Il sistema erp contiene tutte le informazioni aziendali. Sistemi ERP: cos'è in parole semplici, pro e contro dell'ERP, recensione

07.02.2022

Tradotto dall'inglese, Enterprise Resource Planning (ERP) significa "gestione delle risorse aziendali". Il sistema ERP è progettato per pianificare le risorse aziendali necessarie per la produzione, gli acquisti e le vendite.

Il principio di funzionamento del sistema ERP si basa sulla creazione, compilazione e utilizzo di un unico database, che include le informazioni necessarie per tutti i reparti dell'impresa: contabilità, reparti di fornitura, personale, ecc.

La funzionalità dei sistemi ERP varia, ma esistono funzioni comuni a tutti i prodotti software:

1. Sviluppo di piani di produzione e vendita.
2. Mantenimento delle specifiche tecnologiche che prevedono le operazioni e le risorse necessarie per la produzione di un particolare prodotto.
3. Determinazione e pianificazione delle esigenze per la produzione di componenti e materiali, costi e scadenze per l'adempimento del piano.
4. Acquisti e gestione delle scorte.
5. Gestione delle risorse produttive su varie scale: da un'impresa o un'officina separata a una macchina specifica.
6. Gestione finanziaria dell'impresa, gestione, contabilità e contabilità fiscale.
7. Gestione del progetto.

Rispetto ad altre soluzioni software, il sistema ERP presenta numerosi vantaggi:

Creazione di un ambiente informativo unificato che facilita e ottimizza in modo significativo il lavoro dei dipartimenti e del management.
La possibilità di distribuire i diritti di accesso tra i dipendenti di qualsiasi dipartimento, dal capo al junior manager del reparto vendite.
Disponibilità di un'ampia gamma di soluzioni per organizzazioni di varia tipologia e dimensione.
Capacità di gestire più divisioni, imprese, aziende, società.
Compatibile con vari prodotti software e piattaforme, alta affidabilità, flessibilità, scalabilità.
Possibilità di integrazione con sistemi e applicazioni già utilizzati in azienda, in particolare con sistemi di automazione di progettazione e controllo processi tecnologici, vendite, flusso di documenti.

Insieme ad altri sistemi che automatizzano la produzione, l'ERP semplifica notevolmente il processo di gestione aziendale, allocazione delle risorse e pianificazione delle vendite.

Quando è necessario un sistema ERP?

Nelle prime fasi dell'esistenza di un'azienda non ci sono particolari esigenze di automazione: tutti i documenti vengono sviluppati utilizzando normali programmi per ufficio e per ottenere questa o quella informazione il manager deve solo chiamare un dipendente. A poco a poco, il numero di documenti, il numero di dipendenti, il volume delle operazioni crescono e diventa necessario creare strutture di archiviazione e sistematizzare i dati.

In un'azienda che opera senza ERP, tutti i documenti vengono spesso archiviati in modo non sistematico, il che complica notevolmente la gestione. Ci sono anche casi comuni in cui vengono installati alcuni sistemi, ma funzionano esclusivamente per un dipartimento specifico.

Contabilità, risorse umane, approvvigionamenti e altri dipartimenti dispongono di database propri e il flusso di documenti tra di loro è difficile. Ciò influisce direttamente sull'efficienza del lavoro: per scoprire questa o quella informazione nel dipartimento Risorse umane, il contabile deve fare una richiesta via e-mail o chiamare l'ufficiale delle risorse umane.

È impossibile ottenere una gestione efficace, l'ottimizzazione delle risorse dell'intera impresa e, infine, un aumento della produttività dei vari reparti in tali condizioni.

Sistema ERP - scelta ottimale per imprese di qualsiasi dimensione, gruppi di imprese, imprese con filiali geograficamente distribuite.
Sistema ERP:

accelera significativamente il flusso di documenti tra i reparti
consente a un dipendente con determinati diritti di ottenere accesso immediato alle informazioni
permette di gestire in modo efficace il lavoro delle filiali e dei dipendenti remoti.

Inoltre, come alternative vengono spesso offerti vari programmi contabili creati esclusivamente per la generazione di report finanziari e fiscali.

È abbastanza semplice distinguere l'ERP da altri sistemi. Sistema ERP:

integra database e attività di TUTTI i reparti dell'azienda: dalla contabilità e servizio clienti alla produzione e logistica;
può aiutare nello svolgimento di qualsiasi compito dell'impresa;
consente di creare un ambiente informativo unificato.

Il compito principale di un sistema ERP è ottimizzare la gestione di TUTTE le risorse aziendali, indipendentemente dalla forma in cui vengono presentate. Si tratta di un unico sistema che comprende soluzioni per contabilità, ingegneria, approvvigionamento, personale, magazzino, ecc.

ERP così diversi

Al momento, ci sono due concetti principali di sistemi ERP. Questi sono ERP ed ERP II.

Il primo si riferisce al software che consente di organizzare il lavoro di un'impresa di qualsiasi tipo e copre tutti i processi produttivi.

ERP II è un sistema di gestione specializzato che tiene conto delle caratteristiche chiave di una particolare impresa. È sviluppato tenendo conto dei compiti che devono essere risolti da un'azienda di una certa dimensione, tipo di attività e forma.

Esiste un numero enorme di sviluppi software già pronti specializzati in piccole imprese, imprese manifatturiere, aziende che operano nel settore dei servizi, organizzazioni commerciali eccetera. Esistono sistemi ERP progettati per un'impresa standard, un'azienda con filiali geograficamente remote e persino un'azienda transnazionale.

I sistemi ERP possono avere struttura diversa. In particolare, il cloud ERP ha recentemente guadagnato la massima popolarità: è più conveniente, scalabile e facile da usare per le medie e piccole imprese.

Come evitare costi inutili per un sistema ERP con il programma online Class365

L'implementazione di un sistema ERP completo nelle piccole e medie imprese potrebbe non essere redditizia, sia a causa dei costi elevati che del lungo periodo di implementazione.

