Sistemul erp conține toate informațiile corporative. Sisteme ERP: ce este în cuvinte simple, avantaje și dezavantaje ale ERP, recenzie

07.02.2022

Tradus din engleză, Enterprise Resource Planning (ERP) înseamnă „managementul resurselor întreprinderii”. Sistemul ERP este conceput pentru a planifica resursele companiei necesare pentru producție, achiziții și vânzări.

Principiul de funcționare al sistemului ERP se bazează pe crearea, completarea și utilizarea unei baze de date unice, care include informații necesare tuturor departamentelor întreprinderii: contabilitate, departamente de aprovizionare, personal etc.

Funcționalitatea sistemelor ERP variază, dar există funcții care sunt comune tuturor produselor software:

1. Elaborarea planurilor de producție și vânzări.
2. Mentinerea specificatiilor tehnologice care prevad operatiunile si resursele necesare producerii unui anumit produs.
3. Determinarea si planificarea nevoilor de productie de componente si materiale, costuri si termene de indeplinire a planului.
4. Gestionarea achizițiilor și stocurilor.
5. Managementul resurselor de producție pe diverse scări: de la o întreprindere sau un atelier separat la o anumită mașină.
6. Conducerea financiară a întreprinderii, gestiunea, contabilitatea și contabilitatea fiscală.
7. Managementul proiectelor.

În comparație cu alte soluții software, sistemul ERP are o serie de avantaje:

Crearea unui mediu informațional unificat care facilitează și optimizează semnificativ activitatea departamentelor și a managementului.
Abilitatea de a distribui drepturi de acces între angajații oricăror departamente, de la șeful până la managerul junior al departamentului de vânzări.
Disponibilitatea unei game largi de soluții pentru organizații de diferite tipuri și dimensiuni.
Abilitatea de a gestiona mai multe divizii, întreprinderi, preocupări, corporații.
Compatibil cu diverse produse softwareși platforme, fiabilitate ridicată, flexibilitate, scalabilitate.
Posibilitatea de integrare cu sisteme și aplicații deja utilizate în întreprindere, în special, cu sisteme de automatizare de proiectare și control procese tehnologice, vânzări, flux de documente.

Alături de alte sisteme care automatizează producția, ERP simplifică foarte mult procesul de management al întreprinderii, alocarea resurselor și planificarea vânzărilor.

Când este nevoie de un sistem ERP?

În primele etape ale existenței unei companii, nu există nevoi speciale de automatizare: toate documentele sunt dezvoltate folosind programe de birou obișnuite și, pentru a obține cutare sau cutare informații, managerul trebuie doar să sune un angajat. Treptat, numărul de documente, numărul de angajați, volumul operațiunilor este în creștere și este nevoie de crearea unor spații de stocare și sistematizarea datelor.

Într-o întreprindere care operează fără un ERP, toate documentele sunt adesea stocate nesistematic, ceea ce complică semnificativ managementul. Există, de asemenea, cazuri frecvente când unele sisteme sunt instalate, dar acestea funcționează exclusiv pentru un anumit departament.

Departamentele de contabilitate, resurse umane, achiziții și alte departamente au propriile baze de date, iar fluxul de documente între ele este dificil. Acest lucru afectează direct eficiența muncii: pentru a afla cutare sau cutare informație în departamentul de resurse umane, contabilul trebuie să facă o solicitare prin e-mail sau să sune ofițerul de resurse umane.

Este imposibil să se realizeze un management eficient, optimizarea resurselor întregii întreprinderi și, în sfârșit, creșterea productivității diferitelor departamente în astfel de condiții.

sistem ERP - alegere optimă pentru intreprinderi de orice scara, grupuri de firme, firme cu sucursale distribuite geografic.
Sistem ERP:

accelerează semnificativ fluxul de documente între departamente
permite unui angajat cu anumite drepturi să obțină acces instantaneu la informații
face posibilă gestionarea eficientă a muncii sucursalelor și angajaților la distanță.

De asemenea, sunt adesea oferite ca alternative diverse programe de contabilitate create exclusiv pentru generarea de raportări financiare și fiscale.

Este destul de simplu să deosebești ERP de alte sisteme. Sistem ERP:

integrează baze de date și sarcini ale TUTUROR departamentelor întreprinderii: de la contabilitate și servicii pentru clienți până la producție și logistică;
poate ajuta în îndeplinirea oricăror sarcini ale întreprinderii;
vă permite să creați un mediu informațional unificat.

Sarcina principală a unui sistem ERP este de a optimiza managementul TOATE resursele întreprinderii, indiferent de forma în care sunt prezentate. Acesta este un sistem unic care include soluții pentru contabilitate, inginerie, achiziții, personal, depozit etc.

ERP-uri atât de diferite

În prezent, există două concepte principale ale sistemelor ERP. Acestea sunt ERP și ERP II.

Primul se referă la software care vă permite să organizați munca unei întreprinderi de orice tip și acoperă toate procesele de producție.

ERP II este un sistem de management specializat care ia în considerare caracteristicile cheie ale unei anumite întreprinderi. Este dezvoltat ținând cont de sarcinile care trebuie rezolvate de o companie de o anumită dimensiune, tip de activitate și formă.

Există un număr mare de dezvoltări software gata făcute specializate în firme mici, întreprinderi de producție, companii care operează în sectorul serviciilor, organizatii comerciale etc. Există sisteme ERP concepute pentru o întreprindere standard, o companie cu sucursale îndepărtate din punct de vedere geografic și chiar o companie transnațională.

Sistemele ERP pot avea structură diferită. În special, cloud ERP a câștigat recent cea mai mare popularitate - este mai convenabil, scalabil și mai ușor de utilizat pentru întreprinderile mijlocii și mici.

Cum să evitați costurile inutile pentru un sistem ERP cu programul online Class365

Implementarea unui sistem ERP cu funcții complete în întreprinderile mici și mijlocii poate să nu fie profitabilă, atât din cauza costului ridicat, cât și a perioadei lungi de implementare.

