reciben premios, promociones, promociones, tarde o temprano se enfrentan a la necesidad de utilizar un inserto en el libro de trabajo. El establecimiento de un nuevo libro de trabajo o la terminación de cualquier actividad no es una salida a la situación.
Para que la carrera del empleado continúe y los registros en su trabajo permanezcan completos y en el orden correcto, se desarrollaron insertos especiales. Este estricto formulario de rendición de cuentas se introdujo en 1940. El libro de trabajo en sí apareció en 1919.
El encarte, al igual que el libro de trabajo, tiene serie y número. Para evitar falsificaciones, existe un grado especial de protección. Así es como se ven los revestimientos usados antes y ahora:
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cuando fue lanzado |
Serie |
Apariencia |
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2004 (todavía en uso) |
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2010 (la última forma de inserciones es válida) |
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El Decreto del Ministerio de Trabajo de la Federación Rusa No. 69 del 10 de octubre de 2003 regula claramente cómo se llenan los insertos. Uno de los requisitos previos es la entrada "Insertar emitido" en el libro de trabajo, una muestra de la cual es la siguiente:
Sin esta entrada, incluso el inserto cosido en el libro de trabajo no es válido. La persona responsable también debe monitorear la disponibilidad de formularios de informes estrictos, porque los registros de premios, incentivos y cambios de personal deben realizarse dentro de los 5 días.
Si el sello "Inserto emitido" no se coloca en el libro de trabajo, una muestra de la cual se presenta arriba, el inserto no es válido. Si la organización no tiene dicho sello, entonces debe ordenarse y dicho registro debe hacerse a mano.
La importancia de las inserciones no puede subestimarse. Son un documento tan serio como el propio libro de trabajo. Es imposible rechazar a una persona en el empleo debido a la falta de este formulario de informe estricto. Esto puede tener consecuencias graves, hasta el análisis de la situación a través de la inspección del trabajo, el tribunal o la fiscalía.
Características de los auriculares
Cualquier forma de reporte estricto tiene sus propios elementos de protección. Ahora está claro cómo se ve el inserto en el libro de trabajo, y sus características principales son las siguientes:
- 36 páginas para ingresar información;
- la tapa está hecha de cartón;
- formato 88 por 125 milímetros;
- tiene serie y número;
- la portada es casi igual a la laboral;
- las columnas del inserto coinciden con las columnas del propio libro de trabajo.
Estos formularios de informes estrictos solo pueden ser adquiridos por los propios empleadores. Queda terminantemente prohibido exigirlos o aceptarlos de los empleados. Todos ellos son emitidos por Goznak del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa. La emisión de un inserto en un libro de trabajo, un relleno de muestra, todo esto está regulado por el mismo Decreto del Ministerio de Trabajo de la Federación Rusa.
Condiciones para la emisión de insertos
El jefe de la organización puede emitir insertos de una de las siguientes maneras:
- Gratis. Los costos en este caso corren a cargo del propio empleador (párrafos 44 y 48 de las Reglas aprobadas por el Gobierno de la Federación Rusa, No. 225 del 16/04/2003).
- Mediante el cobro de una compensación al trabajador igual al costo del formulario en el momento de su adquisición (párrafo 47 de las mismas Reglas).
- Compensación de parte del costo del inserto por parte del empleador, y la parte restante por parte del trabajador. Esto requerirá un pedido especial.
Hacer una inserción en el libro de trabajo (muestra)
El llenado de los libros de trabajo y sus encartes es responsabilidad de los patrones, no de los empleados. Un ciudadano no debe preocuparse por esto, busque formularios de informes estrictos por su cuenta; de todos modos, no serán aceptados. La pregunta más frecuente de los especialistas de personal: "¿Cómo redactar una inserción en un libro de trabajo?". Una entrada de datos de muestra facilitará esta tarea:
El inserto es una continuación del libro de trabajo. Las portadas de los documentos deben ser idénticas. Los requisitos para ambos formularios de notificación son los mismos. El empleador debe seguirlos.
Numeración
Internamente, el inserto parece un libro de trabajo. Ambos documentos tienen las mismas secciones y columnas. El diseño de muestra del inserto en el libro de trabajo confirma que la numeración en el inserto no comienza desde el principio. La primera entrada en una sección en particular debe tener un número uno más que el número de la última entrada en el libro de trabajo.
