El sistema erp contiene toda la información corporativa. Sistemas ERP: qué es en palabras simples, pros y contras de ERP, revisión

07.02.2022

Traducido del inglés, Enterprise Resource Planning (ERP) significa "gestión de recursos empresariales". El sistema ERP está diseñado para planificar los recursos de la empresa necesarios para la producción, compras y ventas.

El principio de funcionamiento del sistema ERP se basa en la creación, llenado y uso de una única base de datos, que incluye la información necesaria para todos los departamentos de la empresa: contabilidad, departamentos de suministros, personal, etc.

La funcionalidad de los sistemas ERP varía, pero hay funciones que son comunes a todos los productos de software:

1. Desarrollo de planes de producción y ventas.
2. Mantener especificaciones tecnológicas que prevean las operaciones y recursos necesarios para la producción de un producto en particular.
3. Determinar y planificar las necesidades de producción de componentes y materiales, costes y plazos de cumplimiento del plan.
4. Compras y gestión de inventarios.
5. Gestión de recursos productivos a diversas escalas: desde una empresa o un taller independiente hasta una máquina específica.
6. Gestión financiera de la empresa, gestión, contabilidad y contabilidad fiscal.
7. Gestión de proyectos.

En comparación con otras soluciones de software, el sistema ERP tiene una serie de ventajas:

Creación de un entorno de información unificado que facilite y optimice significativamente el trabajo de los departamentos y la dirección.
La capacidad de distribuir derechos de acceso entre empleados de cualquier departamento, desde el jefe hasta el director junior del departamento de ventas.
Disponibilidad de una amplia gama de soluciones para organizaciones de diversos tipos y tamaños.
Capacidad para gestionar varias divisiones, empresas, inquietudes, corporaciones.
Compatible con varios productos de software y plataformas, alta confiabilidad, flexibilidad, escalabilidad.
Posibilidad de integración con sistemas y aplicaciones ya utilizados en la empresa, en particular, con sistemas de automatización de diseño y control. procesos tecnológicos, ventas, flujo de documentos.

Junto con otros sistemas que automatizan la producción, ERP simplifica enormemente el proceso de gestión empresarial, asignación de recursos y planificación de ventas.

¿Cuándo se necesita un sistema ERP?

En las primeras etapas de la existencia de una empresa, no existen necesidades especiales de automatización: todos los documentos se elaboran utilizando programas de oficina comunes y, para obtener tal o cual información, el gerente solo necesita llamar a un empleado. Poco a poco va creciendo el número de documentos, el número de empleados, el volumen de operaciones y surge la necesidad de crear instalaciones de almacenamiento y sistematizar los datos.

En una empresa que opera sin un ERP, todos los documentos a menudo se almacenan de forma no sistemática, lo que complica significativamente la gestión. También hay casos habituales en los que se instalan algunos sistemas, pero funcionan exclusivamente para un departamento específico.

Los departamentos de contabilidad, recursos humanos, adquisiciones y otros tienen sus propias bases de datos y el flujo de documentos entre ellos es difícil. Esto afecta directamente la eficiencia del trabajo: para conocer tal o cual información en el departamento de recursos humanos, el contador debe realizar una solicitud por correo electrónico o llamar al responsable de recursos humanos.

En tales condiciones, es imposible lograr una gestión eficaz, la optimización de los recursos de toda la empresa y, finalmente, aumentar la productividad de varios departamentos.

Sistema ERP - elección óptima para empresas de cualquier escala, grupos de empresas, empresas con sucursales distribuidas geográficamente.
Sistema ERP:

acelera significativamente el flujo de documentos entre departamentos
permite a un empleado con ciertos derechos obtener acceso instantáneo a la información
permite gestionar eficazmente el trabajo de sucursales y empleados remotos.

Además, a menudo se ofrecen como alternativas varios programas de contabilidad creados exclusivamente para la generación de informes financieros y fiscales.

Es bastante sencillo distinguir un ERP de otros sistemas. Sistema ERP:

integra bases de datos y tareas de TODOS los departamentos de la empresa: desde contabilidad y atención al cliente hasta producción y logística;
puede ayudar en el desempeño de cualquier tarea de la empresa;
le permite crear un entorno de información unificado.

La tarea principal de un sistema ERP es optimizar la gestión de TODOS los recursos empresariales, independientemente de la forma en que se presenten. Se trata de un sistema único que incluye soluciones de contabilidad, ingeniería, adquisiciones, personal, almacén, etc.

ERP tan diferentes

Actualmente, existen dos conceptos principales de sistemas ERP. Estos son ERP y ERP II.

El primero se refiere al software que permite organizar el trabajo de una empresa de cualquier tipo y cubre todos los procesos productivos.

ERP II es un sistema de gestión especializado que tiene en cuenta las características clave de una empresa en particular. Se desarrolla teniendo en cuenta las tareas que debe resolver una empresa de un determinado tamaño, tipo de actividad y forma.

Existe una gran cantidad de desarrollos de software ya preparados que se especializan en pequeñas empresas, empresas manufactureras, empresas que operan en el sector de servicios, organizaciones comerciales etc. Hay sistemas ERP diseñados para una empresa estándar, una empresa con sucursales geográficamente remotas e incluso una empresa transnacional.

Los sistemas ERP pueden tener estructura diferente. En particular, el ERP en la nube ha ganado recientemente la mayor popularidad: es más conveniente, escalable y fácil de usar para medianas y pequeñas empresas.