Puteți automatiza procesele unei companii mici și puteți evita costurile mari folosind programul online Class365. Serviciul online vă permite să automatizați activitatea unui depozit, a punctelor de vânzare cu amănuntul și a relațiilor cu clienții. De asemenea, în program vei putea gestiona toate fluxurile financiare. Această soluție este optimă pentru întreprinderile de comerț cu ridicata și cu amănuntul, companiile de servicii angajate în vânzări online.

Soluția online este benefică pentru manager, deoarece nu va trebui să pregătească suplimentar personalul. Programul, în ciuda funcționalității sale largi, este surprinzător de simplu, iar angajații îl pot stăpâni independent în cel mult 15 minute. În plus, compania nu va trebui să strecoare într-un buget strâns pentru a achiziționa o aplicație standard cu licență.

Conceptul ERP inventat de analistul Gartner Lee Wylie într-un studiu din 1990 privind dezvoltarea MRP II. Wiley a prezis apariția unor sisteme multi-utilizator replicabile care oferă un management echilibrat al tuturor resurselor organizaționale, nu numai legate de activitățile de bază ale unei întreprinderi de producție, ci și combinând date despre producție, achiziții, vânzări, finanțe și personal printr-o date comune. model. La începutul anilor 1990, conceptul a câștigat popularitate datorită sprijinului producătorilor de aplicații software.

Prin urmare, ERP - Enterprise Resource Planning(Engleză) - Sistem informatic, creat pentru procesarea tranzacțiilor de afaceri (procese de afaceri), a căror utilizare ajută la creșterea avantajelor competitive ale companiei. Într-un sens mai larg, un sistem ERP este înțeles ca o metodologie pentru planificarea și managementul eficient al resurselor companiei.

Dacă la începutul anilor 1990 sistemele ERP erau implementate în primul rând în industrie și, ca soluții care implementau MRP II ca componentă, de către întreprinderile de inginerie, atunci în a doua jumătate a anilor 1990 utilizarea sistemelor ERP a devenit larg răspândită în sectorul serviciilor, inclusiv în telecomunicații. întreprinderi, companii de vânzare de energie și chiar autorități puterea statuluiși organizații non-profit. În același timp, din cauza creșterii rapide a numărului de module din sistemele ERP și a funcționalității acestora, ideea sistemelor ERP ca software cuprinzător pentru organizații, înlocuind în mod fundamental toate celelalte programe de aplicație, a fost înlocuită la începutul anilor 2000. prin evidențierea unor funcții precum CRM și PLM în pachete software separate de ERP și subliniind cadrul ERP ca sisteme universale pentru procesele de back-office și managementul resurselor.

Ca trăsătură caracteristică a strategiei ERP se remarcă o abordare fundamentală a utilizării unui singur sistem tranzacțional pentru marea majoritate a operațiunilor și proceselor de afaceri ale unei organizații, indiferent de dezbinarea funcțională și teritorială a locurilor de origine și de trecere, precum și de obligația de a consolida toate operațiunile în o bază de date unică pentru prelucrarea ulterioară și obținerea planurilor echilibrate în timp real.

Replicarea, adică capacitatea de a folosi același pachet software pentru diferite organizații (eventual cu setări și extensii diferite), apare ca una dintre condițiile obligatorii ale unui sistem ERP. Unul dintre motivele pentru utilizarea pe scară largă a sistemelor ERP replicate în locul dezvoltării personalizate este posibilitatea introducerii celor mai bune practici prin reinginerirea proceselor de afaceri în conformitate cu soluțiile aplicate în sistemul ERP. Cu toate acestea, există și referințe la sisteme integrate dezvoltate pentru o organizație separată pentru a comanda ca sisteme ERP.

Necesitatea unei aplicări cuprinzătoare a unui sistem ERP în organizațiile distribuite geografic necesită suport pentru mai multe valute și limbi într-un singur sistem. În plus, necesitatea de a sprijini mai multe unități organizaționale (mai multe entitati legale, mai multe întreprinderi), mai multe planuri de conturi diferite, politici contabile, diverse scheme de impozitare într-o singură copie a sistemului se dovedește a fi o conditie necesara pentru utilizare în exploatații, CTN și alte întreprinderi de distribuție.

Aplicabilitatea în diverse industrii impune sistemelor ERP, pe de o parte, cerințe pentru universalitate, pe de altă parte, suport pentru extensibilitate cu specificul industriei. Principalele sisteme mari includ module și extensii specializate gata făcute pentru diverse industrii (soluțiile specializate din cadrul sistemelor ERP sunt cunoscute pentru industriile de inginerie și producție, întreprinderile din industria minieră, cu amănuntul, distribuție, bănci, organizații financiare și companii de asigurări, telecomunicații, energie, organizații sectoriale controlat de guvern, educație, medicină și alte industrii).

Capacitățile și funcțiile sistemelor ERP.

Procesele de planificare a resurselor întreprinderii sunt transversale, forțând firma să treacă dincolo de granițele tradiționale, funcționale și locale. În plus, diferite procese de afaceri ale unei întreprinderi sunt adesea interconectate. Mai mult, datele care anterior erau localizate pe diverse sisteme eterogene sunt acum integrate în sistem unificat.

Sistemele ERP folosesc „cele mai bune practici”.

Sistemele de planificare a resurselor întreprinderii au inclus mai mult de o mie cele mai bune moduri organizarea proceselor de afaceri. Aceste bune practici pot fi folosite pentru a îmbunătăți performanța firmelor. Selecția și implementarea sistemelor ERP necesită implementarea unor astfel de bune practici.

Sistemele ERP fac posibilă standardizarea organizațională.