Puoi automatizzare i processi di una piccola azienda ed evitare costi elevati utilizzando il programma online Class365. Il servizio online consente di automatizzare il lavoro di magazzino, punti vendita e rapporti con i clienti. Nel programma potrai anche gestire tutti i flussi finanziari. Questa soluzione è ottimale per le imprese del commercio all'ingrosso e al dettaglio, le società di servizi impegnate nelle vendite online.

La soluzione online è vantaggiosa per il manager, poiché non avrà bisogno di formare ulteriormente il personale. Il programma, nonostante la sua ampia funzionalità, è sorprendentemente semplice e i dipendenti possono padroneggiarlo autonomamente in non più di 15 minuti. Inoltre, l'azienda non dovrà spremere un budget limitato per acquistare un'applicazione con licenza standard.

concetto di ERP coniato dall'analista di Gartner Lee Wylie in uno studio del 1990 sullo sviluppo di MRP II. Wiley predisse l’emergere di sistemi multiutente replicabili che fornissero una gestione equilibrata di tutte le risorse organizzative, non solo legate alle attività principali di un’impresa manifatturiera, ma anche combinando dati su produzione, acquisti, vendite, finanza e personale attraverso un sistema di dati comune. modello. All'inizio degli anni '90, il concetto ha guadagnato popolarità grazie al supporto dei produttori di applicazioni Software.

Così, ERP - Pianificazione delle risorse aziendali(Inglese) - Sistema informativo, creato per l'elaborazione di transazioni commerciali (processi aziendali), il cui utilizzo aiuta ad aumentare i vantaggi competitivi dell'azienda. In senso più ampio, un sistema ERP è inteso come una metodologia per un'efficace pianificazione e gestione delle risorse aziendali.

Se all'inizio degli anni '90 i sistemi ERP venivano implementati principalmente nell'industria e, come soluzioni che implementavano MRP II come componente, nelle imprese di ingegneria, nella seconda metà degli anni '90 l'uso dei sistemi ERP si diffuse ampiamente nel settore dei servizi, comprese le telecomunicazioni. imprese, società di vendita di energia e persino autorità potere statale e organizzazioni senza scopo di lucro. Allo stesso tempo, a causa della rapida crescita del numero di moduli nei sistemi ERP e della loro funzionalità, all'inizio degli anni 2000 è stata sostituita l'idea dei sistemi ERP come software completo per le organizzazioni, che sostituisce sostanzialmente tutti gli altri programmi applicativi. evidenziando funzioni come CRM e PLM in pacchetti software separati dall'ERP e delineando la struttura ERP come sistemi universali per i processi di back-office e la gestione delle risorse.

Come caratteristica della strategia ERP si rileva un approccio fondamentale all'utilizzo di un unico sistema transazionale per la stragrande maggioranza delle operazioni e dei processi aziendali di un'organizzazione, indipendentemente dalla disunità funzionale e territoriale dei luoghi in cui hanno origine e transitano, e l'obbligo di consolidare tutte le operazioni in un unico database per le successive elaborazioni e l'ottenimento di piani equilibrati in tempo reale.

La replica, cioè la possibilità di utilizzare lo stesso pacchetto software per organizzazioni diverse (eventualmente con impostazioni ed estensioni diverse), appare come una delle condizioni inderogabili di un sistema ERP. Uno dei motivi per l'uso diffuso di sistemi ERP replicati invece dello sviluppo personalizzato è la possibilità di introdurre le migliori pratiche attraverso la reingegnerizzazione dei processi aziendali in conformità con le soluzioni applicate nel sistema ERP. Tuttavia, ci sono anche riferimenti a sistemi integrati sviluppati per un'organizzazione separata da ordinare come sistemi ERP.

La necessità di un'applicazione completa di un sistema ERP in organizzazioni geograficamente distribuite richiede il supporto di più valute e lingue in un unico sistema. Inoltre, la necessità di supportare più unità organizzative (diverse persone giuridiche, diverse imprese), diversi piani contabili, politiche contabili, risultano essere vari regimi fiscali in un'unica copia del sistema una condizione necessaria per l'utilizzo in holding, multinazionali e altre imprese di distribuzione.

L'applicabilità in vari settori impone ai sistemi ERP da un lato i requisiti di universalità, dall'altro il supporto all'estensibilità con le specificità del settore. I principali sistemi di grandi dimensioni includono moduli specializzati già pronti ed estensioni per vari settori (soluzioni specializzate all'interno dei sistemi ERP sono note per le industrie ingegneristiche e manifatturiere, le imprese dell'industria mineraria, vedere al dettaglio, distribuzione, banche, enti finanziari e assicurativi, telecomunicazioni, energia, organizzazioni di settore controllata dal governo, istruzione, medicina e altre industrie).

Capacità e funzioni dei sistemi ERP.

I processi di pianificazione delle risorse aziendali sono interfunzionali e costringono l’azienda ad andare oltre i confini tradizionali, funzionali e locali. Inoltre, i diversi processi aziendali di un’impresa sono spesso interconnessi. Inoltre, i dati che prima si trovavano su vari sistemi eterogenei vengono ora integrati sistema unificato.

I sistemi ERP utilizzano le “migliori pratiche”.

I sistemi di pianificazione delle risorse aziendali ne hanno inclusi più di mille i modi migliori organizzazione dei processi aziendali. Queste migliori pratiche possono essere utilizzate per migliorare le prestazioni delle aziende. La selezione e l'implementazione dei sistemi ERP richiede l'implementazione di tali migliori pratiche.

I sistemi ERP rendono possibile la standardizzazione organizzativa.

I sistemi di pianificazione delle risorse aziendali rendono possibile la standardizzazione organizzativa tra varie unità geograficamente separate. Di conseguenza, i dipartimenti con processi non standard possono essere resi uguali ad altri dipartimenti con processi efficaci. Inoltre, la società potrebbe dover affrontare mondo esterno come un'unica organizzazione. Invece di ricevere documenti diversi quando un'azienda tratta con diversi rami o imprese di una determinata azienda, quell'azienda può essere presentata al mondo come un'immagine comune, il che porta ad un miglioramento della sua immagine.