Cómo evitar costes innecesarios para un sistema ERP con el programa online Class365

La implementación de un sistema ERP con todas las funciones en pequeñas y medianas empresas puede no ser rentable, tanto por el alto costo como por el largo período de implementación.

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La solución en línea es beneficiosa para el gerente, ya que no necesitará capacitar adicionalmente al personal. El programa, a pesar de su amplia funcionalidad, es sorprendentemente sencillo y los empleados pueden dominarlo de forma independiente en no más de 15 minutos. Además, la empresa no tendrá que ajustarse a un presupuesto ajustado para adquirir una aplicación con licencia estándar.

concepto de ERP acuñado por el analista de Gartner Lee Wylie en un estudio de 1990 sobre el desarrollo de MRP II. Wiley predijo el surgimiento de sistemas multiusuario replicables que proporcionen una gestión equilibrada de todos los recursos organizacionales, no sólo relacionados con las actividades principales de una empresa manufacturera, sino también combinando datos sobre producción, compras, ventas, finanzas y personal a través de un sistema de datos común. modelo. A principios de la década de 1990, el concepto ganó popularidad gracias al apoyo de los fabricantes de aplicaciones. software.

De este modo, ERP - Planificación de recursos empresariales(Inglés) - Sistema de informacion, creado para procesar transacciones comerciales (procesos de negocio), cuyo uso ayuda a incrementar las ventajas competitivas de la empresa. En un sentido más amplio, un sistema ERP se entiende como una metodología para la planificación y gestión eficaz de los recursos de la empresa.

Si a principios de la década de 1990 los sistemas ERP se implementaban principalmente en la industria y, como soluciones que implementaban MRP II como componente, en empresas de ingeniería, en la segunda mitad de la década de 1990 el uso de sistemas ERP se generalizó en el sector de servicios, incluidas las telecomunicaciones. empresas, empresas comercializadoras de energía e incluso autoridades el poder del Estado y organizaciones sin fines de lucro. Al mismo tiempo, debido al rápido crecimiento en el número de módulos en los sistemas ERP y su funcionalidad, a principios de la década de 2000 la idea de los sistemas ERP como software integral para las organizaciones, que reemplazaba fundamentalmente a todos los demás programas de aplicación, fue reemplazada. destacando funciones como CRM y PLM en paquetes de software separados de ERP y delineando el marco de ERP como sistemas universales para procesos administrativos y gestión de recursos.

Como rasgo característico de la estrategia ERP. Se observa un enfoque fundamental para el uso de un único sistema transaccional para la gran mayoría de las operaciones y procesos de negocio de una organización, independientemente de la desunión funcional y territorial de los lugares donde se originan y pasan, y la obligación de consolidar todas las operaciones en una única base de datos para su posterior procesamiento y obtención de planes equilibrados en tiempo real.

La replicación, es decir, la capacidad de utilizar el mismo paquete de software para diferentes organizaciones (posiblemente con diferentes configuraciones y extensiones), aparece como una de las condiciones obligatorias de un sistema ERP. Una de las razones del uso generalizado de sistemas ERP replicados en lugar de desarrollos personalizados es la posibilidad de introducir mejores prácticas a través de la reingeniería de procesos de negocio de acuerdo con las soluciones aplicadas en el sistema ERP. Sin embargo, también hay referencias a sistemas integrados desarrollados para que una organización separada los solicite como sistemas ERP.

La necesidad de una aplicación integral de un sistema ERP en organizaciones distribuidas geográficamente requiere soporte para múltiples monedas e idiomas en un solo sistema. Además, la necesidad de dar soporte a múltiples unidades organizativas (varias entidades legales, varias empresas), varios planes de cuentas diferentes, políticas de contabilidad, varios esquemas tributarios en una sola copia del sistema resulta ser una condición necesaria para su uso en holdings, ETN y otras empresas de distribución.

La aplicabilidad en diversas industrias impone a los sistemas ERP, por un lado, requisitos de universalidad y, por otro, apoyo a la extensibilidad con especificidades de la industria. Los principales sistemas grandes incluyen módulos y extensiones especializados listos para usar para diversas industrias (las soluciones especializadas dentro de los sistemas ERP son conocidas para las industrias de ingeniería y manufactura, empresas de la industria minera, minorista, distribución, bancos, entidades financieras y compañías de seguros, telecomunicaciones, energía, entidades sectoriales controlado por el gobierno, educación, medicina y otras industrias).

Capacidades y funciones de los sistemas ERP.

Los procesos de planificación de recursos empresariales son multifuncionales, lo que obliga a la empresa a ir más allá de los límites tradicionales, funcionales y locales. Además, los distintos procesos comerciales de una empresa suelen estar interconectados. Además, los datos que antes estaban ubicados en varios sistemas heterogéneos ahora se integran en sistema unificado.

Los sistemas ERP utilizan "mejores prácticas".

Los sistemas de planificación de recursos empresariales han incluido más de mil las mejores maneras organización de procesos de negocio. Estas mejores prácticas se pueden utilizar para mejorar el desempeño de las empresas. La selección e implementación de sistemas ERP requiere la implementación de dichas mejores prácticas.

Los sistemas ERP hacen posible la estandarización organizacional.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales hacen posible la estandarización organizacional entre varias unidades separadas geográficamente. Como resultado, los departamentos con procesos no estándar pueden equipararse a otros departamentos con procesos efectivos. Además, la empresa puede enfrentarse mundo exterior como una sola organización. En lugar de recibir diferentes documentos cuando una empresa trata con diferentes sucursales o empresas de una determinada empresa, esa empresa puede presentarse al mundo como una imagen común, lo que conduce a una mejora de su imagen.