Sistemele de planificare a resurselor întreprinderii fac posibilă standardizarea organizațională între diferite unități separate geografic. Ca urmare, departamentele cu procese non-standard pot fi făcute la fel ca alte departamente cu procese eficiente. Mai mult, compania se poate confrunta lumea de afara ca o singură organizație. În loc să primească documente diferite atunci când o companie are de-a face cu diferite sucursale sau întreprinderi ale unei anumite companii, acea companie poate fi prezentată lumii ca o singură imagine comună, ceea ce duce la o îmbunătățire a imaginii sale.

Sistemele ERP elimină asimetriile informaționale.

Sistemele de planificare a resurselor întreprinderii pun toate informațiile în aceeași bază de date master, eliminând numeroasele inconsecvențe ale informațiilor. Acest lucru duce la mai multe rezultate. În primul rând, oferă un control sporit. Dacă un utilizator nu își face treaba, celălalt vede că ceva nu a fost făcut. În al doilea rând, deschide accesul la informație pentru cei care au nevoie de ea; în mod ideal, sunt furnizate informații îmbunătățite pentru luarea deciziilor. În al treilea rând, informațiile încetează să mai facă obiectul medierii, deoarece devin disponibile atât conducerii, cât și angajaților companiei. În al patrulea rând, organizația poate deveni „plată”: deoarece informațiile sunt disponibile pe scară largă, nu este nevoie de lucrători suplimentari cu valoare redusă a căror activitate principală este pregătirea informațiilor pentru a fi distribuite conducerii companiei și angajaților.

- Sistemele ERP oferă informații în timp real. În sistemele tradiţionale un numar mare de informațiile sunt înregistrate pe hârtie și apoi transferate într-o altă parte a organizației, unde sunt fie reformatate (de obicei agregate), fie transferate într-un format de computer. Cu sistemele ERP, o mulțime de informații sunt colectate la sursă și plasate direct în computer. Ca urmare, informațiile devin imediat disponibile pentru alții.
- Sistemele ERP oferă acces simultan la aceleași date pentru planificare și control.

Sistemele de planificare a resurselor întreprinderii folosesc o singură bază de date, unde majoritatea informațiile sunt introduse o dată și o singură dată. Deoarece datele sunt disponibile în timp real, practic toți utilizatorii dintr-o organizație au acces la aceleași informații pentru planificare și control. Acest lucru poate duce la o planificare și un management mai consistent în comparație cu sistemele tradiționale.

Sistemele ERP promovează comunicarea și colaborarea în cadrul unei organizații.

Sistemele de planificare a resurselor întreprinderii promovează, de asemenea, comunicarea și colaborarea în cadrul unei organizații (între diferite unități funcționale și separate geografic). Prezența proceselor interconectate conduce departamentele funcționale și separate geografic să interacționeze și să colaboreze. Standardizarea proceselor promovează, de asemenea, colaborarea, deoarece există mai puține frecări între procese. În plus, o bază de date unică promovează interoperabilitatea, oferind fiecărui departament separat geografic și funcțional informațiile de care au nevoie.

Sistemele ERP facilitează comunicarea și colaborarea între organizații.

Un sistem ERP oferă o autostradă informațională pentru organizarea interacțiunii și colaborării cu alte organizații. Firmele își deschid din ce în ce mai mult bazele de date către parteneri pentru a facilita achizițiile și alte activități. Pentru ca acest sistem să funcționeze, este nevoie de o singură arhivă pe care partenerii să o poată utiliza; iar sistemele ERP pot fi folosite pentru a facilita astfel de schimburi.

Majoritatea sistemelor ERP moderne sunt construite pe o bază modulară, ceea ce oferă clientului posibilitatea de a selecta și implementa doar acele module de care are cu adevărat nevoie. Modulele diferitelor sisteme ERP pot diferi atât în ceea ce privește numele, cât și conținutul. Cu toate acestea, există un anumit set de funcții care pot fi considerate tipice pentru produsele software din clasa ERP. Astfel de funcții tipice sunt:

· mentinerea specificatiilor de proiectare si tehnologice. Astfel de specificații definesc compoziția produsului final, precum și resursele materiale și operațiunile necesare pentru fabricarea acestuia (inclusiv rutarea);
· managementul cererii si formarea planurilor de vanzari si productie. Aceste funcții sunt concepute pentru prognoza cererii și planificarea producției;
· planificarea necesarului de materiale. Vă permite să determinați volumele tipuri variate resursele materiale (materii prime, consumabile, componente) necesare indeplinirii planului de productie, precum si timpii de livrare, marimile loturilor etc.;
· managementul stocurilor si activitati de achizitii>. Vă permite să organizați gestiunea contractelor, să implementați o schemă centralizată de achiziții, să asigurați contabilitatea și optimizarea stocurilor din depozit etc.;
· planificarea capacităţii de producţie. Această funcție vă permite să monitorizați disponibilitatea capacității disponibile și să planificați încărcarea acesteia. Include planificarea capacității pe scară largă (pentru a evalua fezabilitatea planurilor de producție) și o planificare mai detaliată, până la centrele de lucru individuale;
· funcţii financiare. Acest grup include funcțiile de contabilitate financiară, contabilitate de gestiune, precum și de management financiar operațional;
· funcţii de management de proiect. Asigurați planificarea sarcinilor și resurselor proiectului necesare pentru implementarea acestora.

Structura și funcțiile principale ale sistemelor ERP sunt, de asemenea, clar demonstrate în figură (Fig. 1).

Fig.1

Capacitățile principale ale sistemelor ERP pot fi reprezentate sub forma a patru blocuri: planificare, contabilitate, analiză, management.