I sistemi ERP eliminano le asimmetrie informative.

I sistemi di pianificazione delle risorse aziendali inseriscono tutte le informazioni nello stesso database principale, eliminando numerose incoerenze informative. Ciò porta a diversi risultati. Innanzitutto, fornisce un maggiore controllo. Se un utente non fa il proprio lavoro, l'altro vede che qualcosa non è stato fatto. In secondo luogo, apre l’accesso alle informazioni a coloro che ne hanno bisogno; idealmente, vengono fornite informazioni migliori per il processo decisionale. In terzo luogo, le informazioni cessano di essere oggetto di mediazione, poiché diventano disponibili sia alla direzione che ai dipendenti dell'azienda. In quarto luogo, l’organizzazione può diventare “piatta”: poiché le informazioni sono ampiamente disponibili, non c’è bisogno di ulteriori lavoratori di scarso valore la cui attività principale è preparare le informazioni per la distribuzione al management e ai dipendenti dell’azienda.

- I sistemi ERP forniscono informazioni in tempo reale. Nei sistemi tradizionali un gran numero di le informazioni vengono registrate su carta e poi trasferite in un'altra parte dell'organizzazione, dove vengono riformattate (solitamente aggregate) o trasferite in un formato informatico. Con i sistemi ERP, molte informazioni vengono raccolte alla fonte e inserite direttamente nel computer. Di conseguenza, le informazioni diventano immediatamente disponibili ad altri.
- I sistemi ERP forniscono l'accesso simultaneo agli stessi dati per la pianificazione e il controllo.

I sistemi di pianificazione delle risorse aziendali utilizzano un unico database, dove la maggior parte le informazioni vengono inserite una e una sola volta. Poiché i dati sono disponibili in tempo reale, praticamente tutti gli utenti di un'organizzazione hanno accesso alle stesse informazioni per la pianificazione e il controllo. Ciò può portare a una pianificazione e una gestione più coerenti rispetto ai sistemi tradizionali.

I sistemi ERP promuovono la comunicazione e la collaborazione all'interno di un'organizzazione.

I sistemi di pianificazione delle risorse aziendali promuovono anche la comunicazione e la collaborazione all'interno di un'organizzazione (tra diverse unità funzionali e geograficamente separate). La presenza di processi interconnessi porta dipartimenti funzionali e geograficamente separati ad interagire e collaborare. La standardizzazione dei processi promuove anche la collaborazione perché c'è meno attrito tra i processi. Inoltre, un unico database promuove l'interoperabilità fornendo a ciascun dipartimento funzionale e geograficamente separato le informazioni di cui ha bisogno.

I sistemi ERP facilitano la comunicazione e la collaborazione tra le organizzazioni.

Un sistema ERP fornisce un'autostrada informativa per organizzare l'interazione e la collaborazione con altre organizzazioni. Le aziende stanno aprendo sempre più i propri database ai partner per facilitare gli appalti e altre attività. Perché questo sistema funzioni è necessario un unico archivio che i partner possano utilizzare; e i sistemi ERP possono essere utilizzati per facilitare tali scambi.

La maggior parte dei moderni sistemi ERP sono costruiti su base modulare, il che offre al cliente l'opportunità di selezionare e implementare solo i moduli di cui ha realmente bisogno. I moduli di diversi sistemi ERP possono differire sia nei nomi che nei contenuti. Tuttavia, esiste un certo insieme di funzioni che possono essere considerate tipiche dei prodotti software di classe ERP. Come funzioni tipiche Sono:

· mantenimento delle specifiche progettuali e tecnologiche. Tali specifiche definiscono la composizione del prodotto finale, nonché le risorse materiali e le operazioni necessarie per fabbricarlo (incluso il percorso);
· gestione della domanda e formazione dei piani di vendita e di produzione. Queste funzioni sono progettate per la previsione della domanda e la pianificazione della produzione;
· pianificazione dei fabbisogni materiali. Consente di determinare i volumi vari tipi risorse materiali (materie prime, forniture, componenti) necessarie per realizzare il piano di produzione, nonché tempi di consegna, dimensioni dei lotti, ecc.;
· gestione delle scorte e attività di acquisto>. Consente di organizzare la gestione dei contratti, implementare uno schema di approvvigionamento centralizzato, garantire la contabilità e l'ottimizzazione delle scorte di magazzino, ecc.;
· pianificazione della capacità produttiva. Questa funzione consente di monitorare la disponibilità della capacità disponibile e pianificarne il carico. Include una pianificazione della capacità su larga scala (per valutare la fattibilità dei piani di produzione) e una pianificazione più dettagliata, fino ai singoli centri di lavoro;
· funzioni finanziarie. Questo gruppo comprende le funzioni di contabilità finanziaria, contabilità di gestione, nonché gestione finanziaria operativa;
· funzioni di gestione del progetto. Fornire la pianificazione delle attività del progetto e delle risorse necessarie per la loro attuazione.

Anche la struttura e le principali funzioni dei sistemi ERP sono chiaramente illustrate nella figura (Fig. 1).

Fig. 1

Le principali capacità dei sistemi ERP possono essere rappresentate sotto forma di quattro blocchi: pianificazione, contabilità, analisi, gestione.

Pianificazione. Pianificare l’attività di un’impresa a vari livelli significa:

· Creare un programma di vendita.
· Effettuare la pianificazione della produzione (un programma di vendita perfezionato e approvato costituisce la base del piano di produzione; l'integrazione dei dati di questi piani facilita notevolmente il processo di pianificazione della produzione e garantisce la loro connessione inestricabile).
· Creare un programma di produzione principale (un piano operativo di produzione dettagliato, sulla base del quale viene effettuata la pianificazione e la gestione degli ordini di acquisto e di produzione). Formare piani di acquisto.
· Effettuare una valutazione preliminare della fattibilità dei piani elaborati a vari livelli di pianificazione al fine di apportare le modifiche necessarie o prendere una decisione sull'attrazione di risorse aggiuntive.

