Interni korporativni portal kao moderan i učinkovit HR servisni alat. Korporativni intranet portal: teorija i praksa Korporativni interni portal

08.12.2023

Korporativni portal često se brka s korporativnim web mjestom. Zapravo, radi se o potpuno različitim alatima i funkcije portala su puno šire. Portal je u biti svojevrsni virtualni ured tvrtke koji svim zaposlenicima omogućuje razmjenu dokumenata i informacija te automatiziranje osnovnih poslovnih procesa. Ali koncepti korporativnog portala i intraneta tradicionalno se koriste kao sinonimi.

Što je intranet?

Intranet, ili korporativni portal, vrlo je opsežan i složen alat koji vam omogućuje da se nosite sa širokim rasponom zadataka. Ovo nije samo neovisna web stranica, već čitav niz različitih proizvoda, na primjer, sustav za upravljanje dokumentima, tracker zadataka, ERP sustav i mnogi drugi, ovisno o potrebama određene organizacije. Portal objedinjuje funkcije pohrane datoteka i dokumenata, društvene mreže i izvora informacija. Istovremeno, bilo koji portal ima samo dvije glavne zadaće: dati zaposlenicima mogućnost zajedničkog rada na dodijeljenim zadacima i osigurati učinkovitu internu komunikaciju.

Za rješavanje ovih problema tipični korporativni intranet može uključivati sljedeće blokove:

informacije o tvrtki: povelja, struktura, opis poslova, misija i svjetonazor tvrtke, korporativni stil itd.;
podaci o zaposlenicima: osobni podaci i stranice, kontakti, položaj, odjel, postignuća;
ažurirane informacije: naredbe, upute, najave događaja u poduzeću, kazne i zahvale, novosti u poduzeću;
jedinstvena baza znanja: referentne informacije (katalozi proizvoda, cjenici), dokumenti, predlošci, arhivirane datoteke;
komunikacijski alati: forumi, ankete, upitnici, komunikacija s menadžmentom i kolegama;
servisni mehanizmi: projekti, postavljanje zadataka i praćenje njihove provedbe, zahtjevi za nabavu uredske opreme, naručivanje propusnica, prijevoz i sl.

Kao što pokazuje praksa, korporativni portal može učinkovito riješiti pitanja plana rada, kao što su postavljanje i praćenje provedbe zadataka, analitika, stvaranje sustava za pohranu važnih informacija, automatizacija poslovnih procesa i sustava upravljanja odnosima s klijentima (CRM).

Na portalima je također vrlo uspješno implementirana brza komunikacija između različitih odjela tvrtke. Nema potrebe, primjerice, obavještavati svaki odjel o novosti ili važnom događaju - samo objavite informaciju na portalu i ona će odmah postati javna. Osoblje također ima stalni pristup bazi znanja tvrtke.

Na bilješku
Jedan od glavnih trendova u razvoju intraneta je njegovo pojednostavljenje. Ako su ga prije nekoliko godina programeri nastojali opremiti maksimalnom količinom funkcionalnosti, danas sve više odustaju od takvih rješenja u korist jednostavnijih društvenih intraneta.

Što se tiče učinkovite komunikacije među zaposlenicima, u teoriji, portal im, naravno, daje priliku da trenutno komuniciraju putem integrirane društvene mreže, raspravljajući o poslovnim i osobnim problemima na forumima i grupama. Svatko sa svakim može komunicirati, postaviti pitanje, prenijeti i dobiti potrebnu informaciju... U praksi to, nažalost, ne funkcionira uvijek ili uopće ne funkcionira. Intranet je dobar za automatizaciju raznih operacija, pojednostavljenje protoka dokumenata i sustava izvještavanja, pronalaženje potrebnih informacija, ali... ne i za komunikaciju.

Inače, uspješnost interakcije zaposlenika korištenjem portala uvelike ovisi o stupnju njihove uključenosti u komunikaciju na svim razinama upravljanja. Otvorena organizacija, gdje svatko može izravno kontaktirati voditelja, mnogo je privlačnija sadašnjim i potencijalnim zaposlenicima. Ovo stvara dodatno povjerenje među zaposlenicima da top menadžment tretira članove tima kao punopravne partnere i stvara lojalnost tvrtki.

Koje tvrtke trebaju korporativni portal?

Intranet je vrlo zgodan i ponekad vitalan alat za tvrtke koje imaju udaljene zaposlenike. Njima portal može poslužiti kao pravo mobilno radno mjesto. Portal je također koristan za velike tvrtke koje imaju podružnice u istom mjestu ili čak u različitim gradovima. Ali čak i ako tvrtka nema podružnice, ali ima veliko osoblje, a odjeli se nalaze na različitim katovima, portal može postati sredstvo ujedinjenja svih u jedan tim. Uz portal, nema potrebe hodati s papirnatim dokumentima od ureda do ureda, gubeći dragocjeno radno vrijeme na to i odvraćajući pozornost drugih zaposlenika ili tražiti bazu klijenata negdje u prostranstvima 1C, što ne znaju svi kako raditi s. Naravno, ako organizacija zapošljava dvije ili tri osobe i tijekom radnog dana su u istom uredu, tada će portal u ovom slučaju biti nepotreban luksuz.

