Funciones del secretario de la cabeza. Descripción del trabajo del secretario Funciones del secretario

Publicado el 09.12.2017

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I. Disposiciones generales

1. El secretario del jefe pertenece a la categoría de ejecutantes técnicos.
2. Se designa para el cargo de secretario de la jefatura a una persona que tenga una formación profesional superior sin presentar requisitos de experiencia laboral o formación profesional secundaria y experiencia laboral en la especialidad durante al menos 2 años.
3. El nombramiento para el cargo de secretario y su destitución se realiza por orden del director de la empresa previa presentación.
4. La secretaria del gerente debe saber:
   1. 4.1. Decretos, órdenes, órdenes, otros documentos rectores y reglamentarios de órganos superiores y otros relacionados con las actividades de la empresa.
   2. 4.2. Reglamentos, instrucciones, otros documentos reglamentarios para el mantenimiento de registros.
   3. 4.3. La estructura y dirección de la empresa y sus divisiones.
   4. 4.4. Organización del negocio.
   5. 4.5. Modalidades de registro y tramitación de documentos.
   6. 4.6. Negocio de archivo.
   7. 4.7. Mecanografiado.
   8. 4.8.

      Descripciones de trabajo

      Normas para el uso de dispositivos de recepción y comunicación.

   9. 4.9. Normas del sistema unificado de documentación organizativa y administrativa.
   10. 4.10. Reglas para imprimir cartas comerciales utilizando formularios estándar.
   11. 4.11. Fundamentos de ética y estética.
   12. 4.12. Reglas de comunicación empresarial.
   13. 4.13. Reglas para el funcionamiento de la tecnología informática.
   14. 4.15. Fundamentos de derecho administrativo y legislación laboral.
   15. 4.16. Reglamento interno de trabajo.
   16. 4.17. Reglas y normas de protección laboral, medidas de seguridad, saneamiento industrial y protección contra incendios.
5. Durante la ausencia del secretario del titular (enfermedad, vacaciones, etc.), sus funciones son desempeñadas por una persona designada en la forma prescrita, quien adquiere los derechos correspondientes y es responsable del correcto desempeño de las funciones que se le asignan.

II. Responsabilidades laborales

Secretario:

1. Realiza trabajos en el soporte organizativo y técnico de las actividades administrativas y administrativas del jefe.
2. Acepta la correspondencia entrante para la consideración del jefe, la transfiere de acuerdo con la decisión tomada a las divisiones estructurales o un contratista específico para su uso en el proceso de trabajo o preparación de respuestas.
3. Realiza trabajos de oficina, realiza diversas operaciones utilizando tecnología informática destinada a recopilar, procesar y presentar información en la preparación y toma de decisiones.
4. Acepta documentos y declaraciones personales para la firma del jefe.
5. Prepara documentos y materiales necesarios para el trabajo del jefe.
6. Supervisa la consideración y presentación oportunas por parte de las unidades estructurales y los ejecutores específicos de los documentos presentados al jefe para su firma, asegura su edición de alta calidad.
7. Organiza la conducción de conversaciones telefónicas del jefe, registra la información recibida en su ausencia y le informa sobre su contenido, transmite y recibe información a través de dispositivos de recepción e intercomunicación (telefax, télex, etc.), así como mensajes telefónicos, trae información a su atención en tiempo y forma recibida a través de los canales de comunicación.
8. En nombre del jefe, redacta cartas, solicitudes, otros documentos, prepara respuestas a los autores de las cartas.
9. Realiza trabajos en la preparación de reuniones y reuniones celebradas por el jefe (recopilación de los materiales necesarios, notificación a los participantes de la hora y el lugar de la reunión, agenda, su registro), mantiene y redacta actas de reuniones y reuniones.
10. Realiza el control sobre la ejecución por parte de los empleados de la empresa de las órdenes e instrucciones emitidas, así como el cumplimiento de los plazos para la implementación de las instrucciones e instrucciones del jefe bajo control.
11. Mantiene un archivo de control y registro.
12. Proporciona al lugar de trabajo del jefe los medios necesarios de tecnología organizacional, papelería, crea condiciones propicias para el trabajo efectivo del jefe.
13. Imprime, bajo la dirección del jefe, los materiales de oficina necesarios para su trabajo o ingresa información actual en el banco de datos.
14. Organiza la recepción de visitantes, contribuye a la pronta consideración de las solicitudes y propuestas de los empleados.
15. Forma los casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada, vela por su seguridad y los remite al archivo a su debido tiempo.
16. Realiza las asignaciones oficiales individuales de su supervisor inmediato.