Esto le permite guardar la secuencia y la unidad real y semántica de los datos ingresados. La situación es bastante normal cuando el trabajo termina con un acta de despido, y el inserto comienza con un acta de empleo. La respuesta a la pregunta de cómo completar un inserto en un libro de trabajo (una entrada de muestra no es diferente de una muestra normal), en este caso, será la misma que para hacer otras entradas.
Estampado
El inserto no es válido sin su registro, lo que se puede hacer de una de las siguientes maneras:
- poner un sello e indicar el número y serie del inserto;
- hacer un registro de la expedición del inserto manualmente, indicando su número y serie.
Ambas opciones harán válida la forma de responsabilidad estricta. Una muestra de cómo completar un inserto en un libro de trabajo se ve así:
El número de inserción es un identificador, por lo que debe tener mucho cuidado al transferirlo. Todos los números deben coincidir.
Si es necesario, el empleador puede redactar varios insertos. En la portada, justo debajo de la entrada anterior, se realiza una nueva entrada sobre la emisión del próximo inserto.
Cómo corregir el error
Nadie es inmune a los errores. Y si un especialista en personal sabe cómo redactar un inserto en un libro de trabajo, es posible que no siempre sepa cómo corregir errores.
Cualquier inserto es válido solo después de que se cose, se completa la página de título, se realiza una entrada en la sección deseada y se coloca el sello en la hoja de trabajo.
Un especialista en recursos humanos puede cometer un error al hacer una entrada en la portada. En este caso, debe cancelarse mediante la redacción de un acto apropiado. Si se cometió un error al ingresar el número o la serie del inserto en el libro de trabajo, entonces la respuesta a la pregunta de cómo redactar correctamente el inserto en el libro de trabajo será la siguiente: tome nota de que la entrada fue incorrecta y vuelva a ingresar los datos.
Si se cometió un error en una de las secciones del inserto, se corrige exactamente como en el libro de trabajo. No se puede tachar ni corregir. Justo debajo de la entrada está escrito que no es válido (se indica el número de serie de la entrada). Para hacer todo bien, debe estudiar las Reglas para completar un inserto en un libro de trabajo, una muestra de entradas y correcciones.
Introducción de datos modificados
Un libro de trabajo se emite a una persona una vez. Con el tiempo, algunos datos sobre él pueden cambiar (cambio de apellido, educación, formación avanzada). Existen ciertas reglas para redactar un inserto en un libro de trabajo, según las cuales la información que contiene debe estar actualizada.
Para asegurarse de que se tengan en cuenta todos los cambios, antes de emitir y completar el inserto, deje que el empleado complete el cuestionario. Según los datos especificados, será posible determinar los cambios que se han producido, para comprender cómo mostrarlos al completar el inserto. Las reglas para llenar un inserto en un libro de trabajo establecen que las portadas de estos dos documentos deben ser idénticas.
Si el apellido, la educación o algo más del empleado ha cambiado, entonces es necesario solicitar documentos de respaldo, coser copias de ellos en un archivo personal y luego realizar cambios en el libro de trabajo, escribir los datos actualizados en el inserto.
¿Hay alguna alternativa al inserto?
El inserto es la única forma posible de seguir manteniendo el libro de trabajo. El especialista en recursos humanos no debe:
- usar un nuevo libro de trabajo para continuar manteniendo la forma anterior;
- pegar hojas adicionales en el libro de trabajo;
- reemplace el título de la sección "Información sobre premios" con "Información sobre el trabajo" tachando y agregando palabras.
Solo el uso de un inserto es la forma correcta de salir de la situación.
Cuando no hay lugar para anotar información sobre el trabajo o las recompensas del empleado, el empleador o el especialista en recursos humanos tienen la duda de cómo coser un inserto en el libro de trabajo. Para llevar a cabo tal operación, se requerirán las siguientes herramientas:
- libro de trabajo en el que desea coser un inserto;
- insertar;
- aguja (es mejor no tomar una aguja delgada);
- hilos (no se recomienda tomar hilos delgados, no garantizan una costura fuerte del forro, es mejor usar hilos duros);
- tijeras;
- punzón (será necesario para hacer agujeros);
- sello especial "Insertar emitido".