Los sistemas ERP eliminan las asimetrías de información.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales colocan toda la información en la misma base de datos maestra, eliminando numerosas inconsistencias de información. Esto lleva a varios resultados. En primer lugar, proporciona un mayor control. Si un usuario no hace su trabajo, el otro ve que algo no se hizo. En segundo lugar, abre el acceso a la información a quienes la necesitan; Lo ideal es que se proporcione mejor información para la toma de decisiones. En tercer lugar, la información deja de ser objeto de mediación, ya que pasa a estar a disposición tanto de la dirección como de los empleados de la empresa. En cuarto lugar, la organización puede volverse “plana”: dado que la información está ampliamente disponible, no hay necesidad de trabajadores adicionales de bajo valor cuya actividad principal sea preparar información para distribuirla a la dirección y a los empleados de la empresa.

- Los sistemas ERP proporcionan información en tiempo real. En los sistemas tradicionales un gran número de La información se registra en papel y luego se transfiere a otra parte de la organización, donde se reformatea (generalmente se agrega) o se transfiere a un formato informático. Con los sistemas ERP, mucha información se recopila en la fuente y se coloca directamente en la computadora. Como resultado, la información queda inmediatamente disponible para otros.
- Los sistemas ERP proporcionan acceso simultáneo a los mismos datos para planificación y control.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales utilizan una única base de datos, donde La mayoría de La información se ingresa una vez y sólo una vez. Debido a que los datos están disponibles en tiempo real, prácticamente todos los usuarios de una organización tienen acceso a la misma información para planificación y control. Esto puede conducir a una planificación y gestión más consistentes en comparación con los sistemas tradicionales.

Los sistemas ERP promueven la comunicación y la colaboración dentro de una organización.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales también promueven la comunicación y la colaboración dentro de una organización (entre diferentes unidades funcionales y geográficamente separadas). La presencia de procesos interconectados lleva a departamentos funcionales y geográficamente separados a interactuar y colaborar. La estandarización de procesos también promueve la colaboración porque hay menos fricción entre procesos. Además, una única base de datos promueve la interoperabilidad al proporcionar a cada departamento funcional y geográficamente separado la información que necesita.

Los sistemas ERP facilitan la comunicación y la colaboración entre organizaciones.

Un sistema ERP proporciona una autopista de información para organizar la interacción y colaboración con otras organizaciones. Las empresas están abriendo cada vez más sus bases de datos a socios para facilitar las adquisiciones y otras actividades. Para que este sistema funcione, se necesita un archivo único que los socios puedan utilizar; y se pueden utilizar sistemas ERP para facilitar dichos intercambios.

La mayoría de los sistemas ERP modernos se construyen de forma modular, lo que brinda al cliente la oportunidad de seleccionar e implementar solo aquellos módulos que realmente necesita. Los módulos de diferentes sistemas ERP pueden diferir tanto en nombres como en contenido. Sin embargo, existe un cierto conjunto de funciones que pueden considerarse típicas de los productos de software de clase ERP. Semejante funciones típicas son:

· mantener el diseño y las especificaciones tecnológicas. Dichas especificaciones definen la composición del producto final, así como los recursos materiales y las operaciones necesarias para fabricarlo (incluido el enrutamiento);
· gestión de la demanda y formación de planes de ventas y producción. Estas funciones están diseñadas para la previsión de la demanda y la planificación de la producción;
· planificación de necesidades de materiales. Le permite determinar volúmenes. varios tipos recursos materiales (materias primas, suministros, componentes) necesarios para cumplir el plan de producción, así como plazos de entrega, tamaños de lotes, etc.;
· gestión de inventarios y actividades de compras>. Le permite organizar la gestión de contratos, implementar un esquema de adquisiciones centralizado, garantizar la contabilidad y optimización de las existencias de almacén, etc.;
· planificación de la capacidad de producción. Esta función le permite monitorear la disponibilidad de capacidad disponible y planificar su carga. Incluye planificación de capacidad a gran escala (para evaluar la viabilidad de los planes de producción) y una planificación más detallada, hasta los centros de trabajo individuales;
· funciones financieras. Este grupo incluye las funciones de contabilidad financiera, contabilidad de gestión, así como gestión financiera operativa;
· funciones de gestión de proyectos. Proporcionar planificación de las tareas del proyecto y recursos necesarios para su implementación.

La estructura y funciones principales de los sistemas ERP también se muestran claramente en la figura (Fig. 1).

Figura 1

Las principales capacidades de los sistemas ERP se pueden representar en forma de cuatro bloques: planificación, contabilidad, análisis y gestión.

Planificación. Planificar las actividades de una empresa en varios niveles significa:

· Crear un programa de ventas.
· Llevar a cabo la planificación de la producción (un programa de ventas refinado y aprobado es la base del plan de producción; la integración de los datos de estos planes facilita significativamente el proceso de planificación de la producción y asegura su conexión inextricable).
· Crear un programa maestro de producción (un plan operativo de producción detallado, sobre cuya base se realiza la planificación y gestión de las órdenes de compra y producción). Formar planes de compras.
· Realizar una evaluación preliminar de la viabilidad de los planes formados en los distintos niveles de planificación para realizar los ajustes necesarios o tomar una decisión sobre la atracción de recursos adicionales.