Contabilità. Se i piani hanno ricevuto la loro conferma, acquisiscono lo status di piani attuali e inizia la loro attuazione. Il flusso precedentemente simulato di ordini dipendenti si trasforma in uno reale, generando richieste di materiali, risorse di lavoro, capacità e denaro. Il soddisfacimento di queste esigenze dà luogo ad azioni contabili che garantiscono la tempestiva registrazione dei costi diretti relativi ai prodotti fabbricati (materiale, manodopera, costi operativi in relazione alle attività, operazioni tecnologiche, lavori di progettazione, lavori di manutenzione) e dei costi indiretti distribuiti tra i centri di responsabilità finanziaria. Tutte le operazioni per la registrazione dei costi diretti sono registrate, di regola, in termini fisici di consumo standard (materiale - nelle unità di misura appropriate, manodopera - temporaneo, ecc.). Per riflettere il risultato finanziario corrispondente, i sistemi ERP offrono strumenti potenti impostazioni di integrazione finanziaria che consentono la conversione automatica delle risorse consumate nel loro equivalente finanziario.

Analisi. Grazie alla tempestiva riflessione dei risultati delle prestazioni, il personale dirigente ha l'opportunità di svolgere caratteristiche comparative piani e risultati e la presenza di moduli aggiuntivi per il calcolo degli indicatori chiave e la costruzione di modelli matematici semplifica notevolmente il processo di pianificazione aziendale.

Controllo. Disponibilità di informazioni operative feedback le informazioni sullo stato dell'oggetto di controllo, come è noto, sono la base di qualsiasi sistema di controllo. I sistemi ERP forniscono questo tipo di informazioni di feedback (affidabili e tempestive) sullo stato dei progetti, della produzione, degli inventari, della disponibilità e del flusso di cassa, ecc., che di conseguenza consentono di prendere decisioni gestionali informate.

Possiamo quindi parlare di un'ampia gamma di funzioni e capacità dei sistemi ERP che consentono alle aziende moderne di gestire le proprie attività in modo efficiente, stabile e affidabile.

Un sistema ERP è un unico data warehouse che contiene tutte le informazioni aziendali aziendali e che fornisce l'accesso simultaneo a queste informazioni a tutti i dipendenti dell'azienda con l'autorità appropriata. La modifica dei dati di sistema avviene attraverso le sue funzioni.

Il sistema ERP è costituito dai seguenti elementi:

modello di gestione dei flussi informatici in azienda;
hardware, base tecnica e mezzi di comunicazione;
prodotti software che automatizzano la gestione dei flussi informatici;
regolamenti per l'uso e lo sviluppo di prodotti software;
Dipartimento IT.

Funzioni dei sistemi ERP e problemi che risolvono:

mantenere le specifiche che determinano la composizione dei prodotti fabbricati, nonché le risorse materiali necessarie per la loro fabbricazione;
formazione di piani di produzione e vendita;
pianificare il fabbisogno di materiali e componenti, volumi e tempistiche delle consegne;
gestione dell'inventario e degli approvvigionamenti (implementazione di acquisti centralizzati, gestione dei contratti, contabilità e ottimizzazione dell'inventario);
pianificazione della produzione dalla pianificazione su larga scala all'utilizzo di attrezzature e macchine;
gestione finanziaria operativa, che comprende l'elaborazione di un piano finanziario, nonché il monitoraggio della sua attuazione, gestione e contabilità finanziaria;
gestione del progetto, che comprende la pianificazione delle risorse e delle fasi.

Principali funzioni dei sistemi ERP (Fig. 1.2):

1. Mantenimento delle specifiche progettuali e tecnologiche che determinano la composizione dei prodotti da fabbricare, nonché le risorse materiali e le operazioni necessarie per la sua fabbricazione.

2. Formazione dei piani di vendita e di produzione.

3. Pianificazione del fabbisogno di materiali e componenti, tempistiche e volumi delle forniture per soddisfare il piano di produzione.

4. Gestione dell'inventario e degli approvvigionamenti: mantenimento dei contratti, implementazione degli acquisti centralizzati, garanzia della contabilità e ottimizzazione degli inventari di magazzino e officina.

5. Pianificazione della capacità produttiva: dalla strategia dell'intera impresa ai piani per l'utilizzo delle singole macchine e attrezzature.

6. Gestione finanziaria operativa, compresa l'elaborazione di un piano finanziario e il monitoraggio della sua attuazione, contabilità finanziaria e di gestione.

Riso. 1.2 Principali funzioni dei sistemi ERP

Le principali funzioni dell'ERP possono essere suddivise in tecnologiche e funzionali. Le funzioni tecnologiche dell'ERP sono la presenza di un'architettura di sistema a tre livelli, che comprende un database server, un application server e una parte client, un database unico (o un database distribuito con un meccanismo di replica dei dati), l'apertura dei sistemi, la utilizzo di DBMS relazionali e strumenti CASE per la realizzazione di questi sistemi. Le caratteristiche tecnologiche includono un'interfaccia utente grafica, ma quasi tutte sistemi moderni avere una tale interfaccia.

Le caratteristiche funzionali includono:

· automazione della gestione delle risorse produttive;

· automazione della gestione della catena di fornitura;

· automazione della pianificazione avanzata dei volumi;

· automazione della gestione della documentazione tecnologica;

· automazione della pianificazione finale delle risorse;

· automazione della gestione dei rapporti con i clienti;

· analisi aziendale;

· configurazione di sistema.