Ponekad menadžeri poduzeća iskreno ne razumiju zašto bi korporativni portal mogao biti potreban, smatrajući njegovu instalaciju gubitkom novca. Zapravo, tvrtka treba portal ako:

Portal će također biti od velike koristi onim tvrtkama kojima je potrebna brza adaptacija zaposlenika ili obuka osoblja. S intranetom se novopridošlica mnogo brže snalazi u svojim obvezama, jer ima pristup svim osnovnim informacijama i ima priliku dobiti savjet o bilo kojem pitanju od iskusnih kolega. Za obuku zaposlenika ne morate organizirati tečajeve ili treninge licem u lice – sve to možete učiniti online na portalu. Nećete morati na duže vrijeme odvajati radnike od procesa rada i trošiti dodatni novac na organizaciju.

Kako implementirati intranet

Proces implementacije intraneta u tvrtku prilično je složen i sastoji se od više faza. Prva faza je uvijek odluka “odozgo”. Menadžment je taj koji mora odlučiti o provedbi i promovirati je. Ali psihologija ljudi je takva da sve inovacije i promjene u uobičajenom tijeku rada doživljavaju neprijateljski, bez obzira na to koliko će one biti korisne i učinkovite u budućnosti.

Dakle, recimo da je odluka donesena. Gdje početi?

1. faza. Prikupljanje zahtjeva i planiranje projekta. U ovoj fazi utvrđuju se glavni ciljevi provedbe i prikupljaju mišljenja svih dionika.
Faza 2. Izrada informacijske arhitekture portala. To se odnosi na strukturiranje svih podataka na portalu, kako će biti prezentirani korisnicima. Glavna svrha strukture je ubrzati pretraživanje, najvažnije informacije treba dobiti u najviše tri "klika" mišem.
Faza 3. Optimizacija poslovnih procesa. To je neophodno kako portal ne bi bio samo skladište informacija, već i automatizirao najzahtjevnije poslovne procese tvrtke.
Faza 4. Izrada dizajna portala. U ovom slučaju dizajn nije samo slika, on ozbiljno utječe na praktičnost portala za korisnike. Projektiranje se obično provodi paralelno s implementacijom softvera.
Faza 5. Sadržaj informacija. Prema mišljenju stručnjaka, top menadžeri bi trebali biti inicijatori objava na početku intraneta, ali ne bi trebalo dolaziti više od 20% postova od njih. Ostalo su publikacije običnih zaposlenika. Ako se kasnije ispostavi da je njihov broj manji od 80%, onda možda portal nije alat za osoblje. Nažalost, u stvarnosti je administrator obično odgovoran za njegovo ispunjavanje.
Faza 6. Promocija među zaposlenicima i edukacija korisnika. Možda najteža i najodgovornija faza. Bez obzira na to koliko je idealan portal kreiran u smislu softvera ili dizajna, ako nije tražen od strane zaposlenika tvrtke, njegova vrijednost će biti nula. Kako biste obavijestili tim o pokretanju intraneta, možete poslati informativno pismo s obavijesti o usluzi i njezinim najkorisnijim značajkama te savjetima o prelasku na novi sustav. Tijekom rada portala svaka tvrtka pronalazi vlastita rješenja kako bi ga popularizirala među zaposlenicima, primjerice, neke imaju pristup internetu ili e-mailu samo preko intraneta, dok druge financijski nagrađuju one koji redovito koriste portal na poslu. Motivacija za korištenje ovog alata možda je najteži dio procesa implementacije portala.

Usporedba rješenja: top 3 najbolja intranet portala

Kukati. Prema programerima, ovaj korporativni portal bit će koristan svim odjelima tvrtke - od menadžera do običnih zaposlenika. Danas je dostupan samo kao dio još jednog proizvoda - Microsoft-Office365 - i lako se integrira sa SharePointom. Međutim, na mnogo su načina slični, no Yammer je rješenje temeljeno na oblaku, a SharePoint rješenje temeljeno na poslužitelju.

Struktura portala pomalo podsjeća na popularni Twitter; zaposlenici omogućuju razmjenu trenutnih poruka, uključujući tekstualne datoteke i slike, formiranje radnih grupa, pregled online kontakata, traženje ljudi, grupa ili tekstova, korištenje zajedničke baze podataka i preuzimanje sudjelovati u njegovom formiranju. Sučelje portala je prilično jednostavno, može ga razumjeti svatko s barem malo iskustva u radu s društvenim mrežama.

Osim stvaranja interne komunikacije među zaposlenicima, Yammer također pomaže u rješavanju poslovnih problema, kao što su kreiranje komunikacije za menadžere, upravljanje projektima, interakcija s poslovnim partnerima, motiviranje osoblja, obuka i prilagodba zaposlenika te povećanje učinkovitosti prodaje.

Budući da je Yammer trenutno dio Office365, nije ga moguće instalirati odvojeno od potonjeg. Ali dodavanje Yammera svim mrežnim uredskim tarifama nije promijenilo cijenu potonjeg. Usput, nemogućnost da sami instalirate Yammer može se smatrati jednim od njegovih glavnih nedostataka, uz činjenicu da je Yammer prikladan samo za one tvrtke koje žele razviti vlastiti individualni korporativni portal, budući da nije spreman -izrađeno rješenje u kutiji.

"Bitrix24" - korporativni portal s funkcijama društvenih mreža. Sadrži mikroblogove, messenger, pohranu datoteka, galerije fotografija. Uz pomoć Bitrix24 možete ne samo komunicirati i raditi zajedno na projektima, već i upravljati svojim CRM-om, planirati i pratiti radno vrijeme, automatizirati poslovne procese i upravljati osobljem. U ponudi je ukupno 12 radnih alata.