Planificare. Planificarea activităților unei întreprinderi la diferite niveluri înseamnă:

· Creați un program de vânzări.
· Efectuează planificarea producției (un program de vânzări rafinat și aprobat stă la baza planului de producție; integrarea datelor din aceste planuri facilitează semnificativ procesul de planificare a producției și asigură legătura lor inextricabilă).
· Crearea unui program principal de producție (un plan de producție operațional detaliat, pe baza căruia se realizează planificarea și gestionarea comenzilor de achiziție și de producție). Formează planuri de cumpărare.
· Realizarea unei evaluări preliminare a fezabilității planurilor formate la diferite niveluri de planificare pentru a face ajustările necesare sau a lua o decizie privind atragerea de resurse suplimentare.

Contabilitate. Dacă planurile au primit confirmarea, ele dobândesc statutul de planuri curente, iar implementarea lor începe. Fluxul simulat anterior de comenzi dependente se transformă într-unul real, generând cerințe de materiale, resurse de muncă, capacitate și bani. Satisfacerea acestor nevoi da nastere unor actiuni contabile care asigura inregistrarea prompta a costurilor directe aferente produselor fabricate (material, manopera, costuri de exploatare in raport cu sarcini, operatiuni tehnologice, lucrari de proiectare, lucrari de intretinere), precum si a costurilor indirecte distribuite intre centrele de responsabilitate financiara. Toate operațiunile de înregistrare a costurilor directe se înscriu, de regulă, în termeni fizici de consum standard (material - în unitățile de măsură corespunzătoare, forță de muncă - temporară etc.). Pentru a reflecta rezultatul financiar corespunzător, sistemele ERP oferă instrumente puternice setări de integrare financiară care permit traducerea automată a resurselor consumate în echivalentul lor financiar.

Analiză. Datorită reflectării prompte a rezultatelor performanței, personalul de conducere are posibilitatea de a realiza caracteristici comparative planuri și rezultate, precum și prezența modulelor suplimentare pentru calcularea indicatorilor cheie și construirea modelelor matematice simplifică foarte mult procesul de planificare a afacerii.

Control. Disponibilitatea informațiilor operaționale părere informațiile despre starea obiectului de control, așa cum se știe, stau la baza oricărui sistem de control. Sistemele ERP oferă acest tip de feedback (fiabil și prompt) informații despre starea proiectelor, producție, stocuri, disponibilitate și flux de numerar etc., ceea ce face posibilă luarea unor decizii informate de management.

Astfel, putem vorbi despre o gamă largă de funcții și capabilități ale sistemelor ERP care permit companiilor moderne să-și gestioneze activitățile în mod eficient, stabil și fiabil.

Un sistem ERP este un singur depozit de date care conține toate informațiile de afaceri corporative și care oferă acces simultan la aceste informații tuturor angajaților întreprinderii cu autoritatea corespunzătoare. Modificarea datelor sistemului are loc prin funcțiile acestuia.

Sistemul ERP constă din următoarele elemente:

model de gestionare a fluxurilor IT din companie;
hardware și bază tehnică și mijloace de comunicare;
produse software care automatizează gestionarea fluxurilor IT;
reglementări pentru utilizarea și dezvoltarea produselor software;
Departamentul IT.

Funcțiile sistemelor ERP și problemele pe care le rezolvă:

menținerea caietului de sarcini care determină compoziția produselor fabricate, precum și resursele materiale necesare pentru fabricarea acestora;
formarea planurilor de productie si vanzari;
planificarea nevoilor de materiale și componente, volume și calendarul livrărilor;
managementul stocurilor și achizițiilor (implementarea achizițiilor centralizate, managementul contractelor, contabilitatea și optimizarea stocurilor);
planificarea producției de la planificarea pe scară largă până la utilizarea echipamentelor și mașinilor;
managementul financiar operațional, care include întocmirea unui plan financiar, precum și monitorizarea implementării acestuia, gestiunea și contabilitatea financiară;
managementul proiectelor, care include resursele și etapele de planificare.

Funcțiile principale ale sistemelor ERP (Fig. 1.2):

1. Menținerea specificațiilor de proiectare și tehnologice care determină compoziția produselor care se fabrică, precum și resursele materiale și operațiunile necesare pentru fabricarea acestuia.

2. Formarea planurilor de vânzări și producție.

3. Planificarea nevoilor de materiale și componente, calendarul și volumele de provizii pentru a îndeplini planul de producție.

4. Gestionarea stocurilor si a achizitiilor: mentinerea contractelor, implementarea achizitiilor centralizate, asigurarea contabilitatii si optimizarea stocurilor depozitelor si atelierelor.

5. Planificarea capacității de producție: de la strategia întregii întreprinderi până la planuri de utilizare a mașinilor și echipamentelor individuale.

6. Managementul financiar operațional, inclusiv întocmirea unui plan financiar și monitorizarea implementării acestuia, contabilitatea financiară și de gestiune.

Orez. 1.2 Principalele funcții ale sistemelor ERP

Principalele funcții ale ERP pot fi împărțite în tehnologice și funcționale. Funcțiile tehnologice ale ERP sunt prezența unei arhitecturi de sistem pe trei niveluri, care include un server de baze de date, un server de aplicații și o parte client, o bază de date unică (sau o bază de date distribuită cu un mecanism de replicare a datelor), deschiderea sistemelor, utilizarea instrumentelor DBMS relaționale și CASE pentru crearea acestor sisteme. Caracteristicile tehnologice includ o interfață grafică cu utilizatorul, dar aproape toate sisteme moderne au o astfel de interfață.

Caracteristicile funcționale includ:

· automatizarea managementului resurselor de producție;

· automatizarea managementului lanțului de aprovizionare;

· automatizarea programării avansate a volumului;

· automatizarea managementului documentației tehnologice;

· automatizarea planificării finale a resurselor;

· automatizarea managementului relatiilor cu clientii;

· analize de afaceri;

· configurarea sistemului.