1.3 Moduli dei sistemi di pianificazione delle risorse aziendali

I sistemi di pianificazione delle risorse aziendali possono fornire un'ampia varietà di funzionalità utilizzando componenti spesso chiamati "moduli". Il principio di organizzazione modulare consente di implementare i sistemi ERP in più fasi, mettendo in funzione in sequenza uno o più moduli funzionali e selezionando anche solo quelli rilevanti per l'organizzazione. Inoltre, la modularità dei sistemi ERP consente di costruire soluzioni basate su diversi sistemi ERP, selezionando da ciascuno i moduli migliori. La suddivisione dei moduli e il loro raggruppamento sono diversi, ma la maggior parte dei principali fornitori ha gruppi di moduli: finanza, personale, operazioni.

Negli anni '90 le soluzioni per il servizio clienti, la gestione dei progetti e la gestione del ciclo di vita del prodotto venivano fornite come moduli di grandi sistemi ERP, ma con il rapido sviluppo di soluzioni indipendenti rispettivamente delle classi CRM, PPM (Project portfolio management) e PLM, queste i moduli sono stati riprogettati come prodotti consegnati separatamente e, di fatto, mantenendo la continuità all'interno dei pacchetti applicativi aziendali, hanno semplicemente cessato di essere posizionati come parte del prodotto ERP o sono stati sostituiti in linee di prodotto con soluzioni separate e specializzate.

I sistemi ERP implementano i seguenti principali moduli funzionali:

1. Pianificazione delle vendite e della produzione. Il risultato del blocco è lo sviluppo di un piano di produzione per le principali tipologie di prodotti.

2. Gestione della domanda. Il blocco è progettato per prevedere la domanda futura di prodotti, determinare il volume degli ordini che possono essere offerti al cliente in un determinato momento, determinare la domanda dei distributori, la domanda all'interno dell'impresa, ecc.

3. Pianificazione integrata della capacità. Utilizzato per specificare i piani di produzione e determinare il grado della loro fattibilità.

4. Piano di produzione di base (programma di rilascio del prodotto). I prodotti sono determinati in unità finali (prodotti) con tempi e quantità di produzione.

5. Pianificazione dei fabbisogni materiali. Vengono determinati i tipi di risorse materiali (unità prefabbricate, unità finite, prodotti acquistati, materie prime, prodotti semilavorati, ecc.) e i termini specifici per la loro consegna per soddisfare il piano.

6. Specifiche del prodotto. Determina la composizione del prodotto finale, le risorse materiali necessarie per la sua fabbricazione, ecc. La specifica, infatti, è il collegamento tra il piano di produzione principale e il piano dei fabbisogni materiali.

7. Pianificazione delle esigenze di capacità. In questa fase di pianificazione, le capacità produttive sono determinate in modo più dettagliato rispetto ai livelli precedenti.

8. Centri di routing/lavoro. Con l'aiuto di questo blocco vengono specificate sia le capacità produttive a vari livelli che i percorsi secondo i quali vengono realizzati i prodotti.

9. Controllo e adeguamento dei piani di capacità delle officine.

10.Gestione degli acquisti, delle scorte, delle vendite.

11. Gestione finanziaria. Questo sottosistema risolve i problemi di gestione delle attività finanziarie. In quasi tutti i sistemi esteri, comprende quattro sottosistemi di livello più profondo: "Contabilità generale", "Conciliazioni con i clienti", "Conciliazioni con i fornitori", "Gestione delle attività fisse". L'automazione della gestione finanziaria in un'impresa consente di:

· migliorare controllo finanziario riepilogando tutte le attività finanziarie;

· migliorare il flusso di cassa garantendo la completa gestione dei finanziamenti e dei crediti;

· ottimizzare la gestione della liquidità automatizzando i pagamenti ai fornitori;

· massimizzare il rendimento degli investimenti di capitale garantendo una gestione più efficiente delle immobilizzazioni, degli immobili in locazione, delle strutture di riparazione e delle costruzioni di capitale non finite.

12. Gestione dei costi (contabilità di tutti i costi aziendali e calcolo del costo dei prodotti finiti o dei servizi).

13.Gestione del progetto/programma. Nei sistemi produttivi finalizzati alla realizzazione di prodotti complessi, la produzione stessa costituisce una delle fasi del ciclo produttivo completo. È preceduto dalla progettazione, ingegneria e preparazione tecnologica e i prodotti fabbricati sono sottoposti a test e modifiche. I prodotti complessi sono caratterizzati da: tempi di ciclo lunghi, un gran numero di imprese correlate e la complessità delle relazioni interne ed esterne. Ciò implica la necessità di una gestione del progetto in generale e l'inclusione di funzioni appropriate nel sistema di gestione.

14. Gestione del personale.

Moduli ERP aggiuntivi (standard APICS):

· gestione della catena di fornitura – SCM (Supply Chain Management);

· pianificazione e schedulazione avanzata della produzione - APS (Advanced Planning and Scheduling);

· gestione delle relazioni con i clienti - CRM (Customer Relationship Management);

· commercio elettronico – CE (Commercio Elettronico);

· gestione dei dati di prodotto - PDM (Product Data Management) o PLM (Product Lifecycle Management);

· Componente aggiuntivo Business Intelligence, che include strumenti nel campo dell'analisi aziendale intelligente (costruzione di data warehouse, OLAP, data mining, visualizzazione e reporting) e altri moduli.

L'abbreviazione ERP deriva dall'espressione inglese Pianificazione delle risorse aziendali, che letteralmente significa pianificazione delle risorse aziendali. Teoricamente, un tale sistema rappresenta la strategia complessiva dell’azienda, che tiene conto delle seguenti aree:

Gestione delle risorse finanziarie: rendicontazione fiscale, contabilità, pianificazione del budget;
Gestione delle risorse umane;
Gestione delle risorse;
Interazione con i partner e registrazione della cronologia delle transazioni dei clienti.

Dal punto di vista pratico, quando si parla di sistemi aziendali ERP, si intendono software per automatizzare ciascuna delle aree elencate, nonché altri processi delle attività aziendali per condurli in un database comune interconnesso necessario per il funzionamento dell'impresa.