Bitrix izgleda kao korporativni Facebook, barem su im sučelja vrlo slična. Na glavnoj stranici nalazi se poznati feed u kojem svaki korisnik može pisati vlastite poruke i komentirati postove drugih sudionika. Isti feed odražava sve događaje tvrtke. Postoje i boxed i cloud verzija portala. Bitrix se može instalirati na stolno računalo, prijenosno računalo ili bilo koji mobilni uređaj. Osim toga, intranet se lako integrira s Googleom, Appleom i Microsoftom. Cijena softvera ovisi o vrsti odabrane tarife: paket "Projekt" za 12 korisnika može se instalirati besplatno, "Projekt+" - za 990 rubalja mjesečno, "Tvrtka" - za 10.990 rubalja. Broj korisnika u zadnja dva paketa nije ograničen.

Prema recenzijama korisnika, glavni nedostaci portala su neinformativno sučelje i preopterećenost funkcionalnostima.

Uživo je gotovo rješenje koje omogućuje izradu vlastitog internog korporativnog portala u tvrtki. Postoje gotovi predlošci za odjel marketinga, odjel prodaje, HR, službu tehničke podrške - možete pokrenuti i razviti portal u najkraćem mogućem roku. Korisnici mogu postaviti svoj individualni radni prostor koristeći početnu stranicu. Aplikacija sadrži sve potrebne alate za upravljanje projektima, korporativnim sadržajem i zadacima.

Korisnici imaju pristup blogovima, profilima, raspravama, grupama, kalendarima, pametnom pretraživanju i još mnogo toga. Jive se može integrirati s Googleom i Office365, portalu se može pristupiti s bilo kojeg uređaja, uključujući mobilni.

Cijena aplikacije ovisi o odabranom paketu, danas ih ima tri: Select, Premier ili Premier+. Glavni nedostatak portala je nedostatak lokalizacije na ruski i razlika u navigaciji od društvenih mreža poznatih korisnicima. Zbog velikog broja mogućnosti, proces uključivanja korisnika na intranet može biti izazovan.

Danas na tržištu postoji prilično velik broj rješenja. Prilično je teško razumjeti koji je prikladan za određenu tvrtku. Zato se u odjeljku o integraciji poseban naglasak stavlja na potrebu postavljanja jasnog cilja. Naravno, radna funkcionalnost je gotovo svugdje jednako dobro predstavljena, što se tiče društvene funkcionalnosti - pitanje ostaje otvoreno.

Prilagođeni alat vs rješenje ključ u ruke

Što preferirati: razvoj prilagođenog alata ili gotovo rješenje? O tome smo razgovarali s Dmitrijem Bencom, programerom korporativne društvene mreže LOQUI POSAO:

“Ako menadžment razumije zašto i za koga je potreban intranet, tada će postati jasno koji je portal najbolje instalirati. Financijske mogućnosti, naravno, igraju važnu ulogu u izboru. Pojedinačno rješenje uvijek će biti skuplje od verzije u kutiji, ali ponekad tvrtka ne treba ovo rješenje. Gotovi portali uspješno se nose sa zadacima koji su im dodijeljeni, a većina njih omogućuje prilagodbu svih funkcija specifičnostima tvrtke.

No vrlo često se, nažalost, događa situacija da portal postane samo skladište informacija, a nikako ne pomaže jačanju internih komunikacija. To se događa jer je portal još uvijek službeni radni alat, a osoba nije psihološki sklona komunicirati uz njegovu pomoć. Ako poduzeće kao glavni cilj vidi jačanje internih komunikacija, onda treba implementirati korporativnu društvenu mrežu. Upravo CCC postaje platforma na kojoj zaposlenici tvrtke počinju aktivno komunicirati o svim pitanjima, rješavati radne probleme, razmjenjivati mišljenja i informacije. Mreže su sve traženije, a jedan od prvih domaćih razvoja bio je naš LOQUI BUSINESS. Nadamo se da je pred njim sjajna budućnost. U najmanju ruku, pokušali smo u njega unijeti ono najbolje od društvene mreže i korporativnog portala, tako da LOQUI postane alat sposoban za rješavanje bilo kakvih pitanja i problema tvrtke.”

U prethodnom smo članku govorili općenito. U ovom članku ćemo pogledati kako interna web stranica može pomoći tvrtki.

Interno korporativno web mjesto, koje se također naziva intranet ili korporativni portal, je mreža koja povezuje sve odjele tvrtke, a kojoj pristup imaju samo zaposlenici organizacije. Korištenjem interne web stranice moguće je riješiti sljedeće zadatke:

Organizacija interakcije

Korporativni portal omogućuje vam rješavanje problema komunikacije između zaposlenika tvrtke. To se posebno odnosi na velike organizacije koje imaju nekoliko ureda ili regionalnih ureda u drugim gradovima. U tom slučaju zaposlenicima različitih ureda može biti teško međusobno koordinirati radnje pri rješavanju zajedničkih problema.

Na internoj web stranici Možete napraviti forum i chat za izravnu razmjenu poruka. To će omogućiti bilo kojem zaposleniku da postavi pitanje i brzo dobije odgovor, a da pritom ne bude ometan s posla i bez ometanja drugih zaposlenika telefonskim razgovorom ili trčanjem po uredima.