Contabilidad. Si los planes han recibido su confirmación, adquieren el estado de planes actuales y comienza su implementación. El flujo previamente simulado de pedidos dependientes se convierte en real, generando necesidades de materiales, recursos laborales, capacidad y dinero. La satisfacción de estas necesidades da lugar a acciones contables que aseguren el registro oportuno de los costos directos relacionados con los productos manufacturados (materiales, mano de obra, costos operativos en relación con las tareas, operaciones tecnológicas, trabajos de diseño, trabajos de mantenimiento) y los costos indirectos distribuidos entre los centros de responsabilidad financiera. Todas las operaciones para registrar costos directos se ingresan, por regla general, en términos físicos de consumo estándar (material - en las unidades de medida apropiadas, mano de obra - temporal, etc.). Para reflejar el resultado financiero correspondiente, los sistemas ERP ofrecen herramientas poderosas Configuraciones de integración financiera que permiten la traducción automática de los recursos consumidos a su equivalente financiero.

Análisis. Debido al rápido reflejo de los resultados del desempeño, el personal gerencial tiene la oportunidad de realizar características comparativas planes y resultados, y la presencia de módulos adicionales para calcular indicadores clave y construir modelos matemáticos simplifica enormemente el proceso de planificación empresarial.

Control. Disponibilidad de información operativa. comentario La información sobre el estado del objeto de control, como se sabe, es la base de cualquier sistema de control. Los sistemas ERP proporcionan este tipo de información de retroalimentación (confiable y rápida) sobre el estado de los proyectos, producción, inventarios, disponibilidad y flujo de caja, etc., lo que como resultado permite tomar decisiones de gestión informadas.

Por tanto, podemos hablar de una amplia gama de funciones y capacidades de los sistemas ERP que permiten a las empresas modernas gestionar sus actividades de forma eficiente, estable y fiable.

Un sistema ERP es un almacén de datos único que contiene toda la información comercial corporativa y que proporciona acceso simultáneo a esta información a todos los empleados de la empresa con la autoridad adecuada. El cambio de datos del sistema se produce a través de sus funciones.

El sistema ERP consta de los siguientes elementos:

modelo de gestión de flujos de TI en la empresa;
hardware y base técnica y medios de comunicación;
productos de software que automatizan la gestión de flujos de TI;
regulaciones para el uso y desarrollo de productos de software;
Departamento de TI.

Funciones de los sistemas ERP y los problemas que resuelven:

mantener especificaciones que determinen la composición de los productos fabricados, así como los recursos materiales necesarios para su fabricación;
formación de planes de producción y ventas;
planificar las necesidades de materiales y componentes, volúmenes y plazos de entrega;
gestión de inventarios y adquisiciones (implementación de adquisiciones centralizadas, gestión de contratos, contabilidad y optimización de inventarios);
planificación de la producción desde la planificación a gran escala hasta el uso de equipos y máquinas;
gestión financiera operativa, que incluye la elaboración de un plan financiero, así como el seguimiento de su implementación, gestión y contabilidad financiera;
Gestión de proyectos, que incluye la planificación de recursos y etapas.

Funciones principales de los sistemas ERP (Fig. 1.2):

1. Mantener las especificaciones de diseño y tecnológicas que determinen la composición de los productos que se fabrican, así como los recursos materiales y operativos necesarios para su fabricación.

2. Formación de planes de ventas y producción.

3. Planificar las necesidades de materiales y componentes, tiempos y volúmenes de suministros para cumplir el plan de producción.

4. Gestión de inventarios y adquisiciones: mantener contratos, implementar compras centralizadas, asegurar la contabilidad y optimización de los inventarios de almacenes y talleres.

5. Planificación de la capacidad de producción: desde la estrategia de toda la empresa hasta los planes para el uso de máquinas y equipos individuales.

6. Gestión financiera operativa, incluida la elaboración de un plan financiero y el seguimiento de su implementación, contabilidad financiera y de gestión.

Arroz. 1.2 Funciones principales de los sistemas ERP

Las principales funciones de un ERP se pueden dividir en tecnológicas y funcionales. Las funciones tecnológicas de un ERP son la presencia de una arquitectura de sistema de tres niveles, que incluye un servidor de base de datos, un servidor de aplicaciones y una parte cliente, una base de datos única (o una base de datos distribuida con un mecanismo de replicación de datos), apertura de sistemas, uso de DBMS relacionales y herramientas CASE para la creación de estos sistemas. Las características tecnológicas incluyen una interfaz gráfica de usuario, pero casi todas sistemas modernos tener tal interfaz.

Las características funcionales incluyen:

· automatización de la gestión de recursos de producción;

· automatización de la gestión de la cadena de suministro;

· automatización de la programación avanzada de volúmenes;

· automatización de la gestión de la documentación tecnológica;

· automatización de la planificación de recursos finales;

· automatización de la gestión de relaciones con los clientes;

· Análisis de negocio;

· configuración del sistema.

1.3 Módulos de sistemas de planificación de recursos empresariales.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales pueden proporcionar una amplia variedad de funciones utilizando componentes a menudo denominados "módulos". El principio modular de organización permite implementar sistemas ERP por etapas, poniendo en funcionamiento secuencialmente uno o más módulos funcionales, y también seleccionando solo aquellos que sean relevantes para la organización. Además, la modularidad de los sistemas ERP le permite crear soluciones basadas en varios sistemas ERP, seleccionando los mejores módulos de cada uno. El desglose de los módulos y su agrupación es diferente, pero la mayoría de los principales proveedores tienen grupos de módulos: finanzas, personal, operaciones.