In parole semplici sistema ERP Siamo complessi di misure, tra cui: modelli per la gestione dei flussi di informazioni in un'impresa, attrezzature per la sua archiviazione ed elaborazione, software, reparto IT e specialisti supporto tecnico, nonché direttamente agli utenti.

Costruzione di un sistema di pianificazione delle risorse aziendali IT

Essendo un software complesso, un sistema ERP è costituito dai seguenti elementi:

piattaforma- l'ambiente principale (core), che garantisce il funzionamento dei componenti del programma, nonché le funzionalità di base (informazioni di riferimento, funzioni) dell'azienda. Questa è la base del sistema, senza la quale il suo funzionamento è impossibile.
Strumenti di gestione dei dati- ciò include l'archiviazione sul server, programmi per l'elaborazione delle informazioni e il loro trasferimento per il funzionamento dei moduli.
Plug-in- programmi indipendenti tra loro che si collegano alla piattaforma e utilizzano nel loro lavoro i principali database. È la presenza di moduli indipendenti che possono essere disconnessi e collegati senza interrompere il funzionamento dell'intero complesso che distingue i sistemi ERP da altri tipi di software utilizzati per automatizzare i processi aziendali.

I moduli collegati alla piattaforma principale del sistema di pianificazione delle risorse produttive sono divisi in tre gruppi:

Domestico- programmi utilizzati all'interno dell'impresa, ai quali hanno accesso i dipendenti.
Esterno- programmi a cui hanno accesso clienti e partner (ad esempio, Area personale dropshipper intermediario).
Connettori- programmi di connessione con altri prodotti software che non fanno parte del sistema ERP, ma vengono utilizzati dall'azienda nelle sue attività. Eseguono lo scambio di dati.

Dove ottenere un sistema ERP per un'impresa

Esistono tre modi per acquistare un software di pianificazione delle risorse:

Creare il tuo prodotto. Spesso si rivela un metodo irrazionale, poiché la mancanza di un approccio professionale può portare a una situazione in cui viene presa in considerazione solo una direzione, che non darà alcun effetto tangibile. Allo stesso tempo, un sistema implementato in questo modo è solitamente difficile da sostituire o integrare.
Acquisto di una piattaforma già pronta e sua implementazione nel lavoro dell'impresa. Cosa bisogna fare qui giusta scelta in conformità con le attività della vostra azienda. I prodotti rinomati e di alta qualità sono piuttosto costosi e richiedono un supporto costante da parte dello sviluppatore.
Sviluppo professionale di sistemi ERP individualmente per l'azienda. Solo il 20% dei programmi creati sul mercato interno vengono integrati con successo nel lavoro delle imprese. Ciò significa che il rischio dell’azienda di ricevere un prodotto di bassa qualità a un costo gonfiato è piuttosto elevato.

Come scegliere e implementare un sistema ERP

Non esiste un sistema universale di pianificazione delle risorse adatto a tutte le aziende. Per ogni produzione viene selezionato il prodotto più ottimale, che viene poi adattato durante il processo di realizzazione.

Tipologie di sistemi ERP per le imprese

La classificazione dei sistemi di pianificazione delle risorse aziendali viene effettuata in base a diversi parametri, tenendo conto dei quali vi aiuteranno nella scelta del prodotto appropriato. Pertanto, a seconda della loro finalità, possono essere settoriali o generali. La prima opzione è adatta per aziende molto grandi, nonché per imprese che producono un prodotto unico o utilizzano metodi commerciali non standard.

Per tipo di organizzazione, si distinguono i sistemi dei seguenti formati:

Pubblico- Molti utenti hanno accesso alle funzionalità generali del programma, ma i tuoi dati sono disponibili solo ai dipendenti della tua azienda.
Privato- il programma è isolato e può essere cambiato e modificato per adattarlo ai compiti dell'azienda.
Ibrido- una combinazione di due tipi.

Per tipo di memorizzazione delle informazioni:

Nuvola- i database si trovano su server esterni.
Domestico- i dati sono archiviati sul server proprio dell'azienda.

Per formato dell'interfaccia utente:

Stazionario (desktop)- il software per la connessione ai database è installato su PC e può funzionare autonomamente da Internet, utilizzando solo le comunicazioni interne.
Browser (funziona solo online)- l'accesso al sistema avviene tramite il sito web aziendale e l'account personale di un dipendente, cliente o partner.

Per architettura software:

Modulare- sono costituiti da molti componenti (moduli) progettati per risolvere vari problemi.
Monolitico- programmi globali unificati.

Per classe di licenza:

Proprietario- software chiuso che richiede un canone di licenza per l'utilizzo.
Open Source- programmi open source gratuiti.

Errori nella scelta di un sistema di pianificazione delle risorse

La scelta sbagliata di un sistema di gestione aziendale ERP non solo comporterà costi aggiuntivi, ma può anche influenzare negativamente il funzionamento dell'impresa. Per evitare errori, è necessario conoscere i principali:

Mancanza di un obiettivo scelto correttamente e chiaramente formulato. È importante capire che l'ERP dovrebbe migliorare le prestazioni dell'azienda adottandolo lati positivi e compensare quelli negativi. Pertanto, quando si sceglie, è necessario determinare esattamente quale effetto si dovrebbe ottenere dall'implementazione. Se il tuo obiettivo è ottimizzare la tua attività nel suo insieme, non otterrai i risultati di cui hai bisogno. Tutte le attività devono essere specificate nelle specifiche tecniche (TOR). Allo stesso tempo, il sistema deve essere adattato all’azienda e non viceversa. È un errore ricostruire completamente un’azienda, soprattutto se redditizia, con un sistema ERP.
Scelta errata della metodologia per risolvere i problemi. Ogni sistema ERP è costruito per una specifica area aziendale. Può essere adattato per il settore produttivo o esclusivamente per il commercio.
Visione unilaterale sulla scelta del sistema. Il team di specialisti che compone le specifiche tecniche, seleziona e controlla il processo di implementazione del sistema dovrebbe includere rappresentanti di vari dipartimenti dell'azienda (IT, vendite, personale, produzione). Altrimenti, il prodotto finale verrà selezionato dal punto di vista della convenienza di un solo gruppo di utenti e non porterà l'efficienza richiesta all'impresa nel suo complesso.
Qualifiche insufficienti dello sviluppatore e degli specialisti che eseguono l'implementazione. Il processo di creazione e integrazione di un sistema di pianificazione delle risorse è costoso e molte aziende, nel tentativo di ridurre i costi, si rivolgono ad aziende con poca esperienza o utilizzano sistemi ERP gratuiti, il che è piuttosto rischioso.
Basso livello di controllo sul processo di integrazione del programma nel sistema.
Complessità dell'interfaccia. Se un programma è troppo complesso per essere compreso in modo intuitivo, potresti trovarti ad affrontare la sfida di dover formare il personale per utilizzarlo. Ciò aumenta anche il rischio di errori accidentali durante l'immissione dei dati, che comportano una pianificazione errata e tutte le conseguenze che ne derivano.