Osim toga, putem posebnih programskih modula intranet Moguće je postaviti bilo koji dokument na javni uvid određenom krugu ljudi. Dakle, ne samo zaposlenici iz različitih odjela i ureda, već i predstavnici iz drugih regija i udaljeni zaposlenici koji rade od kuće mogu raditi zajedno na jednom projektu. A ograničavanje pristupa spriječit će curenje informacija.

Jednostavnost upravljanja

Posjedovanje internog portala može uvelike pomoći menadžerima u svim fazama upravljanja. Pri planiranju se uzimaju u obzir sve dostupne informacije iz različitih odjela. Delegiranje zadataka i koordinacija aktivnosti može se provoditi pomoću već opisanih metoda organiziranja interakcije. A izvješća poslana putem interne web stranice omogućit će vam praćenje rezultata rada i uzimanje u obzir tih podataka pri planiranju rada za naredno razdoblje.

Informiranje

Na korporativnom portalu za zaposlenike možete objaviti razne novosti o tvrtki, nadolazeće planove, događanja, čestitke rođendanima i još mnogo toga. Prisutnost redovito ažuriranih informacija pomaže povećati lojalnost zaposlenika i njihovu uključenost u život tvrtke. A stvaranje posebnog odjela za novopridošlice olakšat će novim zaposlenicima ulazak u tim i brzu prilagodbu na radno mjesto.

Međutim, sve te značajke interne korporativne web stranice bit će dostupne samo ako je moguće učiniti dovoljno prikladnom za sve zaposlenike i redovito raditi na njezinu poboljšanju.

Možete izraditi i razviti svoju web stranicu pomoću našeg programa; za to morate završiti početni besplatni tečaj.

Prvo shvatimo koncept "Korporativnog portala". Prečesto se brka s "korporacijskom web stranicom", ali razlika mora biti jasno shvaćena. Wikipedia nam govori:

Korporativna web stranica je internetski resurs koji sadrži potpune informacije o tvrtki, njenim uslugama/proizvodima, događajima u životu tvrtke, povijesti razvoja i još mnogo toga.

Međutim:

Korporacijski portal je web sučelje koje zaposlenicima omogućuje pristup korporativnim podacima tvrtke.

Drugim riječima, korporativni portal je vaš "virtualni ured" koji vašim zaposlenicima omogućuje razmjenu informacija, dokumenata, dodavanje, promjenu, brisanje i što je najvažnije, zajednički rad. Ali ovo je u općem smislu.

Zapravo, korporativni portali pružaju niz specifičnih funkcija koje odgovaraju poslovnim potrebama. Neke tvrtke samostalno razvijaju individualni i jedinstveni korporativni portal za rad (ali to nije jeftino, blago rečeno), ili možete uzeti gotovo rješenje i prilagoditi ga svojim specifičnim potrebama.

Zašto vam je potreban korporativni portal?

Zašto vama, vlasnicima poduzeća, ovo treba? Pogledajmo prednosti korporativnih portala?

Prvi- ovo je ono što dobivamo sustav za pohranu i organiziranje svih važnih informacija o klijentima. Pratimo pristigle zahtjeve kupaca. Jednostavno rečeno, primate pisma, pozive, zahtjeve s web stranice, poruke na društvenim mrežama i instant messengerima. To mogu biti zahtjevi vaših novih ili postojećih klijenata, ponude vaših dobavljača i partnera. (Sve se to zove VODOVI). Prvo, sve te podatke treba prikupiti, pohraniti i po mogućnosti klasificirati. Zatim analizirajte i koristite, na primjer, za prepoznavanje najučinkovitijih platformi za oglašavanje. Bitrix24 automatski prikuplja sve potencijalne klijente iz različitih izvora u jednu bazu podataka: potencijalni klijenti se prikupljaju iz korporativnih e-mailova, otvorenih sustava, iz telefonskih poziva, chatova i web obrazaca. web stranice i općenito hrpa svega (o tome ću govoriti u drugim člancima).

Za što? Kako bi vaši zaposlenici prestali oboljevati kada se sjete kako su komunicirali s klijentom putem Vibera, Mail-a ili Online konzultanta na stranici. Vaši zaposlenici imaju pristup ovim informacijama s bilo kojeg mjesta gdje postoji internet; čak se mogu prijaviti na portal sa svog telefona. Nema potrebe za instaliranjem dodatnog softvera na računalo, radni dan zaposlenika započinje jednostavno - dođe, sjedne za stol, spoji se na korporativni portal i to je to, spreman je za rad. Svi vaši zaposlenici (čak i ako rade u različitim uredima) mogu brzo pristupiti informacijama i međusobno komunicirati.

Drugi- u redu, ali ne od važnosti za vašu tvrtku, odnosno za odjel prodaje - je sustav za upravljanje odnosima s kupcima – CRM. Odnosno, nakon što je zahtjev primljen, vaš upravitelj treba izvršiti niz radnji prije nego što klijent plati.

Na primjer: Vi ste putnička agencija. Primili ste prijavu s web stranice "Želim ići u Tursku." Vaš menadžer mora kontaktirati klijenta i razjasniti informacije (ime klijenta, za koje datume treba putovanje, koliko ljudi će ići, koliko zvjezdica hotel trebao imati, itd.). Zatim mora izraditi komercijalni prijedlog (može više od jednog) i poslati ga klijentu.