tercero Los derechos

El secretario tiene derecho:

1. Familiarícese con los proyectos de decisiones de la dirección de la empresa en relación con sus actividades.
2. Formular propuestas de mejora del trabajo relacionado con las responsabilidades previstas en esta instrucción.
3. Dentro de los límites de su competencia, informar al jefe inmediato sobre todas las deficiencias detectadas en el ejercicio de sus funciones, y formular propuestas para su eliminación.
4. Solicitar personalmente o en nombre de la dirección de la empresa de las divisiones de la empresa y otros especialistas información y documentos necesarios para el desempeño de sus funciones.
5. Exigir a la dirección de la empresa que le ayude en el ejercicio de sus deberes y derechos.

IV. Responsabilidad

El secretario es responsable:

1. Por desempeño inadecuado o incumplimiento de sus deberes oficiales previstos en esta descripción del trabajo, en la medida determinada por la legislación laboral vigente de la Federación Rusa.
2. Por delitos cometidos en el ejercicio de sus actividades, dentro de los límites determinados por la legislación administrativa, penal y civil vigente de la Federación Rusa.
3. Por causar daños materiales, dentro de los límites determinados por la legislación laboral y civil vigente de la Federación Rusa.

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El Secretario realiza las siguientes funciones:

Realiza trabajos en el soporte organizativo y técnico de las actividades administrativas y administrativas del jefe.

Acepta la correspondencia entrante para la consideración del jefe, la transfiere de acuerdo con la decisión tomada a las divisiones estructurales o un contratista específico para su uso en el proceso de trabajo o preparación de respuestas.

Acepta documentos y declaraciones personales para la firma del jefe.

Contesta llamadas telefónicas, registra y transmite información oficial al jefe, organiza conversaciones telefónicas del jefe.

Descripción del trabajo del secretario de la cabeza.

En nombre del jefe, redacta cartas, solicitudes y otros documentos.

Realiza trabajos en la preparación de reuniones y reuniones celebradas por el jefe (recopilación de los materiales necesarios, notificación a los participantes de la hora y el lugar de la reunión, agenda, su registro), mantiene y redacta actas de reuniones y reuniones.

Realiza el control sobre la ejecución por parte de los empleados de la empresa de las órdenes e instrucciones emitidas, así como el cumplimiento de los plazos para la implementación de las instrucciones e instrucciones del jefe bajo control.

Proporciona al lugar de trabajo del jefe los medios necesarios de tecnología organizacional, papelería, crea condiciones propicias para el trabajo efectivo del jefe.

Organiza la recepción de visitantes, contribuye a la pronta consideración de las solicitudes y propuestas de los empleados.

Forma los casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada, vela por su seguridad y los remite al archivo a su debido tiempo.

Organiza los viajes de negocios del jefe: encarga los billetes de avión y de tren, reserva los hoteles.

Realiza las asignaciones oficiales individuales de su supervisor inmediato.

El secretario tiene derecho:

Recibir información, incluida la confidencial, en la medida necesaria para la resolución de las tareas asignadas.

Proporcionar a la gerencia sugerencias para mejorar su trabajo y el trabajo de la empresa.

Solicitar personalmente o en nombre del jefe de las divisiones de la empresa y otros especialistas la información y documentos necesarios para el desempeño de sus funciones.

Exigir a la dirección que cree las condiciones normales para el desempeño de las funciones oficiales y la seguridad de todos los documentos resultantes de las actividades de la empresa.

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Los secretarios son empleados, sin cuya participación, conocimientos y habilidades es difícil asegurar el trabajo coordinado de una entidad económica. La gama de deberes de una secretaria es bastante amplia. Vale la pena familiarizarse con ellos para tener una idea del significado de esta profesión en la realidad moderna.

Características de la profesión de secretaria y requisitos para un empleado.

Este trabajo no solo requiere que una persona sea organizada, comunicativa y serena, sino que también puede prometerle excelentes perspectivas de carrera. Por ejemplo, en el futuro, puede contar con el puesto de gerente de oficina de un empleado del departamento, etc.

Los principales requisitos para este especialista son los siguientes:

1. Educación secundaria, superior;
2. Experiencia laboral;
3. Dominio de PC y capacidad para trabajar con equipos de oficina;
4. Conocimiento de los conceptos básicos del trabajo de oficina;
5. Conocimiento de un idioma extranjero (a menudo inglés).