1.3 Module ale sistemelor de planificare a resurselor întreprinderii

Sistemele de planificare a resurselor întreprinderii pot oferi o mare varietate de funcționalități folosind componente adesea numite „module”. Principiul modular de organizare vă permite să implementați sisteme ERP în etape, punând în funcțiune succesiv unul sau mai multe module funcționale și, de asemenea, selectând doar pe cele relevante pentru organizație. În plus, modularitatea sistemelor ERP vă permite să construiți soluții bazate pe mai multe sisteme ERP, selectând cele mai bune module din fiecare dintre ele. Defalcarea modulelor și gruparea lor este diferită, dar majoritatea furnizorilor majori au grupuri de module: finanțe, personal, operațiuni.

În anii 1990, soluțiile pentru customer service, managementul proiectelor și managementul ciclului de viață al produsului au fost furnizate ca module ale sistemelor ERP mari, dar odată cu dezvoltarea rapidă a soluțiilor independente din clasele CRM, PPM (Project portfolio management) și respectiv PLM, acestea modulele au fost fie reproiectate ca produse livrate separat și, de fapt, menținând continuitatea în cadrul pachetelor de aplicații de afaceri, pur și simplu au încetat să fie poziționate ca parte a produsului ERP, fie au fost înlocuite în liniile de produse cu soluții separate, specializate.

Sistemele ERP implementează următoarele module funcționale principale:

1. Planificarea vânzărilor și a producției. Rezultatul blocului este elaborarea unui plan de producție pentru principalele tipuri de produse.

2. Managementul cererii. Blocul este conceput pentru a prognoza cererea viitoare de produse, a determina volumul comenzilor care pot fi oferite clientului la un moment dat, a determina cererea distribuitorilor, cererea în cadrul întreprinderii etc.

3. Planificarea integrată a capacității. Folosit pentru a specifica planurile de producție și pentru a determina gradul de fezabilitate a acestora.

4. Planul de bază de producție (programul de lansare a produsului). Produsele se determină în unități (produse) finale cu timpii și cantitățile de producție.

5. Planificarea necesarului de materiale. Se determină tipurile de resurse materiale (unități prefabricate, unități finite, produse achiziționate, materii prime, semifabricate etc.) și termenele specifice de livrare a acestora pentru îndeplinirea planului.

6. Specificațiile produsului. Determină compoziția produsului final, resursele materiale necesare fabricării acestuia etc. De fapt, caietul de sarcini este legătura dintre planul principal de producție și planul pentru cerințele materiale.

7. Nevoile de capacitate de planificare. În această etapă de planificare, capacitățile de producție sunt determinate mai detaliat decât la nivelurile anterioare.

8. Centre de traseu/lucru. Cu ajutorul acestui bloc se precizează atât capacități de producție la diferite niveluri, cât și traseele după care se produc produsele.

9. Verificarea și ajustarea planurilor de capacitate a atelierului.

10.Gestionarea cumpărăturilor, stocurilor, vânzărilor.

11. Management financiar. Acest subsistem rezolvă problemele de gestionare a activităților financiare. În aproape toate sistemele străine, include patru subsisteme de un nivel mai profund - „Registrul general”, „Decontări cu clienții”, „Decontări cu furnizorii”, „Gestionarea activelor fixe”. Automatizarea managementului financiar într-o întreprindere vă permite să:

· spori control financiar prin rezumarea tuturor activităților financiare;

· îmbunătățirea fluxului de numerar prin asigurarea gestionării complete a creditelor și a creanțelor;

· optimizarea managementului numerarului prin automatizarea plăților către furnizori;

· maximizarea rentabilității investițiilor de capital prin asigurarea unui management mai eficient al activelor fixe, proprietăților închiriate, facilităților de reparații și construcțiilor de capital neterminate.

12. Managementul costurilor (contabilizarea tuturor costurilor întreprinderii și calcularea costului produselor sau serviciilor finite).

13.Managementul de proiect/program. În sistemele de producție concepute pentru a produce produse complexe, producția în sine este una dintre etapele ciclului complet de producție. Este precedat de proiectare, inginerie și pregătire tehnologică, iar produsele fabricate sunt supuse testării și modificării. Produsele complexe se caracterizează prin: cicluri lungi, un număr mare de întreprinderi conexe și complexitatea relațiilor interne și externe. Aceasta implică necesitatea managementului de proiect în general și includerea unor funcții adecvate în sistemul de management.

14. Managementul personalului.

Module ERP suplimentare (standard APICS):

· managementul lanțului de aprovizionare - SCM (Supply Chain Management);

· planificare avansată și programare a producției - APS (Advanced Planning and Scheduling);

· managementul relatiilor cu clientii - CRM (Customer Relationship Management);

· comerț electronic - CE (Electronic Commerce);

· managementul datelor despre produse - PDM (Product Data Management) sau PLM (Product Lifecycle Management);

· Add-on de Business Intelligence, care include instrumente din domeniul analizei inteligente de afaceri (construirea depozitelor de date, OLAP, data mining, vizualizare și raportare) și alte module.

Abrevierea ERP provine din expresia engleză planificarea resurselor intreprinderii, ceea ce înseamnă literalmente planificarea resurselor întreprinderii. Teoretic, un astfel de sistem reprezintă strategia generală a companiei, care ia în considerare următoarele domenii:

Managementul resurselor financiare - raportare fiscală, contabilitate, planificare bugetară;
Managementul resurselor umane;
Gestionarea activelor;
Interacțiunea cu partenerii și înregistrarea istoricului tranzacțiilor clienților.

Din punct de vedere practic, atunci când vorbim despre sistemele de afaceri ERP, acestea înseamnă software pentru automatizarea fiecărei zone enumerate, precum și alte procese ale activităților companiei pentru a le aduce într-o bază de date comună interconectată necesară funcționării întreprinderii.

Cu cuvinte simple sistem ERP Suntem complexe de măsuri, printre care: modele de gestionare a fluxurilor de informații într-o întreprindere, echipamente pentru stocarea și procesarea acesteia, software, departamentul IT și specialiști suport tehnic, precum și direct către utilizatori.