Preporučljivo je postaviti podsjetnik nakon 4 dana: "Nazovite Pavela Semenoviča i saznajte koju je turneju odabrao." Ako se klijent odupire, dajte mu popust do 10%. Ako na sve pristajete, onda mu sastavite i pošaljite ugovor, osiguranje i račun. Na kraju, morate spremiti kopije potpisanih dokumenata i čekati plaćanje.

Ovakav slijed radnji u tvrtki naziva se "Poslovni proces". Zapravo imate puno takvih procesa i bilo bi lijepo da su neki od njih automatizirani (na primjer, generiranje dokumenta komercijalne ponude)

Zašto vam je potreban CRM? Kako ne biste izgubili niti jednog klijenta (ne možete ni zamisliti koliko ste ih već izgubili samo zato što se upravitelj nije javio na vrijeme). Kako ne bi novog upravitelja učili kako treba raditi, nego kako bi jasno shvatio što treba raditi. Tako da imate potpunu informaciju o klijentu i da na temelju toga možete, primjerice, nešto skupiti. Tako da kada zaposlenik ode, možete jednostavno prebaciti njegove klijente drugom menadžeru, jer imate cijelu povijest rada s tim klijentima. Zašto vam je potrebna automatizacija poslovnih procesa? Ovdje je sve jednostavno. Ako se mnoge rutinske radnje izvode automatski, vaši zaposlenici ne gube vrijeme na to, tada rade brže i mogu obraditi više klijenata i brže im odgovoriti (u usporedbi, na primjer, s vašom konkurencijom). A to je korisno i sa stajališta prodaje i sa stajališta općeg imidža tvrtke.

Treći- Ovo sustavi upravljanja zadacima i projektima. Svaki makar i skroman posao sastoji se od zadataka i podzadataka koji se moraju povjeriti određenim osobama i završiti prije određenog vremena. Redovi koji se često ponavljaju, kao što je izdavanje faktura ili uzastopno odobravanje ugovora ili koordinacija zahtjeva za godišnji odmor sa svim upraviteljima, mogu se automatizirati. U ovom slučaju trebate od korporativnog portala zahtijevati praktično i intuitivno (vizualno) sučelje za upravljanje i praćenje svih zadataka, raspodjelu uloga u zadacima (Tko je odgovoran? Tko pomaže? Tko samo promatra?), jednostavno upravljanje rokovi zadataka s podsjetnicima, grupiranje zadataka po projektima, prisutnost redovitih zadataka koji se postavljaju, na primjer, jednom mjesečno ili kvartalno.

Za što? Ako se bavite čistom prodajom, ovaj sustav može ubrzati interne procese tvrtke (npr. zadatak u odjelu nabave za nabavu uredskog materijala ili zadatak u odjelu informatike za instalaciju monitora za novog zaposlenika itd. .). Ako ste proizvodna tvrtka, odnosno proizvodite određeni proizvod (materijal ili softver), onda vam je takav sustav potreban kao zrak. Vaš prihod izravno ovisi o tome koliko se vaši zaposlenici osjećaju ugodno korištenjem sustava za upravljanje projektima. I općenito, bez toga ćete se utopiti u ljepljivim žutim papirićima, naredbama i izvješćima.

Četvrta. I naravno posljednji veliki blok - Kontrola i analitika. Što je tvrtka veća, to je teže kontrolirati zaposlenike. Trebali biste moći dobiti statistiku o učinku svakog zaposlenika. Koliko poziva? Koliko je zadataka završeno? Koliko prekovremenih sati?

Također, vaši voditelji odjela trebali bi moći analizirati učinak odjela. Sve dok ne možete izračunati učinak tvrtke u brojkama, ne možete se razvijati. Korporacijski portal bi vam, pak, trebao omogućiti izradu izvješća o širokom spektru parametara i to jednostavno i jasno.

Zašto ti ovo treba? Prije svega poboljšati radnu disciplinu. Koliko vremena zaposlenik provede na poslu? Koliko učinkovito djeluje? Koliki postotak njegovih prijava postaju vaši klijenti? Drugo, za prepoznavanje tankih mjesta. Ponekad ni sami ne znate u kojoj fazi usporavaju realizacija projekata i prodaja. I treće, odrediti strategiju razvoja vaše tvrtke. Ali ovdje postoji nijansa - sva analitika na korporativnom portalu relevantna je samo kada sve potrebno osoblje radi kroz nju.

Kome i kada?

Kome treba korporativni portal? Gotovo svako područje djelatnosti (trgovina, proizvodnja, medicina, pružanje usluga itd.) na ovaj ili onaj način oko sebe stvara informacijski sustav. Na primjer, svi voditelji prodaje primaju zahtjeve telefonom i poštom. Međusobno razmjenjuju informacije preko Skypea. Odobrava ugovore i izjave s upravom u papirnatom obliku. Najade također stižu u proizvodni odjel u obliku papirića. Također smo se podsjetili da svaki dobar zaposlenik nosi popise zadataka na svom telefonu. A baza klijenata je, u najboljem slučaju, u 1Skeu, s kojim ne može svatko raditi, u najgorem slučaju, ali često je baza općenito u Excel tablicama. A voditelji teljenja vam donose izvješća s neprovjerljivim podacima. Ako prepoznajete sebe i svoju tvrtku u ovim primjerima i razumijete zašto je to loše, onda vam treba Korporativni portal i spremni ste ga implementirati.