Además, muchos empleadores se enfocan en las cualidades personales de una persona (buena voluntad, capacidad de respuesta, puntualidad), su actitud hacia los detalles más pequeños, la capacidad para hacer frente a una amplia gama de deberes y asignaciones y una buena apariencia.

El salario de un especialista varía de 15.000 rublos a 40.000 rublos. Depende del volumen de trabajo y de la situación financiera de la propia organización.

Hay varias especializaciones principales de una secretaria:

• Subdirector;

Responsabilidades del Secretario Ejecutivo

El nombramiento y destitución de este empleado sólo puede tener lugar por orden del gerente a cuya subordinación se encuentre. La orden también estipula el funcionario en quien se delegan las funciones de secretario del jefe durante su ausencia del trabajo.

En su trabajo, este empleado se guía por:

• actos jurídicos reglamentarios de los niveles federal y regional;
• Estatutos y reglamentos internos locales;
• las disposiciones de la descripción del puesto.

Las responsabilidades del Secretario Ejecutivo incluyen:

• asegurar las actividades administrativas y administrativas del jefe (sistematización y estructuración de todos los materiales necesarios para esto);
• proporcionar al jefe todo lo necesario para el trabajo: equipo organizativo reparable, papelería;
• preparación de reuniones y reuniones realizadas por el jefe;
• organización de un viaje de negocios para el jefe (pedir boletos y reservar un hotel);
• redacción de solicitudes y cartas en nombre de los superiores;
• organización de recepción de visitantes (si es necesario - reunión y alojamiento de invitados);
• contestar llamadas entrantes, fijar la información recibida y transferirla al gerente;
• aceptación de solicitudes y su transferencia a la firma del jefe;
• transferencia de información de la gerencia a los usuarios finales (contratistas específicos, socios, clientes);
• control sobre el tiempo y la calidad de la ejecución por parte de los empleados de la empresa de las órdenes e instrucciones de la gerencia;
• realización de trabajos de copia y duplicación de cualquier complejidad y volumen;
• mantener comunicación operativa con otras empresas (tanto estatales como comerciales), particulares sobre temas relacionados con las actividades directas de la empresa.
• emisión de los certificados necesarios sobre la antigüedad en el servicio de los empleados, así como sobre sus salarios.

El secretario también debe realizar encargos separados de carácter oficial de su jefe inmediato.

Además de deberes, este especialista también tiene derechos. Él puede:

El Secretario Ejecutivo es responsable de:

• violaciones de las normas internas de trabajo y normas de seguridad;
• incumplimiento de órdenes, instrucciones y demás actos locales;
• incumplimiento de los deberes prescritos en la descripción del puesto;
• ejecución de documentos que se presentan para su firma al jefe;
• divulgación de la información que se le ha confiado.

Responsabilidades laborales de una secretaria.

El secretario se encuentra un escalón por debajo del referente. Pero eso no hace que su rango de responsabilidades sea menor.

Entonces, los deberes del secretario-empleado incluyen:

Muchas de las funciones que se le asignan al escribano también las puede realizar el secretario del jefe, pero vale aclarar que su funcionalidad es notablemente más amplia. Esto se debe, en primer lugar, a la necesidad de asegurar las actividades de gestión de las autoridades.

El secretario, como cualquier otro especialista, tiene una serie de derechos, en particular:

• el derecho de acceso a la información necesaria para sus actividades;
• el derecho a certificar ciertos documentos con su propia firma;
• el derecho a conocer los documentos, así como las decisiones que tome la gerencia, en cuanto a la gama de sus funciones laborales;
• el derecho a defender sus intereses.

Para el empleo como secretaria, debe redactar correctamente un currículum. Es importante indicar todas tus principales ventajas profesionales, cualidades personales y, por supuesto, perfil de experiencia laboral. También puede descargar un currículum adecuado de Internet, completarlo y enviarlo a un empleador potencial para su consideración.

Descripción del puesto de secretaria

Esta descripción del trabajo fue desarrollada y aprobada sobre la base de un contrato de trabajo con Natalia Vladimirovna Ivanova y de acuerdo con
las disposiciones del Código Laboral de la Federación de Rusia y otras disposiciones reglamentarias
leyes que regulan las relaciones laborales en la Federación Rusa.

1. Disposiciones generales

1.1. El secretario pertenece a la categoría de ejecutores técnicos, es contratado y despedido por orden del director de la empresa.
1.2. Se designa para el cargo de secretario a una persona con formación profesional superior, sin presentar requisitos de experiencia laboral, o con formación profesional secundaria y experiencia laboral en la especialidad de al menos 2 años.
1.3. El secretario del jefe reporta directamente al jefe de la empresa.
1.4. En sus actividades, el secretario del jefe se guía por:
documentos normativos sobre el trabajo realizado;
materiales metodológicos relacionados con temas relevantes;
el estatuto de la empresa;
regulaciones laborales;
órdenes y órdenes del director de la empresa (supervisor inmediato);
esta descripción de trabajo.