Quali funzioni dovrebbe fornire un sistema di pianificazione delle risorse?

Lo strumento principale nella pianificazione aziendale che consente di prendere decisioni è la documentazione di reporting. È questa la base del lavoro ERP, che a sua volta dovrebbe fornire la capacità di analizzare i dati dei report da varie posizioni. Pertanto, un sistema ERP efficace dovrebbe avere una serie delle seguenti funzioni:

Garantire un flusso di documenti conveniente. Lo scopo principale dei sistemi ERP è quello di garantire una rapida esecuzione della documentazione (fatture, fatture, report, listini prezzi), nonché le successive operazioni con essa (ricerca, accesso, inoltro, modifica).
Pianificazione. L'algoritmo del sistema, soprattutto per la produzione, dovrebbe consentire la pianificazione di pagamenti, consegne, operazioni di magazzino, cambiamenti stagionali e volumi di produzione. Per ogni azienda la pianificazione della produzione è individuale e legata alla strategia volume-calendario.
Trasparenza delle informazioni. Il programma dovrebbe registrare tutte le transazioni, le parti, i volumi e le date della loro attuazione, il che renderà il lavoro dell’azienda più trasparente per l’analisi.
Controllo accessi per diversi livelli . Poiché il sistema copre una quantità molto elevata di informazioni sul lavoro dell'azienda, la maggior parte delle quali deve rimanere chiusa a dipendenti, clienti e partner di livello inferiore, deve consentire che alcuni dati siano chiusi a utenti con accesso diverso.
Rete dati unificata. Il sistema ERP deve fornire la possibilità di tracciare tutti i singoli processi (ad esempio, le transazioni) a tutti i livelli, dall'acquisto delle materie prime e della produzione, alla registrazione delle vendite e al pagamento delle imposte.
Contabilità del personale. Il programma dovrebbe prevedere la possibilità di controllare il numero del personale, pianificare orari di uscita e ore lavorate, tenere conto del livello di qualifica dei dipendenti e elaborare programmi di ferie e corsi di formazione avanzata. Un efficace sistema di pianificazione prevede anche la possibilità di calcolare retribuzioni e bonus, tenendo conto della forma di remunerazione.
Lavora con i fornitori. La funzionalità del sistema dovrebbe consentire di archiviare ed elaborare un database di fornitori, inviare richieste di disponibilità, pianificare la formazione degli ordini, il rilascio del capitale circolante e il pagamento delle fatture, controllare il processo di consegna e anche mantenere la reportistica sugli appalti.
Lavorare con i clienti. Il sistema dovrebbe consentire registrazioni complete dei dati per ciascun cliente, indipendentemente dal numero di persone giuridiche incluse nella struttura di quest’ultimo. Ciò implica non solo la possibilità di consentire al cliente di lavorare tramite il proprio account, ma anche di memorizzare i dati sulle transazioni completate, crediti, pianificazione della fornitura, elaborazione delle fatture, cronologia della cooperazione. Ciò consente di studiare la domanda e il livello di profitto ricevuto da ciascun cliente.
Assistenza e riparazione. Se parliamo di produzione, questa parte del programma dovrebbe prevedere la pianificazione dell'ispezione tecnica delle apparecchiature, un programma per le riparazioni programmate, l'ammodernamento o la sostituzione delle apparecchiature aziendali. Per le imprese commerciali, il sistema dovrebbe prevedere la possibilità di contabilizzare il servizio di manutenzione dei beni venduti e le riparazioni in garanzia.

Caratteristiche dell'implementazione ERP

Il sistema di pianificazione delle risorse opera su database, di solito ce ne sono molti. Le informazioni stesse possono trovarsi su vari supporti, compresa la documentazione cartacea, e quindi il loro trasferimento in formato elettronico è un lavoro enorme. I dati stessi sono divisi in due gruppi:

Importante- informazioni che costituiscono la base delle attività dell'impresa. Si tratta di dati sulla gestione del lavoro e della produzione, reportistica del reparto vendite e degli addetti al personale. Devono essere utilizzati nel sistema ERP.
Sono comuni- informazioni importanti per una determinata azienda, che non vengono utilizzate regolarmente dall'azienda, ma sono comunque importanti. Questi dati vengono aggiunti al sistema secondo necessità o su richiesta della direzione aziendale.

Un ERP ideale dovrebbe fornire la possibilità di utilizzare tutti i tipi di dati, ma in pratica, per semplificare il processo di implementazione, si prendono prima in considerazione quelli importanti, per poi integrare gradualmente quelli generali.

Sulla base dei dati da utilizzare e della funzionalità richiesta del sistema, viene redatta una specifica tecnica. Si tratta di un documento ufficiale (istruzioni) che dimostra quali compiti e obiettivi devono essere raggiunti durante il processo di implementazione. Sulla base delle specifiche tecniche viene redatto un piano di calendario per i lavori di integrazione.