I najstrašnije pitanje, kada je to potrebno i odakle početi? Morate započeti identificiranjem, snimanjem i standardizacijom najvažnijih poslovnih procesa za vašu tvrtku. Najvjerojatnije sada svatko obavlja posao ne prema nekim općim uputama, već zato što zna kako i kako to radi (čak i ako ne uvijek dobro), pa treba napisati, a po mogućnosti i nacrtati dijagrame toka svih važnih poslovnih procesa tvrtka . Zašto bi to trebalo učiniti prije implementacije korporativnog portala? Samo, ako to ne učinite, onda će se sve ponoviti, a vaši zaposlenici će raditi “što u šumi, što za ogrjev”. Kako s takvom shemom rada uvesti i obučiti novu osobu? Nema šanse. Stoga prvo standardizirajte poslovne procese, zatim upute za rad s portalom, a tek onda možete instalirati korporativni portal.

Korporativni intranet portal jedinstveni je virtualni informacijski prostor tvrtke, odnosno cijeli interni život organizacije na jednom mjestu. Samo zaposlenici i menadžment tvrtke imaju pristup "tajnom" resursu. Uvođenje ovog alata u radne procese povećava ne samo produktivnost rada. Izradom intranet portala tvrtka značajno ubrzava svoje poslovne procese. Portal Rabota.ru odlučio se raspitati koje informacije sadrže intranetski portali najvećih ruskih korporacija.

Tvrtke koje su odlučile izraditi korporativni intranet portal značajno povećavaju učinkovitost svog osoblja, jer uz pomoć ovog alata, doslovno u nekoliko sekundi, sve potrebne informacije postaju dostupne zaposlenicima, što zauzvrat značajno štedi vrijeme .

Jedinstveni informacijski prostor je zgodan radni prostor sa širokim rasponom funkcija. Intranet, osim informacija o svim zaposlenicima (fotografije, pozicije, nazivi odjela u kojima specijalist radi, brojevi radnih telefona, e-mail), sadrži novosti tvrtke dostupne svima, referentne informacije - brojeve telefona svih odjela i odjela, informacije o otvorenim slobodnim radnim mjestima, o rođendanima zaposlenika i značajnim datumima. Osim toga, intranet može sadržavati razne fotoreportaže o događanjima i marketinškim planovima organizacije. Može sadržavati predloške dokumenata (na primjer, prijave za godišnji odmor) i upute za njihovo ispunjavanje, uzorke poslovnih pisama itd.

Naravno, sadržaj internog informacijskog izvora nije ograničen na gornji popis. Odlučili smo ispitati predstavnike vodećih tvrtki o funkcionalnosti i sadržaju njihovih intranet portala.

Slučaj 1. LG Electronics RUS

Alexander Karpov, direktor ljudskih resursa, LG Electronics RUS:

„Glavni cilj intranet portala naše tvrtke je stvoriti maksimalne mogućnosti za svakog zaposlenika da dobije informacije koje su mu važne.

Informacijsku otvorenost smatramo bitnim elementom naše korporativne kulture, apsolutno nužnim uvjetom za stvaranje povjerenja između zaposlenika i tvrtke.

Ciljevi kojima streme menadžeri, osim gore opisanog općeg cilja izgradnje povjerenja, su uklanjanje unutarnjih informacijskih barijera, osiguranje nesmetanog i brzog pristupa informacijama te povećanje brzine i kvalitete komunikacije za rješavanje bilo kakvih problema – kako industrijskih tako i društvenih.

Naš intranet prostor stvara svojevrsno zajedničko okruženje za sve zaposlenike, virtualni prostor koji adekvatno i u potpunosti odražava realnost tvrtke. Problemi koje rješava ovaj prostor vrlo su višestrani i stalno se šire kako se tehnologija razvija i naše razumijevanje nastalih dodatnih mogućnosti primjene.

Mnogi procesi koje je prije bilo teško ili nemoguće implementirati zbog intenziteta rada i troškova gubitka informacija sada su postali dio našeg normalnog proizvodnog života. Dat ću vam nekoliko primjera. Tvornica zapošljava oko 3000 ljudi iz desetaka mjesta. Sustav za naručivanje prijevoza kreiran na portalu pomaže nam osigurati njihovu dostavu na posao i s posla, putem kojeg svaki zaposlenik rezervira mjesto u korporativnom autobusu direktno sa svog radnog mjesta. Još jedan primjer. Na portalu svaki zaposlenik može pročitati vijesti o tvrtki na korporativnom blogu, kao i izraziti svoje mišljenje o gorućim pitanjima na forumu. Tromjesečno biramo i nagrađujemo najbolje zaposlenike. Portal je ovaj proces učinio maksimalno otvorenim i demokratskim. Svaki stručnjak može saznati koje je izvanredne rezultate kandidat postigao i glasovati za najvrijednijeg kandidata. Na portalu se nalazi i katalog naše tvorničke knjižnice koji već sadrži više od 500 knjiga. Svaki zaposlenik može naručiti publikaciju koja ga zanima. Također možete kontaktirati naše IT stručnjake za podršku putem portala. Veliku važnost pridajemo mišljenjima kupaca o nama i našim proizvodima. Za mnoge odjele kupci su drugi odjelji. A kroz portal se tromjesečno procjenjuje kvaliteta usluga internih klijenata. Putem portala ocjenjujemo angažman zaposlenika. Na stranici se nalazi i naš tvornički foto album - u njemu možete vidjeti, primjerice, fotografije izgradnje tvornice 2005. godine, fotografije našeg tradicionalnog svibanjskog sportskog festivala, fotografije koje prikazuju sudjelovanje naših zaposlenika na Danima donatora ili fotografije ustupljene od strane naših zaposlenika za natječaj za fotografije biljaka. Portal sadrži opise svih aktualnih politika i procedura koje se odnose na svakog specijalista, obrasce i obrasce svih standardnih dokumenata. A ovo nije potpuni popis za što koristimo našu internu stranicu. A broj takvih resursa i usluga stalno raste.