1.5. La secretaria del gerente debe saber:
resoluciones, órdenes, órdenes y otros materiales de orientación y documentos reglamentarios relacionados con las actividades de la empresa y el mantenimiento de registros;
la estructura y gestión de la empresa y sus divisiones;
organización del trabajo de oficina;
métodos de registro y procesamiento de documentos;
negocio de archivo;
mecanografiado;
reglas para el uso de dispositivos de recepción e intercomunicación;
normas del sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
reglas para imprimir cartas comerciales utilizando formularios estándar;
fundamentos de ética y estética;
reglas de comunicación empresarial;
conceptos básicos de organización y gestión del trabajo;
reglas para el funcionamiento de la tecnología informática;
fundamentos de derecho administrativo y legislación laboral;
reglamento interno de trabajo;
normas y reglamentos de protección laboral.
1.6. Durante la ausencia del secretario del jefe, sus funciones son desempeñadas en la forma prescrita por el suplente designado, quien es totalmente responsable del correcto desempeño de las funciones que se le asignan.

2. FUNCIONES

El Secretario Ejecutivo es responsable de lo siguiente:
2.1. Implementación del trabajo sobre el apoyo organizativo y técnico de las actividades administrativas y administrativas del jefe de la empresa.
2.2. Mantenimiento de registros.
2.3. Organización de recepción de visitantes.

3. RESPONSABILIDADES LABORALES

Para desempeñar las funciones que se le asignan, el secretario del jefe de la empresa debe:
3.1. Realizar trabajos en el soporte organizativo y técnico de las actividades administrativas y administrativas del jefe de la empresa.
3.2. Aceptar correspondencia para consideración del jefe, transferirla de acuerdo con la decisión tomada a divisiones estructurales o ejecutantes específicos para su uso en el proceso de trabajo o preparación de respuestas.
3.3. Realizar trabajos de oficina, realizar diversas operaciones utilizando tecnología informática destinada a recopilar, procesar y presentar información en la preparación y toma de decisiones.
3.4. Aceptar documentos y declaraciones personales para la firma del jefe de la empresa.
3.5. Preparar documentos y materiales necesarios para el trabajo del jefe.
3.6. Supervisar la consideración y presentación oportuna por parte de las unidades estructurales y los ejecutores específicos de los documentos recibidos para la ejecución, verificar la corrección de la preparación de los borradores de los documentos presentados al jefe para su firma y garantizar su edición de alta calidad.
3.7. Organizar la realización de conversaciones telefónicas del jefe, registrar la información recibida en su ausencia y llamar su atención sobre su contenido, transmitir y recibir información a través de dispositivos de recepción e intercomunicación (telefax, télex, etc.), así como mensajes telefónicos, traer a su atención en forma oportuna la información recibida a través de los canales de comunicación.
3.8. En nombre del jefe, escriba cartas, solicitudes, otros documentos, prepare respuestas a los autores de las cartas.
3.9. Realizar trabajos de preparación de reuniones y encuentros realizados por el jefe (recolectar los materiales necesarios, notificar a los participantes la hora y lugar de la reunión, agenda, registrarlos), llevar y redactar actas de reuniones y encuentros.
3.10. Ejercer control sobre la ejecución por parte de los empleados de la empresa de órdenes y órdenes emitidas, así como el cumplimiento de los plazos para la implementación de instrucciones e instrucciones del jefe de la empresa bajo control.
3.11. Llevar un archivo de control y registro.
3.12. Proporcione al lugar de trabajo del jefe los medios necesarios de tecnología organizativa, papelería, cree condiciones propicias para su trabajo efectivo.
3.13. Imprimir, bajo la dirección del jefe, los materiales de oficina necesarios para su trabajo o ingresar información actual en el banco de datos.
3.14. Organizar la recepción de visitantes, contribuir a la pronta consideración de las solicitudes y propuestas de los empleados.
3.15. Formar los casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada, velar por su seguridad y entregarlos al archivo dentro de los plazos establecidos.
3.16. Copie documentos en una copiadora personal.