Construirea unui sistem IT de planificare a resurselor întreprinderii

Fiind un software complex, un sistem ERP este format din următoarele elemente:

Platformă- mediul principal (core), care asigură funcționarea componentelor programului, precum și funcționalitatea de bază (informații de referință, funcții) ale companiei. Aceasta este baza sistemului, fără de care funcționarea acestuia este imposibilă.
Instrumente de gestionare a datelor- aceasta include stocarea pe server, programe pentru procesarea informațiilor și transferul acestora pentru funcționarea modulelor.
Plug-in-uri- programe independente unele de altele care se conectează la platformă și folosesc bazele de date principale în activitatea lor. Prezența modulelor independente care pot fi deconectate și conectate fără a perturba funcționarea întregului complex este cea care distinge sistemele ERP de alte tipuri de software utilizate în automatizarea proceselor de afaceri.

Modulele conectate la platforma principală a sistemului de planificare a resurselor de producție sunt împărțite în trei grupuri:

Intern- programe utilizate în cadrul întreprinderii, la care au acces angajații.
Extern- programe la care au acces clienții și partenerii (de exemplu, Zona Personală dropshipper intermediar).
Conectori- programe de conectare cu alte produse software care nu fac parte din sistemul ERP, dar sunt utilizate de companie în activitățile sale. Ei realizează schimb de date.

De unde să obțineți un sistem ERP pentru o întreprindere

Există trei moduri de a achiziționa software de planificare a resurselor:

Crearea propriului produs. Se dovedește adesea a fi o metodă irațională, deoarece lipsa unei abordări profesionale poate duce la o situație în care este luată în considerare o singură direcție, care nu va da un efect tangibil. În același timp, un sistem implementat în acest fel este de obicei dificil de înlocuit sau completat.
Achiziționarea unei platforme gata făcute și implementarea acesteia în activitatea întreprinderii. Ce trebuie făcut aici alegerea potrivitaîn conformitate cu activitățile companiei dumneavoastră. Produsele de înaltă calitate și bine-cunoscute sunt destul de scumpe și necesită sprijin constant din partea dezvoltatorului.
Dezvoltarea profesionala a sistemelor ERP individual pentru companie. Doar 20% din programele create pe piața internă sunt integrate cu succes în activitatea întreprinderilor. Aceasta înseamnă că riscul companiei de a primi un produs de calitate scăzută la un cost umflat este destul de mare.

Cum să alegeți și să implementați un sistem ERP

Nu există un sistem universal de planificare a resurselor potrivit pentru toate companiile. Pentru fiecare producție este selectat cel mai optim produs al acestuia, care este apoi ajustat în timpul procesului de implementare.

Tipuri de sisteme ERP pentru întreprinderi

Clasificarea sistemelor de planificare a resurselor întreprinderii se realizează în funcție de mai mulți parametri, luând în considerare care vă vor ajuta în alegerea produsului potrivit. Astfel, după scopul lor, ele pot fi sectoriale sau generale. Prima opțiune este potrivită pentru companii foarte mari, precum și pentru întreprinderile care produc un produs unic sau utilizează metode de afaceri nestandardizate.

După tipul de organizare, se disting sisteme de următoarele formate:

Public- mulți utilizatori au acces la funcționalitatea generală a programului, dar datele dumneavoastră sunt disponibile numai pentru angajații companiei dumneavoastră.
Privat- programul este izolat și poate fi schimbat și modificat pentru a se potrivi sarcinilor companiei.
Hibrid- o combinație de două tipuri.

După tipul de stocare a informațiilor:

Nor- bazele de date sunt localizate pe servere externe.
Intern- datele sunt stocate pe serverul propriu al companiei.

După formatul de interfață cu utilizatorul:

Staționar (desktop)- software-ul pentru conectarea la baze de date este instalat pe un PC și poate funcționa autonom de pe Internet, folosind doar comunicații interne.
Browser (funcționează numai online)- accesul la sistem este asigurat prin intermediul site-ului companiei și al contului personal al unui angajat, client sau partener.

După arhitectura software:

Modular- constau din multe componente (module) concepute pentru a rezolva diverse probleme.
Monolitic- programe cuprinzătoare unificate.

După clasa de licență:

Proprietate- software închis care necesită o taxă de licență pentru utilizare.
Sursa deschisa- programe open source gratuite.

Erori în alegerea unui sistem de planificare a resurselor

Alegerea greșită a unui sistem de management al întreprinderii ERP nu numai că va implica costuri suplimentare, ci poate afecta negativ funcționarea întreprinderii. Pentru a evita greșelile, trebuie să le cunoașteți pe principalele:

Lipsa unui obiectiv corect ales și clar formulat. Este important să înțelegeți că ERP-ul ar trebui să îmbunătățească performanța companiei prin adoptare laturi pozitiveși compensarea celor negative. Prin urmare, atunci când alegeți, este necesar să se determine exact ce efect ar trebui să fie obținut din implementare. Dacă scopul tău este să-ți optimizezi afacerea în ansamblu, nu vei obține rezultatele de care ai nevoie. Toate sarcinile trebuie specificate în specificațiile tehnice (TOR). În același timp, sistemul trebuie adaptat companiei, și nu invers. Este o greșeală să reconstruiești complet o afacere, mai ales dacă aceasta este profitabilă, sub un sistem ERP.
Alegerea incorectă a metodologiei de rezolvare a problemelor. Fiecare sistem ERP este construit pentru o anumită zonă de afaceri. Poate fi adaptat pentru sectorul de producție sau exclusiv pentru comerț.
Vedere unilaterală asupra selecției sistemului. Echipa de specialiști care compun specificațiile tehnice, selectează și controlează procesul de implementare a sistemului ar trebui să includă reprezentanți ai diferitelor departamente ale companiei (IT, vânzări, personal, producție). În caz contrar, produsul final va fi selectat din punctul de vedere al confortului unui singur grup de utilizatori și nu va aduce eficiența necesară întreprinderii în ansamblu.
Calificări insuficiente ale dezvoltatorului și specialiștilor care efectuează implementarea. Procesul de creare și integrare a unui sistem de planificare a resurselor este costisitor și multe companii, în efortul de a reduce costurile, apelează la companii cu puțină experiență sau folosesc sisteme ERP gratuite, ceea ce este destul de riscant.
Nivel scăzut de control asupra procesului de integrare a programului în sistem.
Complexitatea interfeței. Dacă un program este prea complex pentru a fi înțeles intuitiv, s-ar putea să vă confruntați cu provocarea de a trebui să instruiți personalul să-l folosească. Acest lucru crește, de asemenea, riscul de erori accidentale la introducerea datelor, ceea ce implică o planificare incorectă și toate consecințele care decurg.