Esistono tre strategie per implementare un sistema di pianificazione delle risorse aziendali:

Integrazione passo dopo passo- innanzitutto vengono messi in funzione i moduli principali (ad esempio contabilità finanziaria, contabilità e flusso di documenti), quindi, dopo aver eseguito il debug del loro lavoro, il resto viene gradualmente introdotto. Questo metodo richiede molto tempo e non può dimostrare risultati immediati. Viene spesso utilizzato dalle aziende quando sviluppano i propri sistemi.
Implementazione completa- il sistema viene applicato immediatamente in tutte le direzioni e per intero, quindi il lavoro viene gradualmente sottoposto a debug. Questo metodo consente di integrare rapidamente un sistema di pianificazione delle risorse aziendali. Viene utilizzato quando si acquista software già pronto.
Metodo combinato- L'implementazione dei sistemi ERP avviene immediatamente in tutte le aree di attività, ma per fasi. Questa strategia consente di ridurre al minimo i tempi di implementazione con la minima perdita di qualità del lavoro. Molto spesso, questa tecnica viene utilizzata da aziende private che offrono servizi di sviluppo software personalizzati.

Come funziona un sistema ERP e chi ne ha bisogno

Considerando la complessità e i costi elevati, l'implementazione dell'ERP sarà consigliabile solo per le grandi aziende, dove il volume dei dati contabili è molto elevato e richiede sistematizzazione. Tali sistemi dimostrano un'elevata efficienza per la produzione su larga scala in varie società e aziende. Se l'azienda non produce una vasta gamma o produce piccoli lotti, non ha bisogno di un sistema di pianificazione delle risorse così serio e questo rallenterà solo il processo e porterà a perdite ingiustificate.

L'unica eccezione, secondo gli specialisti delle agenzie di consulenza, è l'uso dei sistemi ERP da parte di piccole imprese che operano in condizioni di concorrenza molto elevata, dove l'automazione di tutti i processi crea un ulteriore vantaggio.

Per capire se è necessario un tale sistema, è necessario calcolare l'efficienza economica della sua implementazione. Può essere determinato da vari parametri (riduzione delle scorte, velocità di produzione, riduzione del personale, aumento della produttività del lavoro) e, di conseguenza, dovrebbe portare profitti aggiuntivi per l'impresa stessa o, almeno, ridurre i costi.

Breve panoramica dei più diffusi ERP

Molto spesso, i principali sistemi ERP delle aziende sono prodotti già pronti adattati alle attività dell'impresa. Possono essere a pagamento o gratuiti. Con una corretta implementazione, è possibile ottenere efficienza in entrambi i casi.

Prodotti gratuiti popolari:

ERPAvanti- un programma minimalista per il lavoro di un imprenditore privato (IP). Lo svantaggio principale è lo spazio su disco limitato, che può essere aumentato pagando un costo aggiuntivo.
ERP Galassia- progettato per il mercato interno e consente di tenere conto dei frequenti cambiamenti nella legislazione.

Programmi a pagamento:

ERP SAP- uno dei sistemi più popolari che offre ampie funzionalità e un'interfaccia intuitiva.
1C:impresa- un sistema abbastanza popolare e conveniente che offre un gran numero di soluzioni specializzate.
OpenBravo ERP- un programma per il livello medio con scalabilità conveniente e costi accessibili.

Vantaggi e svantaggi dell'ERP

La maggior parte delle carenze dei sistemi ERP derivano dalle sue qualità di base, poiché i principali problemi che le aziende devono affrontare quando implementano un programma sono legati agli errori nella decisione sulla necessità di utilizzare e nella scelta diretta del software.

Svantaggi dell'integrazione del sistema di pianificazione delle risorse

Nonostante lo scopo dei sistemi ERP sia quello di migliorare il processo di produzione, hanno i loro svantaggi. Tra gli ultimi:

Complessità del programma e, di conseguenza, gli elevati costi di acquisto e realizzazione.
Maggiori requisiti per le apparecchiature per l'archiviazione e l'elaborazione dei dati, compresi i server per l'archiviazione delle copie di backup. Deve essere affidabile e veloce, il che ne determina il costo elevato.
La necessità di una protezione aggiuntiva dei dati, un attento monitoraggio del sistema di sicurezza e la definizione di una gerarchia di accesso. La conservazione delle informazioni in formato elettronico, e soprattutto con l'accesso tramite la rete, aumenta il rischio di furto o distruzione (intenzionale o accidentale) di documenti importanti.
Dipendenza dall'approvvigionamento energetico dell'azienda. Se si verifica un problema con la rete elettrica negli uffici, nei magazzini o nelle aree di vendita di un'azienda, le attività dell'azienda possono bloccarsi completamente.

Vantaggi pratici di un sistema ERP

L'implementazione della strategia e del software per la contabilità e la pianificazione delle risorse è metodo efficace ottenere miglioramenti nelle prestazioni aziendali, che presenta i seguenti vantaggi:

Possibilità di integrazione in varie tipologie di produzione e rapido adattamento vasta gamma attività delle imprese. Il sistema ERP è adatto a complessi industriali, organizzazioni bancarie, imprese commerciali e settore dei servizi.
Supporto dei metodi di pianificazione per le varie aree delle attività dell'azienda.
Possibilità di costruire un'impresa virtuale.
Contabilità finanziaria di alta qualità per tutti i reparti.
Capacità di gestire aziende con un gran numero di divisioni internazionali e dipendenti remoti.
Scalabilità e flessibilità per l'implementazione in imprese di varie dimensioni.
Capacità di lavorare con altri programmi e applicazioni utilizzati nell'azienda.
Integrazione dei dati in un unico sistema, rendendoli disponibili a più dipartimenti.

Comprendendo le caratteristiche di un sistema ERP, cos'è in parole semplici e come sceglierlo per la tua azienda, potrai evitare di acquistare erroneamente un prodotto costoso e di cui non hai bisogno, selezionando quello più efficace, essere in grado di implementarlo con competenza, ottenere maggiore efficienza e profitto per l'azienda.