Prednosti implementacije korporativnog intranet portala su, kao što sam već rekao, mogućnost trenutnog primanja bilo koje važne informacije industrijske i društvene prirode. To zaposlenicima daje osjećaj vlasništva, uključenosti u poslove tvrtke i odgovornosti za njezinu budućnost. I te emocije smatramo ključnima za naš dugoročni razvoj i prosperitet.

Kao i svaki novi komunikacijski kanal, intranet portal zahtijeva određenu komunikacijsku kulturu. A ako svi sudionici imaju takvu kulturu, tada tvrtka dobiva samo prednosti od portala. A kulturi komuniciranja se može i treba učiti. I mi to činimo, uključujući kroz posebnu obuku.

Uz gore opisane glavne usluge naše interne web stranice, ona sadrži informacije o zaposlenicima, njihovim kontakt brojevima i korporativnim adresama e-pošte. Na portalu objavljujemo informacije o svim otvorenim radnim mjestima u tvornici, pozivajući zaposlenike da iskažu svoj interes za otvoreno radno mjesto ili nominiraju nekog od svojih prijatelja ili poznanika za upražnjeno radno mjesto. Putem portala obavještavamo zaposlenike o mogućnostima kupnje sniženih proizvoda te organiziramo tombolu među zainteresiranima.

Općenito, želim naglasiti da je portal vrlo moćan alat za demonstriranje svim zaposlenicima jedinstva riječi i djela tvrtke, poštovanja prema zaposlenicima te želje da stvori sve uvjete da se svi osjećaju kao članovi velike korporativne obitelji.”

Slučaj 2. Društvo za upravljanje Alfa Capital

Yuri Grigoryan, direktor upravljanja ljudskim resursima u Alfa Capital Management Company:

“S obzirom da se intranet postupno razvija od jednostavnog telefonskog imenika do moćnog “multifunkcionalnog” alata za rad, vrlo je teško izdvojiti jednu svrhu.

Sa stajališta korporativne kulture, cilj našeg intranet portala je stvaranje jedinstvenog korporativnog informacijskog prostora. Ovdje je sve jednostavno. Mi smo tvrtka srednje veličine, ali naši zaposlenici rade u najvećim gradovima zemlje od Južno-Sahalinska i Vladivostoka do Kalinjingrada i Rostova na Donu. A ponekad se ispostavi da je udaljenost do najbližeg kolege stotine kilometara. Ako također dodamo da neki zaposlenici rade u implantološkim uredima, na području drugih organizacija, tada će zadatak prenošenja korporativne kulture, misije i vrijednosti tvrtke bez prisutnosti visokokvalitetnog informacijskog izvora biti jednostavno nedostižan . To je prvi radni cilj - interna web stranica omogućuje svakom zaposleniku da se osjeća dijelom jedinstvene cjeline, da bude aktivan sudionik u životu tvrtke, bez obzira na udaljenost od središnjeg ureda, te da bude prožet idejom tvrtku svaki dan iz raznih sekcija.

Sa stajališta našeg svakodnevnog rada, intranet u potpunosti rješava pitanje interne komunikacije - uključuje praktičan telefonski imenik s fotografijama kolega, funkcija koje obavlja, interesa, te proširenu biblioteku dokumenata, informacije o novim zaposlenicima, rođendanima, kalendar odsutnosti, brojni chatovi i forumi, interni program za razmjenu poruka i, naravno, blok vijesti. Kao što vidimo, raspon i fokus komunikacijske komponente je širok, što nam omogućuje učinkovito rješavanje internih komunikacijskih problema bilo koje razine složenosti.

Glavna stvar je da je to jedinstveni alat za prijenos misije i korporativnih vrijednosti tvrtke. Dalje, u potpunosti je riješeno pitanje stvaranja učinkovite interne komunikacije, odnosno upravljamo informacijskim tokovima, što omogućuje njihovu stalnu izmjenu prema aktualnim poslovnim zadacima. Ostali ciljevi interne stranice uključuju: kreiranje i upravljanje radnim grupama, a nema ograničenja u temama - to uključuje grupu za optimizaciju procesa i nogometnu momčad. No, glavni cilj je stvoriti profesionalne zajednice unutar tvrtke, pružajući informacije s punim nizom alata i dokumenata za svakog zaposlenika (od standarda radnog učinka do prezentacija klijentima i tarifa), što je posebno važno za početnike. Na internom portalu napravili smo biblioteku svih dokumenata i svaki od njih popratili uputama za popunjavanje. Na primjer, ako želite napisati molbu za dopust, na popisu dokumenata pronađite dokumente o zaposlenju, odaberite odjeljak "Molba", otvorite predložak koji vam je potreban, a upute za ispunjavanje su već priložene uz njega. Također, koristeći intranet, uključujemo zaposlenike u korporativni život kroz razne ankete, natječaje i sl.