Ce funcții ar trebui să ofere un sistem de planificare a resurselor?

Principalul instrument în planificarea afacerii care vă permite să luați decizii este documentația de raportare. Aceasta este baza muncii ERP, care, la rândul său, ar trebui să ofere capacitatea de a analiza datele raportului din diferite poziții. Prin urmare, un sistem ERP eficient ar trebui să aibă un număr dintre următoarele funcții:

Asigurarea unui flux convenabil de documente. Scopul principal al sistemelor ERP este de a asigura executarea rapidă a documentației (facturi, facturi, rapoarte, liste de prețuri), precum și operațiuni ulterioare cu acestea (căutare, acces, redirecționare, editare).
Planificare. Algoritmul de sistem, în special pentru producție, ar trebui să permită planificarea plăților, livrărilor, operațiunilor de depozit, schimbări sezoniere și volume de producție. Pentru fiecare companie, planificarea producției este individuală și legată de strategia volum-calendar.
Transparența informațiilor. Programul ar trebui să înregistreze toate tranzacțiile, părțile, volumele și datele implementării lor, ceea ce va face munca companiei mai transparentă pentru analiză.
Control acces pt diferite niveluri . Deoarece sistemul acoperă o cantitate foarte mare de informații despre activitatea companiei, dintre care majoritatea trebuie să rămână închise angajaților, clienților și partenerilor de nivel inferior, trebuie să permită închiderea unor date pentru utilizatorii cu acces diferit.
Rețea de date unificată. Sistemul ERP trebuie să ofere capacitatea de a urmări toate procesele individuale (de exemplu, tranzacțiile) la toate nivelurile de la achiziționarea de materii prime și producție, până la înregistrarea vânzărilor și plata taxelor.
Contabilitatea personalului. Programul ar trebui să prevadă capacitatea de a controla numărul de personal, de a planifica programele de ieșire și orele lucrate, să țină cont de nivelul de calificare al angajaților și să întocmească programe de vacanță și cursuri de pregătire avansată. Un sistem eficient de planificare prevede, de asemenea, posibilitatea calculării salariilor și bonusurilor, ținând cont de forma remunerației.
Lucrați cu furnizorii. Funcționalitatea sistemului ar trebui să vă permită să stocați și să procesați o bază de date a furnizorilor, să trimiteți cereri de disponibilitate, să planificați formarea comenzilor, eliberarea capitalului de lucru și plata facturilor, să controlați procesul de livrare și, de asemenea, să mențineți raportarea achizițiilor.
Lucrul cu clienții. Sistemul ar trebui să permită înregistrări complete de date pentru fiecare client, indiferent de câte persoane juridice sunt incluse în structura acestuia din urmă. Aceasta implică nu numai posibilitatea de a permite clientului să lucreze prin propriul cont, ci și stocarea datelor privind tranzacțiile finalizate, creanţe de încasat, planificarea aprovizionării, procesarea facturii, istoricul cooperării. Acest lucru vă permite să studiați cererea și nivelul profitului primit de la fiecare client.
Service si reparatii. Dacă vorbim de producție, această parte a programului ar trebui să ofere planificare pentru inspecția tehnică a echipamentelor, un program pentru reparații programate, modernizarea sau înlocuirea echipamentului întreprinderii. Pentru întreprinderile comerciale, sistemul ar trebui să prevadă posibilitatea contabilizării serviciului de întreținere a bunurilor vândute și reparații în garanție.

Caracteristicile implementării ERP

Sistemul de planificare a resurselor funcționează pe baze de date, dintre care de obicei sunt multe. Informațiile în sine pot fi localizate pe diferite suporturi, inclusiv documentație pe hârtie, și, prin urmare, transferul lor în format electronic este o muncă uriașă. Datele în sine sunt împărțite în două grupuri:

Important- informații care stau la baza activităților întreprinderii. Acestea sunt date despre managementul muncii și producției, raportări de la departamentul de vânzări și ofițerii de personal. Acestea trebuie utilizate în sistemul ERP.
Sunt comune- informații care sunt importante pentru o anumită companie, care nu sunt utilizate de companie în mod regulat, dar sunt și importante. Aceste date sunt adăugate în sistem la nevoie sau la solicitarea conducerii companiei.

Un ERP ideal ar trebui să ofere capacitatea de a utiliza toate tipurile de date, dar în practică, pentru a simplifica procesul de implementare, cele importante sunt luate în considerare mai întâi, iar apoi cele generale sunt integrate treptat.

Pe baza datelor care trebuie utilizate și a funcționalității necesare a sistemului, se întocmește o specificație tehnică. Este un document oficial (instrucțiuni) care demonstrează ce sarcini și obiective trebuie atinse în timpul procesului de implementare. Pe baza specificațiilor tehnice se întocmește un plan calendaristic pentru lucrările de integrare.