En la década de 1990, las soluciones para el servicio al cliente, la gestión de proyectos y la gestión del ciclo de vida del producto se suministraban como módulos de grandes sistemas ERP, pero con el rápido desarrollo de soluciones independientes de las clases CRM, PPM (gestión de cartera de proyectos) y PLM, respectivamente, estas Los módulos se rediseñaron como productos entregados por separado y, de hecho, manteniendo la continuidad dentro de los paquetes de aplicaciones comerciales, simplemente dejaron de posicionarse como parte del producto ERP o fueron reemplazados en líneas de productos con soluciones separadas y especializadas.

Los sistemas ERP implementan los siguientes módulos funcionales principales:

1. Planificación de ventas y producción. El resultado del bloque es el desarrollo de un plan de producción para los principales tipos de productos.

2. Gestión de la demanda. El bloque está diseñado para pronosticar la demanda futura de productos, determinar el volumen de pedidos que se pueden ofrecer al cliente en un momento específico, determinar la demanda de los distribuidores, la demanda dentro de la empresa, etc.

3. Planificación integrada de capacidades. Se utiliza para especificar planes de producción y determinar el grado de viabilidad.

4. Plan de producción básico (cronograma de lanzamiento del producto). Los productos se determinan en unidades finales (productos) con tiempos y cantidades de producción.

5. Planificación de necesidades de materiales. Se determinan los tipos de recursos materiales (unidades prefabricadas, unidades terminadas, productos adquiridos, materias primas, productos semiacabados, etc.) y plazos específicos para su entrega para cumplir con el plan.

6. Especificaciones del producto. Determina la composición del producto final, los recursos materiales necesarios para su fabricación, etc. De hecho, la especificación es el vínculo entre el plan principal de producción y el plan de necesidades de materiales.

7. Necesidades de capacidad de planificación. En esta etapa de planificación, las capacidades de producción se determinan con más detalle que en niveles anteriores.

8. Enrutamiento/centros de trabajo. Con la ayuda de este bloque se especifican tanto las capacidades de producción en los distintos niveles como las rutas según las cuales se producen los productos.

9. Comprobación y ajuste de los planes de capacidad del taller.

10.Gestión de compras, inventarios, ventas.

11. Gestión financiera. Este subsistema resuelve los problemas de gestión de las actividades financieras. En casi todos los sistemas extranjeros, incluye cuatro subsistemas de un nivel más profundo: "Libro mayor", "Liquidaciones con clientes", "Liquidaciones con proveedores", "Gestión de activos fijos". La automatización de la gestión financiera en una empresa le permite:

· mejorar control financiero resumiendo todas las actividades financieras;

· mejorar el flujo de caja garantizando una gestión completa de los préstamos y cuentas por cobrar;

· optimizar la gestión de efectivo automatizando los pagos a proveedores;

· maximizar el rendimiento de las inversiones de capital garantizando una gestión más eficiente de los activos fijos, propiedades arrendadas, instalaciones de reparación y construcciones de capital sin terminar.

12. Gestión de costos (contabilización de todos los costos empresariales y cálculo del costo de los productos o servicios terminados).

13.Gestión de proyectos/programas. En los sistemas de producción diseñados para producir productos complejos, la producción en sí es una de las etapas del ciclo de producción completo. Está precedido por el diseño, la ingeniería y la preparación tecnológica, y los productos fabricados están sujetos a pruebas y modificaciones. Los productos complejos se caracterizan por: largos tiempos de ciclo, un gran número de empresas relacionadas y la complejidad de las relaciones internas y externas. Esto implica la necesidad de una gestión de proyectos en general y la inclusión de funciones apropiadas en el sistema de gestión.

14. Gestión de personal.

Módulos ERP adicionales (estándar APICS):

· gestión de la cadena de suministro - SCM (Supply Chain Management);

· planificación avanzada y programación de producción - APS (Planificación y programación avanzadas);

· gestión de relaciones con el cliente - CRM (Gestión de Relaciones con el Cliente);

· comercio electrónico - CE (Comercio Electrónico);

· gestión de datos de productos: PDM (Gestión de datos de productos) o PLM (Gestión del ciclo de vida del producto);

· Complemento Business Intelligence, que incluye herramientas en el campo del análisis empresarial inteligente (construcción de almacenes de datos, OLAP, minería de datos, visualización y generación de informes) y otros módulos.

La abreviatura ERP proviene de la expresión inglesa Planificación de recursos empresariales, que literalmente significa planificación de recursos empresariales. Teóricamente, dicho sistema representa la estrategia general de la empresa, que tiene en cuenta las siguientes áreas:

Gestión de recursos financieros: informes fiscales, contabilidad, planificación presupuestaria;
Administración de recursos humanos;
Gestión de activos;
Interacción con socios y registro del historial de transacciones de los clientes.

En el aspecto práctico, cuando se habla de sistemas empresariales ERP, nos referimos a software para automatizar cada una de las áreas enumeradas, así como otros procesos de las actividades de la empresa para incorporarlos a una base de datos común interconectada necesaria para el funcionamiento de la empresa.

En palabras simples sistema ERP Contamos con complejos de medidas, que incluyen: modelos para gestionar los flujos de información en una empresa, equipos para su almacenamiento y procesamiento, software, departamento de TI y especialistas. apoyo técnico, así como directamente a los usuarios.