El secretario tiene derecho:
4.1. Familiarícese con los proyectos de decisiones de la dirección de la empresa en relación con sus actividades.
4.2. Presentar propuestas de mejora de los trabajos relacionados con las responsabilidades previstas en esta instrucción para consideración de la dirección.
4.3. Recibir de los jefes de las divisiones de estructuras, los especialistas, la información y los documentos necesarios para el desempeño de sus funciones.
4.4. Exigir a la dirección de la empresa que le ayude en el ejercicio de sus deberes y derechos.

5. RESPONSABILIDAD

El secretario es responsable:

5.1. Por incumplimiento (cumplimiento indebido) de sus funciones oficiales previstas en esta descripción de funciones, en la medida que determine la legislación laboral vigente.
5.2. Por las infracciones cometidas en el ejercicio de sus actividades - dentro de los límites que determine la legislación administrativa, penal y civil vigente.
5.3. Por causar daño material - dentro de los límites determinados por la legislación laboral, penal y civil vigente.

Familiarizado con esta descripción de trabajo: Fecha. Firma.

Las funciones de la secretaria del gerente son muy diversas: planificar la jornada laboral del jefe, organizar el trabajo de la oficina, negociar con clientes y socios siguiendo las instrucciones del jefe, encontrar y proporcionar vehículos para el gerente y otros empleados y servicios, concertar reuniones , tanto en la oficina como fuera de servicio, mantenimiento de registros y muchos otros asuntos oficiales. Además, el jefe puede confiar los problemas personales a su asistente, por ejemplo, enviar felicitaciones (regalos, flores) por las fiestas no solo a las organizaciones con las que coopera la empresa, sino también a los familiares. Dado que la jornada laboral del gerente suele ser irregular, la secretaria a menudo tiene que quedarse hasta tarde en el trabajo.

Para convertirse en un asistente indispensable del jefe, el secretario debe tener cualidades personales como preparación para el trabajo, diligencia, precisión, responsabilidad, delicadeza, modestia, iniciativa moderada, capacidad de memorizar y sacar conclusiones. Es imposible ocupar este cargo sin tener habilidades de mecanografía (200 pulsaciones por minuto), trabajo de oficina, taquigrafía, buenos conocimientos de informática. Todas estas habilidades se adquieren independientemente de libros y tutoriales (hay muchísimos), en el proceso de trabajos previos o en cursos. Las competencias profesionales exigen también capacidad de negociación, alfabetización y buen dominio del habla oral y escrita, ya que la secretaria del jefe tiene que registrar órdenes, realizar correspondencia comercial, etc.

Si las funciones están dominadas principalmente por el trabajo de un secretario-empleado, se requiere una educación lingüística superior, pero si se necesita un asistente, se da preferencia a la educación superior en la industria de especialización de la empresa.

La compatibilidad psicológica, la similitud de los personajes y la capacidad de la secretaria para permanecer en un segundo plano juegan un papel muy importante. Aquellos que están bastante satisfechos con el puesto de asistente, la mano derecha, ingresan a esta profesión. A veces, el líder es injusto con su secretario, ya que más a menudo que otros cae bajo una mano caliente.

Sin embargo, un buen jefe y una secretaria inteligente y experimentada funcionan como un mecanismo bien engrasado. Hay muchos ejemplos de esto, especialmente las secretarias de científicos o escritores. Muchas personas famosas comenzaron como secretarias.

Otro tema delicado no puede pasarse por alto: la relación no laboral entre el jefe y su secretaria. Para no meterse en una situación ambigua, debe mirar inmediatamente más de cerca a un jefe potencial y, al ir a una entrevista, vestirse de tal manera que enfatice sus cualidades comerciales y no la dignidad externa. Si no obtiene este puesto, entonces el jefe necesitaba algo completamente diferente de la secretaria y evitó problemas con éxito.

Para obtener un trabajo, debe discutir sus responsabilidades en detalle y, aún mejor, solicitar una descripción del trabajo. A menudo, la ingenuidad de las secretarias, la mayoría de las cuales son chicas jóvenes poco versadas en las personas y en la vida, se convierte en una de las causas de las consecuencias desagradables. Aceptando y alentando regalos, respondiendo al cortejo, manteniendo conversaciones divertidas y bromas ambiguas, vistiéndose con atuendos reveladores o provocativos, una niña a menudo crea inconscientemente la impresión de su disponibilidad. Por lo tanto, sin menospreciar la culpa de quienes gustan de aprovecharse de su cargo oficial, vale la pena advertirles contra los pasos erróneos.

Aunque el secretario es el más cercano al líder, el crecimiento de su carrera es limitado. Por supuesto, hay excepciones a cada regla, pero no debe engañarse especialmente.