La legislación no regula cómo se cose el inserto en el libro de trabajo, no hay muestra del cosido correcto. Pero hay ciertas reglas a seguir:
- el inserto debe estar cosido al libro de trabajo;
- no se permite el simple almacenamiento del libro de trabajo y el inserto adjunto;
- el inserto no se puede pegar ni sujetar al libro de trabajo con clips.
Tal gravedad no es accidental. Es la costura la que proporciona una sujeción segura. Esta es una garantía de que el inserto no se caerá ni se perderá. La foto "cómo coser un inserto en un libro de trabajo" le permitirá descubrir dónde es mejor adjuntarlo.
Si el inserto simplemente se incluye en el libro de trabajo, entonces no es válido. El libro de trabajo y el inserto deben ser uno.
Dónde coser el inserto
La legislación no regula dónde exactamente se cose la nueva forma. Esto le permite colocarlo al principio, al final o en medio del libro de trabajo. La opción más conveniente desde un punto de vista técnico es el medio. Pero si dobla la inserción en el libro de trabajo exactamente allí, esto dividirá las entradas en dos partes.
Los especialistas en recursos humanos suelen coser un inserto al final del libro de trabajo. Esto preserva la unidad de todos los registros. Pero coser al principio no es una violación. Por lo tanto, la persona responsable o el gerente pueden decidir sobre los documentos de sus empleados, donde se cose el inserto en el libro de trabajo.
Insertar instrucciones de costura
Armado con todas las herramientas necesarias, un especialista de personal u otra persona responsable puede proceder directamente al procedimiento para coser un inserto. Debe actuar en el siguiente orden:
- Es necesario hacer pinchazos en el propio liner. Esto debe hacerse con un punzón para no dañar el libro y preservar su apariencia. La legislación no regula el número de pinchazos. Para una fijación confiable, es mejor hacer 4 o 5. La primera perforación se realiza en el medio del revestimiento y solo luego se realizan los orificios restantes.
- Después de eso, el inserto expandido se aplica a la parte del libro de trabajo donde se coserá. Las perforaciones deben hacerse con cuidado para no dañar los estrictos formularios de notificación y no perforar los registros. Los pinchazos deben ubicarse cerca de la unión.
- Los hilos se insertan en la aguja. Es mejor usar hilos gruesos, no se romperán, no se borrarán. Después de coser el inserto al libro de trabajo. El número de puntadas no está limitado. Debe coserse de la misma manera que las órdenes internas se cosen en libros separados. Al final, el hilo se corta y sus extremos se atan firmemente. Esto asegurará un ajuste firme del inserto al libro de trabajo. Los extremos de los hilos deben ser recortados.
Algunas organizaciones tienen máquinas de coser especiales diseñadas para sujetar documentos. Tienen un paso de puntada amplio. Se pueden usar para coser en un inserto asegurando los hilos al final.
Estampado
Esto completa el procedimiento de costura. Pero el inserto no será válido todavía. En la portada o portada del libro de trabajo (al principio, no al final), se coloca un sello especial "Inserto emitido". Todo empleador debe tenerlo. No puedes hacerlo tú mismo, tendrás que pedirlo.
Si no hay un sello en la organización y necesita coser el inserto con urgencia, entonces la entrada "Inserto emitido" se puede escribir a mano. Esto no invalidará el documento. Además de la inscripción, se indica el número y serie del inserto adjunto.
El procedimiento es estándar para cualquier especialista de personal. Y una consideración tan detallada ayudará a recordar durante mucho tiempo cómo doblar un inserto en un libro de trabajo, una foto o un video hará que el proceso sea aún más claro y comprensible.
¿La inserción es válida sin un libro de trabajo?
El Código Laboral de la Federación Rusa establece claramente el procedimiento para usar libros de trabajo e inserciones. Y si la primera forma de responsabilidad estricta es válida en sí misma, entonces, ¿cómo van las cosas con la hoja suelta? ¿Se puede presentar por separado?
Los empleadores, los especialistas en personal o los propios empleados pueden preguntarse si el inserto es válido sin un libro de trabajo. Las Reglas e Instrucciones para completar estos documentos establecen que es imposible usar un inserto sin un libro de trabajo. Por sí mismo, no tiene poder y no puede ser tomado en consideración.