Intranet ima brojne prednosti, no glavna je kvalitativno drugačija razina internih komunikacija, što naravno uvelike olakšava rješavanje mnogih kako dnevnih tako i strateških zadataka. I ako idemo dalje, stupanj razvoja internih komunikacija izravno korelira sa stupnjem razvoja korporativne kulture tvrtke i odražava njezine stvarne interese i prioritete. Kao korisnik ovog sustava, mogu reći da svakodnevno otkrivam prednosti. U isto vrijeme, svaki put kažem: "Baš je dobro što imamo intranet." I unatoč činjenici da je prošlo više od godinu dana od njegovog predstavljanja, posjećenost portala raste. Počeli smo s 50% zaposlenika koji koriste internu web stranicu. Zahvaljujući stalnom radu s krajnjim korisnikom, ovu smo brojku doveli na 90%-95%.

Interni portal omogućuje izgradnju komunikacije unutar tvrtke. Što ovo daje?

Više detalja o svakom aspektu

Kombinirajte sve informacije: automatizirati tijek dokumenata (skladištenje dokumenata) s upravljanjem pravima pristupa, verzijama i mogućnošću pohranjivanja baze znanja.

CRM— omogućit će pohranu povijesti pisama, poziva i rada sa svakim klijentom, a na kraju tromjesečja izradit će izvješća za svakog upravitelja. Dodat ćemo automatizaciju: npr. slanje pošte klijentu koji dugo nije odgovarao ili ponovno slanje računa ako nije plaćen u roku od tjedan dana.

Automatizirajte poslovanje. Mnoge se radnje događaju redovito: plaćanja, mjesečna izvješća, podsjetnici, događaji, zahtjevi za godišnji odmor i tako dalje. Sve se to može automatizirati pisanjem skripti ili robota koji će pratiti događaje i obavljati baš one rutinske radnje. . Ili drugi slučaj - kako smo na portalu medicinske tvrtke OMB napravili sustav za prilagodbu osoblja.

Projektant procesa.

Automatizacija poslovnih procesa

Pomoću dizajnera možete sami kreirati poslovne procese. Na primjer, za stvaranje novih ruta za prolaz dokumenata na portalu.

Integracija s IT okruženjem kupca.

Proizvod se integrira s mnogim aplikacijama vodećih programera softvera.

integracija sa "1C: Upravljanje plaćama i osobljem", kao i s 1C: UPP i 1C: UT (i po narudžbi - općenito s bilo kojim 1C ili ERP sustavom)
konektor za MS Exchange poslužitelj 2007/2010, MS Sharepoint, Active Directory i MS Office.
integracija s kalendarima Google i kalendari u pametnim telefonima (iOS + Android).

Mobilna verzija (aplikacija)

Za portal je već izrađena mobilna aplikacija – za obje platforme.

Sva nestandardna rješenja u desktop verziji ažurirat ćemo u mobilnoj verziji.

Isporuka projekta: autotestovi, testiranje opterećenja, PMI

Izrađujemo poseban dokument: program i metodologiju testiranja. Po njemu se vrši primopredaja sustava. Također, prilikom predaje projekta pišemo autotestove (Selenium), zatim u Allureu gledamo vizualna izvješća o njihovom završetku.

Testiranje opterećenja provodi se na poslužitelju Korisnika; koristite Yandex.Tank i niz drugih usluga.

Pratnja

Nakon isporuke, održavamo projekt koristeći Jenkins za kontinuiranu integraciju - kontinuirano slanje ažuriranja i GIT za kontrolu verzija.

Tehnologije i okviri

mreža: PHP (1C-Bitrix, Laravel, Symfony, YII, ZEND), Java2EE, ASP.net (C#), Ruby, Python.

Mobilni: SWIFT, Objective C, java, React.

Testiranje: Jenkins, Selenium, Cucumber, Calabash, JUnit, Allure.

Integracija portala s 1C i drugim sustavima

U ovoj fazi radimo s IT uslugom Kupca: razvijamo API za razmjenu, dizajniramo kanale za razmjenu podataka. Rezultat: jednosmjerna ili dvosmjerna razmjena s 1C, ERP, AXAPTA, SAP i 20+ manje poznatih računovodstvenih i automatiziranih sustava.

Transparentnost razvoja. Klijenti vide sve zaposlenike Studija u našem Intranet sustavu i mogu s njima izravno komunicirati. Svi dogovori se bilježe u zadacima, podaci se ne gube (za razliku od pošte ili telefona).

Jamstveni rok. Nudimo neograničeno (neograničen) jamstvo za sve radove koje izvodimo, naši stručnjaci će vas besplatno savjetovati o izradi web stranica i daljnjoj promociji vaših projekata.

DevOps i visoko opterećenje

Imamo vlastite DevOps inženjere: izgradit ćemo optimalnu shemu implementacije ažuriranja, konfigurirati klaster i provesti testiranje opterećenja. A nakon pokretanja projekta, osigurat ćemo nadzor 24/7.

U kojim slučajevima smo najučinkovitiji?

trebaju nam ljudi koji će napraviti predprojektnu anketu i reći vam kako što implementirati
portal je integriran s nekoliko sustava odjednom i nemaju svi dokumentaciju
portal već ima/bit će velika opterećenja (od 10 000 posjetitelja dnevno) i sve bi trebalo raditi brzo
Za brojne poslove nisu potrebne samo “ruke”, već i “glava”, odnosno analitika i savjetovanje

Što sad?

Isprobajte demo verziju korporativnog portala ili nam pišite kako bismo izračunali vaš projekt.