Construcción de un sistema de planificación de recursos empresariales de TI.

Al ser un software complejo, un sistema ERP consta de los siguientes elementos:

Plataforma- el entorno principal (núcleo), que asegura el funcionamiento de los componentes del programa, así como la funcionalidad básica (información de referencia, funciones) de la empresa. Ésta es la base del sistema, sin la cual su funcionamiento es imposible.
Herramientas de gestión de datos- esto incluye almacenamiento en el servidor, programas para procesar información y transferirla para el funcionamiento de los módulos.
Complementos- programas independientes entre sí que se conectan a la plataforma y utilizan las principales bases de datos en su trabajo. Es la presencia de módulos independientes que se pueden desconectar y conectar sin interrumpir el funcionamiento de todo el complejo lo que distingue a los sistemas ERP de otros tipos de software utilizados en la automatización de procesos comerciales.

Los módulos conectados a la plataforma principal del sistema de planificación de recursos productivos se dividen en tres grupos:

Doméstico- programas utilizados dentro de la empresa a los que tienen acceso los empleados.
Externo- programas a los que tienen acceso clientes y socios (por ejemplo, Área personal dropshipper intermediario).
Conectores- programas de conexión con otros productos de software que no forman parte del sistema ERP, pero que son utilizados por la empresa en sus actividades. Realizan intercambio de datos.

Dónde conseguir un sistema ERP para una empresa

Hay tres formas de comprar software de planificación de recursos:

Creando tu propio producto. A menudo resulta ser un método irracional, ya que la falta de un enfoque profesional puede llevar a una situación en la que solo se tiene en cuenta una dirección, lo que no dará un efecto tangible. Al mismo tiempo, un sistema implementado de esta manera suele ser difícil de reemplazar o complementar.
Compra de una plataforma preparada y su implementación en el trabajo de la empresa.. ¿Qué hay que hacer aquí? Buena elección de acuerdo con las actividades de su empresa. Los productos conocidos y de alta calidad son bastante caros y requieren un apoyo constante por parte del desarrollador.
Desarrollo profesional de sistemas ERP de forma individual para la empresa.. Sólo el 20% de los programas creados en el mercado interno se integran con éxito en el trabajo de las empresas. Esto significa que el riesgo de que una empresa reciba un producto de baja calidad a un precio inflado es bastante grande.

Cómo elegir e implementar un sistema ERP

No existe un sistema universal de planificación de recursos adecuado para todas las empresas. Para cada producción se selecciona su producto más óptimo, que luego se ajusta durante el proceso de implementación.

Tipos de sistemas ERP para empresas

La clasificación de los sistemas de planificación de recursos empresariales se realiza según varios parámetros, teniendo en cuenta los que le ayudarán a elegir el producto adecuado. Así, según su finalidad, pueden ser sectoriales o generales. La primera opción es adecuada para empresas muy grandes, así como para empresas que producen un producto único o utilizan métodos comerciales no estándar.

Por tipo de organización se distinguen sistemas de los siguientes formatos:

Público- muchos usuarios tienen acceso a la funcionalidad general del programa, pero sus datos están disponibles sólo para los empleados de su empresa.
Privado- el programa está aislado y puede cambiarse y modificarse para adaptarse a las tareas de la empresa.
Híbrido- una combinación de dos tipos.

Por tipo de almacenamiento de información:

Nube- las bases de datos están ubicadas en servidores externos.
Doméstico- los datos se almacenan en el servidor propio de la empresa.

Por formato de interfaz de usuario:

Estacionario (escritorio)- El software para conectarse a las bases de datos se instala en una PC y puede funcionar de forma autónoma desde Internet, utilizando únicamente comunicaciones internas.
Navegador (funciona solo en línea)- el acceso al sistema se realiza a través del sitio web de la empresa y de la cuenta personal de un empleado, cliente o socio.

Por arquitectura de software:

Modular- consta de muchos componentes (módulos) diseñados para resolver diversos problemas.
Monolítico- programas integrales unificados.

Por clase de licencia:

Propiedad- software cerrado que requiere una tarifa de licencia para su uso.
Fuente abierta- programas gratuitos de código abierto.

Errores al elegir un sistema de planificación de recursos

La elección incorrecta de un sistema de gestión empresarial ERP no solo implicará costos adicionales, sino que también puede afectar negativamente el funcionamiento de la empresa. Para evitar errores es necesario conocer los principales:

Falta de un objetivo correctamente elegido y claramente formulado.. Es importante entender que el ERP debe mejorar el desempeño de la empresa adoptando lados positivos y compensar los negativos. Por lo tanto, al elegir, es necesario determinar exactamente qué efecto se debe obtener de la implementación. Si su objetivo es optimizar su negocio en su conjunto, no obtendrá los resultados que necesita. Todas las tareas deben especificarse en las especificaciones técnicas (TOR). Al mismo tiempo, el sistema debe adaptarse a la empresa, y no al revés. Es un error reconstruir completamente un negocio, especialmente si es rentable, bajo un sistema ERP.
Elección incorrecta de metodología para la resolución de problemas.. Cada sistema ERP está diseñado para un área comercial específica. Puede adaptarse para el sector productivo o exclusivamente para el comercio.
Vista unilateral sobre la selección del sistema. El equipo de especialistas que componen las especificaciones técnicas, seleccionan y controlan el proceso de implementación del sistema debe incluir representantes de varios departamentos de la empresa (TI, ventas, personal, producción). De lo contrario, el producto final se seleccionará desde el punto de vista de la conveniencia de un solo grupo de usuarios y no aportará la eficiencia requerida a la empresa en su conjunto.
Cualificaciones insuficientes del desarrollador y de los especialistas que llevan a cabo la implementación.. El proceso de creación e integración de un sistema de planificación de recursos es caro y muchas empresas, en un esfuerzo por reducir costes, recurren a empresas con poca experiencia o utilizan sistemas ERP gratuitos, lo que resulta bastante arriesgado.
Bajo nivel de control sobre el proceso de integración del programa en el sistema..
Complejidad de la interfaz. Si un programa es demasiado complejo para entenderlo intuitivamente, es posible que se enfrente al desafío de tener que capacitar al personal para utilizarlo. Esto también aumenta el riesgo de errores accidentales al ingresar datos, lo que conlleva una planificación incorrecta y todas las consecuencias consiguientes.