El Código Laboral de la Federación Rusa establece que un gerente, especialista en personal u otra persona responsable no puede, si hay un inserto, realizar las siguientes acciones:
- contratar a una persona;
- descartar;
- hacer notas en el inserto;
- realizar otras acciones con el inserto.
El documento puede ser aceptado y utilizado si está cosido en un libro de trabajo, en cuya portada o portada hay una entrada que indica el registro del inserto.
Solicitud de un inserto en la muestra del libro de trabajo.
A veces, las empresas requieren que escriba una solicitud para una inserción en el libro de trabajo, una muestra de la cual le permite completar el documento correctamente. No existe una forma estatutaria para tal declaración, pero existe en una organización.
No siempre es necesario escribir una aplicación al emitir un inserto. Si el propio empleador no le pregunta al empleado sobre esto, entonces no necesita mostrar su iniciativa. El requisito de redactar una solicitud de inserción en el libro de trabajo puede estar asociado a las siguientes situaciones:
- El patrón deducirá el costo del libro de trabajo del salario de su empleado. Una declaración escrita será la base para tales acciones. Sin ella, los fondos no se pueden deducir, sería ilegal.
- La solicitud es necesaria para confirmar la emisión y uso del formulario. El documento en este caso se convertirá en otra forma de contabilidad y control de insertos y libros de trabajo. Son formas de reporte estricto, su uso debe ser justificado. Incluso si el inserto está dañado, se redacta un acto de cancelación.
Hay situaciones en las que el empleado insiste en escribir la solicitud él mismo. En este caso, no necesita negarse. Después de aceptar la solicitud, debe coserse en un archivo personal, se debe emitir un inserto.
escribir una aplicación
Si la empresa tiene un formulario establecido para dicha declaración, entonces es mejor usarlo. De lo contrario, se escribe en orden aleatorio.
En primer lugar, se indica a nombre de quién está escrita la solicitud. El destinatario debe ser el jefe de la organización. No es necesario entregarle el documento. También puede dejar una solicitud a otras personas autorizadas (jefe de contabilidad, especialista en personal).
Después de eso, se escribe quién es el compilador de la aplicación. Aquí se indican los siguientes datos:
- posición;
- el nombre de la unidad estructural.
El solicitante está dispuesto a pagar por el inserto. Aquí puede especificar un costo específico, que es mejor aclarar con el contador mismo.
Al final del documento, se colocan la fecha de su compilación y una firma personal. Deben estar escritos a mano, el resto de los datos se pueden escribir en una computadora.
En el futuro, esta declaración será la base para elaborar un pedido y hacer una entrada en el libro de contabilidad para libros de trabajo e inserciones.
Conclusión
Al final del gráfico en el libro de trabajo, el diseño y la costura del inserto es la única decisión correcta. Otras opciones en este caso no son válidas. La fuerza legal del inserto está determinada por el libro de trabajo al que se adjunta. Sin registro en la portada, no es válido y no puede ser utilizado por el empleador o el empleado.
Un inserto en el libro de trabajo es un formulario adicional que se necesita si el principal ha terminado. Hablemos sobre cómo elaborar un inserto de muestra en un libro de trabajo.
Los empleados que buscan activamente un mejor trabajo y que a menudo cambian de empleador y departamento de recursos humanos a menudo se encuentran en una situación en la que se agota la última página para entradas en el libro de trabajo. Está prohibido continuar haciendo registros de empleo en la sección destinada a ingresar información sobre premios.
Los legisladores han previsto tal problema, por lo tanto, en las Reglas para completar, aprobadas por el Decreto del Ministerio de Trabajo de la Federación Rusa del 10 de octubre de 2003 N 69, hay una sección que da instrucciones sobre cómo redactar un insertar en un libro de trabajo (una muestra ilustra las reglas de diseño). Esta sección proporciona el establecimiento de hojas adicionales, el procedimiento para ingresar información sobre el trabajo en ellas e incluso explica cómo coser un inserto en un libro de trabajo. Especialmente diseñado y con un nivel de protección contra la falsificación, similar a la protección del documento principal, el inserto es un bloque de hojas en blanco para registros sin tapa, que se archiva o pega en el documento principal del empleado.