Dependiendo del conjunto de requisitos, el uso del conocimiento de idiomas extranjeros, la experiencia laboral y los deberes funcionales, el salario también varía: de 200 a 800 USD. e) Tener en cuenta si en la vacante de “asistente personal” se indica salario superior a 1000 u.m. Es decir, con un alto grado de probabilidad se puede suponer que se trata de mercadeo en red.

Las funciones principales incluyen:

implementación del trabajo sobre el apoyo organizativo y técnico de las actividades administrativas y administrativas del jefe de la empresa;

Mantenimiento de registros;

organización de la recepción de visitantes Zinoviev NB Documentación: material didáctico. - P.75..

El secretario del titular debe en el ejercicio de su actividad:

realizar trabajos de apoyo organizativo y técnico de las actividades administrativas y administrativas del jefe de la empresa;

aceptar la correspondencia recibida para consideración del jefe, transferirla de acuerdo con la decisión tomada a divisiones estructurales o ejecutantes específicos para su uso en el proceso de trabajo o preparación de respuestas;

realizar trabajos de oficina, realizar diversas operaciones utilizando tecnología informática destinada a recopilar, procesar y presentar información en la preparación y toma de decisiones;

aceptar documentos y declaraciones personales para la firma del jefe de la empresa;

preparar documentos y materiales necesarios para el trabajo del jefe;

monitorear la consideración y presentación oportunas por parte de las divisiones estructurales y los ejecutores específicos de los documentos recibidos para su ejecución, verificar la corrección de la ejecución de los borradores de documentos preparados presentados al jefe para su firma, garantizar su edición de alta calidad;

organizar conversaciones telefónicas del jefe, registrar la información recibida en su ausencia y llamar su atención sobre su contenido, transmitir y recibir información a través de dispositivos de recepción e intercomunicación (telefax, télex, etc.), así como mensajes telefónicos, llamar su atención en forma oportuna la información recibida a través de los canales de comunicación;

en nombre del jefe, redactar cartas, solicitudes, otros documentos, preparar respuestas a los autores de las cartas;

realizar trabajos de preparación de reuniones y reuniones celebradas por el jefe (recopilar los materiales necesarios, notificar a los participantes la hora y el lugar de la reunión, la agenda, su registro), llevar y redactar actas de reuniones y reuniones;

ejercer control sobre la ejecución por parte de los empleados de la empresa de las órdenes e instrucciones emitidas, así como el cumplimiento de los plazos para la implementación de las instrucciones e instrucciones del jefe de la empresa bajo control;

mantener un archivo de control y registro;

proporcionar al lugar de trabajo del jefe los medios necesarios de tecnología organizacional, papelería, crear condiciones propicias para su trabajo efectivo;

imprimir, bajo la dirección del jefe, los materiales oficiales necesarios para su trabajo o ingresar información actual en el banco de datos;

organizar la recepción de visitantes, contribuir a la pronta consideración de las solicitudes y propuestas de los empleados;

formar casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada, velar por su seguridad y entregarlos al archivo dentro de los plazos establecidos;

copiar documentos en una fotocopiadora personal Instrucción estándar del secretario del jefe. Banco de descripciones de puestos.=http//www/kadrovik.ru/.

Cada empresa realiza sus actividades sobre la base de reglamentos locales, los cuales se redactan de acuerdo con las normas de la legislación vigente. Y dado que cada empresa es un organismo separado, debe funcionar en armonía.

Uno de los documentos importantes en los que se basan las actividades de los especialistas empresariales es la descripción del trabajo. Este es un documento que detalla los deberes funcionales de un empleado de una dirección u otra, especialidad. Es necesario familiarizar a fondo a los empleados no solo con sus deberes, sino también con sus derechos, poderes y funciones.

La descripción del puesto es un documento local que especifica los derechos y obligaciones de cada empleado, según el puesto que ocupe y la función laboral que desempeñe.
Este documento es desarrollado por especialistas del departamento de personal junto con abogados. La instrucción es aprobada por el patrón o gerente contratado, si tiene tal facultad.

El empleador está obligado a familiarizar al solicitante con la descripción del trabajo antes de firmar el contrato de trabajo. Si esto no se hace, entonces el empleador no podrá exigir responsabilidad disciplinaria al empleado por incumplimiento de sus deberes oficiales.

El documento debe describir en detalle los deberes del secretario, dependiendo de las especificidades del trabajo. Cuanto más detallados sean estos deberes, más fácil será resolver los conflictos previos al juicio y judiciales entre el empleado y el empleador.

¿Por qué necesita una descripción del trabajo?