¿Qué funciones debe proporcionar un sistema de planificación de recursos?

La principal herramienta en la planificación empresarial que le permite tomar decisiones es la documentación de informes. Esta es la base del trabajo de ERP, que a su vez debería brindar la capacidad de analizar datos de informes desde varias posiciones. Por lo tanto, un sistema ERP eficaz debe tener varias de las siguientes funciones:

Garantizar un flujo de documentos conveniente. El objetivo principal de los sistemas ERP es asegurar la rápida ejecución de la documentación (facturas, facturas, informes, listas de precios), así como las operaciones posteriores con la misma (búsqueda, acceso, reenvío, edición).
Planificación. El algoritmo del sistema, especialmente para la producción, debería permitir planificar pagos, entregas, operaciones de almacén, cambios estacionales y volúmenes de producción. Para cada empresa, la planificación de la producción es individual y está ligada a la estrategia del calendario de volumen.
Transparencia de la información. El programa debe registrar todas las transacciones, partes, volúmenes y fechas de su implementación, lo que hará que el trabajo de la empresa sea más transparente para el análisis.
control de acceso para niveles diferentes . Dado que el sistema cubre una gran cantidad de información sobre el trabajo de la empresa, la mayor parte de la cual debe permanecer cerrada a los empleados, clientes y socios de nivel inferior, debe permitir que algunos datos se cierren a usuarios con diferentes accesos.
Red de datos unificada. El sistema ERP debe brindar la capacidad de rastrear todos los procesos individuales (por ejemplo, transacciones) en todos los niveles, desde la compra de materias primas y la producción hasta el registro de ventas y el pago de impuestos.
contabilidad de personal. El programa debe prever la posibilidad de controlar el número de personal, planificar horarios de salida y horas trabajadas, tener en cuenta el nivel de cualificación de los empleados y elaborar calendarios de vacaciones y cursos de formación avanzada. Un sistema de planificación eficaz también prevé la posibilidad de calcular salarios y bonificaciones, teniendo en cuenta la forma de remuneración.
Trabajar con proveedores. La funcionalidad del sistema debería permitirle almacenar y procesar una base de datos de proveedores, enviar solicitudes de disponibilidad, planificar la formación de pedidos, liberar capital de trabajo y pagar facturas, controlar el proceso de entrega y también mantener informes de adquisiciones.
Trabajando con clientes. El sistema debe permitir registros completos de datos para cada cliente, independientemente de cuántas personas jurídicas estén incluidas en la estructura de este último. Esto implica no sólo la posibilidad de permitir al cliente trabajar a través de su propia cuenta, sino también almacenar datos sobre las transacciones completadas, cuentas por cobrar, planificación de suministros, procesamiento de facturas, historial de cooperación. Esto le permite estudiar la demanda y el nivel de beneficio recibido de cada cliente.
Servicio y reparacion. Si hablamos de producción, esta parte del programa debe prever la planificación de la inspección técnica de los equipos, un cronograma de reparaciones programadas, modernización o reemplazo de equipos de la empresa. Para las empresas comerciales, el sistema debería prever la posibilidad de contabilizar el servicio de mantenimiento de los bienes vendidos y las reparaciones en garantía.

Características de la implementación de ERP

El sistema de planificación de recursos funciona con bases de datos, que suelen ser numerosas. La información en sí puede ubicarse en varios soportes, incluida la documentación en papel, por lo que su transferencia a formato electrónico supone un trabajo enorme. Los datos en sí se dividen en dos grupos:

Importante- información que es la base de las actividades de la empresa. Se trata de datos sobre la gestión del trabajo y la producción, informes del departamento de ventas y del personal de personal. Deben utilizarse en el sistema ERP.
Son comunes- información que es importante para una empresa específica, que la empresa no utiliza de forma regular, pero que también es importante. Estos datos se agregan al sistema según sea necesario o a pedido de la dirección de la empresa.

Un ERP ideal debería brindar la capacidad de utilizar todo tipo de datos, pero en la práctica, para simplificar el proceso de implementación, primero se tienen en cuenta los importantes y luego se integran gradualmente los generales.

En función de los datos que se deben utilizar y la funcionalidad requerida del sistema, se elabora una especificación técnica. Es un documento oficial (instrucciones) que demuestra qué tareas y objetivos deben lograrse durante el proceso de implementación. A partir de las especificaciones técnicas se elabora un plan calendario de trabajos de integración.