Hacer una inserción en el libro de trabajo
El formulario de inserción fue aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 16 de abril de 2003 No. 225. Esta adición al documento principal sobre la experiencia consta de dos secciones, como el documento principal en sí:
- "Información sobre el trabajo" - tiene 9 pliegos,
- "Información sobre los premios" - tiene 8 pliegos.
Cada formulario tiene una serie y un número separados y es una forma de notificación estricta. La cláusula 38 de las Reglas de Registro para el mantenimiento de este formulario adicional está sujeta a todos los requisitos que se establecen para el llenado de hojas e ingreso de datos para formularios de personal sobre antigüedad. Sin el libro de trabajo principal, el inserto simplemente no es válido.
Antes de ingresar los primeros datos en este suplemento, el empleador pone un sello en el documento principal con las palabras “Insertar emitido”. Los legisladores no proporcionaron un lugar específico para esta marca, por lo tanto, la mayoría de las veces se coloca donde es más conveniente, en la esquina superior izquierda de la portada. Este lugar, como en la muestra anterior, es conveniente porque si se agotan las páginas adicionales también, puede colocar un segundo sello debajo si hay varias adiciones (pero no al mismo tiempo).
Ejemplo de diseño de un inserto en un libro de trabajo 2020
Si no hay un sello en la finca de la organización, las reglas aprobadas le permiten hacer una entrada a mano: se emite un inserto en el libro de trabajo, con un bolígrafo azul o negro. Asegúrese de indicar el número de serie y suplemento, como en el ejemplo proporcionado. Haga que todas las inscripciones escritas a mano sean claras y legibles, no se permiten correcciones.
Inserto de muestra en un libro de trabajo
El ejemplo anterior muestra que el llenado de la página de título para estos dos formularios no difiere, excepto que las hojas adicionales por separado del libro de trabajo no son válidas. También es importante recordar que el empleador para quien ha terminado se dedica a tramitar la continuación del libro de trabajo. La nueva forma está certificada por su sello. Si no se cumpliera esta condición y el trabajador partiera a un nuevo lugar de trabajo con un documento en el que no consta en ningún lugar para consignar los datos laborales, el nuevo empleador deberá remitirlo para subsanar este defecto.
La fecha en la página del título del inserto se debe poner en el hecho de su finalización, y no en la fecha de establecimiento original del libro en sí. Una fecha incorrecta es un error grave e invalidará este nuevo diseño. El apellido del empleado se indica al momento del registro de las hojas adicionales, aunque haya cambiado desde el establecimiento del libro (esto debe registrarse en su carátula).
Si se cometió un error o una mancha durante el diseño de la portada, el documento se vuelve inválido y no se puede utilizar. Debe desecharse y debe entregarse otro al empleado. Esto debe hacerse una entrada en el libro de contabilidad con un único número y serie de la forma destruida pegado.
Si no ha ocurrido ningún error y el formulario se completa correctamente, se cose en el libro. No hay un lugar específico para esto, así que hágalo de la manera que sea más conveniente. Por lo general, el inserto se cose en la parte posterior al final del documento.
Tenga en cuenta que si encuentra una sugerencia para decir e imprimir el formulario de un inserto para un libro de trabajo utilizando equipo de oficina improvisado, se trata de una infracción grave.
El procedimiento para proporcionar a los empleadores formularios de un libro de trabajo y un inserto en él fue aprobado por orden del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 22 de diciembre de 2003 No. 117n, y la producción de dichos formularios se lleva a cabo exclusivamente por la organización estatal. - la Asociación Goznak. Esto es recordado constantemente por los tribunales, en particular, la Corte Suprema en la decisión del 19 de junio de 2007 No. GKPI07564.
Una muestra de cómo completar un inserto en un libro de trabajo en 2020
Cuando se presenta el formulario, puede comenzar a tomar notas en él. Las instrucciones sobre cómo completar correctamente un inserto en un libro de trabajo están contenidas en las Reglas mencionadas, aprobadas por decreto del Ministerio de Trabajo. Cabe señalar que la numeración de estos registros no parte del principio, sino que continúa lo ya iniciado en la labor. Si, por ejemplo, la última entrada tenía el número "47", entonces la primera entrada en las nuevas páginas se realiza con el número "48". Todo oficial de personal conoce el resto de las reglas:
- no ponga puntos al final del registro;
- use un bolígrafo con tinta azul o negra.