Al compilar este documento, el responsable deberá atenerse a las normas de los niveles federal, regional y local vigentes. El titular de la empresa, como responsable del correcto manejo de los documentos, debe verificar este cumplimiento. Además, el responsable de personal también debe ser consciente de la conformidad de la instrucción con la legislación vigente.

Se compila para un grupo de posiciones idénticas o para una posición individual específica. El empleado debe estar familiarizado con el documento contra la firma. Debe hacer esto al solicitar un trabajo. Si no se compila correctamente, entonces el empleado y el gerente seguramente tendrán desacuerdos y situaciones de conflicto con respecto a la división del trabajo y las funciones realizadas por el empleado.

Con la correcta preparación de las descripciones de puestos, la dirección debe perseguir objetivos específicos y resolver las siguientes tareas:

• dividir correctamente las responsabilidades laborales entre los empleados de puestos similares. Es necesario coordinar claramente sus acciones para lograr el resultado más útil;
• mejora del clima psicológico en el equipo, mejora de la situación. Es necesario minimizar el porcentaje de probabilidad de conflictos;
• delinear claramente los derechos y obligaciones de los especialistas del mismo nivel, dar detalles sobre sus poderes, definir claramente la responsabilidad de cada uno. Si es necesario, uno puede enfocarse por separado en las sanciones disciplinarias que se pueden aplicar a un especialista en forma de responsabilidad por descuidar sus deberes;
• para realizar la descarga psicológica y oficial de los empleados que se ven obligados a compaginar varios puestos. No basta con descargarlos, esta carga debe distribuirse correcta y uniformemente;
• establecer un sistema de incentivos y motivaciones psicológicas y financieras;
• adecuada distribución de responsabilidades entre los gerentes.

Con la ayuda de la descripción del puesto, la dirección de la empresa implementa todos los aspectos de la interacción entre el aparato de gestión y el personal. Pero no siempre es posible lograr el máximo resultado posible. Por lo tanto, es necesario seleccionar y designar correctamente a una persona que se encargará de compilar las descripciones de los puestos.

Según el tamaño de la empresa y el número de empleados, se elabora una instrucción estándar para un grupo de puestos idénticos. Si es necesario, puede realizar ajustes para una posición específica. Si la empresa es pequeña, tiene solo 25-50 personas, entonces el documento se redacta para cada puesto por separado. El responsable es miembro del Departamento de Recursos Humanos.

Reglas básicas para compilar la descripción del trabajo de una secretaria.

Para un puesto como el de secretario (puede ser de varios niveles, desde el secretario del jefe de una unidad estructural hasta el secretario del jefe de una explotación o empresa), no existe una forma unificada desarrollada de descripción del puesto. Por lo tanto, cada empresa tiene derecho a elegir cómo redactar un documento.

Al compilar el documento, el oficial responsable debe recordar que es necesario tener en cuenta los detalles de las actividades de una empresa en particular. En empresas de diferentes direcciones, los secretarios pueden realizar diversas funciones y deberes. Esto debe tenerse en cuenta al redactar.

Puede confiar en un patrón generalmente aceptado. Cada descripción de trabajo debe incluir lo siguiente:

Si es necesario, se pueden agregar secciones adicionales a la descripción del trabajo de la secretaria:

• "las condiciones de trabajo". Aquí puede hacer referencia al reglamento interno para determinar el modo de funcionamiento de la secretaria. Si es necesario acompañar al gerente en viajes de negocios, este matiz también se puede reflejar aquí;
• "derecho a firmar". El secretario puede firmar documentos en el ámbito de sus competencias.

La descripción del puesto, elaborada por el empleado responsable del departamento de personal, debe pasar por el procedimiento de coordinación con el jefe del servicio de personal. Además, el propio secretario debe familiarizarse con ella contra firma.

Redacción de una descripción del trabajo para una secretaria.

El documento se redacta en un solo ejemplar. Lo firma el propio secretario después de leerlo y estudiarlo detenidamente. Si la empresa tiene varios secretarios por estado, puede imprimir varias copias, haciendo los cambios apropiados para cada uno por separado, según el puesto del jefe al que está "adjunto" el secretario.

Si el propio secretario necesita una copia adicional para uso personal, puede hacer una copia de la descripción del trabajo ya firmada por él. ¡No está prohibido!

Para redactar correctamente un documento, debe seguir algunas reglas. En particular, se debe diseñar un "encabezado" en la esquina superior derecha. Este es el lugar para la aprobación de las instrucciones por parte del jefe de toda la empresa. Aquí debe completar algunas líneas:

• debe ser la palabra "Apruebo";
• seguido por la posición del líder. Por ejemplo, "gerente general" o "director";
• Nombre completo del titular;
• la firma del líder.