Hay tres estrategias para implementar un sistema de planificación de recursos empresariales:

Integración paso a paso- Primero, se ponen en funcionamiento los módulos principales (por ejemplo, contabilidad financiera, teneduría de libros y flujo de documentos) y luego, después de depurar su trabajo, se introducen gradualmente el resto. Este método lleva mucho tiempo y no puede demostrar resultados de inmediato. Las empresas suelen utilizarlo cuando desarrollan sus propios sistemas.
Implementación integral- el sistema se aplica inmediatamente en todas las direcciones y en su totalidad, y luego el trabajo se depura gradualmente. Este método le permite integrar rápidamente un sistema de planificación de recursos empresariales. Se utiliza al comprar software ya preparado.
método combinado- la implementación de los sistemas ERP se produce de forma inmediata en todas las áreas de actividad, pero por etapas. Esta estrategia le permite minimizar el tiempo de implementación con la menor pérdida de calidad del trabajo. Muy a menudo, esta técnica la utilizan empresas privadas que ofrecen servicios de desarrollo de software personalizados.

Cómo funciona un sistema ERP y quién lo necesita

Dada la complejidad y el alto costo, la implementación de un ERP será aconsejable solo para grandes empresas, donde el volumen de datos contables es muy grande y requiere sistematización. Estos sistemas demuestran una alta eficiencia para la producción a gran escala en diversas corporaciones y holdings. Si la empresa no produce una amplia gama o produce lotes pequeños, no necesita un sistema de planificación de recursos tan serio, y esto sólo ralentizará el proceso y provocará pérdidas injustificadas.

La única excepción, según los especialistas de las agencias consultoras, es el uso de sistemas ERP por parte de pequeñas empresas que operan en condiciones de muy alta competencia, donde la automatización de todos los procesos crea una ventaja adicional.

Para saber si es necesario un sistema de este tipo, es necesario calcular la eficiencia económica de su implementación. Puede determinarse mediante varios parámetros (reducción de inventarios, velocidad de producción, reducción de personal, aumento de la productividad laboral) y, como resultado, debería generar ganancias adicionales para la propia empresa o, al menos, reducir costos.

Breve descripción general de los ERP populares

Muy a menudo, los principales sistemas ERP de las empresas son productos ya preparados y adaptados a las actividades de la empresa. Pueden ser de pago o gratuitos. Con una implementación adecuada, se puede lograr eficiencia en ambos casos.

Productos gratuitos populares:

ERPNiguiente- un programa minimalista para el trabajo de un empresario privado (IP). La principal desventaja es el espacio limitado en disco, que se puede aumentar pagando una tarifa adicional.
ERP Galaxia- diseñado para el mercado interno y le permite tener en cuenta los frecuentes cambios en la legislación.

Programas pagos:

SAPERP- uno de los sistemas más populares que ofrece una amplia funcionalidad y una interfaz fácil de usar.
1C:Empresa- un sistema bastante popular y asequible que ofrece una gran cantidad de soluciones especializadas.
OpenBravo ERP- un programa para el nivel medio con una escala conveniente y un costo asequible.

Ventajas y desventajas del ERP

La mayoría de las carencias de los sistemas ERP derivan de sus cualidades básicas, ya que los principales problemas a los que se enfrentan las empresas a la hora de implementar un programa están relacionados con cometer errores a la hora de decidir la necesidad de utilizar y seleccionar directamente el software.

Desventajas de la integración del sistema de planificación de recursos

A pesar de que el objetivo de los sistemas ERP es mejorar el proceso de producción, tienen sus inconvenientes. Entre las últimas:

Complejidad del programa y, como consecuencia, el elevado coste de adquisición e implementación.
Mayores necesidades de equipos para el almacenamiento y procesamiento de datos, incluidos servidores para almacenar copias de seguridad. Debe ser fiable y rápido, lo que determina su elevado coste.
La necesidad de una protección de datos adicional, seguimiento cuidadoso del sistema de seguridad y establecimiento de una jerarquía de acceso. El almacenamiento de información en formato electrónico, y especialmente con acceso a través de la red, aumenta el riesgo de robo o destrucción (intencional o accidental) de documentos importantes.
Dependencia del suministro energético de la empresa. Si hay un problema con la red eléctrica en las oficinas, almacenes o áreas de ventas de una empresa, las operaciones de la empresa pueden paralizarse por completo.

Ventajas prácticas de un sistema ERP

Se implementa estrategia y software para contabilidad y planificación de recursos. método efectivo lograr mejoras en el desempeño de la empresa, lo que tiene las siguientes ventajas:

Posibilidad de integración en diversos tipos de producción y rápida adaptación a amplia gama actividades de las empresas. El sistema ERP es adecuado para complejos industriales, organizaciones bancarias, empresas comerciales y el sector de servicios.
Soporte de métodos de planificación para diversas áreas de actividad de la empresa.
Posibilidad de construir una empresa virtual.
Contabilidad financiera de alta calidad para todos los departamentos.
Capacidad para gestionar corporaciones con una gran cantidad de divisiones internacionales y empleados remotos.
Escalabilidad y flexibilidad para implementación en empresas de diversos tamaños.
Capacidad para trabajar con otros programas y aplicaciones utilizadas en la empresa.
Integración de datos en un único sistema, poniéndolos a disposición de muchos departamentos.

Al comprender las características de un sistema ERP, qué es en palabras simples y cómo elegirlo para su empresa, podrá evitar comprar por error un producto costoso que no necesita; al seleccionar el más efectivo, podrá poder implementarlo de manera competente, lograr una mayor eficiencia y ganancias para la empresa.