Există trei strategii pentru implementarea unui sistem de planificare a resurselor întreprinderii:

Integrare pas cu pas- mai întâi sunt puse în funcțiune principalele module (de exemplu, contabilitate financiară, evidență contabilă și flux documentar), iar apoi, după depanarea activității lor, restul sunt introduse treptat. Această metodă necesită mult timp și nu poate demonstra imediat rezultatele. Este adesea folosit de companii atunci când își dezvoltă propriile sisteme.
Implementare cuprinzătoare- sistemul este aplicat imediat în toate direcțiile și în întregime, iar apoi lucrarea este depanată treptat. Această metodă vă permite să integrați rapid un sistem de planificare a resurselor întreprinderii. Este folosit la achiziționarea de software gata făcut.
Metoda combinata- implementarea sistemelor ERP are loc imediat în toate domeniile de activitate, dar în etape. Această strategie vă permite să minimizați timpul de implementare cu cea mai mică pierdere a calității muncii. Cel mai adesea, această tehnică este folosită de companiile private care oferă servicii personalizate de dezvoltare software.

Cum funcționează un sistem ERP și cine are nevoie de el

Având în vedere complexitatea și costul ridicat, implementarea ERP va fi recomandabilă doar pentru companiile mari, unde volumul datelor contabile este foarte mare și necesită sistematizare. Astfel de sisteme demonstrează o eficiență ridicată pentru producția la scară largă în diferite corporații și exploatații. Dacă compania nu produce o gamă largă sau produce loturi mici, nu are nevoie de un sistem atât de serios de planificare a resurselor și nu va face decât să încetinească procesul și să ducă la pierderi nejustificate.

Singura excepție, potrivit specialiștilor de la agențiile de consultanță, este utilizarea sistemelor ERP de către companiile mici care operează în condiții de concurență foarte mare, unde automatizarea tuturor proceselor creează un avantaj suplimentar.

Pentru a înțelege dacă aveți nevoie de un astfel de sistem, trebuie să calculați eficiența economică a implementării acestuia. Poate fi determinată de diverși parametri (reducerea stocurilor, viteza de producție, reducerea personalului, creșterea productivității muncii) și, ca urmare, ar trebui să aducă profit suplimentar pentru întreprindere în sine sau, cel puțin, să reducă costurile.

Scurtă prezentare generală a ERP-urilor populare

Cel mai adesea, principalele sisteme ERP ale companiilor sunt produse gata făcute adaptate activităților întreprinderii. Ele pot fi plătite sau gratuite. Cu o implementare adecvată, puteți obține eficiență în ambele cazuri.

Produse populare gratuite:

ERPNext- un program minimalist pentru munca unui antreprenor privat (IP). Principalul dezavantaj este spațiul limitat pe disc, care poate fi mărit contra unei taxe suplimentare.
Galaxy ERP- conceput pentru piața internă și vă permite să țineți cont de schimbările frecvente ale legislației.

Programe plătite:

ERP SAP- unul dintre cele mai populare sisteme care oferă o funcționalitate largă și o interfață ușor de utilizat.
1C: Întreprindere- un sistem destul de popular și accesibil, care oferă un număr mare de soluții specializate.
OpenBravo ERP- un program pentru nivelul mediu cu scalare convenabilă și costuri accesibile.

Avantajele și dezavantajele ERP

Cele mai multe dintre deficiențele sistemelor ERP provin din calitățile sale de bază, întrucât principalele probleme cu care se confruntă companiile atunci când implementează un program sunt legate de greșelile atunci când se decid asupra necesității de a utiliza și selecta direct software-ul.

Dezavantajele integrării sistemului de planificare a resurselor

În ciuda faptului că scopul sistemelor ERP este de a îmbunătăți procesul de producție, acestea au dezavantajele lor. Printre cele mai recente:

Complexitatea programuluiși, în consecință, costul ridicat de achiziție și implementare.
Cerințe crescute pentru echipamente pentru stocarea și prelucrarea datelor, inclusiv servere pentru stocarea copiilor de rezervă. Trebuie să fie fiabil și rapid, ceea ce determină costul său ridicat.
Necesitatea unei protecții suplimentare a datelor, monitorizarea atentă a sistemului de securitate și stabilirea unei ierarhii de acces. Stocarea informațiilor în format electronic, și mai ales cu acces prin rețea, crește riscul de furt sau distrugere (intenționată sau accidentală) a documentelor importante.
Dependența de aprovizionarea cu energie a companiei. Dacă există o problemă cu rețeaua electrică în birourile, depozitele sau zonele de vânzare ale unei companii, operațiunile companiei se pot opri complet.

Avantajele practice ale unui sistem ERP

Implementarea strategiei și software-ului pentru contabilitate și planificarea resurselor este metoda eficienta realizează îmbunătățiri ale performanței companiei, ceea ce are următoarele avantaje:

Posibilitate de integrare în diverse tipuri de producție și adaptare rapidă la gamă largă activitati ale intreprinderilor. Sistemul ERP este potrivit pentru complexe industriale, organizații bancare, întreprinderi comerciale și sectorul serviciilor.
Suportul metodelor de planificare pentru diverse domenii de activitate ale companiei.
Posibilitatea de a construi o întreprindere virtuală.
Contabilitate financiară de înaltă calitate pentru toate departamentele.
Abilitatea de a gestiona corporații cu un număr mare de divizii internaționale și angajați la distanță.
Scalabilitate și flexibilitate pentru implementare în întreprinderi de diferite dimensiuni.
Abilitatea de a lucra cu alte programe și aplicații utilizate în întreprindere.
Integrarea datelor într-un singur sistem, făcându-le disponibile pentru mai multe departamente.

Înțelegând caracteristicile unui sistem ERP, ce este în cuvinte simple și cum să alegi pentru întreprinderea ta, te vei putea împiedica să achiziționezi în mod eronat un produs scump de care nu ai nevoie, selectând cel mai eficient, vei să-l poată implementa în mod competent, să obțină eficiență și profit sporit pentru companie.