Luego, en el medio de la hoja, debe especificar el nombre del documento. Esta es la descripción del trabajo de la secretaria. Solo después de eso, todos los puntos principales están registrados.

Los apartados en que debe constar la instrucción del secretario se han mencionado anteriormente. Se prescriben de acuerdo con los reglamentos de las funciones desempeñadas. Por ejemplo, los deberes funcionales del secretario del jefe del departamento pueden ser algo "más limitados" que los deberes del asistente del jefe de toda la empresa.

Una vez redactada la instrucción, debe acordarse con el empleado responsable de la secretaría. Este puede ser el jefe de la unidad estructural correspondiente. Si no existe tal persona en el estado, entonces con el jefe del servicio de personal u otro empleado cuyas funciones incluyen dicha coordinación.

La marca de aprobación se coloca al final del documento. Tienes que rellenar unas pocas líneas:

• asegúrese de indicar la palabra "acordado";
• cargo responsabilidad de la persona;
• el nombre de la empresa en una versión abreviada;
• Nombre de este empleado;
• fecha calendario para la aprobación;
• firma de la persona que aprobó la instrucción.

Después de eso, debe entregar el documento para su revisión al secretario mismo. También debe completar algunas líneas:

• es obligatorio indicar la frase “Estoy familiarizado con las instrucciones”;
• el cargo del secretario tal como se indica en la lista de personal;
• el nombre de la empresa en una versión abreviada;
• Nombre de este empleado;
• detalles del pasaporte. Si es necesario, puede hacer una copia de la página del pasaporte donde se indican los datos personales del secretario. Adjunte una copia a las instrucciones como confirmación de los datos especificados;
• fecha calendario para la aprobación;
• la firma del empleado, que confirma que realmente leyó la descripción de su trabajo.

No "muevas" el documento sin leerlo detenidamente. La familiarización cuidadosa es una garantía de que cumplirá fielmente con sus deberes y no trabajará para otros empleados. Si el secretario se desvía de sus deberes funcionales o no los cumple, deberá rendir cuentas.

Por el contrario, si se le considera responsable por un presunto incumplimiento, siempre puede remitirse a las instrucciones e impugnar la orden de la administración de imponer una sanción disciplinaria. También le ayudará cuando presente una queja ante la inspección del trabajo o cuando presente una demanda en los tribunales. Por lo tanto, ¡debes tener cuidado!

Deberes del trabajo del secretario.

Toda organización necesita una secretaria. Por lo tanto, la descripción del trabajo de dicho empleado es útil para todas las empresas. El secretario puede ser tanto el jefe de la empresa como el jefe de la unidad estructural. Esta es la función del secretario.

Las funciones del secretario incluyen:

• aceptación y clasificación de la correspondencia recibida por el jefe;
• realizar trabajos de oficina en el marco de las actividades de un departamento o unidad estructural;
• aceptación de declaraciones personales de empleados para la firma del jefe;
• preparación de documentos y materiales que son necesarios para que el jefe trabaje;
• trabajar con computadoras, fotocopiadoras y otros equipos de oficina;
• mantener un archivo de control y registro;
• imprimir documentos que son necesarios para que el jefe trabaje;
• realización de trabajos sobre la preparación de varias reuniones, reuniones y otras reuniones;
• preparación e impresión de los documentos necesarios para dichas reuniones;
• organizar la recepción de visitantes;
• mantener un registro de documentos entrantes y salientes;
• comunicación cortés por teléfono;
• otras funciones que dependen de las especificidades de las actividades del departamento o unidad estructural.

Descripción del trabajo del secretario de la cabeza.

La secretaria del gerente también tiene una descripción del trabajo. Las responsabilidades del Secretario Ejecutivo incluyen:

• llevar a cabo trabajos sobre la organización del apoyo técnico para las actividades del jefe;
• aceptar y ordenar toda correspondencia que venga a nombre del jefe;
• si existe tal necesidad, clasificar toda la correspondencia por divisiones estructurales y organizar la entrega de esta correspondencia a las divisiones estructurales relevantes;
• organización de conversaciones telefónicas del jefe;
• recepción y registro de información entrante durante la ausencia del jefe;
• trabajar con equipos de oficina;
• organización de reuniones, reuniones y encuentros;
• preparación e impresión de los materiales necesarios para las reuniones;
• ejecución de instrucciones individuales del jefe.

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